数字化档案管理的应用与发展趋向分析

文/陈 悦

随着经济的飞速发展，各行各业的各类档案内容都趋于复杂化，档案中的信息处理也趋于困难化，这不仅加大了档案信息储存的难度，也增加了相关工作人员的工作量和工作负担，但数字化档案管理成为了解决这一现实情况的最优解。本文主要以数字化档案管理为研究对象，通过对数字化档案管理的概念解释，定义数字化档案管理的含义，详细地分析并阐释了数字化档案管理的优势，并进一步分析了数字化档案管理的具体实际应用，并对数字化档案管理的发展趋势进行了相应的展望

一、数字化档案管理的含义

数字化档案是一种伴随着新的信息技术的出现与发展诞生的新型档案信息形态，数字化档案需要多种信息技术的共同作用，其中包括计算机技术、OCR技术、多媒体技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、存储技术。这种方式在依托信息技术的前提下，将存在于各种载体的档案资料、信息、数据进行数字化处理、储存，并且由于互联网的相互连接还可以实现档案资料的相互传输与流动，实现资源的共享，增强了信息数据的使用率。以数字化的形式存储的资料可以通过计算机系统实现管理，能够按照相应的规律对数据与信息进行归类和整合，构建起有规律的完善档案信息库，为档案数据与信息的管理与共享提供基础。

二、数字化档案管理的优势

相较于传统的档案管理而言，数字化档案管理具有其难以企及的优势，能够优化档案归档管理程序、降低档案管理成本、优化档案资料的检索查询、有助于档案资料的及时更新，为行业的发展提供数据支持，为社会提供更加优质的服务，促进我国产业与经济的发展。

1.优化档案归档管理程序

随着我国跨入信息技术时代，档案管理的资料与数据呈爆炸式增长，由于信息量的飞速增加，导致档案管理工作量不断加大，工作难度也不断增强，加重了档案管理人员的工作负荷，影响了档案管理工作的顺利开展。数字化档案管理模式之下，对于资料的收集能够更加便捷与快速，极大地减少了档案信息资料归档的步骤与程序，提升了档案信息数据的归档效率。此外，通过互联网跨地域的便捷快速的传输方式，可以对档案数据资料进行远程的归档工作，极大地提高了档案资料的归档效率，减轻了工作人员的工作量与工作难度，使档案管理工作顺利开展。

2.降低档案管理成本

传统的档案管理以纸质档案为主要载体，这种方式相对较为粗放，且档案资料对纸张和人力的消耗无疑是十分巨大的。大量的纸质资料需要巨大的空间进行存储，由于纸质资料的脆弱性就需要工作人员极其细心地对纸质档案加以保护，这无疑会增加档案管理的经济和人力成本。通过对档案实现数字化，依托计算机系统进行管理，资料的存储载体变成了硬盘或者是网络，能够最大程度地节省档案资料存储空间和人力资源，极大地减少了档案管理的成本。

3.优化档案资料的检索查询

传统的档案管理方式下，由于档案资料数量大、内容多，且纸质资料较为脆弱，对档案资料的查询就需要档案管理工作开始就要根据档案内容建立完善的目录，且通过工作人员对档案的整理，以保障档案资料顺序与档案目录顺序保持一致，这就加大了档案管理人员的工作量。但在数字化档案管理模式之下，可以通过互联网和计算机实现对资料的精准查阅，降低了资料查阅的困难程度，减少了工作人员的工作量，同时还有利于通过互联网实现对档案资料数据的交流与互享，能够有效地提高档案资料的利用效率。

4.有助于档案资料的及时更新

数字化的档案管理不仅能够有效地加强对档案的管理，促进档案管理工作的顺利开展，实现对资料数据的及时归纳与整理，并且通过计算机能够实现对数据资料的及时修改与上传，能够在最大程度上保障档案资料的及时更新，极大提升档案资料的时效性。

三、数字化档案管理的应用措施

由于数字化档案管理起步较晚，目前的发展程度难以与社会需求相适应，从整体而言还没有建立起一套相对完整、全面的数字化档案管理体系，也没有形成相配套的辅助数字化档案工作开展的机制。究其根本，是一些行业和一些档案管理人员没有意识到数字化档案管理的重要性及其在社会经济发展中所能发挥的积极作用，没有将数字化贯穿档案管理的始终，没有实现档案管理的全环节的全面数字化。因此要加强档案数字化管理，需要采取以下措施：

1.完善数字化平台基础建设

要保障数字化技术真正落实到档案管理事业中，就需要建立起完善的数字化平台。数字化平台的建立能够加强数字化档案管理的每个环节之间的联系，协调各个环节的工作，促使这些环节在统一的流程下实现档案管理工作的顺利开展。作为档案管理工作人员，应当加强自身对信息技术的掌握，善于利用数字化手段对档案信息资料进行收集，提升时效性的同时还要确保信息资料的精确性，要避免失真信息进入档案资料数据库造成不良影响。此外，针对档案管理的一些关键性环节也要落实并且推广数字化管理手段，提高档案资料信息的精确性，为经济发展和社会进步提供更加优质的数据支撑。

2.档案信息安全认证

由于数字化档案管理是以互联网作为资料搜集与存储、交流的基础平台，网络的公共性和开放性就导致网络安全问题日益凸显，因此就需要设置信息安全认证。尽管档案信息有一部分可以面向公众开放，但有些档案资料的核心内容需要进行保密，要依托技术手段实现对核心数据的保护，避免资料的泄露和被窃取。不同的档案数据管理系统要根据自身的实际情况选择具体的保护手段，目前我国现存的主要保障手段有防火墙阻拦病毒侵入、身份认证技术限制访问等。

3.建立档案信息化管理人才队伍

首先需要档案管理部门积极地引进档案管理和信息化技术人才。其次应该加强对档案管理人员的专业技能以及信息化技能的培训。相关部门应制定相应的培训计划，实现对部门内部档案管理人员的技能提升与培养，促使这些工作人员能够始终掌握前沿的新技术与新技能，加大对档案资源的深度挖掘，从而满足我国经济与社会的发展需要。最后还要建立起相应的技能考评制度，将考评与薪资挂钩，对工作人员进行考评，以激发工作人员的积极性。

四、数字化档案管理的发展趋势

1.朝着市场化、信息化方向发展

就我国目前的数字化档案管理的具体情况来看，信息化是重要的发展方向和趋势。要进一步推进数字化档案管理朝信息化方向深入发展，就需要对信息化本身有着深入、切实的了解，还要全方面了解和掌握信息化的运行方式和技术，实现对档案资料的高效管理，以促进我国数字化档案管理事业的不断发展，为我国的经济与社会发展提供更加丰富、优质的服务。

2.朝着资源共享与互联网服务模式发展

共享化是目前互联网发展的显著特点，资源的共享成为了数字化档案管理的重要发展趋势。实际中要不断优化数字化档案管理制度，把握住资源共享趋势，充分利用资源共享带来的优势，拓宽应用领域，为社会的发展提供更加丰富的支撑。

3.专业化的非核心工作施行业务外包

为了加强对档案的管理，提升管理体系的科学性，可以将与档案核心无关的工作进行外包，以这种方式既能提高档案管理工作的效率，还能减少工作人员的工作量和负担，增加经济效益。

4.加强档案信息数据的高效使用

档案中的信息与数据在社会的各行各业中发挥着极强的应用价值，如果只是实现对数据的收集，而没有进行实际的运用，就造成了信息资源的浪费。因此要加强对档案信息数据的使用效率，促使档案信息资料切实地发挥其重要作用。

应用实践表明，数字化档案具有对资料、信息、数据的存储量大、存储形式丰富、查阅方便等方面的优势，还能够极大地减少档案管理工作人员的负担，减少人力资源投入，因此各级档案部门要高度重视档案数字化建设，加大数字化档案管理工作力度，使得档案资源更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众！