水利档案管理信息化构建的思考分析

王子静

摘要：在数字化时代，信息化建设成为各行业的发展方向，水利档案管理信息化建设能够推动水利档案管理的高效化与无纸化发展，实现水利档案共享性的提升，为水利工程相关工作的落实提供参考。但是，当前部分水利档案管理人员对信息化建设的必要性认知不明，使得信息化建设受阻。对此，本文将先对必要性进行分析，了解数字化时代水利档案管理信息化建设的价值，再分析主要问题与优化路径，把握水利档案管理信息化建设的构建要点，实现水利档案管理信息化建设质量的提升。

关键词：水利；档案管理；信息化

水利档案作为水利工程立项到验收运行阶段全部数据的集合，包含大量图纸、报告以及工作记录等文件资料，而水利档案管理是保障文件资料采集整理准确性与利用高效性的关键，对水利工程稳定运行与发展具有重要影响。伴随着水利工程复杂性的提升，水利档案管理信息化建设成为必然。对此，本文将对水利档案管理信息化建设进行分析，探寻信息化建设在水利档案管理中的必要性、主要问题以及优化路径，把握水利档案管理信息化建设的整体框架，实现水利档案管理信息化建设的高质量落实。

1 水利档案管理信息化构建的必要性

1.1 水利档案的特点

在水利工程评价中，档案管理质量是评定的重要因素之一，完整真实的水利档案能够准确呈现水利工程全过程，为水利工程评价提供数据参考。水利档案与水利工程建设具有较强的一致性特征，使其具有复杂性、易变性、成套性以及差异性的特点，具体表现为：

一是差异性。差异性主要表现在周期差异性层面。受规模的影响，水利工程建设周期存在差异，一般而言，小型工程的时间跨度较短，设计历史短，而中大型工程周期在数月到几年不等，大型工程可长达几十年或几年不等。由此可见，水利工程的周期差异较大，与此同时，档案生成也具有周期性差异[1]。

二是成套性。水利工程从建议书到评价阶段会产生系列复杂档案资料，且档案多为各阶段的原始记录，是后续工程落实的基础，成套档案数据直接对等水利工程的各阶段，形成完成建设过程，是定位文件内容的关键。

三是复杂性与易变性。水利工程档案资料分散于项目法人单位、监理单位、建设单位以及施工单位等参与方中，且各单位对档案管理的要求有所差异，使得水利工程档案存储环境较为复杂，此外，水利工程还会受到技术、施工环境、资金以及政策等多项因素的影响，进而使得水利档案具有较高的易变性与复杂性。

1.2 信息化构建的价值

由于水利档案具有差异性、复杂性、易变性以及成套性等方面特征，以传统纸质档案为原点的档案管理方式，面临数据采集难度高、存储空间占用大、成本耗费高以及丢失难恢复等情况，影响水利档案管理成效。而水利档案管理信息化建设，能够有效提升水利档案收录、汇集等环节的规范性，提高档案信息查询的便捷性，提升水利档案利用有效性的提升，此外，信息化建设还能借助信息化平台实现档案文件的数字化管理，降低文件资料借阅阶段丢失问题与损耗问题的发生率，保障水利档案的完整性与安全性。

2 水利檔案管理信息化构建的主要问题

在信息化建设逐步推进的背景下，水利档案信息化构建取得了一定成绩，提高了水利档案数据传输的高效性，为水利档案采集、存储、查询以及调动便捷性的提升，提供了重要支持。但是，在水利档案管理信息化构建的践行阶段，仍存在整体性不足、相关控制制度缺失等情况，影响水利档案管理信息化构建的价值实现，具体表现如下述。

2.1 整体性不足

当前，各区域水利档案信息化构建程度差异明显，部门合力与地方联动程度不足，各水利单位或水利工程搭建了独有的信息系统，数据信息分散度高，使得水利档案管理信息化构建的整体性不足。再加之统一性建设标准有待完善，且各信息系统的互动性与互联性不足，水利工程各项信息并未得到有效融合，影响水利档案管理信息化构建的实际效用[2]。

2.2 安全性偏低

在信息化构建下，水利档案的存储方式变化，档案资料丢失与损耗的风险降低，但是，仍面临新的安全隐患，具体表现在信息泄露、黑客攻击以及信息篡改等方面。水利档案作为国家资源之一，档案系统一旦被不法分子攻破，出现信息篡改或系统瘫痪问题，将对水利档案的有效运用产生严重影响。

2.3 意识不足

在信息化构建推行阶段，部分人员对档案管理的认知不足，将工作重心放置于水利工程进度管理与质量管理层面，使得水利档案管理工作处于边缘状态。在档案管理实践阶段，部分工作人员将档案管理工作局限于文件看守层面，工作重点放置于采集与存储上，使得水利档案数据的利用率不足。此外，部分工作人员会将档案资料收集与整理工作放置于工程建设后期，增加了档案资料的丢失风险。此外，在意识不足的影响下，部分水利档案管理工作缺乏必要的设备支持，影响档案管理工作效率的同时，对信息化构建亦产生了不良影响[3]。

2.4 人员缺失

在传统档案管理工作中，档案管理人员多以手工操作的方式，完成档案采集与整理工作，在信息化构建背景下，信息化平台成为档案管理工作落实的主要依托，工作模式发生转变，相较而言，对档案管理人员的档案价值分析与利用管控能力提出新要求。但是，在信息化档案管理阶段，水利工程档案管理人员多由临时抽调人员构成，专业知识能力偏低，再加之培养机制有待完善，使得档案管理人员缺乏成长空间，对信息化平台的有效运用产生影响。

2.5 制度缺失

在信息化构建影响下，档案管理的载体、内容以及形式发生变化，制度也应随之优化改进，以保障信息化下档案管理工作执行质量。但是，部分水利单位并未结合信息化构建需要，调整相关制度，使得信息化档案管理工作缺乏约束与控制，特别是在针对性监督机制与管理机制缺失的情况下，信息化档案管理工作的实施质量不够理想。

3 水利档案管理信息化构建的优化路径

由上可知，在水利档案管理信息化构建阶段，常见问题主要表现在整体性不足、人才缺失、意识不足以及安全性不足等多方面，针对此，在优化完善水利档案管理信息化构建阶段，应当注意下述内容。

3.1 重视档案对接接口开发，推动档案管理整体性提升

针对水利档案信息化构建整体性不足的问题，应当重视对接接口开发与统一性管理标准的构建，以推动水利档案信息化构建整体性的提升，实现水利数据信息的高质量传输与利用。具体应当注意：

一是对接接口开发。在构建水利信息化档案管理平台时，应当落实接口开发，保证各水利工程信息化档案管理系统能够互联性的提升，并优化升级功能，保证水利档案信息化管理平台与其他系统平台对接的顺畅性，实现水利工程档案的整体性发展；

二是统一管理标准。标准是提升水利档案信息化管理的保障与前提，通过构建统一化标准，保证各类水利工程档案数据管理形式与内容的统一，为数据资源的互通提供基础保障，推动水利档案数据完整性提升的同时，还能提高各类水利档案数据查阅便捷性与利用高效性的提升。一般而言，统一性管理标准涉及档案管理的流程、档案存储方式、方案分类以及档案内容格式等[4]。

3.2 优化安全保障体系，提高水利档案信息化管理安全性

针对水利档案信息化构建安全管控失当的问题，应当重视网络安全体系与安全追溯体系等方面的构建，提升安全管理质量，保障水利档案数据安全性。具体应当注意：

一是安全追溯体系。在信息化管理平台内，搭建安全追溯功能，能够及时对档案安全隐患做出反应，展开预警工作，提升安全管理及时性的同时，还能缩减安全管理成本。在此过程中，应当注意：首先，风险预设。档案管理人员应当结合档案管理工作实况，对档案管理工作的各项风险进行预测，并将各风险点录入安全追溯体系中，保证风险识别的及时性；其次，风险处理。档案管理人员应当预设风险处理方案，用以提升风险处理的有效性。

二是网络安全体系。网络安全体系构建的重点在于密码管理、系统环境管理、网络传输管理以及安全管理等多方面内容，网络安全体系的完备性直接影响信息化平台的稳定运行。对此，应当注意：首先，运行测试。运行测试的重点在于分析与测试档案管理过程的漏洞与风险，识别不规范操作，降低档案信息泄露的可能；其次，分级管理。在水利档案管理阶段，应当对水利档案数据的重要性进行判断，并落实分级保护与管理，用以降低重要资料数据的丢失可能，保障安全管理质量。一般而言，重要文件包含专利、机密数据等，加密处理则是保护的重要方式之一。

三是异地备份机制。在档案信息化管理时，若受到黑客攻击，会导致档案丢失等风险出现，虽能够借助技术手段，恢复部分数据，但仍对档案数据的完整性与精确性产生影响。对此，在构建信息化管理时，应当重视异地备份机制的构建，将水利档案数据异地保存，若发生文件丢失问题，可借助异地备份文件进行填充，保障水利档案数据的完整性[5]。

3.3 优化培训宣传机制，提升档案管理认知与能力

针对意识不足与人员缺失等问题，应当重视培训制度与宣传制度的优化，用以提升工作人员的档案管理人员与技术能力，实现档案信息化管理质量的提升，具体应当注意：

一是宣传制度。针对水利档案管理工作的宣传，应当重视线上与线下宣传工作的落实，增强信息宣传效果，达到提升整体认知的目标。具体表现为：首先，线下宣传。水利工程单位应当重视线下宣传标语的设置与专项会议的落实，用以提升水利工程参与方的档案认知，为档案数据资料的采集提供方便，降低数据采集汇总的难度；其次，线上宣传。应当重视現代热门社交平台的运用，借助抖音、今日头条等平台，宣传水利档案管理价值与信息化建设要点等知识内容，提升宣传覆盖面，实现档案管理人员与领导层意识认知的加强，奠定水利档案信息化建设的意识基础。

二是培训制度。针对人员能力不足的情况，应当重视培训制度的完善，借此提高工作人员的专业能力水平，实现水利档案信息化管理构建质量的提升，具体应当注意：首先，管理流程培训。应当严格依照信息化管理流程与内容展开指导培训，用以提升档案管理人员的平台操作能力，降低不规范操作的出现率；其次，管理能力培训。在信息化构建下，档案管理工作重点在于“管理”与“利用”等方面，对此，应当重点培养工作人员的档案分析能力与档案利用能力，以实现信息化平台价值的实现，带动档案管理工作模式的优化转型；最后，外派培训。在必要情况下，派遣工作人员外出学习，了解先进档案信息化管理模式与技术，提高工作人员的综合能力，为档案信息化管理的升级优化提供支持。

3.4 完善信息化管理制度，推动档案管理的规范发展

针对制度缺失的问题，应当重视信息化管理制度的完善，为档案信息化管理的规范化落实，提供约束与保障，具体应当注意：

一是责任机制调整。在责任机制调整阶段，应当以档案信息化管理工作流程，对各档案管理人员的职责内容进行划分，具体表现为档案数据采集、档案数据汇总分析、档案数据利用管理以及档案数据安全管理等方面，通过将管理工作职责划分到个人的方式，推动档案信息化管理工作的有效落实。

二是监督机制。借助监督机制，对档案信息化管理人员的平台操作行为等进行监督管控，用以提升平台操作质量，降低质量风险。此外，还可以借助监督机制，对档案验收进行控制，对归档文件进行核对检查，进一步降低档案文件的疏漏问题，实现管理档案资料文件准确性的提升。

三是设备管控机制。在水利档案信息化管理中，设备运行质量直接影响文件资料信息的数据化程度，对此，应当重视设备管控机制的构建，保障各类设备的稳定运行，降低数据丢失等风险。

4 结语

综上所述，水利档案具有复杂性、易变性、成套性以及差异性等特征，在水利工程发展的影响下，传统水利档案管理模式难以适应水利档案特点，增加了档案文件全面性不足与利用率偏低等风险，而信息化构建，转变了水利档案管理模式，能够规避传统水利档案管理模式弊端，推动档案利用率提升。但是，在现行信息化构建阶段，仍存在整体性不足、安全性不足等问题，影响档案信息化构建的质量。对此，应当重视档案对接接口开发、培训宣传机制以及信息化管理制度等方面的优化，推动水利档案信息化管理的优化改进，实现信息化管理成效提升。

参考文献

[1] 田侦.水利档案管理信息化建设研究[J].兰台内外，2022（10）：7-9.

[2] 李永萍.水利工程档案管理信息化建设的现状和优化措施[J].内蒙古统计，2022（1）：54-55.

[3] 庄志凤.水利工程档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究[J].兰台内外，2022（3）：56-58.

[4] 解枫赞，韦黎.水利工程档案信息化管理模式思考[J].河南建材，2022（1）：156-158.

[5] 庄志凤，陈祥利.水利工程档案管理的信息化建设的思考[J].砖瓦世界，2022（17）：82-84.