大数据时代机关单位档案管理工作研究

摘 要：机关单位运转过程中会产生大量档案，这些档案具有数量多、种类丰富以及管理难度大的特性。新时代，以人工为主的传统管理模式显然无法适应机关单位档案管理要求，为了提升机关单位档案管理效率，发挥档案管理作用，应当积极将大数据等先进技术应用到管理工作当中，在大数据环境下对档案展开有效管理。基于此，笔者以大数据背景为中心，探究现阶段机关单位档案管理的现状与问题，对大数据时代下机关档案管理的机遇和挑战展开分析，并探究其工作的创新模式，希望能够推动我国机关单位档案管理工作的进步。

关键词：大数据时代；机关单位；档案管理

为了最大化实现档案管理工作的价值，档案管理者需要加大档案资源的开发利用力度，依托信息技术创新现有档案管理模式，确保机关单位档案管理工作能够在大数据背景下正常开展。大数据背景下，机关单位档案管理工作迎来一些创新机遇与挑战，从档案管理现状来看，很多机关在大数据技术的帮助下已经取得了显著成果，利用计算机、互联网进行档案管理已经成为众多机关单位档案管理的主流方式，同时，在大数据技术支持下档案价值能够进一步发挥出来。大数据时代背景下单位需要主动转变原有档案管理模式，迎合时代发展，做好档案管理的升级创新工作。

一、大数据时代机关单位档案管理工作现状

1.档案信息资源亟待开发

当前很多机关单位为了便于档案管理都会构建数据库，但是，这些档案信息缺乏整体性，因此，数据库普遍只是发挥存储功能，而难以对档案信息展开深入开发，不利于档案信息的应用，同时，也会制约机关单位对档案的管理效率。大数据时代，愈发重视数据信息的价值，若档案资源得不到有效开发，那么，信息资源的缺失势必会对机关单位的管理产生影响，不利于机关单位长远发展。从这一方面看，机关单位应当积极运用信息技术优势提升档案资源价值，满足单位各部门对于档案的应用需求。

2.档案管理制度有待完善

当前，很多机关单位仍然将档案管理视作一项简单的管理工作，对于档案管理的重要性认识不足，很难发挥其实际价值，主要表现为制度缺失，没有充分重视制度建设。在大数据时代背景下，大数据技术已经与各领域、各行业深度融合，但是，机关单位并未按照大数据发展趋势，对单位档案管理模式进行创新升级，由于档案管理制度不健全，档案管理方式缺乏制度保障，因此，一些档案信息的价值很难展现出来，最终将会对档案信息的应用与共享造成阻碍。除此之外，制度缺失还会影响档案管理工作的细节处理，若在档案管理过程中出现问题，那么很难将责任落实到个人，在这种情况下，机关单位档案资源的整体性与有效性将会受到严重影响。

3.对档案资源的安全性重视不足

安全性是机关单位开展档案管理的先决条件，尤其是在互联网技术高度发达的今天，机关单位更应当重视档案的安全管理。虽然一些单位应用大数据技术非常成熟，但是，在档案管理过程中仍然存在档案信息安全保护力度不足的情况，为档案管理埋下很大的安全隐患。档案是机关单位内部信息的重要体现形式，档案管理工作一方面要注重管理效率，另一方面，需要重视档案安全，通过建立健全档案信息保密制度防止信息泄露，尤其是涉及单位内工作人员以及机关保密信息的档案更应当做好安全管理。从档案管理现状来看，电子档案逐渐取代纸质档案，但是，由于忽视了档案安全管理工作，在由纸质档案向电子形式转化过程中，对于纸质资料安全性管理能力日渐下降。与此同時，也没有确保电子资料的保密性，当系统受黑客入侵以及设备故障时容易出现档案失窃和丢失等问题，针对这一问题，档案管理者需要通过备份以及加装安全保护系统等方式对档案资料展开安全保护。

4.档案管理方式较为落后

随着大数据技术的普及与应用，很多高新技术都能成熟应用到机关单位档案管理工作中，档案管理质量将会大幅提升。由于当前很多机关单位尚未认识到在档案管理中引进大数据、云计算等技术的优势，或者对于这些技术的应用比较浅显，仅使用查找、搜索等基础性功能，虽然也能够起到提升效率的作用，但是，大数据技术的核心优势仍然没有发挥出来，档案的整体管理方式仍然比较落后。一些机关单位制定了健全的档案管理制度，但是这些制度很难落实到具体的管理工作当中，这是由于档案管理者已经习惯了传统管理模式，如在资料收集过程中仍然通过传统的检索功能完成，难以运用大数据和云计算等更具效率的技术开展档案管理。因此，在机关单位中，先进的管理技术与落后的管理方式之间仍然存在很大矛盾，这也是制约机关单位档案管理效率的首要因素。

二、大数据时代机关单位档案管理的机遇与挑战

1.大数据时代为档案管理提供了全新理念

机关单位档案管理的最终目的是提升档案利用效率，因此，管理是过程，而最终目的是使用。机关单位在档案管理过程中，所有的管理工作都是为了后期档案材料的查询与应用。机关单位在传统档案管理过程中非常依赖人工，如档案管理者会通过人工阅览的方式按照组卷对档案分类，但是，在大数据背景下，信息技术完全可以取代人工的大多数工作，这是由于大数据技术具有碎片化和非机构性两个特征。在该技术的支持下，档案无须依靠组卷和组件等基础单位就可以进行管理，这是大数据技术对传统档案管理工作的一次变革。在大数据技术支持下，机关单位档案管理工作朝着数字化、智能化方向转变，档案数字化管理逐渐成为很多机关单位档案资料管理的主流形式。此外，大数据背景下提升了档案的传输效率与共享效率，机关单位人员能够更高效地为社会服务，为机关单位档案管理工作提供了全新理念。

2.机关内部更加重视档案管理工作

大数据技术应用促进了机关单位档案材料的利用效率，而档案材料利用效率也间接提升了机关的办事质量，因此，在大数据技术支持下，很多机关单位愈发重视档案管理工作。目前，档案管理实现了由档案室管理朝着机关单位管理的关键转变，档案材料不仅成为衡量机关单位工作效率的依据，还与个人利益关系更加紧密。当前，各地区人才交流频繁，个人参与社会活动的机会越来越多，依托大数据技术下的资源共享，社会活动组织者仅需要通过引擎搜索就能够获得个人的档案信息，这使得传统手工书写个人档案模式发生了转变。同时，无论是个人还是机关内部都会更为重视档案管理，尤其是注重档案的完整性，若在管理中档案的完整性受到影响，将会对个人的社会活动带来影响。

3.不断优化档案材料收集与整理的各环节

机关单位在档案管理中应用大数据技术时，档案载体会出现明显变化，即纸质材料不再作为承担档案信息的载体，从我国机关单位档案管理发展历程来看，其经历了纸笔记录、纸质材料保存、纸质材料为主电子材料为辅、纸质档案与电子档案并存的发展趋势。因此，在未来不能排除电子档案完全取代纸质档案的可能性，而纸质档案朝电子档案转变过程中，由于纸质档案与电子档案管理方式完全不同，档案数据的管理过程也会发生很大的变化，这些变化主要表现在档案的收集方式、存储形式、处理方式以及分享应用方式等方面。在信息时代，机关单位的各类档案数量呈现快速增长趋势，这就表明若仍然以传统档案管理方式应对现阶段的海量档案数据，那么，档案管理者将面临成倍的工作量与管理压力，档案管理效率自然就会受影响。当前，很多机关单位的档案管理都非常依赖计算机和网络，档案的分类、处理、传递和应用等都在网络平台或者终端展开，而承载档案的载体也由传统的纸质材料转化成电子图片、音视频等。近些年，各地区机关单位开始推广无纸化办公，一些政府文件、通知等也多以电子化形式展现，无纸化办公在一定程度上推动了檔案管理信息化进程。由此，大数据与信息化对档案管理各环节流程展开优化，使得机关单位档案管理工作的技术含量不断提升。

4.档案数据的安全管理成为一项技术难题

大数据时代，计算机与互联网技术为社会的发展带来了诸多便利，机关单位在肯定档案管理中大数据技术优势的同时，也应当清醒认识大数据以及信息化技术带来的挑战，一方面，大数据与互联网提升了机关单位工作效率，降低了失误发生概率；另一方面，也体现了虚拟技术的弊端，大数据技术以计算机和互联网为基础，而网络又是一个开放式的平台，任何人都可以获得网络中的开放资源。互联网极大拓宽了人们获取信息的渠道，同时，非法访问为机关单位档案管理信息化带来了众多风险，如何确保档案信息的安全性和保密性成为大数据时代机关单位档案管理者重要的关注点。机关单位虽然属于社会机构，但是，自身带有特殊属性，因此，机关单位的一些档案也具有特殊性，尤其是一些涉及国家、政府以及政党等方面的档案材料必须严格做好保密工作。这些档案一旦出现泄露情况，将会对国家、政府乃至社会秩序产生严重影响，而当那些涉及行业领域的档案面临失窃风险时，甚至还会对国家安全产生严重威胁。除此之外，公民层面的档案信息安全同样重要，公民档案属于个人隐私，一旦个人隐私泄露，将会对个人工作和生活带来很大影响。大数据技术是一把双刃剑，在机关单位中管理者需要始终做好档案安全管理工作，尤其是一些核心档案，其安全管理工作甚至能够上升到政治层面。

三、大数据时代机关单位档案管理创新途径

1.依托大数据提升档案开发、利用效率

大数据技术为机关单位档案管理提供了诸多便利，强化了档案信息开发利用的深度。因此，机关单位更应当关注如何通过大数据技术提升档案的开发利用效率。在档案管理过程中，管理者需要依据档案的实际特征构建档案管理体系，机关单位档案具有碎片化特性，档案管理者需要将这些档案统一整合，以大数据和信息化技术为手段加大档案信息开发力度，提升档案利用效率。此外，档案管理者还应当积极运用大数据技术对档案进行分级，这是档案整合的重要途径，同时，也是档案达成共享与利用的重要条件。

2.建立健全档案管理制度

目前，国家已经出台法律保证机关单位档案管理规范，大数据时代，各地区机关单位的档案管理模式都进行了调整，尤其是大数据技术与管理工作之间的联系更加密切，这是档案管理效率提升的重要原因。但是，在档案管理模式转变过程中也出现了一些新问题，而解决这些问题的关键就在于创新管理制度，对制度进行不断调整完善，以适应大数据时代档案管理工作的需求。同时，要继续以法律法规以及管理制度确保档案管理工作的秩序，强化执行力度，坚决打击违法操作，使档案管理工作在制度的保障下顺利开展。

3.做好档案管理安全保护工作

管理者在肯定大数据技术优势的同时也不能忽视风险，大数据技术的出现使机关单位档案由纸质形式向电子形式转变。通常情况下，电子档案面临着丢失、篡改以及被盗取的安全风险，因此，档案管理者需要仔细分析电子档案所面临的安全问题。互联网时代，档案信息的存储方式非常多元，如内存卡是常见的数据存储方式，内存卡具有体积小、容量大以及易携带的优势，但是，一旦损坏，卡内的数据就很难恢复。此外，一些机关单位会通过内部平台开展档案管理工作，这种情况下管理者就面临着设备故障、被黑客攻击以及电脑病毒等方面的风险，因此，大数据时代下要非常重视档案管理工作的安全性，档案管理人员必须具有风险防控意识和安全管理技术，以规范化的安全管理措施对待档案管理工作。首先，在档案信息化管理过程中积极运用防火墙技术，防火墙作为一种虚拟隔离技术，能够有效保证计算机中各类资料的安全性，防火墙能够以应用者制定的规则决定是否运行程序，因此，能够有效隔离病毒、木马对档案产生的不利影响；其次，档案管理者除了要做好网络风险防控工作以外，还需要应对单位内部人员产生的不利因素，这就要求在档案管理过程中积极落实身份识别技术，在档案管理期间必须对管理者的身份进行核实，这一措施也能够降低档案信息被窃取的风险；最后，积极应用检测技术，该技术也能够为档案管理提供安全屏障，并确保档案管理工作开展的正常秩序。

4.借助信息技术创新档案管理模式

大数据时代下，机关单位档案管理人员需要以单位实际情况，科学构建档案管理模式，以信息技术提升档案管理效率，在档案管理过程中，既要明确当前管理目的，又要制定长远管理目标，确保能够以科学的管理模式指导机关单位各时期的档案管理工作。在档案管理过程中，管理者需要积极提升自身能力，不断学习大数据技术，依托文字、音视频处理技术对各种类型的档案信息进行高效处理，进一步实现纸质档案向电子档案的转变。同时，无论是纸质还是电子档案，均需要在确保安全的基础上展开管理，并以信息化手段达成高效管理目标。在档案管理模式的创新上，一些地区的机关单位已经开始应用云办公管理平台，在该平台的支持下，能够极大缩减档案管理工作产生的人力成本和资金成本，管理者能够以岗位需求为特征，个性化开展档案管理。

四、结语

综上所述，机关单位为了提升档案管理效率，需要积极实现管理工作与大数据技术之间的融合，创新档案管理模式，构建科学的档案管理体系，确保档案管理安全性，加大大数据技术在档案管理工作中的应用力度，做好档案信息资源的开发，借助防火墙和身份认证技术确保档案安全。

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（作者单位：山东省单县机关事务服务中心）

作者简介：张志刚（1979—），男，汉族，山东单县人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。