浅议干部人事档案管理存在的问题及对策

李丰　曹芬

摘 要：现阶段，我国的干部人事档案仍然以纸质材料作为主要载体，纸质档案管理工作有诸多亟待解决的问题，业内专家一直在积极寻找新的管理方式，以提高干部人事档案管理效率。当下，许多档案管理单位积极推进干部人事档案数字化建设工作，然而通过实践发现，档案数字化存在一定的局限性，本文就现存具体问题进行分析，广开思路，多角度探究解决的办法。

关键词：干部人事档案；档案意识；档案数字化；档案信息化

干部人事档案记载了其个人学习、工作经历及家庭情况等信息，为单位选人、用人、监督管理人才提供依据，具有法律效力，并与本人工资待遇、社会保障密切相关。干部人事档案管理是我国人事管理工作的重要组成部分。

我国现行干部人事档案制度诞生于延安时期，推广于新中国成立以后，对于计划体制时期国家安全、行政管理、社会信用等方面作出了很大贡献。时过境迁，80多年过去了，尤其是随着我国改革开放，市场经济体制不断完善，人才流动日益加速，干部人事档案管理出现一系列问题。与此同时，科学技术进步，计算机广泛应用，互联网飞速发展。现行干部人事档案管理工作时滞问题严重，迫切需要改革创新，与时俱进。

一、干部人事档案管理目前存在的主要问题

1.“死档弃档”“人档脱节”现象较多，严重影响人才的发展

目前，干部人事档案主要是纸质档案，受到传统介质特性的影响，纸质档案一般是独一份的，不可复制、再生，在长时间的保存和频繁调转中可能会丢失或损坏，档案一旦缺失，几乎无法补救。

当前，高校毕业生就业形式多样，流动性大，很多高校毕业生自主创业或进入小微企业，很多单位特别是民营企业不具备管理人事档案的资质或条件，也不关心毕业生的个人档案，这让毕业生对档案也抱着无所谓的态度，不关注个人档案去向，更不会在规定的期限内去相关部门办理档案报到登记，造成档案托管部门大量档案长时间无人问津，形成个人档案“死档”“弃档”或“缺失”。

据悉，全国各地的人才流动中心保管人事档案共计300多万份，其中60多万份是与主人失去联系的“死档”，这些放弃档案的人被称为“弃档族”。对众多的“弃档族”来说，档案的丢失是他们当初未能预见的一件麻烦事。

陕西省某高校一位98级学生说：“以前不知道档案的重要性，直到工作后需要评职称时，才发现档案不知道放哪儿了。毕业时光顾着找工作了，根本没把档案当回事。没办法，只能看着机会白白流失。”

吉林大学2008届毕业生孙某，毕业后一直在外地工作，现在辞职回家乡买房，因他的户口和档案不在当地，导致无法申请住房贷款。

个人档案一旦缺失，会给高校毕业生在今后的工作、学习、就业和社会保障等方面带来许多麻烦，有些甚至是无法弥补的损失和影响。

2.干部人事档案管理方法落后，工作能效低下

盡管，当下计算机、网络已经参与到人事管理工作中，但是，在人事档案管理方面，计算机的参与度还很少，人事档案管理的主要工作仍然是针对纸质材料的整理，工作效率低，出错率高。

大量零散纸质材料的收集、整理、装订、归档是人事档案管理人员的主要日常工作，简单、机械、重复、低效，且容易发生张冠李戴的归档错误，归档材料如不慎丢失，将对个人造成很大影响，尤其是缺失涉及参加工作、单位变动时形成的上级部门的审批材料等重要资料，将严重损害个人利益。

3.干部人事档案数字化存在诸多弊端

近几年，各地普遍开展了干部人事档案数字化工作，通过对纸质档案进行数字化扫描和高清处理，生成以图片方式存储的电子档案文件，即干部人事档案数字化的初始化。初始化后，再通过OCR等自动识别工具，把档案中的文字、图片、表格、数字等分别提取出来，根据检索要求形成规范的字段，实现档案的碎片化加工存储，使数字档案满足后续关键词检索、全文检索等查询功能和对数字档案内容的利用。

干部人事档案数字化的初始化建设完工后，形成数字档案，查阅干部人事档案只需要通过电脑就可以查阅、打印相关信息，既节省时间，也减少对纸质档案多次翻阅带来的磨损折旧，让档案原件保存的时间更长久。数字档案与传统纸质档案比较，不再受“孤本”限制，可以同时向多部门提供，能够方便、快捷地找出所需的数据。

但是，这样的数字档案也存在弊端。首先，扫描后的数字信息是以图片形式存储，容易出现信息采集不准确的情况。其次，在后期的自动识别时容易出现较大误差，影响档案信息利用效果。最后，干部人事档案材料具有持续性、动态性的特点，档案数字化适合于存量干部人事档案管理，增量档案也采用同样的方式数字化，就显得有些烦琐了。毕竟，现在很多增量档案都是先在电脑上输入信息形成电子文档，然后打印出纸质材料形成的，即电子版材料先于纸质版材料形成，也就没必要再对纸质档案扫描，况且扫描出来的电子档案并不比前期形成电子文档好用。另外，对每年新增的大量人事档案散材料进行扫描、高清处理、自动识别等一系列工作相当烦琐，耗时、费力。

二、鉴于上述情况，提出如下改进措施

1.加强宣传，建立高校毕业生人事档案意识，尽量避免丢失档案

之所以“死档”“弃档”现象屡屡发生，一个很重要的原因是毕业生不知道学生档案的重要性，不知道其与个人切身利益的密切关系。因此，高校要加强宣传，提高政策知晓率，使毕业生增强档案关注度，从根本上解决丢失档案的问题。

高校通过线下或线上，网络或户外LED大屏等形式广泛宣传，让毕业生了解有关档案知识，知晓档案大致内容及价值，知道就业单位不等同于档案管理单位，只有人事档案管理权限的单位才能管理人事档案，否则档案会在当地的人才交流中心或教育行政管理部门或档案托管部门保管，让毕业生清楚档案转递方式和最终去处，以及怎么做可以避免档案丢失。就目前而言，按照国家规定，档案的传递方式有三种，即机要通信、专人送取和邮政特快专递。高校毕业生档案转递去向有如下三种情况：（1）已签订三方协议，且用人单位有人事管理权。毕业生档案由学校按毕业生三方协议上署名的用人单位，邮寄到用人单位人事部门。（2）已签订三方协议，但接收单位无人事管理权。毕业生的档案需要通过所属人才交流服务机构来接收。由学校将毕业生档案按三方协议上署名的用人单位，邮寄到该单位所委托保管档案的人才交流服务机构。（3）未签订三方协议。毕业生档案应转入毕业生入学前户籍所在地所属的人才交流服务机构。

学生毕业后要在规定的时限内到对应的档案管理部门报到或登记，如果档案管理部门未接收到该生的档案，要及时查询和进行信息反馈，以保证档案不丢失，档随人走。以后调整工作单位，可以通过发调档函，把档案转到新单位或新就业地的人才市场。

2.提高纸质档案管理水平

目前，虽然已经进入传播速度快、信息量大的互联网信息时代，但是，干部人事档案信息仍旧停留在用纸记录信息的旧时代，管理水平严重滞后。当然，这也与其本身的特性分不开，人事档案属于党和国家的机密，具有机密性，同时伴随人才的频繁流动，人事档案还有流动性，即“档随人走”，在人员离职后，人事档案必须随转至新的管理部门，因此，大量频繁流动的机密性电子信息需要覆盖面广、安全性强的超级计算机网络体系。但目前，我国地域辽阔，各地区经济发展不平衡，建立一个全国统一安全的人事档案信息系统不是一蹴而就的事情，需要把问题分解开来，逐步化解，最终实现管理水平的提高。针对纸质档案，可以通过调整档案材料的信息记录方式、内容排版形式来逐步完善。

（1）改变纸质档案材料的信息记录方式

通过计算机电子版填表、打印，代替过去的手工填写方式，提高档案材料的填写效率。

以《干部履历表》填写为例，一般情况下，新入职人员要填写《干部履历表》，然后，将其归入个人档案。目前，我们还一直沿用过去的做法，即把印刷好的纸质空白表格发给员工，个人手写填表，容易出现填错、涂改现象。现在电脑及打印设备较为普及，完全可以在电脑上填写电子版《干部履历表》，然后打印出纸质版，提高了填表效率，还同时生成了一份与纸质内容一致的电子版，为下一步档案信息化建设做准备。

如果纸质档案里的每份材料都能实现由手工填写到电子版填表、打印的改进，那么信息化进程就向前迈进了一大步，通过这样的方式形成的电子档案要比数字化扫描形成的图片格式的电子档案更具有利用价值。

（2）优化档案中各种材料的版面设计

精简档案中的冗余信息和不必要的空间占用，即在保证信息完整的情况下，减少用纸。

首先，非必要尽量避免同一信息在各份材料中重复出现。例如，“性别”“民族”“出生年月”等信息，几乎在每份表中都有。一份人事档案中很多不会再发生变化的信息多次出现，多数是不必要的重复，占用了大量不该占用的篇幅，增加档案材料整理工作量，还浪费阅档人的阅读时间。

其次，删减多余的留白空间和空格。很多档案材料排版不紧凑，有大面积的留白空间，也有些制式表格，并不是每个单元格都有内容可填，厚厚的一本档案材料，如果把不必要的空间占用都删除掉，会有效减少用纸量，整理起来也会轻松许多。以目前我单位的个人年度《考核表》为例，该表是制式表格，用来记录员工个人一年的工作、学习情况，以及年终考核结果。表中有“管理、后勤服务工作”“教学及实验工作”“科研工作”“论文著（译）作情况”等几个栏目，每个栏目都预留有十几行的空格待填写。绝大多数人不会把这些列表都填满，因本单位大多数人不会同时做管理、教学、科研等工作。管理岗位工作人员一般只在“管理、后勤服务工作”栏的列表里面填写；教学岗位工作人员一般在“教学、实验、科研工作”栏的列表里面填写，有时会在“论文著（译）作情况”栏的列表格里填写几行，或在“科研工作”栏里填写一些，大部分人填写的内容都占不到所有列表版面的一半，白白空在那里占用空间。当然，这与制表时的历史条件有必然关系，当初都是手工填写打印好的空表，一张表格需要兼顾各岗位人员不同工作内容的填写需求来设计，所以，难免有空白留下来。但现在，在电脑上填写电子版年度考核表，教职工仅就自己完成的工作填写信息，删除不相关的列表，可以有效节约空间。

因此，重新设计人事档案材料信息内容，合理布局，精简冗余，节约纸张，可以切实减少档案材料的整理时间。

3.建立单位内部统一联网的电子人事档案信息系统，实现增量档案信息化

人事档案具有动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人社会实践活动，反映其德、能、勤、绩、廉的归档材料逐步增加。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集和归档，力求缩短档案材料与个人实际情况的“时间差”，这就要求人事档案材料必须打孔装订，随时补充新材料，即补充增量档案。其实，对增量档案材料的整理、归档是日常人事档案管理工作主要内容，也是目前档案管理工作中最简单、最耗时、重复率高、最低效也最易出错且出错后又最不宜纠正的工作。如果能有效提高增量档案的整理、归档效率，将实现人事档案管理飞跃式的进步。

在全国统一的电子人事档案信息系统建成前，在单位内部建立统一联网的人事档案信息系统，是较为可行的方式。

首先，需要分析档案工作特性，对档案材料分类处理，即把档案材料分为存量档案和增量档案，采取不同的处理方式，实现人事档案电子化。存量档案因其业已形成，不再有改变，可对其采取档案数字化的办法。对于增量档案直接信息化，即在其形成前就着手设计，先通过系统形成增量干部人事档案材料的电子文档，然后打印，生成纸质档案材料，该电子文档即成为电子人事档案的雏形。档案管理人员不必每年对增量零散纸质档案材料逐份整理、归档，只需要保存日常人事档案系统中需归档的电子文档即可，在人员离职转出人事档案时，再将此人所有在单位期间形成的电子档案，按照人事档案材料整理规定的顺序打印出来，装订成册，就可形成在该单位期间的全部纸质档案材料，这也就是单位人事档案信息系统运行后产生的所有增量档案，避免了每年增量归档材料收集、整理、归档带来的人工多次重复劳动，提高了工作效率，实现信息利用最大化。

以拥有2000多名教职工的高校人事档案管理部门来说，不说其他零散材料的归档，单单就每年每人形成的年度职工《工资晋升表》的归档，就需要做如下工作：第一，对2000多张《工资晋升表》打孔，为装订档案成册准备；第二，对2000多张表做排序，如按照部门和姓氏排序，以方便查找对应档案盒；第三，为2000多张表找到对应档案的准确位置、编号，进行数字化扫描，然后归入档案盒里、装订、添加目录。从找位置到添加目录的系列工作要重复2000多遍，由此可见，增量档案信息化的重要性。

三、结束语

通过建立单位内部档案信息系统，实现人事档案单位内部信息化，随着时间的推移，增量档案的信息化就过渡到了人事档案全部信息化。

现在电子签章、电子合同、电子公文已经广泛使用，2021年新修订的《档案法》关于档案信息化建设还专门增加了一章内容，提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”。随着科学的发展，技术的进步，制度的完善，档案管理人员不断学习，创新思路，勇于面对困难，实事求是研究问题，积极寻找解决办法，终究会实现人事档案管理水平不断提高。

参考文献：

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[3]李 戎.浅析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型[J].办公室业务，2021（05）：166-167.

[4]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[EB/OL].百度百科（网址：http：//baike.baidu.com/view/21832167.html）2019-08-22 .

（作者单位：内蒙古工业大学）

作者简介：李丰（1978—），女，汉族，内蒙古呼和浩特人，本科，档案馆员，研究方向：人事档案管理。