基于院史馆建设的医院档案服务社会化研究

2023-06-01狄亚霞申思

兰台内外 2023年5期

关键词：医院

狄亚霞　申思

摘要：医院档案服务社会化工作一直没有得到相关部门足够的重视，更没有切实可行的实施路径。院史馆作为公立医院推进高质量文化建设的重要部门，为医院档案服务社会化工作拓展路径、内涵，提升医院管理效率。本文建议以院史馆建设为契机，从更新服务理念、提升编研能力、开展形式多样的服务等方式，推动医院档案服务社会化工作有序开展。

关键词：医院；档案服务社会化；院史馆；路径

随着公立医院高质量发展对新文化建设的要求，越来越多的医院将院史馆建设作为医院文化建设的重要载体。院史馆不仅是传承医院文化的重要窗口，也是医院档案服务社会化的重要交流和展示平台。新《档案法》对档案服务社会化提出新的要求，如何通过院史馆建设推动医院档案服务社会化工作亟须深入研究和探讨。

一、医院档案服务社会化研究现状

我国学者对档案服务的社会化研究比较深入，从理论和实践方面都有较多的研究成果。黄霄羽不仅对档案服务社会化和档案社会化服务这两个容易混淆的概念进行清晰辨析，同时也对我国学者在档案服务社会化方面的研究领域进行归纳总结，认为主要从档案服务的意义、领域、方式、机制、问题、对策、发展创新六个方面进行研究。加小双对档案社会化的内涵、表现与影响进行深入阐述。另外，也有部分学者从医院档案服务社会化方面进行探究。例如，杨美玲从医院档案服务社会化产生的根源、基本原则和主要内容方面进行阐述；刘园园从医院档案服务社会化存在的问题和主要措施进行初探；任咏梅从医院档案信息服务社会化的成因和亟待解决的问题进行分析；郜翀、莫艺萱通过分析“苏州模式”，提出病案社会化管理的创新实践。总体来说，尽管档案服务社会化的研究越来越趋向成熟和稳定，但是，在医院档案管理领域对服务社会化的研究相对来说比较少，研究的广度和深度还不够，部分学者从档案服务社会化的成因等方面进行研究，部分学者研究医院档案管理“中介服务”“外包服务”等社会化服务模式。笔者认为，档案服务社会化是在档案为本部门、本领域服务的基础上，在服务的范围、内容和方式上的拓展和延伸，也就是由内部服务扩大为全社会、全方位的服务。医院作为档案的主管部门在为本院职工服务的同时，如何为患者及社会公众提供更好的档案服务，并没有太多的研究案例。

二、医院档案服务社会化工作存在的问题

1.医院档案服务社会化意识没有与时俱进

由于长期以来受档案管理工作保密性的影响，档案工作被蒙上一层神秘的色彩，医院档案服务基本上只针对内部职工，普通人难以走进档案室。档案管理服务社会化未得到充分认识和重视。首先，从卫生主管部门层面，并没有明确的相关政策和制度促进档案服务社会化工作。医疗机构主要是根据《医疗卫生机构信息公开管理办法》要求，对相应信息进行公开。服务社会化工作涉及的伦理、保密、流程等相关制度从顶层设计方面并没有明确的政策支持。在医院管理层面，档案服务社会化对推进医院高质量发展的重要意义明显认识不够，研究不够深入。医院领导层对档案管理工作的统筹、政策支持不到位，基本没有建立完善的档案管理和服务体系。服务社会化工作没有在领导层面引起足够的重视，认为其是可有可无的。在档案工作人员层面，服务意识跟不上时代发展要求，档案工作人员习惯“等、靠”资料送上门，习惯于只做好档案的收集、归档等工作，主动收集和开发档案的意识不足，专题档案、人物档案收集不齐全，病历档案、科研档案开发明显不够，同时不符合《机关文件材料归档和文书档案保管期限规定》的档案，绝大部分保留在个人或科室层面。

2.档案服务社会化领域狭窄

醫院档案资料品种丰富、门类繁多，不仅包含文书、会计、基建、科研、人事、设备档案，还包含海量的病历档案等。医院档案一般采取综合档案和专题档案管理的形式，综合档案管理主要是负责文书档案的归档和利用工作，还包括基建、科研、会计、设备等档案资料。病历、人事等专题档案一般由各部门兼职档案员负责，综合档案室负责指导。尽管医院档案涉及方方面面，与社会各界关系密切，但是，医院档案服务社会化的路径还停留在“上门查档”阶段。最常见的服务主要是为患者提供病历复印、开具疾病诊断证明书和财务发票、查阅职工人事档案以及相关文件等工作。医院利用现有档案主要是编研资料、编撰院志等，公众基本没有机会参与到医院档案工作中来，更没有建立家庭档案、私人档案。

3.医院档案信息化建设没有跟上社会化发展需求

信息化建设是社会化的重要桥梁，医院档案开展服务社会化需要依托信息化平台，推动档案管理内部整合、优化服务流程等。目前，医院已基本建立了覆盖各就诊流程的PACS系统、LIS系统、电子病历等信息系统，各系统之间通过信息平台能实现信息互联互通和共享。相对医院快速发展的信息化进程，档案管理显然还没有搭上这趟高速列车。一方面，医院档案绝大部分还停留在档案柜、档案盒、陈列室，除文书和会计档案基本实现电子化、无纸化存储之外，其余档案基本还是进行原始保存；另一方面，病历档案和其他档案之间存在分散保存，信息“孤岛”现象明显，不利于服务社会化工作开展。

三、院史馆建设对推进医院档案服务社会化的意义

1.院史馆拓展医院档案服务社会化的路径

档案服务社会化的本质是向社会提供档案利用服务，实现档案的价值。档案资源能否充分发挥其利用价值是衡量单位档案管理工作的重要途径。院史馆是医院对外交流的重要窗口，院史馆中收录着医院不同发展阶段的重要档案资料和数据资料，来院患者和社会大众可以走进院史馆，通过观看图片、影像、实物、文字等了解医院的发展历程、重要成就、重要人物等相关情况，形成对医院的总体印象和认知，获取有价值的信息。院史馆为医院档案服务社会化工作提供一个重要的平台和路径选择，进一步拓展服务领域，为推动医院档案服务社会化具有重要的作用。

2.院史馆提升医院档案服务社会化的内涵

医院院史馆是传承医院文化的有效载体。院史馆的建设过程是将分散的档案资料再加工、再利用的过程，这个过程需要社会大众、医院职工，特别是退休老职工参与档案的收集、整理工作，全院上下共同挖掘医院历史文化资料，提炼医院文化精髓。院史馆承载着储存全院员工共同记忆的功能，已经成为全院员工共同的精神家园。院史馆建设，不仅充分利用医院档案资料，而且将档案的价值发挥到极致，这也正是档案服务社会化的重要表现之一。

3.院史馆建设是提升医院管理效率的重要举措

档案为医院发展服务的过程也是档案服务社会化的过程。院史馆正是充分利用医院档案资料发挥文化价值作用，力促医院管理效率提升。院史馆展现医院创业的艰辛和艰难，不仅可以教育培养新进医务人员爱岗敬业的热情，也可以使员工从医院文化中获取精神力量，形成共同的价值追求和身份认同，推动医院文化传承和发展。以文化的“软实力”凝聚发展力量，能最大限度地降低医院管理成本，提升管理效率。

四、基于院史馆建设的医院档案服务社会化路径

1.更新服务理念，积极推动医院档案服务社会化工作

档案服务理念是建设档案服务能力的“先锋官”，档案服务理念是否完善、是否正确，直接影响档案服务能力建设的方向，关系到档案服务能力建设的日后发展。医院作为档案资源非常丰富的单位，不仅需对内部开展档案服务，而且对外部也具备社会化服务条件和职能。医院档案服务社会化工作可以认为是医院医疗服务在档案方面的延伸和扩展，对改善患者体验，提升患者满意度具有同样重要的价值。医院的档案管理工作者应开放思维，摒弃传统档案管理的定势思维，充分认识档案服务社会化工作的重要意义和发展趋势。主动工作，积极作为，实现档案管理的方式上由被动接收档案变为主动开发档案，档案管理服务范围从内部到外部逐渐拓展，发挥档案在推进医院发展中的重要作用，从而最大程度推动档案服务社会化。建设院史馆为院内和院外民众接触医院档案提供了一个全新的、便捷的、重要的平台，对提升医院档案服务能力具有重要的作用。

2.深挖历史文化资源，提升编研能力

院史馆的根本功能是存储记忆，完整呈现医院的创建历程，反映医院的精神内涵、医疗技术和科研教学水平等。丰富院史馆的馆藏资料能让公众更全面、系统、真实地了解医院的发展历程。加强对档案资料的收集、整理、筛选、整合、挖掘、提炼，制作成院志、医院宣传片、专题片、宣传画册、名人传记等，丰富医疗特色技术、科室简介、名医名科等馆藏资料，定期开展公益讲座、档案展览，开展医院职工家庭档案收集等，通过更多的表现形式，更加优化的档案产品，让档案资料“活起来”“动起来”。

3.开展形式多样的服务方式

目前，数字院史馆、线上院史馆已逐步进入人们的视野，随着5G 、云技术、人工智能、数字技术等信息技术不断发展，可以逐步将院史馆融入医院微信公众号、医院官网等平台，将不涉密的可公开档案信息纳入馆藏资料中，实名制注册后即可浏览相关档案文献。人们在查阅档案信息的同时，档案管理工作也充分发挥其社会价值，为医院档案管理工作创造社会效益。

五、基于曲靖市第一人民医院院史馆建设的档案服务社会化实践

曲靖市第一人民医院（昆明医科大学附属曲靖医院）是滇东地区首家西医医疗机构，前身是云南省惠滇医院曲靖分院，始建于1938年6月，是一家集医疗、教学、科研、康复、预防为一体的综合性三级甲等医院。曲靖市紧急医疗救援中心、曲靖市传染病医院、曲靖市肿瘤医院挂靠在医院，下设曲靖市第一人民医院口腔医院、曲靖市第一人民医院北城医院，与师宗县人民医院、麒麟区人民医院组建了医疗联合体，参与承担云南省曲靖区域医疗中心运营任务，形成以主院为中心“一院多区”发展格局。医院占地面积250亩，编制床位2506张，连续5年进入全国地级城市医院100强榜单，获得“五星级高级卒中中心”、云南省抗击新冠肺炎疫情先进集体、创建全国文明城市工作先进单位等。经过84年奋斗，医院创造了独特的“惠民泽世、仁德济滇”惠滇文化，在医院领导的大力支持下，2022年开始筹建院史馆，预算经费500万元。在筹建过程中，医院非常重视档案的开发、利用和编研工作，引导全院和社会各界参与，提升档案服务能力。

医院制定院史馆筹建工作实施方案，成立院史馆筹建的档案收集组、宣传报道组、项目保障组、审计监督组、专家顾问组等工作小组，返聘经验丰富的医院退休老同志参与院史馆建设工作。为丰富馆藏内容，更加全面系统地展示医院发展历程，医院面向全院在职/退休干部职工、其他单位及社会大众征集医院相关的具有典型性、代表性、来源可靠的有历史价值的藏品及相关资料。向各临床医技科室征集科室科志和科室简介，并向全院征集医院精神、宗旨、院训、愿景、服务理念、院歌等医院核心文化理念，邀请院内外知名文化专家参与医院文化提炼和总结。从院史馆筹建开始，医院共邀请院内退休和熟悉医院历史的院外老领导和老专家18人，到院开展讲述医院惠滇故事活动，每次活动向全院职工和患者开放，参加人数达2000余人次，一起重温医院峥嵘岁月。同时，为深入挖掘老专家、老领导讲述的故事，组建宣传工作专班，并策划系列报道，深入挖掘医院“三重”（重大历史事件、重要人物、重大成就）资料，全面整理医院历史、文化特色和名医大家学术思想、高尚医德，在医院网站、微信公众号，报刊上进行宣传报道，例如，“医院第一台心脏手术”“马背上的故事”“5.17”隧道坍塌12名工人被困大营救等故事再现医院艰苦创业、砥砺奋进的那段历史，不断让这些故事凝聚人心，汲取力量。同时，以院史馆建设为契机，拍摄医院历史宣传片、学科发展宣传片，出版抗疫画册和清廉文化画册，并编撰医院2012～2022年院志。

院史馆建成后将通过5G 、云技术、数字技术等使更多人可以在线参观，也将成为医院新员工培训基地、支部活动和外来嘉宾参观学习的重要场所，院史馆在服务医院、服务社会中将发挥越来越重要的作用。

综上所述，随着档案事業不断发展，医院档案服务社会化工作已成为发展的必然要求。如何有效推动医院档案服务社会化工作，以档案的高质量发展促进医院高质量发展，院史馆无疑提供了一条可以尝试的路径选择，随着医院档案工作者不断发挥聪明才智，共同参与，医院档案管理工作将会取得新的突破和进展。

参考文献：

[1]黄霄羽.档案社会化服务研究[M].北京：中国人民大学出版社，2016（06）.

[2]加小双.档案社会化：内涵、表现与影响[J].北京档案，2019（06）：13-17.

[3]杨美玲.浅议医院档案服务的社会化[J].科技情报开发与经济，2008（18）：101-102.

[4]刘园园.医院档案管理社会化问题初探[J].世界最新医学信息文摘，2016（3）：186-187.

[5]任咏梅.试论医院档案信息服务的社会化[J].经济师，2016（8）：260-262.

[6]郜翀，莫艺萱，周毅.病案社会化管理的创新实践——基于“苏州模式”的分析[J].浙江档案，2022（5）：55-58.

[7]王欢.档案管理社会化服务体系构建[J].黑龙江档案，2021（6）：144-145.

[8]王晓春.新《档案法》背景下高校档案馆文化功能实现路径研究[J].学术园地，2022（6）：37-41.

[9]雷稚蔷，孙红烈，马洪生.档案服务社会化的发展历程及实际意义[J].黑龙江档案，2017（3）：52-53.