《电子文件归档与电子档案管理规范》内容解读及思考

摘 要：随着我国电子业务的飞速发展，电子文件的类型、格式及其生成环境都发生了很大变化。为适应这一变化，2016年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），进一步修订和完善电子文件归档和电子档案管理内容、标准及相关要求。本文以该《规范》为研究对象，分析了《规范》修订的主要背景、框架内容、突出特点，并就当前《规范》面临的新情况提出了进一步完善的意见建议，推动和完善电子文件归档和电子档案管理工作更加规范科学，为新时代档案事业发展提供有力制度保障。

关键词：电子文件；电子档案；内容解读

概述

2016年8月，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）（以下简称《规范》），于2017年3月1日正式实施。《规范》共有11章43节，对电子文件与电子档案的术语和定义、电子文件元数据归档范围及电子文件的收集、整理、归档与电子档案编目、电子文件元数据归档格式，电子档案存储、备份、利用、统计等进行明确规范，提出电子档案鉴定、审查、转换、迁移、移交与销毁等处置的要求和规定。这是做好新时代电子文件与电子档案管理的重要标准[1]。《规范》的出台与实施，是适应文件电子化、档案信息化的时代产物，也是进一步提升档案管理现代化水平的重要保障。

1 《规范》修订的主要背景

随着我国各系统各领域电子业务的飞速发展，电子文件的类型、格式及其生成环境都发生了很大变化，2002年版《规范》已经不适应时代发展变化和技术发展要求，尤其是档案领域新的规章制度出台，新的标准和要求相继推出，迫切需要进一步修订和完善电子文件归档和电子档案管理内容、标准及相关要求[2]。

1.1 《规范》修订的社会背景

随着各个行业和领域无纸化办公的深入推进，电子文件产生的数量和规模持续增加，电子文件成为国家的核心信息资源，电子档案信息资源已经成为国民经济社会发展的重要生产要素之一。国家在宏观层面大力推进和实施数字中国、科技强国，以及数据发展战略，为电子文件归档和电子档案管理提供良好社会环境。加强电子文件归档和电子档案管理是开发利用信息资源，保障国家信息安全的需要，尤其是各种档案管理软件的开发应用，单轨制档案管理模式已然成熟。为此，《规范》第5章专设对业务系统、电子档案管理系统功能的具体要求。为管好用好电子档案数据信息、实现电子档案数据赋能，进一步规范电子档案数据资产建设，满足电子档案“四性”要求。

1.2 《规范》修订的制度背景

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2002）颁布实施至2016年8月29日修訂发布，期间10余年时间里，我国电子文件归档及电子档案管理领域陆续颁布了一系列相关规章制度和标准规范：《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）、《文书类电子文件长期保存格式规范》（DA/T49-2012）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《文书电子文件形成办理系统通用功能要求》（GB/T31913-2015）、《电子文件管理系统建设指南》（GB/T31914-2015）。信息环境下档案业务管理形式和内容均出现较大变化，2002版的《规范》标准和要求与这些规章制度不相适应，迫切需要进一步修订完善。

1.3 《规范》修订的技术背景

当前，以大数据、云计算、人工智能等新技术已经深入发展、广泛应用到各个行业、系统和领域，也进一步推动机关、企事业单位和其他社会团体、组织推进数字转型、实施数据战略，推动电子文件归档和电子档案管理工作走上“高质量”“数字化”“智能化”发展之路。在新技术发展背景下，也有力驱动了电子档案管理的转型升级，丰富了电子档案资源内涵和品质[3]。

2 《规范》修订的框架内容

2016年版《规范》以2002年版《电子文件归档与管理规范》为依据，结合《标准化工作导则—第1部分：标准的结构和编写规则》（GB/T 1.1-2009）规则起草，进一步明确了电子文件归档、电子档案管理提供根本遵循。

2.1 明确相关概念术语与外延

2016版《规范》规定16个术语，较2002版《规范》11个术语，多了5个。新增了“电子档案”“组件”“业务系统”“电子档案管理系统”“采集”“归档”“移交”“登记”“转换”，删除了2002版“归档电子文件”“背景信息”，将“逻辑归档”“物理归档”统一调整为“归档”，将原来的“真实性、完整性、有效性”统一调整为“真实性、完整性、可靠性、可用性”。这些术语与定义的增加，主要是从方便实践操作角度出发，体现了概念术语的科学、准确，将“电子文件”主体范围界定在“国家机构、社会组织或个人”，进一步明确电子文件是由“内容”“结构”“背景”组成[4]。

2.2 明确归档与管理责任分工

2016版《规范》明确电子文件归档与电子档案管理立档单位主要是四类部门：档案部门、电子文件形成或办理部门、信息化部门，以及保密部门。明确这四类部门在电子文件归档和电子档案管理中应担负的职责。档案部门具体负责制定制度，提出要求，负责培训，指导业务办理；电子文件形成或办理部门负责具体的电子文件收集、整理、著录及移交归档；信息化部门负责建设应用系统，为电子档案管理提供信息技术支持。保密部门负责监督涉密档案保密管理。四类部门承担的职责及分工，共同构成电子文件归档和电子档案管理的全流程、各环节工作内容，任一环节缺失或出现瑕疵都会影响全流程管理质量，最终影响电子文件及电子档案“四性”。

2.3 明确归档与管理具体要求

一是明确归档范围。与2002版《规范》不同的是，2016版《规范》除了将电子文件纳入归档范围外，还新增了“电子文件元数据归档范围”，并提出“文书类电子文件”“科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件”“声像类电子文件”等电子文件相应的元数据归档范围。二是电子文件格式。为了保证电子文件和电子档案“四性”要求，2016版《规范》在通用格式方面较2002版《规范》有所增加。例如，电子公文增加JPG、TIF、PNG等。二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；三维矢量文件永久保存的需要转换位STEP格式。数据库文件则统一以ET、XLS、DBF、XML等格式。公務电子邮件以EML格式，网页等以HTML格式归档。三是归档方法。从归档的时段要求来看，2016版《规范》提出了电子文件预归档和归档两个阶段。其中，预归档需要对电子文件“四性”进行鉴定，要求100%合格。鉴于不同单位、不同部门信息化发展水平存在较大差异，提出可通过公文处理系统、业务系统及电子文件管理系统三种归档接口方式进行在线归档[5-6]。

2.4 规范电子档案保管与利用

与纸质等传统档案不同，电子档案的特性决定其保管和利用的标准和要求有其自身特性。2002版《规范》中电子档案保管要求，除了满足纸质档案要求外，还从载体、磁场、热源及有害气体隔离等环境、温度、湿度等要求作了专门规定[7]。2016版《规范》更为详细的制定相应的存储、备份、利用、统计、元数据维护等管理措施，还就电子档案鉴定、审查、转换、迁移等处置作出明确要求。

3 《规范》修订的突出特点

3.1 体现时代性

无论是内容还是理念，2016年《规范》都较为紧密地契合新时期电子文件归档和电子档案管理。例如提出“元数据”概念，“电子档案管理系统基本功能”设置，网页、社交媒体类电子文件纳入归档范畴。此外，2016版《规范》也体现文档一体化管理理念，与单轨制档案管理相适应。《规范》汇总了从电子文件形成到电子档案管理全过程、全生命周期的各项管理要求，明确相关责任主体分工，为文档一体化的实现，以及单轨制的落实，提供了可靠保障，奠定了扎实基础[8]。

3.2 注重操作性

2016版《规范》更加注重标准规范的操作性和可执行性，内容条款设置更加清晰，便于档案从业者更好地理解和执行。在“术语和定义”中增加若干“示例”。“业务系统”“示例”中列举了办公自动化系统、财务系统、电子商务系统、网站系统、电子邮件系统、人力资源系统等等。“组件”中，提出文书类电子档案组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。在附录A中还列举4种登记表格式，便于电子文件归档、电子档案离线存储介质管理、电子档案格式转换与迁移、电子档案销毁等登记。

3.3 把握全面性

2016版《规范》是以《档案法》为根本，针对当前国内电子业务快速发展，电子文件类型、格式、生成环境发生深刻变化的背景下，由国家标准计划于2011年3月开始启动修订，经起草、征求意见、审查、批准和发布等流程，最终完成了修订。《规范》进一步加强了我国电子文件归档和电子档案管理的统筹规划、顶层设计，便于统一管理。既是规范修订，也是业务部署和要求，统筹了电子文件从归档编目到电子档案移交、接收、销毁全过程，还专门设立了电子档案信息化基础设施、电子档案管理系统及其安全管理章节，体现了电子档案管理从内容到实体的全面性。

3.4 更具针对性

2016版《规范》就是针对2002版《规范》中不适应时代发展要求的电子文件归档和电子档案管理规范的相关问题，直面实践中提出的电子文件归档和电子档案管理的主体及其责任内容不清晰，职责分工不明确，管理的软硬件设备接口不统一，不同业务系统与档案管理系统接口难接入，电子文件归档时效，以及电子档案鉴定等现实问题。进一步明确四类责任部门及职责内容，规定电子文件归档的时限要求，电子档案鉴定的“四性”要求，以及软件系统的三种主要接口方式，针对性强，就存在的现实问题直接提出了具体的解决措施，切实增强了《规范》的可操作性和针对性[9]。

4 《规范》修订的改进建议

2016年《规范》实施以来，为电子文件归档和电子档案管理提供了有力支持，但随着新的信息技术的发展和应用，以及2020年《档案法》的修订，使得《规范》的相关内容需要进一步完善。尤其是《档案法》修订后，专门将“档案信息化建设”作为单独一个章节，提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”“电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定”等新规定新要求，也需要2016版《规范》作出进一步的修订和完善。

4.1 术语定义需细化

档案规范中的术语和定义能够使档案中的具体内容有更精准描述，也可以让人更加容易理解与明白所描述的客观事物。术语和定义越规范、越准确，描述的档案相关规定和内容就越具体越形象，理解就越深，执行就更为精准[10]。与2002版《规范》相比，2016年的术语和定义虽然作了大幅度的修订，但部分术语定义与后期新出台的相关规定不一致。例如，《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）“业务系统”中示例，增加“通常这些系统内部设置相关子系统用于形成、处理和维护电子文件。”“电子档案管理系统”在2016版《规范》中为“对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统”。在《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）中，“电子档案管理系统”则定义为对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统”。将电子文件直接纳入电子档案管理系统，定义还包括“利用”。并“注”：“电子档案管理系统”通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。可见，在部分术语、定义中还需要进一步细化完善，便于实际操作过程中理解和贯彻执行。

4.2 引用参照需固化

《电子档案单套管理一般要求》（DA/92-2022）、《电子档案移交接收操作规程》（DA/93-2022）在电子档案管理及移交方面做出详细规定。为此，应及时对2016版《规范》进行修订、完善，使其与这些规范标准保持一致，保持内容及逻辑安排上与其他标准体系相衔接，从而更大限度地发挥《规范》的整体价值功能。在《规范》相关条款中，缺少参照、引用相应标准的内容和表述，在后期落实过程中，《规范》的部分条款应用存在“盲区”。2016版《规范》在“规范性引用文件”方面，应及时添加新出台的标准和规范性文件，不能有遗漏。

4.3 规范衔接需优化

2016版《规范》修订后，近年来又陆续出台《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022）、《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T88-2022）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/92-2022）、《电子档案移交接收操作规程》（DA/93-2022）、《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T85-2019）、《档案数据存储用LTO磁带应用规范》（DA/T83-2019），等等，这就需要及时优化《规范》内容，做好不同规范之间的有机衔接、统一标准，便于实际操作和执行。

参考文献

[1]谭兰芳.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究[J]兰台内外，2022（5）：28-30

[2]谢玉娟.电子文件归档和电子档案管理研究[J]中国民族博览，2022（3）：124-126

[3]刘红.基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理研究[J]兰台内外，2022（29）：40-42

[4]高朝阳.电子档案单套制管理背景下文件材料归档范围修订实践[J]中国档案，2022（12）：46-47

[5]张梅，金凡.《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）内容解读及相关问题思考[J]北京档案，2022（10）：19-23

[6]戴喜梅.对加强电子文件归档和电子档案管理工作的思考[J]河南教育，2007（2）：36

[7]田徑.浅析电子文件单套制归档问题[J]办公室业务，2023（2）：175-177

[8]刘敬婷.刍议电子文件归档与电子档案管理[J]办公室业务，2014（11）：75-76

[9]仇壮丽，唐思慧，王协舟.对《电子文件归档与管理规范》进行修订的几点建议[J]档案管理，2007（6）：41-42

[10]肖秋会，詹欣然.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）解读[J]北京档案，2018（5）：26-29

作者简介：张娜（1986-），大学学历，临沂市妇幼保健院馆员，主要从事档案管理研究。