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从内部控制的角度看“存货”科目的运用

2016-01-29吴利红

会计之友 2016年3期
关键词:列支固定资产存货

吴利红

【摘 要】 现行《事业单位会计制度》和《行政单位会计制度》与旧制度相比,存在很大的差异。这些差异,适应了行政事业会计实务中出现的新情况,体现了财政部对行政事业单位财产、收支管理等方面的要求。但由于实施时间不长,对各单位的会计工作人员来说,准确把握制度实质并在实务中灵活运用还存在一些困惑。文章结合《行政事业单位内部控制规范(试行)》中的相关要求,论述如何准确理解和正确使用“存货”科目,以完善单位实物资产的内部控制。

【关键词】 固定资产; 存货; 列支

中图分类号:F230  文献标识码:A  文章编号:1004-5937(2016)03-0050-02

一、行政事业单位实物资产的会计处理方法

行政事业单位(以下简称“单位”)对于取得的实物资产,其会计处理不外乎以下三种:

(一)确认为固定资产

行政事业单位多项会计规范中明确规定:固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1 000元以上(其中:专用设备单位价值在1 500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产;单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理。

满足上述条件的实物资产,单位应将其确认为固定资产。单位将为每一项固定资产逐一设置“固定资产卡片”,并对其购入、领用、盘存、折旧、报废等情况进行严格审批、登记和管理。

(二)直接列支

不符合固定资产确认条件的实物资产,一种简便的做法就是在购买时将其直接列支。这意味着它们不进入资产负债表,其库存未领用部分相应成为账外资产。与固定资产的严格管理相反,单位对这部分资产不再进行任何后续管理。即买即用的办公用品一般应采用该处理方法。

(三)确认为存货

不符合固定资产确认条件的实物资产,单位也可能将它们计入“存货”科目,在购入时增加其账面价值,领用时减少其账面价值。存货明细账采用“数量金额式”,逐笔记录存货的“收发存”情况,并定期盘点,及时查明账实不符的原因并进行相应的处理。

二、两种极端的做法

就行政事业单位而言,“存货”科目相对“年幼”(出现在会计制度中不超过三年),更由于其没有明确的确认标准,存货与可以直接列支的办公用品划分界线模糊,导致单位会计人员并不能准确运用该科目。常见两种极端的做法如下:

(一)不设置“存货”科目

不设置“存货”科目,意味着单位的实物资产如果不能满足固定资产的确认条件,就被直接列支。会计人员可以免除“存货”账簿记账之苦,实物资产购入、使用等经办人员也可以免除保护资产安全完整之责任,“皆大欢喜”。会计人员提出这种做法的依据:办公用品可以直接列支。

但是,这种做法意味着:大量不符合固定资产确认标准的实物资产成为账外资产。管理上的缺陷必然导致财政资金使用的不效率:重复购买造成材料物资的大量积压,材料物资的随意堆放导致霉烂变质,滋生舞弊导致国有资产流失。从某种意义上来说,这也是长期以来行政事业单位“重收支、轻资产”思想的实践表现。

(二)滥用“存货”科目

不设置“存货”科目的危害不言而喻。为加强对实物资产的管理,有些单位则采取了另一个极端的做法:所有的实物资产,如果不被确认为固定资产,就计入存货。这意味着单位所有的实物资产,都需要经过“收、发、存”的过程,从而导致了另一个问题——管理成本畸高,财务人员抱怨报账、记账工作繁重,工作人员抱怨领用手续繁琐。在人员编制紧张的单位,矛盾尤其突出。

三、关于投影仪灯泡的案例

那么,到底哪些实物资产应计入“存货”科目,哪些又可以直接列支呢?实务的问题,只有通过实务本身才能找到答案。

(一)案例说明

例1:某高校,共有教室300间,每间教室均配置投影仪一台,固定于房顶。学校每年购入(报废)投影仪灯泡约500~800个,为保证教学的正常运行,教学设备管理科库存灯泡数量通常有50~100个,单价约500元。

例2:某县财政局,共有投影仪2台,财政局或各职能科室如有会议等临时需求,可以借用。一般情况下,全局仅有备用灯泡1个(单价约500元),报废1个后方能购置1个。

请问,上述两个单位的投影仪灯泡应该如何进行会计处理?

(二)案例分析

1.是否应计入“固定资产”科目

实务中,有会计人员提出,某高校的投影仪灯泡,虽然单价不能达到固定资产标准,但是由于一次大批量购入,应当计入固定资产。

这种提法遭到了大多数会计人员的反对:投影仪灯泡属于低值易耗品,不符合固定资产的特征,即使其单价超过了固定资产标准,也不应确认为固定资产。

2.是否应计入“存货”科目

对于上述某高校,每年耗用的投影仪灯泡价值数十万,库存灯泡价值数万元。如果将其直接列支,在采购、领用、库管、报废等各个业务环节,都有可能出现内部舞弊。因此,完全有必要将它们计入“存货”科目,对其数量采用永续盘存制,并以账面记录为依据,进行严格的实物管理。

那么,某财政局的投影仪灯泡是否也应计入存货?笔者认为,可以简化其会计处理,在购入灯泡时直接列支,而无需为其专设存货账。理由有两个:一是管理简便,出错概率低。库存仅有一个,报废后每次购买一个,管理环节简单,出现内部舞弊的风险较小。二是金额不重大。即使出现工作人员的舞弊,损失也就是一个灯泡,数百元而已。

四、正确使用“存货”科目,完善实物资产内部控制

内部控制的最高目标是提高公共资金的使用效率,会计处理也应该符合此要求。不符合固定资产确认条件的实物资产,是否计入存货,应该视单位的管理需要而定。会计人员应按照重要性原则,比较管理效益和管理成本,作出正确的决策。

(一)重要性原则的应用

1.重要的物资,应计入“存货”科目

对于那些重要的实物资产,应将其计入“存货”科目,相应的明细账应采用“数量金额式”,全程监督其购入、领用、报废的过程。同时,应建立定期盘点制度,及时发现管理中可能存在的错误和舞弊,查明原因并采用恰当的管理措施。在重要领导或保管人员更换时,还应当进行不定期清查。

2.不重要的物资,可以直接列支,但仍需采取替代控制手段

随买随用的办公用品,比如单位日常使用的文具等,通常单价较低、领用频繁,基于成本效益原则,一般不宜计入“存货”科目,而应直接列支。从某种意义上说,这部分资产由于不进入资产负债表,发生错弊的可能性较“固定资产”和“存货”更大。

这一流程可能出现的风险有:(1)预算环节:可能所买非所需;(2)采购环节:可能有人虚开发票(包括数量和金额);(3)领用环节:可能有人将其用于个人或家庭消费甚至虚领变卖;(4)保管环节:物资积压,重复购买。

因此,直接列支并不意味着放任不管。针对上述风险,单位应采取恰当的控制措施:(1)采购前,应向各使用部门征求意见,保证所购符合单位实际需求;(2)使用公务卡或支票,避免现金结算,购买经办人最好两人或两人以上;(3)设立办公用品备查簿,领用时必须本人签字;(4)保管人员更换时,应移交库存物资并办理相应手续;等等。另外需要注意的是,在岗位职能分工上,采购与使用、采购与保管、使用与保管都是不相容岗位,应由不同职工担任。

3.重要性的判断

哪些物资是重要的,哪些物资是不重要的,单位应根据自己实际情况而定,一般从风险出现的可能性和可能损失金额大小两个方面来确定。

就风险出现的可能性来说,通用物资比专用物资更容易被偷盗挪用。首先,通用物资容易变现,较易出现内部偷盗行为;而那些不容易变现的物资,发生内部舞弊的可能性较小,管理上相对不重要。其次,那些能够为个人或家庭消费所用的物资,发生内部舞弊的概率更大;而那些业务专用物资,对个人或家庭的日常生活没有帮助,发生内部舞弊的概率就低得多,管理上相对不重要。

就金额大小来说,不同的单位有不同的标准,单位根据自身的管理需要制定合适的标准,一般来说,业务收支规模越大的单位,其标准就应该越高。标准的制定,需要会计人员的职业判断,并报单位领导办公会批准,必要的时候可以参考审计部门的意见。标准一经制定,不得随意变更,且应严格执行。

(二)成本效益原则的考虑

这里的成本,主要指的是实物资产的管理成本。很明显,严格的管理需要较高的成本,但也能更加保证单位资产的安全完整;宽松的管理,成本较低,但资产的安全完整不容易得到保障。一般来说,人员比较富余的单位,可以采用较严格的管理措施,将更多的物资列入“存货”,因为这样并不会显著增加管理成本;而人员编制紧张的单位,可以将更多的物资直接列支,避免增加单位职工低效率工作的工作量。

【参考文献】

[1] 周慧,郑彩凤.基于现金流视角的存货内部控制探讨[J].财会通讯,2012(1):112-113.

[2] 滕明明.连锁零售企业存货内部控制指标的构建[J].会计之友,2012(10下):50-53.

[3] 林世权,甘卓霞,谭如潮,等.企业存货内部控制研究[J].经济研究参考,2008(53):42-48.

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