数字化转型背景下档案编研工作面临的挑战及其对策

摘 要：本文从数字化转型的视角，简要分析了新时期档案编研工作的特点，以新特点为动因，论述了数字化转型背景下档案编研工作面临的挑战，并提出了应对挑战的策略。旨在突破传统档案工作思路，开拓创新，加大档案编研力度，提升档案编研质量，实现档案资源的共享，使得档案更好地服务社会，价值得以充分实现。

关键词：数字化转型；档案编研；挑战；对策

基金资助：贵州省教育学会档案工作研究会科研课题“口述档案视角下高校名人档案资源建设研究”（项目编号：GGD202001）。

数字化转型背景在档案编研改革发展进程中具有里程碑的意义。伴随互联网、数字信息的快速发展，聚焦档案编研工作面临的困难、挑战和突出问题，借用新兴科学技术来支撑推动档案编研工作科学、有序、高质量发展是新时期档案工作发展的要求。数字化转型是增强档案数字化工作能力、提升档案管理水平的重要手段，在此背景下的档案编研工作呈现出高创新性、强渗透性、广覆盖性等态势，档案工作者准确把握其特点与规律是档案编研工作健康运行和稳步发展的内在需求。

1 数字化转型背景下档案编研工作的特点

1.1 编研高效率化

数字化转型背景下档案编研可提供详细、及时的数字信息，不再是之前粗犷型编研方式，为编研者提供信息比对、信息共享等便捷手段。与此同时，数字化转型使得档案编研人员进入到在任何场所都可以即时办公、在任何时间段都可以参与办公的时代。由于信息的数字化流动，档案编研已经成为事实上的“跨时空档案”，使整个编研效率大幅提高。数字化转型也提高档案资料的收集效率。档案管理可以通过组织系统进行线上归类，档案实现远程传输，档案的收集避免交通运输时间长、人员交接重复等工作限制。同时改进档案资料的鉴别效率。系统的线上运行使得编研工作者实现线上档案比对、替换、查错等功能，使得档案的错误转递、错误统计等能及时鉴别与发现。此外，提升档案资料的查阅效率。档案的数字化实现档案的网上浏览和远程查借阅等功能，全面提升档案工作服务的水平与质量。

1.2 编研手段多样化

数字化转型背景下的档案编研工作，在一定程度上解决了制约档案资源信息不畅通、档案开放鉴定难、档案内容较为贫乏、缺乏相应管理和开发人才的瓶颈。特别是档案开放鉴定问题，曾是长期以来档案编研工作者面临的主要制约困境。由于各级各层面的档案都出现了“进口多、出口小”的局面，供求矛盾因开放鉴定问题更加突出和尖锐。依托信息化工作，档案解密和鉴定、划控工作的手段更为丰富，在源头上解决档案开放鉴定的问题。数字化转型也有利于疏通涉密档案的降解密工作。在新中国成立初期，档案普遍存在定密不准确、标密过高、解密程序复杂等问题，数字化转型有效地推动了档案开放鉴定工作的开展。同时利于已划控的档案后续管理和鉴定工作的推进。已划控的档案在利用中是封闭的，但事实说明对档案实施控制应该是暂时的、有时间规定期限的，这部分档案最终要向社会开放，而数字化转型有效地解决了划控的档案因人事调动等原因造成的服务困难的现象。

1.3 编研理念开放集约化

档案编研理念开放集约，就是把各部门各单位档案集中梳理，坚持从健全机制入手，全面加强各机关、部门、单位档案统一管理，提高档案编研、档案管理、档案调配、档案使用的集约化、科学化水平，使档案得以充分利用，方便人民群众了解与自己息息相关的档案，切实把民生档案用好。“开放”就是指档案信息的共享、共用、共阅，便利社会，增加资源利用率；“集约”就是指档案管理过程中的集中，在档案编研过程中务实高效推进各项工作，通过集约理念让档案编研的各项工作执行到位、服务到位、责任到位，真正让档案编研工作从数字化转型中得到更多便利，进而使各部门和单位减少其他非必要人力、物力、财力的投入。同时，数字化转型也利于降低档案编研成本。开放集约的编研理念节约了档案装具、档案存放和档案管理软件等，基础设施的共享共通，在汇聚档案资源的同时使现有资源得到高效利用。在开放集约理念引领下，各类信息资源可以得到有效利用，实现数字信息资源的高效流通，让档案资源在编制、完善和传递中不断汇聚。

1.4 编研服务主动化

数字化转型背景为传统档案补充更生动、更鲜活、更丰富的信息资源，真正发挥了档案教育民众、传播文化、服务社会的作用，利于建立基于智慧整合的档案资源信息服务体系，也加大全社会档案编研工作智慧软硬件设施的投入，增强该领域财政资金支持，推动档案编研。同时数字化转型利于实现整个档案管理工作的智能化，从而有效提高档案管理的水平和层次。数字化转型是一个自上而下的过程，要加强领导层对数字化转型认知的预见性，对基础设施升级重要性有一个深刻的认识，深度参与和强力推动编研服务主动化，使资金投入向智能化设备倾斜。因此，在数字化转型背景下，档案编研部门及单位要根据自身条件和客观需求，用智能设备提升工作效率，促进档案编研数字化和智能化发展。

2 数字化转型背景下档案编研工作面临的挑战

2.1 档案编研材料收集的挑战

传统档案编研材料收集方式为定期接收纸质档案。数字化转型背景下，档案收集方式转变为电子档案不定期收集模式，檔案数据资源来源更多元化，内容更丰富多样。同时，新时期档案产生的媒介也在演变，其取材于自然物资料、纸质材料及以光、电、磁为代表的高分子复合材料等；档案的形式也各式各样，如短视频、数字图纸、数字专利等，这些对数字化转型背景下档案编研工作的信息的收集无疑形成巨大的挑战。此外，大部分档案机构及部门工作思维方式缺乏创新，收集整理的档案编研内容受众面较窄，禁锢于传统媒介，把档案编研当成是“文献考古”，在很长时间档案编研工作仅限于纸质的档案，尤其是档案相关图书、报刊、期刊等，与外部新的媒介组织建立联系的较少，尚未意识到档案编研亟需拓宽档案信息传播的受众范围。因此，数字化转型档案编研工作的开展需要拓宽档案资源收集渠道，加强对音频、视频等档案信息资料的收集，以此避免档案信息资源的遗失。

2.2 档案编研技术的挑战

当下，随着科学技术的不断更新和进步，各种数据等信息随时可以被记录成为档案，档案编研技术手段必然要经历这场数据时代技术革命的挑战。面对挑战，一方面需要在原有数据资源中进行整合；另一方面，需要规范编研过程中繁杂的检验流程，确保档案信息的时效性、准确性、可靠性。与此同时，要提升编研安全技术。安全性较高、性能较好的科研软件对数字化转型背景下的档案编研大有益处，可避免数据遗失、盗窃等风险。因此，档案编研工作要将编研工作者个人主体性和数字时代的计算程序相结合，通过技术手段筛选、整理、加工二次信息，深入把握编研主题与内容，以此获得高质量、有全局性和说服力的编研材料。

2.3 档案编研服务的挑战

档案编研工作最基本的问题之一，即档案编研“为谁编研”的问题，涉及档案编研“由谁编研”“编研什么”和“怎样编研”这一系列的问题，而档案编研成果的受众该如何理解是问题的关键。换而言之，在数字转型背景下，档案编研成果信息资源服务的对象是“谁”，档案信息的接收者是“谁”。新时期，档案编研成果最重要的服务对象之一就是党政领导，大量的档案信息可以为其做出决策提供科学的参考依据，这也是数字转型背景下的档案编研工作的首要任务之一。因此，新时代数字转型背景下的档案编研工作，要紧密围绕政府中心工作，大力开发利用好档案信息资源，这既是档案编研工作的立足点，也是提升档案部门影响力、推动档案编研工作可持续健康发展的不竭动力。人民大众是档案编研工作的重要受众，服务群众、服务民生是数字化转型背景下档案编研工作的重要内容。新时期社会生活信息呈现出多元化的特点，人民大众对于文化的需求也是多样的。因而数字化转型背景下的档案编研工作要注重把好时代发展的脉搏，捕捉到新时期的时代热点，借助新媒体，找到与人民大众的契合点，编写研究出线上、线下相结合的档案编研成果，真正做到与人民群众紧密联系，围绕社会大众需求，编以实用，服务民生。

2.4 档案编研安全的挑战

推进数字化转型背景下的档案编研工作，需要树立“把关人”意识。新时期档案编研工作的发展离不开档案信息资源共享平台，档案编研是对档案信息资源进行管理开发及利用的重要手段，肩负着档案信息准确客观的维护使命，以便档案工作能够更好地为人民大众提供服务。同时，也为档案数字化建设蓄势赋能奠定基础。档案编研工作开展过程中，要谨慎对待档案信息的选择与处理，需要人员、信息、技术等资源的对外交流与合作。因此，作为档案工作者要清晰地认识到，在数字化转型背景下的档案编研工作，必须要坚持总体国家安全观，对所有的档案信息都要有敬畏之心，做到大胆质疑、小心求证，坚守档案工作安全底线。

3 数字化转型背景下加强档案编研工作的对策

3.1 多元化的档案编研主体

在数字化转型背景下，档案编研主体呈现出多元化的趋势，这也是编研工作应对数字化转型的必然趋势。传统的档案编研主体一般限于单位内部，甚至局限于馆内部、室内部，对于常规档案工作开展的需求是可以满足的。但在数字化转型背景下，个性化、多元化的档案需求往往需要较多的资源融合，这种融合呈现出灵活多变的特点，而传统的档案编研思维方式及方法不能满足资源融合的需求。新时期，以档案信息资源为基础，政府机构、企事业单位、社会组织及个人，充分发挥网络优势，共同进行编研工作，实时编辑和研究，及时且精准地提供各部门档案，以此提高档案编研效率。多元化的档案编研主体有效应对了档案形式和种类多样化的挑战，信息资源共享，让信息在各类档案编研人员中流通，使数字化信息得以顺畅保存和传递，能够有效解决短视频、新媒体消息、消费记录等编研资料收集的挑战。此外，跨行业、跨部门的交流同样会使数字信息资源更具有完整、全面的保存价值。

3.2 灵活化的档案编研客体

依托档案编研选题市场化，积极应对资料编研技术的挑战。传统选题具有较强的政策性和指令性，其特性已不适应数字化档案信息的发展，不能满足数字化转型时代社会化和大众化的需求。技术的不断更迭，为档案编研成果走向市場化提供了多样化的选择。同时，数字化编研大幅地缩短传统编研周期，编研主体因此缩减了大量的时间成本，以此可以深入地去了解社会大众的需求，促使档案编研选题的针对性和目的性更强。同时，做到在横向上拓宽市场化编研界限，使编研成果更多的融合市场需求；要求多个档案部门的横向联系，共通合作做到资源互补，保证编研选题材料的完整性和编研成果的质量。此外，在纵向上拓宽市场化编研界限，即国家、省、地、县、乡镇各类档案部门之间的纵向合作编研，共同面对和探讨编研技术难题，以此提升编研的时效性、准确性、可靠性。

3.3 弹性化的档案编研服务

人工智能、云计算、大数据等数字技术为数字化转型背景下的档案编研工作、档案共享提供了可能，档案共享诠释了档案编研服务弹性化的内涵，档案编研从受众的需求层次出发，顺应受众习惯，致力于通过受众来实现自身服务价值的最大化。由于档案受阅者文化素质水平、年龄阅历、从事职业的不同，对档案信息的理解不同，接受档案程度差异巨大。因此，数字化转型背景下的档案编研要使用户信息需求个性化、多样化特征日益增强，让用户体验成为弹性化档案编研服务过程中的必然选择。为此，深入研究用户的利用需求，提高档案受众的社会档案意识，保持增强档案受众与档案信息的良性互动，对于档案编研工作尤为重要。档案编研工作者应改变过去传统的档案编研组织结构及工作模式，在组织结构上应该运用更多的弹性设计，使其组织结构转向网络化，从而优化数字档案信息服务用户与信息服务市场的传递效果。

3.4 多样化的档案编研资源技术与机制

强化技术运用。数字化转型背景下的档案编研工作要借助新技术，将档案信息资源的收集及开发利用与新兴科学技术相结合，线上、线下紧密联合，助力各项档案编研工作，使其传播速度快、信息落地准，实现异地档案联络，方便各层级档案编研人员和社会查阅者的沟通交流。同时，强化安全机制，建立常态化档案安全运行机制。伴随互联网、数字化信息技术等新兴科技的发展，档案信息资源不断丰富，人民大众对档案信息资源的需求也随之提高，档案信息资源利用率也随之增加，这就要求建立完整的安全机制，常态化加密更新，定期检查检验，确保档案安全可以随着技术条件的变化而不断升级变化，以此增强研判能力，形成应急处置工作合力。

结语

作为档案工作的重要组成部分，数字化转型背景下的档案编研工作是一项基于多元化档案编研主体、灵活化档案编研客体、弹性化档案编研服务、多样化档案编研资源技术与机制的创造性活动。随着对档案信息资源数字转型要求的提出，新时期档案工作者需要转变档案编研思维方式，不断探索创新编研路径，创造出高质量的编研成果，从而实现档案信息资源开发利用的完善和优化，活化档案价值，更好地为社会提供档案信息服务。

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作者简介：张婷，硕士研究生，贵州大学档案馆（校史馆）馆员，研究方向：档案管理、编研及研究。