《科学技术档案案卷构成的一般要求》内容及现状分析

摘 要：目前执行的 《科学技术档案案卷构成的一般要求》为2008修订，2009实施。该要求前后经历２次修订，为各个时期科技档案规范化管理提供有力支撑和保障。本文以2008修订的《科学技术档案案卷构成的一般要求》为研究对象，详细探讨其修订背景及过程、原则及思路、内容及评析，以及修订特征及建议等，全面探讨该要求修订的各个方面内容，并就进一步修订和完善提出几点思考，为进一步规范科技档案管理，提高管理能力和水平提供有益探索和思考。

关键词：科学技术档案；案卷构成；档案工作；应用

概述

《档案工作基本术语》（DA/T-2000）“案卷”是指“由互有联系的若干文件组成的档案保管单位”。档案案卷构成包括“术语”“组卷及书写要求”“卷内文件的排列”等。为适应科技及档案工作的发展需要，简化科技档案整理，进一步提升科技档案整理水平，于2008年11月13日完成修订并发布，2009年5月1日正式实施《科学技术档案案卷构成的一般要求》（以下简称“《要求》”），为科学技术档案规范、科学整理提供有力指导。本文着重介绍《要求》的修订背景、基本内容、主要特点，并就《要求》的修订背景、修订原则、修订内容、理论价值、实践意义进行深入探讨。

1 修订背景及过程

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）于1989年10月25日首次发布，并于1990年7月1日正式实施。1989年的《要求》为加强科技档案规范管理，提高科技档案案卷质量发挥着重要作用[1]。但随着经济发展、科技进步和档案管理变化，科技档案管理面临着新情况、新问题，2000年12月11日，第一次对1989年版《要求》进行修订，于2001年5月1日正式实施。2000年版《要求》修改、删除不适应或已变化的相关内容，比较1989年版《要求》表述更准确、条理更清晰、层次更清楚。新增内容来源于科技档案实践并指导实践，覆盖面更广，通用性更强，如“组卷方法”新增5条，更具指导性、可操作性。

2000年版《要求》实施后得到广泛运用，进一步促进和规范科技档案工作。但随着经济、科技工作发展，以及科技档案工作在内容、管理方式上的新變化，如知识产权申报材料、建设项目后评价材料，形成大量成册成套资料，出现以“件”为单位的整理方法，为适应科技工作及档案工作发展，简化整理[2]。2008年，应国家标准化委员会要求，国家档案局经科司牵头组织课题组对2000版《要求》进行第二次修订，并向各省、自治区、直辖市、央企等120多家单位发出征求意见通知。综合归纳136条意见，经课题组讨论、专家审定。新修订的2008年版《要求》于2008年11月13日发布，2009年5月1日正式实施。

2 修订原则及思路

2008年版《要求》是在2000年版《要求》基础上，为适应科技工作的发展和档案工作的需要进行的补充和修订。具体来说，主要坚持如下修订原则：一是突出实用性原则。《要求》的修订不仅要能够全面反映科技工作从业人员的业务知识和技能要求，而且还要符合档案资料整理方法、标准要求，有很强的可操作性，便于评价和检验科技档案工作成果。因此，修订首先突出实用性原则。如增设了“套为保管单位”，便是注意到科技档案后期保管、利用中底图科技档案成套性现实需要[3]。二是注重规范性原则。经过多轮征求意见建议，专家论证、审核，2008年版修订的《要求》内容结构、表达方式均符合《档案工作基本术语》《科学技术档案工作条例》《科学技术研究课题档案管理规范》等。三是增强指导性原则。2008年版修订的《要求》，作为科学技术档案工作的一项规范性标准要求公文，在科技工作与档案工作中的地位与作用不言而喻。

2008年版《要求》修订结合实践中积累的宝贵经验，围绕立足新时期新任务，落实新要求新标准，进一步丰富科学技术档案工作内涵，删除与新时期科技档案情况不相适应的规定，增加回应新环境新问题的相关规定。如在“组卷”要求中删除不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在“组卷”方法上除在用词上进行调整外，还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法[4]。

2008年修订《要求》的目的就是积极适应新时期科技工作、档案工作新发展、新要求，简化科技档案整理流程、内容，提升科技档案整理整体水平。特别是在2000年第一次修订后，在科技档案在管理内容、管理方式上也发生许多新变化，如以“件”为单位整理方法的实施，都迫切需要对《要求》做出进一步的修订和完善。本次修订突出政治性，档案工作姓党的政治属性；强化服务性，明确科学技术档案整理方法及要求；提升逻辑性，严格参照《档案法》等上位法、兼顾同位法和下位法的法规精神进行修订完善。

3 修订内容及评析

3.1 总体框架

2008年版《要求》由前言、内容（八章）、规范性附录三部分组成。其中八章内容共86条（一级条款8个、二级条款29个、三级条款49个）。与2000年版《要求》相比，2008年版修订的《要求》增加“前言”部分，将本次修订的主要变化做了总体性概括，使修订《要求》前后的主要内容一目了然；增加第二章“规范性引用文件”；将2000年版《要求》第二章的“定义”依次调整为第三章“术语与定义”；将2000年版《要求》第四章的“组织案卷”改为“案卷组织”；将2000年版《要求》第七章的“卷皮、卷内表格的规格及其制成材料”改为第八章的“卷盒、表格规格及其制成材料”。

3.2 内容变化

3.2.1范围。与2000年版《要求》相比，“范围”特别强调“专业性较强”“非纸质载体科技档案可参照执行”[5]。

3.2.2规范性引用文件。这一章为新增内容，增加“GB/T10609.3 技术制图 复制图的折叠方法”。

3.2.3术语与定义。本章共有7个术语，均附术语英语翻译。与2000年版《要求》相比，将“卷内目录”修改为“卷内文件目录”；增加一个术语——“案卷目录”。“科学技术文件材料”将记录和反映“生产、科研、基建、设备及其管理活动”修改为记录和反映“科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作”。将“不同形式技术文件的总称”修改为“不同形式文件材料的总称”。“科学技术档案”将“企事业单位”删除，将“从事生产、科研、基建及管理活动”修改为“从事各项社会活动”；增加对“本单位和个人”具有保存价值；将“科技文件材料”修改为“科技文件”。“卷内目录”修改为“卷内文件目录，简称卷内目录”。“卷内备考表”删除了“排列在卷内文件之后”。增设“案卷目录”“登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录”。

3.2.4“案卷组织”。章节名称上，将2000年版“组织案卷”修改为“案卷组织”；在组卷原则上强调科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上提出插卷方法、建设项目的组卷方法。

3.2.5案卷和案卷内科技文件排列。增设“科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后”。“案卷内管理型文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。”“产品类案卷按产品开发设计”修改为“产品类案卷宜按产品设计”。“产品设计（含初步设计、技术设计）”增加含“基础设计”。科研类案卷“按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列”修改为“按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列”。“建设类案卷”修改为“建设项目类案卷”。排列由“按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收”修改为“按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列”“设备类案卷”修改为“设备仪器类案卷”，排列由“设备依据性材料”修改为“设备仪器立项审批”。将“设备”均修改为“设备仪器”[6]。

3.2.6案卷编目。将“案卷的编目”修改为“案卷编目”。将“科技文件材料页号”修改为“科技文件页号”；明确规定“案卷内科技文件以件为单位编写页号”，将“以有书面内容的页面编写页号”修改为“以有效内容的页面为一页”；简化了不再重新编写页号、不编写页号的内容。“案卷题名”增加“产品、科研课题、建设项目、设备仪器”等名称或代字（号），及其“文件类型名称”。立卷单位将“负责科技文件材料组卷的部门或项目负责单位”修改为“负责组卷部门或单位”。起止日期，将“案卷内科技文件材料形成的起止日期”修改为“案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日（年度应填写四位数字，下同）”。全宗号由“单位根据单位法人变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定”统一修改为“需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定”。项目代号中增加“项目”“设备仪器”等的“型号”，删除“工程”。增加案卷脊背印制在“卷盒侧面”的规定。卷内目录内容统一修改为“案卷题名、保管期限、档号，填写方法同6。”“文件题名”增加“没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。”新增“页数”“备注”“档号”填写内容及方法。还新增“案卷目录编制”章节内容，即，案卷目录式样，序号，档号、案卷题名、保管期限填写方法，总页数，备注等目录编制内容和要求。

3.2.7案卷装订。删除“不装订”，新增“以件为单位装订”。明确“以件为单位”装订的要求和式样，及其档号填写方法。

3.2.8卷盒、表格规格及其制成材料。将“卷皮规格和制成材料”修改为“卷盒规格和制成材料”，卷盒外表面规格由“305mm”修改为“310”，脊厚度未做统一规定，视需要而定。将案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格统一为“297mm×210mm”，删除了2000年版“或260mm×185mm”。

4 修订特征及建议

4.1 修订特征

从两次修订的背景过程、原则思路及内容变化等，2008年版《要求》修订体现出三个特征：一是体现“总则”特征。虽然产品类、科研类、建设类、设备类科研档案在具体整理方面还有较大差异，但2008年版《要求》将主要几种科技档案的整理做出“一般要求”，统一一般规范、标准和要求。相关单位或责任主体按照此“总则”执行，并结合本单位、本系统科技档案具体形成特点和规律，势必会提升该单位或系统科技档案的整体整理水平[7]。二是体现“时代”特征。《要求》的两次修订，都与各个时期档案工作、科技工作的时代要求密不可分，尤其是2008年版《要求》修订完成后，对过时、过细的方法和要求该删的删除，该减的减去。同时，在科技档案编排、结构、要求、整体性表达及用语规范等方面都有很大改进和完善。如科研类档案，明确增加“知识产权申报”，建设项目类档案中增加“后评估”相关内容。三是体现“实用”特征。2008年版修订后，更加体现其操作层面的实践指导性特征。如案卷封面编制全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号等组成的档号具体确定、给定、填写都做明确规定，增加“以件为单位”归档要求，专门新增“卷盒及其制成材料”，还规定档号章的盖章位置，指导性、实操性极强。

4.2 完善建议

2008年版《要求》修订实施以来，科技工作与档案工作领域又发生了巨大变化。区块链、电子技术、数字技术等先进技术的应用，以及“单轨制”的明确，都给科技档案工作提出了新要求，也需要科技档案管理规定适应这种新变化[8]。针对其修订和完善之处，建议：一是进一步规范术语定义。2008年版《要求》中规定了７种术语定义，还需要结合《档案法》《知识产权法》的最新规定，进一步修订或增加相关术语定义。建议按照新修订的《档案法》第二条第二款“档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”来规定“科学技术档案”术语及定义。二是进一步统一行文用语。档案工作标准文件应注重简洁明了。2008年版修订的《要求》明确提出“科学技术文件材料”简称“科技文件”，“科学技术档案”简称“科技档案”，在标准正文中应体现这一变化。三是进一步完善引用文件。在2008年版修订的《要求》中专门列出规范性引用文件，即“GB/T10609.3 技术制图 复制图的折叠方法”。关于科技档案案卷构成的一般要求仅列这一项标准，显然是不完整的。该《要求》正文中提出的“档号”“案卷”术语定义则引用了《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的标准定义。后期修订《要求》应将引用的文件均注明。四是进一步细化问题说明。为了增强《要求》的具体可操作性、统一性和指导性，在正文中应尽量通过“示例”“举例”等注释方式予以说明。

参考文献

[1]姚丽屏．浅谈流域水电开发企业档案分类与档号编制[J]四川档案，2012（６）：62.

[2]陆杏泉．新、老《科学技术档案案卷构成的一般要求》的异同[J]电力档案，2003（２）：18-20

[3]周希刚．对“科技文件页号编写”技术的探讨[J]中国档案，2010（１０）：66-67.

[4]朱文．档案整理方法改革的方向——简化——兼议科技档案整理新标准[J]科技档案，2012（１）：3-5

[5]朱文．科技计划项目档案整理方法改革的初步想法[J]科技档案，2014（１）：3-6.

[6]刘丽平．企业集团档案整理应进行两项改革[J]中国档案，2015（１）：55-56

[7]赵瑞芳．新疆兵团第一师农业科学研究所科技档案管理探索[J]兰台内外，2020（１６）：37-39.

[8]常建法，国测，王英玮．《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的主要内容及相關问题探讨[J]北京档案，2022（６）：21-25，43.

作者简介：米尧勇（1971—），大学学历，山东省临沂卫生学校档案馆理员，研究方向：档案管理。