浅析大数据背景下科技档案利用与保密

文/尹怡晗

经济社会发展和变革进程中，科技是重要推动力量，由此也生成了大量有价值的档案资料，这些科技档案不仅是社会进步的“印证”，也是科技事业向前发展的“铺路砖”。大数据时代为科技档案利用和价值体现提供了契机，同时也对档案管理部门科技档案收集、分类、归档、开发、利用都提出了新的要求。既要满足科技档案共享与利用的需求，也要保障重要科技档案资料的保密与安全。如何借助大数据实现科技档案的高效、有序、安全利用成为一项重要课题。

一、大数据背景下科技档案利用面临的挑战

大数据背景下，科技档案开发利用和保密都是我国档案事业的重要组成部分。当前各行各业在科技创新过程中形成的海量科技档案需要档案管理部门对其进行全面收集、科学、保管和合理开发[1]。目前档案管理部门在科技档案利用过程中还面临着诸多亟待解决的挑战和问题。

首先，科学技术发展对科技档案工作提出了新的挑战。一是科技档案建设标准不统一。虽然近几年国家给予了科技档案信息化建设足够关注，并出台了相关政策，加强了顶层设计。但从具体实践看，我国多数地区科技档案信息化建设还处于起步阶段，在建设过程中不同层级的档案管理部门针对科技档案如何开发利用还没有形成统一规范和制度体系。相应在科技档案标准化建设方面也缺少联系。由于不同层级的档案管理部门采用的系统不同，因此在数据对接、信息传输方面明显会存在着不兼容问题。大数据时代背景下，科技档案规模越来越大，需要科技档案的横向传输和纵向整合，但如果缺少必要的技术标准，势必会影响科技档案的开发效率。二是科技档案数据利用存在信息风险。大数据背景下，科技档案无论是收集环节，还是利用环节都需要通过网络途径进行信息传输。相应就会增加诸多不确定因素，影响科技档案信息安全。科技档案与很多科技创新活动息息相关，其重要程度可想而知。在科技档案管理过程中只有切实保障档案数据安全，才能够更好地发挥科技档案的价值和作用。大数据背景下对科技档案信息安全提出了新的挑战。

其次，大数据的出现对科技档案开发利用和管理工作提出了新的挑战。一是存在保密性和共享性冲突。从科技档案的特性看，很多科技档案仍处于研发阶段，因此科技档案具有一定的保密级别，特别是与国家经济发展相关联的科技档案更是保密的重中之重。当前数据、云计算、人工智能技术虽然为科技档案管理研发和利用提供技术手段，通过科技档案信息资源共享，能够实现科技档案更大范围利用。但在保密性和共享性方面往往容易出现冲突，进而影响科技档案开发的系统性和完整性。二是存在碎片化与整体化冲突。由于科技档案具有保密性，因此在科技档案共享和研发过程中可能会出现不连续、碎片化现象，这与科技档案成套性管理是相背离的，因此在科技档案开发和利用过程中，如何解决碎片化与整体性之间的冲突成为必须关注的重点[2]。三是独立性与知识融合之间的冲突。科技档案在开发利用过程中，借助现代信息技术需要对档案信息进行重组、资源整合和流程再造。在这一过程中，不同类型、不同形态的档案会相互融合，对于科技档案成套性和独立性而言，本身也存在着一定的冲突。

二、大数据背景下科技档案的利用策略

大数据时代背景下，要提升科技档案利用效率，保障科技档案管理质量，就需要主动适应大数据时代到来以及大数据对科技档案利用开发产生的深刻影响。为此，一方面，档案管理部门要明确科技档案未来管理思路，树立大数据理念，充分认识到科技档案管理的特殊性，借助大数据、云计算等技术手段助力科技档案信息资源开发和共享；另一方面，完善管理制度、加大人才培养，进一步提升科技档案管理质量。为此：

（一）基于档案系统化数据库推动档案规范建设

为更好适应大数据时代发展要求，充分发挥大数据在科技档案管理中的特殊功能和作用，实现科技档案信息资源的合理开发和利用。档案管理部门应充分重视科技档案开发和利用策略制定，完善科技档案系统化数据库，积极推进科技档案相关技术标准制定，进一步提升科技档案规范化水平。一是要转变科技档案管理思路，传统科技档案管理并没有认识到大数据对科技档案生成和管理产生的影响，也没有主动地迎合时代发展，借助大数据优势和特点，实现科技档案的系统开发和利用。新时期，档案管理部门应彻底转变思路，树立大数据思维，围绕科技档案开发利用实际形成科技档案信息数据库。将海量的科技档案信息存储到数据库之中，为后续合理开发和利用创造有利条件。二是要增强规范化意识。科技档案信息本身就非常精密复杂。在科技档案管理过程中一旦出现信息泄密或丢失，就无法保证科技档案的系统性和完整性，也就无法对科技档案进行系统开发和利用。因此，有必要增强科技档案管理人员的规范化意识。既要学习大数据相关理论知识，也要提升档案管理人员的规范化意识，对科技档案信息进行综合开发和利用，实现科技档案信息资源的最大化价值。

（二）利用大数据提升档案利用的方向性和针对性

一是要明确科技档案的复杂性和长周期性。科技创新并不是一朝一夕的事情，既要“灵光一现”的灵感，也需要大量扎实的科学实验，才能够创造出有价值的能够推动人类进步，推动经济社会发展的科技创新成果，在这一过程中所形成的大量科技档案成为科技创新未来趋势和重要方向的重要参考。

二是借助大数据技术明确科技档案利用方向。大数据时代背景下，科技档案存储不再以简单的纸质方式存在。在科技创新过程中形成的海量信息可以被大数据、云计算等技术开发利用，提炼出有价值的档案信息，实现对科技创新未来方向的精准预测，更好地实现科技档案的价值[3]，使科技的信息呈现出更鲜活的一面。

三是需要高素质复合型科技档案管理人才作为前提保障。利用大数据提升档案利用的方向性和针对性，需要档案管理人员具备较高的信息素养和专业水平。相应在科技档案信息管理和开发过程中，一定要对档案管理人员进行专业培训，进一步增强档案管理人员的科技专业知识和信息化业务水平，能够对海量的科技档案信息进行整合、利用、开发，能够确实保护档案信息安全。

（三）借助大数据挖掘科技档案深层次价值

新时期，科技档案呈现出数据规模大、信息价值大、信息密度低的特征。在对科技档案深度挖掘过程中如果还沿用传统的人工挖掘方式或“浅尝辄止”的大数据技术运用，很难获得更深层次的科技档案价值。因此，在科技档案开发利用过程中，一方面，要明确新时期科技档案的特殊性，深刻认识到如果不借助大数据、云计算等技术手段，就难以从海量数据中挖掘有价值的信息，就难以满足科技部门对档案信息的现实诉求，会使科技档案管理工作落后于时代发展，落后于科技创新的现实诉求。这一背景下，需要对科技档案整个流程进行再造，加速科技档案系统整合，打破传统科技档案管理方式和开发模式，将科技档案信息资源开发融入到科技事业发展的大背景之中，做好顶层设计，加强科技档案的横向流通和纵向兼容，打破制约科技档案信息开发的各种壁垒和制度机制；另一方面，要善于借助技术手段对科技档案信息进行整合，在形成专门数据库的基础之上，围绕科技档案创新需求形成专门科技档案课题，借助大数据计算等技术，实现对科技档案信息资源的深度挖掘。

三、大数据背景下科技档案的保密策略

大数据背景下，科技档案管理、利用、开发的内外部环境都发生了深刻变化，要想进一步提升科技档案保密水平，就需要围绕科技档案特征制定更有针对性的保密策略。在具体实施过程中，一方面，要认识到大数据、云计算等技术的先进性，主动地运用先进技术保障科技档案数据安全；另一方面，要组建专业人才队伍，进一步提升科技档案管理专业化水平，加强对科技档案监管，优化科技档案管理、开发、利用流程。

（一）提高技术水平，保障科技档案数据安全

大数据时代背景下，海量的科技档案都需要存储到数据库软件平台和共享平台之上，通过对科技档案信息资源的开发、利用和共享，实现科技档案信息价值最大化。当前国家非常支持科技创新成果共享，并组建区域性科技创新联盟，在科技创新联盟的支持之下，越来越多的开放共享平台成了档案数据存在的重要载体。一方面，随着共享平台开放性越来越强，形成的科技档案规模越来越大。有利于不同行业、不同类型科技创新的交融，进而形成新的科技创新成果；另一方面，需要主动地引进现代信息技术，有效地解决在开放共享平台科技档案信息泄密问题，提升科技档案管理质量。在具体实施过程中，首先，要加大资金投入，对科技档案共享平台、大数据库以及传输设备进行更新换代。档案管理部门要向政府相关部门申请资金，加强基础设施建设，夯实科技档案数字化设施。从技术和设备两个层面保障科技档案数据信息安全。其次，档案管理部门要加强与信息技术企业深度合作，围绕科技档案管理是要开发利用实际需要，引进更尖端、更针对性的大数据技术，做好大数据备份，既能够保障科技档案信息安全，还能够满足当前各个领域对于科技档案信息的多元化诉求。

（二）组建人才队伍，促进科技档案管理专业化

新时期，国家对科技创新更为重视，认为科技创新是推动经济社会发展的决定性力量。相应地也给予了科技档案管理更多关注，要求档案管理部门要将科技档案管理作为档案事业的重要组成部分，积极围绕科技档案信息，创新科技档案管理制度，加强科技档案人才队伍建设，重视科技档案信息化建设，形成专门的制度机制和相关方案，进一步提升科技档案管理的专业化水平。为了更好地落实国家关于科技档案管理的相关要求，切实保障科技档案信息安全，有必要组建专门人才队伍。提升科技档案管理人才的整体素养，更好地完成科技信息资源开发和档案信息保密工作[4]。在具体实施过程中，一方面，要充分认识到当前科技档案管理人才队伍的现实问题。当前多数档案管理部门缺乏专业的科技档案管理人才，在科技档案管理过程中没有充分尊重科技档案管理的内在规律，没有将科技档案管理与其他类型档案区分开来，在科技档案保密和信息资源共享利用过程中办法过于老旧，难以体现出科技档案的特殊价值。因此，只有认识到存在的问题，才能够以问题为导向，对科技档案管理人员进行有针对性的培训，进一步提升科技档案管理人员的创新意识、服务意识，尊重科技档案管理内在规律，实现对科技档案更大范围的共享共用；另一方面，要加大对科技档案管理人员教育培训，提升科技档案管理人员的科技素养、信息技术素养和专业化素养，将科技档案管理人员打造成为复合型优秀人才，主动地投身到科技档案信息化建设之中，充分利用现代信息技术，切实保障科技档案信息安全，进一步提升科技档案保密水平。

（三）加强档案监管，优化科技档案保密流程

对于重要科技档案而言，要实行全流程保密，才能够切实保障科技的信息安全，在具体实施过程中，要围绕科技档案的特殊性，制定科学合理的科技档案保密流程，围绕科技档案信息收集、归档、整理、开发、利用、服务形成一套完整的科技档案保密流程。尽量减少科技档案核心数据接触人数，保护科技档案核心数据安全[5]。同时还要形成专门的监管部门，对档案管理部门科技档案保密工作进行全方位监管，通过定期检查和抽查相结合方式对档案管理部门科技档案开发、管理、共享等各个流程进行监督，对发现的问题要及时提醒，对能够立即弥补的错误要及时纠正；对不能解决的科技档案保密问题要会同相关部门共同研究制定相关方案，切实保障科技档案信息安全。同时要引进大数据、云计算、区块链的技术，通过区块链技术实现节点备份，即使某一节点遭受攻击，其他节点也能够保障科技档案信息的完整性。

毋庸置疑，随着信息技术的不断发展，形成的海量科技档案信息需要对其进行合理开发和利用。当前大数据、云计算等数据已经成为科技档案信息资源开发利用的重要工具和手段。在具体开发利用过程中，通过对海量科技的信息进行深度挖掘，能够为科技创新提供依据和方向，同时也要重视科技的信息保密工作，从制度、人才、资金等多个方面，提升科技档案信息安全。