HRP系统的经济合同全周期管理

文/吴约成 杨皓翔 谢沁宜 喻文菡 杨文博 王学东

四川大学华西第二医院基于HRP 系统的经济合同全生命周期管理，为医院开展经济合同管理体系建设以及经济合同的全程管理工作提供了参考模板。

医院经济合同的管理，特别是履行环节的管理是影响医院正常运转与可持续发展的重要因素。目前很多医院的经济合同仍采用手工管理模式，也就是在线下进行合同的审批、签订、编号和归档。而随着医院经济业务不断增多，经济合同的数量逐年上涨，手工管理模式已无法满足医院精细化管理要求。

信息技术的发展，逐渐促使医院引入企业资源规划（ERP,Enterprise Resource Planning）的成功管理理念和技术，集成医院人力、财务、物资、预算、成本、绩效等管理的医院资源规划（HRP,Hospital Resource Planning）系统能够提高医院信息化管理水平，实现精细化管理目的，被越来越多的医院所采用，而其中的经济合同管理模块为医院合同管理问题提供了一个信息化的解决渠道。然而目前国内大多数医院对于HRP系统的应用尚处于起步和探索阶段，经济合同的线上管理框架和流程仍不完善，对可能存在的内部控制风险认知不充分，通过信息化手段实现经济合同的全生命周期管理仍需进一步探索和研究。

四川大学华西第二医院（以下简称“华西二院”）高度重视内部控制建设工作，完善内部控制体系，从单位层面出发，梳理内控架构，构建了华西二院内部控制建设框架。

HRP 管理体系总体设计

自2018年起，华西二院开始建设基于内部控制的HRP系统，自2019年起开始HRP系统的经济合同管理模块建设工作。

根据国家卫生健康委、国家中医药管理局于2020年印发的《公立医院内部控制管理办法》（国卫财务发〔2020〕31号）对医院合同业务的内部控制提出的要求，医院按照“统一领导、归口管理、分级负责”的管理原则，完善了经济合同管理制度，建立工作机制、审核机制、监督机制、纠纷协调机制，建立合同管理审核、变更或终止等流程，明确经济合同管理各环节各管理部门的职责，并确保合同签订与合同审批、合同签订与付款审批、合同执行与付款审批、合同签订与合同用章保管等不相容岗位相互分离，从制度上把控内部控制风险。

经过1年多的系统建设、流程优化以及人员培训等准备工作，2021年，全院经济合同正式通过HRP系统经济合同管理模块进行线上管理。

在经济合同管理工作中，最重要的是依据经济合同类别，确定归口管理部门。目前，医院共划分了9类合同，由不同职能部门进行归口管理（表1）。

表1 经济合同归口管理部门

在经济合同管理制度中，规定了经济合同审核以会签形式进行，合同会签结束后，方可签署合同。原则上会签顺序依次为：承办部门/科室、财务部、法务部、分管院领导、审计办公室、法定代表人。会签流程可根据实际工作情况，经各审核部门及分管领导同意后进行适当调整，但不可减少以上关键会签部门。法务部在审核过程中，必要时可咨询专业法律顾问意见。

对于合同变更，医院建立了由法务、采购、审计、财务、资产、院办、纪委、法律顾问等部门组成的合同变更管理小组，以及合同的变更审核流程。发生经济合同纠纷时，由法务部负责联合合同归口管理部门/科室及涉事部门开展合同纠纷的处理工作。相关职能部门/科室的主任作为纠纷处理的第一责任人，完成证据的收集、事件的调查等，协助法务部开展合同纠纷的处理工作。

经济合同管理模块架设在医院HRP系统的整体框架之中。在HRP系统搭建之前，医院的财务、人事、资产管理等系统分别独立运行，形成了信息孤岛，HRP系统能有机整合上述系统，使其中分散的数据有效联通和联动。

经济合同管理模块以合同的审核流程为主线进行设计和开发，并且在HRP系统架构下，与财务、人事、设备资产系统进行对接，具备经济合同的建档、自动编号、审核、进度查询、预警等多项功能，实现经济合同从建档、审批、执行等环节的全生命周期闭环管理（图1）。

图1 HRP 系统中经济合同管理模块框架及功能设计

经济合同业务涵盖医院经济活动的各个方面，涉及部门多，需要全院各管理部门及科室从上到下统一思想，高度重视，积极配合。为了使HRP系统经济合同管理模块顺利上线，医院组织了数次合同管理部门人员的集中培训，以及多次系统操作人员的单独培训。同时，在培训的过程中积极收集意见建议，以更好地对系统功能进行持续改进和完善。

HRP 应用效果及建设成效

首先，全面实现经济合同的全生命周期管理功能，建立经济合同线上档案。通过合同录入功能将合同关键信息录入系统并上传合同电子版及相关材料扫描件，以便审核人和管理部门随时调取查看。

经济合同的审核。合同建档后进入审核环节，各审核部门按照审核流程，从多维度对合同进行审核。

经济合同的执行监管。基于HRP系统的经济合同管理模块与财务、资产、人事管理等系统有效对接，通过整合各类数据，使合同的执行监督成为可能，真正实现经济合同的全生命周期闭环管理。系统可为归口管理部门展示所有其归口管理的经济合同，以便归口管理部门随时查看审核进度、收付款执行进度、有效期等信息。系统可通过提醒功能辅助归口管理部门对合同进行执行监管：有经济合同审批任务的处理人，登录系统时即可从消息中心看到任务提醒，同时也会收到短信提醒；归口管理部门人员还可以收到合同到期等预警信息。

其次，显著提高经济合同管理效率。医院在经济合同管理模块上线前，审核周期平均约为15个工作日。2021年，医院在经济合同管理模块上管理合同共735份。通过加强管理人员系统操作培训、系统功能不断完善和改进等措施，在线上审核合同数量不断增长的情况下，审核周期呈明显下降趋势（图2），到2021年年底，线上审核相比线下审核节约1/3的时间，显著提高了合同审核效率。

图2 2021年度医院经济合同线上审核情况分析

经济合同实现线上管理后，各管理部门减少了合同纸质材料的需求，也在一定程度上节约了材料成本。

再次，有效降低合同业务的内部控制风险，提升管理水平。基于内部控制管理要求，通过制度和系统建设，确保合同业务内部控制风险点管控全覆盖，避免系统风险；各管理部门在参与流程设计和管理的过程中出谋划策，持续改进，增强了内控意识，提高了管理能力，进而提升了医院经济合同管理的整体水平。

此外，还为合同管理的多维度统计分析提供便捷。经济合同的信息化管理为合同管理的多维度统计分析提供便捷，有利于及时发现合同管理的问题，持续改进；同时，系统还可为归口管理部门提供合同管理的整体统计和分析功能，为医院在开展经济活动过程中的决策提供有力的数据支撑。

HRP 实践经验与思考

一是领导重视，全院配合。医院内部控制涉及医院经济业务的方方面面，需要全院从上至下重视和配合。医院在开展HRP系统项目建设之初，就成立了项目工作小组，由院长直接领导，各相关部门负责项目工作的落实。定期（每月）召开工作例会，不定期召开专题会，以确保HRP系统项目建设得到有效推进。在该机制作用下，医院HRP系统，包括经济合同管理模块的建设工作得以顺利进行。

二是信息建设，制度先行。HRP系统经济合同管理模块建立的基础是明确的部门责任分工和清晰的工作流程，这些应体现在经济合同管理的制度当中。因此，管理制度建设应先行于信息系统建设。医院自2020年起即对医院经济合同管理制度进行了全面梳理，在充分调研和与经济合同管理相关职能部门多次沟通后，结合医院实际情况，对经济合同管理制度进行了先后两次修订，确保各部门各司其职、协作有序，形成工作合力。

三是人员培训，保障运行。为了确保HRP系统上线后流畅使用，医院应组织全院各管理部门进行系统操作培训。医院举行了多次集中培训和单独培训；同时，软件工程师常驻医院，随时解决系统运行中出现的问题，不断优化和改进系统。

为确保信息安全，基于HRP系统的经济合同管理模块原则上也应在内网环境下运行。但因医院经济合同会签涉及的部门和人员较多，如果按部门或人员配置内网电脑，将增加较多资源和时间上的管理成本。为此，华西二院采用内网与医院局域网结合的方式使用HRP系统，即医院可连接外网的电脑可通过局域网访问HRP系统，但这对医院信息安全防护提出了更高的要求。数据的泄露主要来自外部攻击和内部人员泄露。外部攻击可通过互联网隔离、局域网访问限制以及数据加密传输等途径防范；来自内部泄露主要通过人员培训、合同管理岗位轮岗，以及在系统界面和下载文件中添加个人水印等方法来规避。

华西二院采用的驳回流程为：一旦发起驳回，会签流程均回退至初始节点，制单人整改后重新会签。起初，该院驳回功能设计思路为：经济合同提交后，会签的任一节点处理人有异议时可发起驳回，可选择两种情况：①经济合同内容有修改，②经济合同内容不需修改，仅需补充相关支撑材料。第一种情况驳回至制单人后需按会签流程重新审核；第二种情况驳回至制单人，制单人整改后，经本部门会签后，跳转回发起驳回的处理人（图3）。

图3 各审核节点发起驳回后的返回流程图

以上的驳回后返回流程虽然可以通过跳过部分会签部门来提高效率，但只适用于需补充的支撑材料与被跳过的会签部门无关的情况。而实际情况下，发起驳回的原因可能有很多种，除了修改合同内容，也可能有补充支撑材料、修改合同基本信息参数等，这些补充或修改，不可能保证与前面的会签部门无关，这样会对会签处理人在选择重新会签还是跳转返回时造成较大困扰，且无法保证会签的质量。因此，最终他们选择牺牲效率，采取发起驳回一律重新依次会签的方法。当然，以上的跳转返回流程可作为流程设计时的一种思路参考。

目前，医院经济合同管理模块已具备自动编号、线上会签、收付款信息查询、工作任务提醒、合同到期预警、搜索查询等多种功能，已基本实现了经济合同的全生命周期管理。但在实现与财务预算、报账系统的进一步对接与联动、合同管理效率智能统计分析等功能方面，以及与医院现有档案系统对接等方面还有待开发和完善。下一步，医院即将开展HRP系统建设二期项目，以上功能将在二期项目建设中逐步实现。

基于HRP系统的经济合同管理模块能极大地提升管理效率，有效降低内控风险，是当前信息技术不断发展，以及国家对现代化医院管理工作要求的背景下，医院经济合同管理的趋势。

经济合同管理模块的建设是一个复杂繁琐的系统工程。总体思路是以内部控制为指导，从制度和职责出发，建立流程，到流程在系统中的实现。这期间需要全院各相关管理部门通力协作，经历反复沟通和不断磨合。系统上线运行后，也需要各管理部门在使用过程中随时反馈问题和提出需求，以促进系统功能不断完善和优化。