高校干部人事档案监督管理机制研究

[摘要]随着高校干部人事档案管理工作的逐步规范化，如何构建干部人事档案管理的“防火墙”，进而有效发挥好高校干部人事档案“指挥棒”的作用，是当前高校干部人事管理工作中的重要问题之一。对此，本文通过分析当前高校干部人事管理工作中存在的问题，并提出了对应的解决措施，旨在提升高校干部人事档案管理工作的有效性和规范性，为高校的健康有序发展提供坚实的保障。

[关键词]高校；干部人事档案；监督；管理

[中图分类号]G647      [文献标识码]A

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2023.11.011

高校是构建国家高等教育体系的重要支柱，具有培养各类人才、开展科学研究、实施社会服务等功能，在国家核心竞争力提升和人民素质能力培养中发挥着越来越重要的作用。但是在当前，高校干部人事档案监督管理中还面临诸多有待解决的问题，因此作为相关工作人员需要更新管理思维、创新管理机制、改进工作方法，以提升管理工作质量。

一、管理实践工作中存在问题

（一）高校对干部人事档案管理工作推动力度不够

干部人事档案在考察与选拔干部中发挥着重要作用，是重要的实物凭据，通常保管在组织人事部门。由于档案管理的封闭性和保密性，高校管理者并没有深刻认识到干部人事档案管理工作的重要性和长期性，普遍存在以专项工作推进日常档案管理的情况，容易出现干部人事档案管理工作无人愿做、无人能做、无人擅做的情况。虽然有些高校先行先试，将干部人事档案管理纳入到学校综合档案管理中，但是这种模式对干部人事档案的特殊性考虑的不够全面细致。干部人事档案与其他类档案有共同的属性，将干部人事档案纳入到综合档案馆中，虽便于日常的流转和维护，但在实际操作中还是由高校组织人事部门具体经办，这反而增加了管理流程，容易导致管理失焦的情况；同时，专职干部人事档案管理人员缺失，也无法保障干部人事档案管理工作的全周期和全流程管控。

（二）部分教职工缺乏对干部人事档案的重视

干部人事档案是组织部门考察与选拔干部的重要实物凭据，但是对其重要性，部分教职工重视程度不够，个别教职工甚至认为个人档案中所有的材料都应该是完整的、信息都是一致的，当组织需要其本人确认审核认定结果时，个人对审核认定结果不认同不接受。

以某单位部分中层干部人事档案专项审核组织认定情况为例，在审核的80个人中，有39人档案不存在问题，占总人数的48.75%；有41人的档案需要认定，占到总人数的51.25%，也就是说干部人事档案中重要信息不一致的情况比较常见。在需要组织认定的41人中，对组织通过调查得出的认定结果有36人同意认定，有5人不同意认定；有19人涉及到出生日期认定，占到了须认定人数的一半以上，其中14人同意认定占到出生日期认定人数的四分之三，5人不同意认定占到出生日期认定人数的四分之一。由于出生日期等重要信息直接关系到一名干部的晋升和发展，有些人为了在过去特定时间点得利而对当时的人事档案材料胡乱填写，这就会导致干部人事档案中重要信息不一致的情况出现。

（三）对档案管理人员的系统性培训不足

一位从事干部人事档案管理工作的馆员提及工作十年间，只参加过三次关于干部人事档案的专题培训，参加过两次档案管理的培训，专题培训次数少，培训内容不够聚焦深入和系统。通常情况下，高校档案管理人员忙于应对档案整理、档案审核等“必答题”，而档案信息化、档案利用则被当做“选做题”因怕信息泄露而置之不理；同时，目前高校普遍存在档案管理人员监管其他非档案业务的情况，按规定配备专职档案管理人员的要求并没能很好的落实，导致从事干部人事档案管理的工作人员，经常忙于其他工作而不能很好地聚焦于干部人事档案管理的主责主业，无法深入系统的钻研相关档案管理政策规定，无法连贯细致的完成日常档案管理工作。

（四）管理方式方法缺乏有效性

高校管理者及普通教职员工对档案的重视不足，加上档案管理人员不能专职从事档案工作，只是依靠阶段性或者专项性的工作开展档案管理工作，导致在日常管理中没有有效探索提高高校干部人事档案管理工作的实践技能和方法，没有有效探索档案管理策略，无法根据实际工作需要及时修订有关管理制度、规范有关程序，造成管理机制不健全、管理成效不显著。加上档案管理工作成绩显现性弱，有些档案管理从业人员往往被看做后勤保障人员，自身容易出现工作价值感和职业荣誉感缺失的情况，高校针对档案管理人员的管理和激励方式方法也不够灵活有效。随着当前各高校干部人事档案管理工作规范化需求，干部人事档案管理正快速朝向数字化、系统化升级，由此对管理机制的探索和创新提出了新的要求。

（五）监督和检查工作不够深入

在干部人事档案的日常管理中，普遍存在由同一名工作人员对干部人事档案的整理、制作和审核进行全程跟进，浮于表面的复查和审核的效果并不理想。同时，高校对干部人事档案监督和检查，在日常工作中往往只有组织人事部门进行常规的初核和复核，这就使得个别部门或者个别人员对干部的个人信息的认定产生倾斜性影响，造成部门间沟通不畅和认定信息失真，甚至出现重要信息认定失实的情况。由于干部人事档案管理工作的政策性和原则性要求高，甚至要严格依照原则对档案造假现象作出厘定，这就对档案管理从业人员个人素质要求较高；但在实际工作中，一般工作人员更着重于工作完成的速度，而对工作完成质量的把握有待于进一步提升。因此，有必要加强对干部人事档案管理工作的督查，采取定期或者不定期的方式对工作完成的质量进一步核实。

二、监督管理的有效策略

（一）加强干部人事档案的管理

干部人事档案真实性出现问题，根本原因在于干部人事档案工作领导者和具体工作人员没有承担干部人事档案失真责任或承担的责任过轻[1]，在于干部人事管理制度没有得到认真执行。高校管理部门可以实施工作责任制，确定工作目标，细致划分工作任务，并与对口责任人签订承诺书和责任书，档案管理工作领导者作为第一责任人，对于任何档案工作中出现的问题都有不可推卸的责任。只有这样强化干部人事档案的管理，才能将档案管理责任落实落细。为确保干部人事档案管理工作的顺利进行，必须梳理并完善档案归档、查借阅、流转、审核等程序规范，建立健全档案管理工作的领导和管理机制，确保干部人事档案管理工作的规范化和标准化。严格按照国家、省有关规定，设置合格的档案管理场所，配齐档案管理设施，完善档案管理制度，设置档案管理台账，强化数字档案馆建设，确定档案质量评查制度等，构建系统全面的制度体系。

（二）建立干部人事档案监督管理机制

高校要加强对档案管理工作的考核和评估，通过档案管理人员的工作记录、档案整理情况、档案保管情况等各方面进行常态化检查和评估，对档案管理工作中存在的问题及时修正。定期开展档案管理工作的自查和互查，可以由档案管理人员自行组织，也可以由档案管理相关部门一起组织，对档案管理工作进行全面的检查和评估，发现和解决问题。常态化开展档案核查工作，对窜改干部人事档案的个人采用负面清单管理，对伪造干部人事档案的人员采用“一票否决”，对各种违规造假行为进行严肃处理。设置专项审核联动机制，开展巡查督查工作，将干部人事档案审核列入专项检查必备项目，将发现的问题列入整改清单并跟踪整改情况，对整改不力的单位和个人进行问责。由组织、人事、纪检设立专项工作组，在由人事部门对档案进行技术化审核后发现问题，并进行综合性研判；与组织部门形成组织拟认定意见，并将个人主观故意行为交由纪检监察机关登记在册，保障监管效果，发挥警示作用。对档案外包单位实施行业公开公示制度，加强对承担外包业务单位的监督检查，并引入强制退出机制。

（三）加强干部人事档案管理人员培训

高校应定期培训干部人事档案管理人员，向档案管理人员系统传授档案审核、档案保管、档案利用等方面的知识。针对档案管理中的常见问题和难点进行讲解和解答，使档案管理人员更好地掌握干部人事档案管理工作方式方法。加强对档案管理工作的宣传和推广，多视角地宣传人事档案工作[2]，例如可借助新媒体手段（微博、微信公众号等）、网络平台等，宣传干部人事档案的相关法律法规、小知识、涵盖内容等，切实增强教职工人事档案归档意识，增强档案管理工作的权威性和时效性。通过举办档案管理知识讲座、业务交流会等形式，让干部人事档案管理人员增强工作责任感和积极性也认识到工作的艰巨性和重要性。设置档案管理人员专项奖励性绩效工资，并在职务岗位晋升方面给予倾斜，有效提升档案管理人员的工作效能。

（四）建立干部人事档案管理信息系统

国家需要出台明确的干部人事数字档案技术规范、管理系统技术规范和数据库参数规范，各省可以在国家有关技术规范的基础上开发本省统一使用的数字档案管理系统。高校应设置专项资金，建立保密性强和交互性好的干部人事档案管理信息系统，采用先进技术手段对档案管理工作进行全周期记录和全过程管理，实现对档案管理工作的实时监控和数据分析，及时发现并解决管理过程中出现的问题。建立“互联网+档案”工作模式，推进干部人事档案的数字化建设，人事档案原来的纸质形式转为数字形式，提高学校的人才管理的水平与人事档案管理效率[3]。加快数字化建设，采用大数据、云计算技术推进干部人事档案信息化管理，通过数字证书等技术手段强化系统加密，加强网络共享监管，确保干部人事档案管理信息系统安全。对干部人事档案内容实行分级应用和系统管理，在做好保密工作的同时注重功能拓展利用。

高校干部人事档案监督管理机制的建立，可以有效保证干部人才队伍的纯洁性和可靠性，同时对加强干部人才队伍建设具有十分重要的意义。在新的时代背景下，高校应进一步加强管理和领导，健全管理制度和监督机制，加强干部人才培养，建立健全档案信息化管理数据系统，才能为自身高质量发展奠定坚实基础。

三、结语

新时期背景下，构建高效的人事档案监督管理机制是高校干部学院一项重要的工作。针对管理实践工作中存在问题，可以通过加强干部人事档案的管理和领导、建立干部人事档案监督管理机制、加强干部人事档案管理人员培训和建立干部人事档案管理信息系统等措施，提升档案监督管理质量，服务干部人才管理工作，更好地助力高校高质量发展。

参考文献：

[1]陈辉，于元元.干部人事档案工作新思维——《干部人事档案工作条例》意蕴解析[J].档案学研究，2019（4）：26-30.

[2]于凤仙.高校干部人事档案专项审核对档案管理工作的启示[J].档案管理，2022（3）：119-120.

[3]刘永勤.学校干部人事档案管理的问题与对策[J].浙江档案，2021（7）：64-65.

基金项目：广东省普通高校青年创新人才类项目，项目名称：全面从严治党视域下构建高校干部人事档案监督管理长效机制研究---以广东省高校为例（项目编号：2018WQNCX085）

作者简介：于泽东（1986.5-），男，汉族，山东新泰人，管理学硕士，广州美术学院纪检监察室正科级纪检监察员、高级工程师，研究方向：高校人事管理、档案管理。