浅谈如何做好县级档案馆档案开放工作

文·范苗苗

2022年8月1日起执行的《国家档案馆档案开放办法》中规定，自形成之日起满二十五年的国家档案馆的档案，经开放审核后无需限制利用的应当及时向社会开放。同时，也明确了县级以上地方档案主管部门应当协调建立本地区馆藏档案开放审核协同机制的主体责任。县级档案馆应依据《国家档案馆档案开放办法》，进一步完善档案开放审核工作，确保馆藏档案规范、及时、安全地向社会开放。

一、县级档案馆开放审核工作的现状

（一）开放审核人员与日趋增多的档案开放审核数量相比相对减少

《国家档案馆档案开放办法》依据《中华人民共和国档案法》的要求，将县级以上各级档案馆的档案向社会开放的期限缩短至25年，使得需要开放审核的档案数量骤然增加，但县级档案馆的人员编制不能随之迅速增加，因而与档案开放审核数量相比，档案开放审核人员无疑是相对减少了。人员的不足，直接影响到了县级档案馆档案开放审核工作的进度，甚至是质量。

（二）对档案开放依然抱有谨慎小心的态度致使档案开放数量相对较少

《国家档案馆档案开放办法》虽然已明确了档案开放的主体和范围，但是县级档案馆人员由于对档案的内容以及涉及到的背景、事件、意义、价值等把握不准，因此对档案开放一直秉持谨慎小心的态度，能不开放的就不开放，处于两可之间的也多以不开放为主，以此来规避不可控的各种问题发生，致使目前对外开放的档案主要集中在经济、文化等方面，远不能满足群众利用档案的需求。

（三）档案开放审核标准不具体导致档案开放审核不具标准化和规范性

县级档案馆目前进行档案开放审核依据的《国家档案馆档案开放办法》以及《政府信息公开条例》，都只规定了档案开放的主体、范围、程序、办法，但是没有馆藏档案开放审核的具体执行标准，在具体开放审核工作中缺乏参照性，县级档案馆无法依据此规定制定出符合实际的具体开放审核标准制度，故而开放审核人员一直以来只能凭借掌握的理论、自身的经验和内部的约定等进行自主或协商把控开放档案的范围，缺乏档案开放审核的标准化和规范性。

（四）县级档案馆的馆藏档案构成限制档案按期开放的数量

《国家档案馆档案开放办法》规定，涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益和个人隐私等内容控制使用或者延期向社会公开。县级档案馆的馆藏档案主体是党政机关的内部文件以及婚姻登记、公证、林权等专业档案，这些档案因涉及上级发文、单位核心事务、个人隐私、商业秘密等可以不予公开，而开放审核后可以提前向社会开放的经济、教育、科技、文化的档案在县级档案馆保存很少，这就导致县级档案馆馆藏档案中能按期开放的档案少，而延期公开或不能公开的档案多。

（五）档案形成单位或者移交单位对档案开放审核的不配合导致档案开放工作进展不顺

2021年1月1日起施行的《档案法》出台前，县级档案的鉴定划控工作通常是由档案馆进行初步审核，然后向档案移交单位征求意见，得到回复基本都是“同意”“无意见”，档案开放工作主要依靠档案馆进行，各移交单位的参与度极低。《国家档案馆档案开放办法》的出台，明确规定了“国家档案馆牵头，档案形成单位或者移交单位参与，双方共同负责馆藏档案开放审核”的档案开放程序和方式，并在“保障和监督”条款规定了“档案形成单位或者移交单位应当为国家档案馆开展档案开放工作提供便利，对应当共同负责的档案开放审核工作，不得拒绝、推诿、敷衍、拖延。无正当理由拒不履行档案开放审核职责的，由档案主管部门责令限期改正。”但是当县级档案馆组织各单位开展档案开放审核时，由于档案员接触档案开放审核工作时间短，缺少开展此项工作的经验，对于档案开放的审核把关畏手畏脚，致使审核后可开放的档案数量极为有限，不仅影响了档案开放工作的顺利开展，也违背了《国家档案馆档案开放办法》颁布实施的初衷。

二、做好县级馆藏档案开放工作的有效举措

（一）加强档案开放工作的组织领导，明确各方的职责任务

县级档案馆要以《国家档案馆档案开放办法》为依据，建立以档案馆为主体、档案形成或移交单位共同参与的工作机制。成立人员相对固定的档案开放审核工作小组负责初审和复审，班子成员和行业专家组成档案开放审核工作委员会进行终审，共同确定开放档案的范围，并及时向社会公布。同时，制定切实可行的岗位责任制和监督考核机制，将档案开放审核工作的落实情况加入到档案形成单位或移交单位的考核机制中，促使档案开放审核人员各司其职、各负其责，确保档案开放审核工作落到实处。

（二）强化档案开放审核工作综合人才队伍建设

《国家档案馆档案开放办法》既然已经明确了档案开放审核工作由档案馆会同档案形成单位或档案移交单位共同参与，这就需要档案形成单位或移交单位培养出自己的档案审核人才，以承担其本部门的档案开放审核任务。县级档案馆作为档案开放工作的主体责任人，不仅要培养档案馆内的档案开放审核专家，还要加强对档案形成单位或移交单位开放审核人员的教育培训，并指导其在年度档案归档时有效开展档案开放审核工作。同时，要吸收各行业、各领域的专家参与档案开放审核工作，组成档案开放审核工作专家库，稳定巩固档案开放审核人才队伍。

（三）在档案整理目录中增设开放选项，让归档与审核同步进行

档案立卷归档是在次年年初整理上年度的档案，此时由于档案形成时间短，档案形成部门、责任科室对档案内容熟悉，比较容易把握档案开放与否的属性，故建议档案形成单位在立卷归档时同时开展档案开放审核工作，在目录中填写开放与否的审核意见，及时解决掉增量档案的开放审核任务，规避存量档案到达开放年限后集中审核鉴定因时间跨度大、人员变动大、政策变化大等给开放审核工作带来的难度。

（四）完善档案开放敏感词汇库建设，借助人工智能助推档案开放工作

县档案馆要根据《档案法》及《国家档案馆档案开放办法》等规定，结合馆藏实际情况逐步建立、完善档案开放敏感词汇库，敏感词汇内容要尽量涵盖馆藏档案的内容，确保将不适宜开放的涉及国家安全、个人隐私等内容的词汇包含其中，并根据经济社会发展变化不断扩充、更新词库内容。敏感词汇库建立后要积极运用信息技术辅助档案开放审核工作，比如利用OCR识别技术，解析档案原文，从档案的题名、来源、关键词、密级等多角度进行分析判断，加快开放档案的筛选速度，之后再依据具体情况由人工进行普查或抽查审核把关，确保开放档案既迅速又准确。

总之，档案开放是一项政治性、政策性很强的工作，需要县级档案馆与档案形成单位或移交单位共同努力，积极探索适合新时代的档案开放审核理论和方法，让档案开放工作更好地为社会服务。