规范科研院所会议费管理

张馨元

随着国家对科研经费投入比例增加，科研经费管理备受关注，而会议作为科研经费使用中不可或缺的业务活动，会议费的管理显得尤为重要。执行中央八项规定以来，科研院所除严格控制三公经费开支的情况，也需加强会议费的管理。

一、科研院所会议费管理的意义

科研院所会议费是行政与科研支出的重要组成部分，规范会议费管理、使用与报销具有重大意义：

一是贯彻落实中央八项规定、推进厉行节约、反对铺张浪费制度建设的有力措施。严格经费使用，规范开支管理，促进廉洁高效研究所建设，是中央“八项规定”的重要要求。实事求是，厉行节约，精简会议活动，切实改进会风，有效促进科研经费的高效使用。

二是落實国家关于推进科技领域简政放权、放管结合、优化服务的要求。国务院印发的《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》制度中，对科研院所的会议费管理“松绑”是贯彻落实相关制度的有力措施，加强科研经费管理的重要部分，激发科技创新活力的重要举措，精简会议费审批手续，简化报销流程，优化财务报销管理方式，切实解决“报销繁”等问题，让科研人员把更多精力放在科研工作上。

三是强化正确的价值理念。管住“钱袋子”，更深层次的是要解决价值观、风气问题。价值观出现了偏移，钱就不会花到正道上，管好会议费用是引领价值观问题的一个抓手。

二、科研院所会议费管理存在的问题

近年来，国家强调精简会议数量，会议支出却有增不减，已然成为科研院所公用经费与科研项目经费重要的组成部分。由于科研院所会议费支出具有弹性大、隐蔽性强等特点，容易钻空子出纰漏，科研院所会议费管理存在的问题主要包括以下几方面：

（一）预算编制不到位，执行监管不严格。在预算编制过程中，往往将会议费预算放入公用经费或科研业务费中，未单独列入单位预算；对于会议中的人数、次数、时间等没有进行合理预估，未将当年的会议计划全部纳入预算编制，使其会议费预算不准确。

在预算执行过程中，列支未纳入年初计划的会议费、超预算列支会议费，没有从源头上控制会议费的开支；对于未纳入年初计划或预算金额不足的项目，在执行过程中未进行预算调剂，导致会议费在预算执行中失去约束；同时，缺乏会议费预算管理监督机制，违反预算开支范围，虚报冒领会议费没有明确的惩罚和责任追究机制。

（二）会议召开形式多样，未进行分类管理。科研院所的会议形式多样，涉及面广，种类繁杂。科研院所经常召开的会议有以所务会、职代会、党务会、安全工作会、政府采购招投标会等为主的行政管理性会议，还有以科学研究、学术交流、决策咨询、成果转移转化及科研项目与经费管理等为主要内容的科研业务性会议，如学术会议、项目洽谈交流会、研究生论文开题答辩会、课题开题、中期、验收评审会等。此外，还有在我国境内举办的国际会议，如包括研讨交流会、年会、例会、座谈会、评审会、学术评审、评估会或培训班等。科研院所发生的会议由于实质内容不同，如不进行分类管理，容易造成混乱。

（三）超范围、超标准列支会议费。现阶段，科研院所举办的会议类型较多，除了制作布标，购置与会议无关的设备资产，发放文件袋、会议资料，还会发放纪念品、当地土特产等物品和礼品；有的会议不仅承担了参会人员的食宿费，还组织参会人员到名胜地区考察；有的会议超标准列支，承担参会人员住宿费标准超国家规定的各城市住宿费最高限额，还发放高额的咨询费及会议补贴。此外，在会议费中列支培训费、公务接待费、活动费等支出，用会议费组织用餐或安排宴请、旅游等，以会议费的名义由宾馆、酒店代为发放消费券、购物卡等职工福利，混淆会议费的开支范围。

（四）会议费报销不规范。问题包括：一是报销附件不齐全，在费用报销中，存在所需的票据和材料不齐全，报销附件不能对会议事项进行充分说明，无会议计划与预算审批表、会议通知及日程、实际参会人员签到表等材料；二是报销程序不完善，签字审批不到位，有的未履行事前审批制度，存在事后审批现象。有的审批手续不齐全，报销单上经办人、相关部门负责人、分管领导签字手续不全；三是报销票据不规范，有的将个人或其他单位抬头的发票放入会议费中列支，开具的发票内容与会议实际不符，或开具不能在会议费中不能列支的品目；四是报销事项填写不准确，存在参会人数、天数，标准与实际情况不符等问题。

同时，由于对会议费报销审核不严，有时会出现缺少会议通知、参会人员签到表及餐饮结算单据的情况，致使会议费存在缺少真实性和合理性问题。

三、科研院所会议费存在问题的原因

（一）内部控制执行不到位

目前很多科研院所未制定符合本单位实际情况的内部控制制度，未形成一套完整的、可操作的会议费管理内部控制体系，对会议费支出标准的范围没有明确界定，支出随意性大，超标准、超范围、超预算、超计划等一系列问题存在。缺少相关管理机制对会议费进行全过程监管，对会议召开原因、时间和地点、人数、内容、所需经费和支付渠道未进行监督审批，缺乏有效的约束机制。此外，科研院所对会议费用的审计通常发生在活动之后，由于会议费用管理的制度不完善和实施不到位，会议费报销附件不齐全，若事后审计往往对会议费事件的真实性和合理性取证较为困难，增加了审计的风险和效率，事后审计不能对违规支出进行事前干预，制约了审计在会议费管理中的作用。

（二）缺少会议费管理相关的规章制度

针对科研院所会议具有形式多样、内容繁杂、开支范围广等特点，原有的《中央和国家机关会议费管理办法》可能不适用于科研活动，这需要科研院所结合自身情况制定不同的会议费管理办法，在严格遵守中央八项规定的基础上，将行政类会议与科研类会议进行分类管理。

（三）未进行全过程预算管理

我国大部分科研院所实行“课题制”管理模式，科研人员的大部分精力投入到科学研究中，对财务管理方面的知识普遍了解较少，特别是对于会议费管理，容易造成会议预算编制过于笼统，对开支的会议费未进行合理预测，没有细化到会议费具体天数、金额等。而预算执行中没有严格按照预算批复的项目、内容、金额进行支出，导致预算在收支执行过程中缺乏约束力。项目结题验收阶段对无预算、超预算的会议费调账较多，没有从源头上对会议费进行管控。

（四）规避三公经费的控制，虚假列支会议费

目前，各单位的公务支出，特别是三公经费支出控制较为严格，致使一些科研院所为了降低三公经费开支，本应属于接待费和出国（境）费用等费用调整为会议费，未按照实际经济业务实质进行财务核算。而会议费支出与其他经费支出相比较，支出内容有较大的弹性，容易与招待费、培训费等费用混淆使用。

四、加强科研院所会议费管理的对策

（一）健全、完善会议费的管理制度，明确会议费的开支范围

会议费管理要想落到实处，必须建立健全会议费管理的各项规章制度，从制度上明确会议的类型、会议费开支范围、标准和报销管理等相关事项，从标准上减少不合理支出，从手段上强化开支预算、审批、报销等内控措施，会议全过程监管，保证科研院所各会议都按统一的标准执行，避免执行混乱、监督乏力、问责困难等情况。

会议费的开支范围包括伙食费、住宿费、其他费用（其他费用包括场地租用费、交通费、医药费、印刷费等），不得超其范围支出。针对不同类型的会议活动，确定标准，避免超标或标准过高造成浪费。明确公务接待费、培训费、活动费等管理办法，划分开支范畴，严禁在会议费中列支鲜花及水果、制作背景板、纪念品、礼品、消费卡等费用。文件执行过程中要根据单位实际情况不断修改、补充、完善会议费规章制度。

（二）合理编制会议费预算，加强预算执行管理

办会部门应据会议地点、时间、参会人数及支出需求等编制下一年度会议费计划与预算，对于科研项目支出预算应细化到会议费科目，详细列明拟召开会议的类型、名称、时间、地点、期限、会议费开支范围等。在会议费实际发生时严格按照预算科目与金额执行，严禁列支未预算或超预算的项目。

业务归口管理部门应该充分发挥会议费用管理职能，有力防止会议费预算流于形式。指导和监督办会部门从预算审查、流程控制到预算调整等对会议费进行事前审批，对事项的真实性、合理性、合规性进行审核；密切关注各会议费的执行进度，及时找到预算执行过程中的偏差及存在的问题，定期通报公示预算执行情况。加大预算评价奖惩力度，调动会议费预算管理的积极性，有效促進会议费的良性管理。

财务部门对预算编制与执行严格把关，加强财务人员的责任监督，明确财务人员的主体责任。强化预算编制细化至明细科目，在报销时对会议费进行严格审核，不符合规定、超支预算的支出不予报销。

（三）规范会议费报销流程，创新财务审核手段

制定会议费报销流程，简化报账手续，按照流程办事，确保原始单据齐全。财务人员加强会议支出的审核把关，联合财务票据、会议通知及日程、签到表、会议审批表等进行真实性、合理性审查，重点关注是否有未列入年度会议和预算、超预算、超标准、超范围开支会议费的问题，对于附件不全，不合理的支出不予报销。

加强会议费用审批的流程控制，采用表格等形式逐一列出会议费的范围和标准，有利于经办人员比较和执行，也便于财务人员报销审核，全面提高会议费用报销的工作效率。

通过网上报销、银企直连等方式，与银行系统连接，有效查询公务卡支付记录，确保会议费开支金额的准确性，与各地税务系统连接，自动验证发票真伪，规范会议费票据管理，杜绝虚报、冒领手段骗取会议费。充分运用大数据和信息技术手段，对会议费的支出标准、涉及敏感报销内容等重要风险进行监管，实时监控预警，提醒可能发生的不合规支出，及时进行检查整改。

（四）强化会议费管理意识，加大会议费的培训宣传力度

因会议费报销管理较为严格，常为审计监督的重点，在单位内部应加大制度宣讲力度，加强对违纪违规案例的警示教育，让会议组织者、科研财务助理等了解会议支出的管理流程，将会议费管理办法中涉及的规章制度、报销附件、标准、注意事项等汇编成册，在单位管理网站或宣传栏内供大家查阅。同时，也应不定期召开宣传会、研讨会、培训会，充分利用信息化交流平台，及时发布会议费管理办法和报销规定，让会议举办者知晓会议召开的各种手续，支出的定额标准，报销的具体要求等规定。着力解决职工对会议费认识片面、报销困难等问题。

定期组织财务人员学习最新的财经法规及报销制度也是必要手段。依照最新的会议费制度更新会议费报销流程，规范会议费财务核算，加强财务人员培训教育，提升专业能力和专业素养。

（五）强化监督机制，增强管理效能

从源头上加强会议费的监督管理是推进厉行节约，从根本上预防违纪违规行为的有力措施，如果没有监督管理，所有的制度和规定将流于形式。首先，应加强财务会计监督，更好发挥财会监督作用。有效推动会议费的公务与专项项目监督、线上报销与线下单据审核监督、事前事中事后监督相结合，切实有效防范化解会议费存在的风险隐患。

其次，进一步加强单位内部和中介机构监督，一方面，开展会议费专项审计，对会议的资金管理使用、会议的真实性合理性起到监督作用。对审计中发现的倾向性、苗头性问题，要做到及时整改、防范风险；另一方面加大惩处力度和警示教育，对于会议费中的违规违纪行为，应严肃问责追责。同时应加强违纪违规案例的宣传，带动科研人员增强纪律规矩意识，知敬畏、存戒惧、守底线，筑牢拒腐防变的作风“防火墙”。

再次，发挥公众监督作用，设立会议公示专栏，定期公示会议费的开支情况，让会议接受广大群众监督，让权利在阳光下行使，预防腐败行为发生。

结语：

加强科研院所的会议费管理，有利于肃清奢靡之风，端正科研作风。科研院所会议费的管理是系统化、精细化的工作，需要各部门高度重视协同合作，切实将会议费使用好、管理好。通过一系列的改进措施，进一步改善科研院所工作作风，规范会议费管理，精简会议、节约资金、改进会议作风，提高会议的质量和效率，为科研院所的可持续发展保驾护航。

（作者单位：中国科学院昆明植物研究所）