探讨新时期职业院校如何加强财务内部控制

汤秀丹

（厦门技师学院，福建 厦门 361102）

由于经济不断发展，教育体制不断改革，职业院校建设资金一方面来源于政府拨款，另一方面来源于各种筹资或投资活动，业务活动多样化导致学校面临诸多财务风险。尽管国家出台了一系列政策制度，给职业院校开展财务内部控制提供了参考，但由于各学校经济活动之间存在差异，职业院校需要在结合自身发展规划、管理理念等方面的前提下，制定财务内部控制制度。健全的财务内部控制可以及时发现学校经营期间存在的潜在风险，并提出相应的防范措施，推动职业学校健康、稳定发展。

一、职业院校加强财务内部控制的意义

（一）防范财务潜在风险

职业院校构建科学合理的财务内部控制制度，可以使财务管理更加规范，避免出现资金流失、资金短缺的情况，给学校的发展带来不良影响。同时完善的内部控制制度有利于管理者实时监督财务人员工作效率和质量，以及财务工作中潜在的风险，并及时提出防范措施。

（二）推动学校稳定发展

现阶段，绝大多数职业院校采取多元化的筹融资方式，筹集了大量资金，推动学校规模扩大，教学形式信息化。因此，职业院校加强财务部门内部控制，能够监督管理资金的流入和支出情况，在优化人力、物力等资源配置的前提下，推动学校实现未来发展目标[1]。

（三）提高财务管理水平

我国开展教育体制改革，有效推动了财务管理工作转型，即从记录、核算财务数据转变为管理财务数据。因此，职业院校优化财务内部控制，可以编制科学合理的预算，贯彻落实资金的流入与支出工作，并更新优化财务管理制度，有效防范财务风险，推动院校财务管理水平的进一步提升。

（四）保障学校资金安全

职业院校进一步加强财务内部控制，可以详细记录每笔资金的使用情况，加强财务监督职能，保障学校各类经济活动有效、有序运转。同时，便于监督部门及时审查，防止其他职工挪用资金，在提高资金使用效益的同时，保障了资金的安全。

二、职业院校财务内部控制存在的问题

（一）缺乏合理的内部控制制度

第一，一些职业院校虽然根据业务流程、特征制定了较为完善的管理制度，但仍旧存在一些缺陷。例如资产业务管理制度中，没有关于无形资产的单独条款，导致学校在申请使用无形资产、清算核查无形资产时带来了较大的困难。

第二，部分职业院校制定的内部控制制度的内容尚未完善，过于简单的条款导致财务人员无法准确掌握工作流程、工作指标等信息。比如学校制定的有关采购的规章制度，没有明确规定验收材料的职工或岗位，验收的标准、流程，不合格的材料应当如何处理等[2]。导致部分职工验收材料较为敷衍随意，甚至有不验收的情况出现，不合格的材料不但浪费了资金，还严重影响了学校的正常经营。

（二）尚未健全风险评估体系

我国政府越来越重视职业院校的发展情况，出台了一系列政策制度推动其稳定发展，在给职业院校带来了发展机遇的同时也带来了一定的风险。现阶段，绝大多数职业院校为了扩大学校规模，推动教学信息化发展，投入了大量资金，可是由于学校尚未健全风险评估体系，导致相关人员缺乏财务风险意识，盲目使用资金导致学校资金使用效益低下，给学校的健康发展带来了不良影响。

此外，部分职业院校并未设置专门管理财务风险的部门，也未招聘具有风险评估方面的专业知识和实践操作能力的优秀人才，同时财务人员缺乏风险管控的意识，认为这不属于自己的职责。还有一些职业院校没有设置专门的法务部门，当院校需要解决法律问题时通常聘请律师事务所律师，但律师通常不会审核签订的合同是否存在风险[3]。

（三）信息交流沟通不通畅

第一，尚未构建完善的信息公开体系。绝大多数职业院校并未制定加强各部门信息交流以及确保信息公开的制度体系，导致出现办事人员收到的信息存在误差，或者信息延迟的情况，降低了各部门工作效率。此外，在传递信息或制定制度体系时，只是部门负责人之间口头交流、商讨，并未在学校网站上公开，办事人员无法准确了解信息内容，导致工作前期需要找各部门负责人沟通，了解信息的所有内容，耗费了大量时间精力。

第二，未建立健全的信息交流沟通渠道。部分职业院校为了加强各部门之间的沟通交流，运用了OA办公平台，但绝大多数老师并未关注该平台推送的信息，甚至有一些老师禁止该平台推送信息。此外，为了提高工作效率，简化工作流程，部分职业院校研发出缴纳学费系统、人事管理系统以及教务系统、资产管理系统等，但这些系统之间彼此独立，并不能衔接，即在教务系统中无法直接查询每位学生需要缴纳的学费，人事部门调整绩效标准和工资数据等信息后必须由财务人员统计、上传至工资管理系统，资产管理系统无法与财务系统实现对接，需要两边同时入账，浪费了大量资源。

（四）内部控制缺乏有效监督

首先，绝大多数职业院校并未聘请专业会计师事务所的会计对财务管理工作进行实时监督审查，而是依靠行政部门不定期的巡查，导致部分学校并未重视外部监督的作用和效果，为了应付巡查工作，通常是行政部门巡查时积极整改，巡查结束以后财务部门仍旧按照传统的管理方式。

其次，部分学校尚未健全内部监督管理制度，也没有设立单独的审计部门，财务部门出现风险时不能及时制定防范措施。同时，财务内部控制制度以及工作内容、考核指标等均由财务部门制定，存在一定缺陷，例如未明确规定岗位职责，容易造成出现问题无人问责的情况。

最后，职业院校在制定内部控制评价制度时没有结合院校发展的实际情况，建立的评价指标体系也需要进一步优化。

（五）岗位与职工设置不匹配

首先，部分职业院校财务人员较少，一个财务人员身兼多职，且并未实施轮岗制，增加了财务人员的压力。此外，职业院校较为关注教师的发展，为了提高教师工作热情和积极性，各类绩效分配方案均向教师队伍倾斜，而并未注重对财务人员的激励，降低了财务人员工作的热情。

其次，尽管在我国政府出台新的政策制度之前，部分职业院校会积极组织财务人员参加培训，但培训集中在了解和学习新的财务知识以及政策制度上，缺乏对实际操作能力的训练。因此，即使财务人员参与培训，也无法结合学校实际情况开展内部控制。

最后，部分财务人员缺乏职业道德素养，日常工作中未积极完成绩效任务，而是消极怠工，缺乏财务风险管控意识。

三、职业院校强化财务内部控制的措施

（一）完善内部控制制度

首先，职业院校需要及时发现内部控制制度存在的不足，针对业务中潜在的风险制定相应的管理制度。比如在优化无形资产的管理制度时，可以借鉴其他院校经验，或依据固定资产管理方案进行改善。针对内容尚不详细的制度，要详细说明，确保职工完全掌握工作内容与流程。

其次，职业院校应当定期召开会议，并组织内部控制人员积极参与，分析自己在执行内控制度期间发现的不足，例如部分条例含糊不清，导致职工在工作中无法参考等。会议秘书详细记录并反馈给上层管理者，管理者商讨后修改并完善内部控制制度。

（二）健全风险评估体系

首先，建立健全风险评估制度。在收集风险数据信息的前提下，分析预算管理、采购管理、合同管理、支出和收入管理等经济活动中存在的潜在风险，并提出完善的防范措施，推动职业院校长期稳定发展。

其次，成立风险评估团队，由财务部门负责人担任该团队的领导，成员包括采购部门、资产管理部门、监督检查部门的优秀员工，同时聘请专业的风险评估机构进行指导，提高职业院校风险管理和评估的能力。

最后，树立风险管理与防范意识。职业院校全体教职工、领导阶层都要定期参加培训，激发自身风险意识。在工作中识别并分析潜在的风险，将学校的损失降到最低。

例如A职业学校，建立并健全了风险防范体系，组织校长、财务部门负责人、后勤副校长等成立了财务风险评估团队，并邀请专业的风险管理人员为该团队成员进行培训，给予工作和思想方面的指导。同时，利用大数据识别潜在的财务风险，分析其出现的原因、类别，便于学校领导层制定解决方案，有效降低了出现经营风险的概率，提高了决策的科学性与合理性。

（三）加强信息化建设

第一，构建完善的信息公开制度。将职业院校的各项信息上传至学校官方网站，可以让全体学生、任课老师、家长以及其他群众了解学校基本信息，实时监督学校的运营情况，防止出现违反法律法规的经济活动。此外，研发适配于收集信息的财务软件，职工可以随时随地办公，有效提高了办公效率，还可以实时推送学校的财务信息。

第二，健全信息沟通渠道。职业院校应引进先进的技术设备，推动信息化系统平台的建设，实现预算管理、收支管理、采购管理、合同管理等经济活动线上流转，事前审批与事后报销数据相关联，便于监管部门实时监督和管理，也避免人工记录导致财务数据遗漏或记录错误的情况出现。通过信息采集、风险预警等技术手段，强化流程控制，对资金运行全过程等主要业务的内部控制有效性进行监控，做到过程可留痕、责任可追溯。

（四）实施内外共同监督

第一，加强内外监督。职业院校应设立具有独立性、权威性的监督审计部门，针对财务部门内部控制的建立、执行情况实时监督、定期检查，学校领导层要建立有关监督和审计的规章制度，其中明确指出监督审计部门的工作内容大致包含以下方面。

财务部门开展的经济活动是否符合相关法律法规，财务信息是否公开，财务预算是否科学合理，财务人员是否具备专业知识和能力等。加强对重点领域和环节的监督，及时发现并解决问题。审计人员必须履行工作职责，定期检查并反馈审计结果，相关岗位或职工立即整改。

此外，职业院校必须加强外部监督，可以聘请专业的会计专家监督管理并审查财务部门内部控制的实际情况，发现其中存在的不足之处，指导职业院校进一步完善、优化学校财务内部控制制度。同时，积极响应审计机构、巡察组等行政部门对学校的审计、巡视和检查，及时改进工作中的不足，保障内部控制工作有效运转。

第二，构建完善的财务内控评价制度。职业院校应当设置自评小组，确定科学合理的评价指标和标准，主要对财务内部控制的情况进行评价，量化评价结果。该小组成员既包含校长，也包含其他管理者。自评小组可以运用该评价体系对管理工作进行打分，同时定期组织普通教职工对财务内部控制工作情况进行评价和打分，及时发现内部控制制度制定和执行中存在的问题和风险，进一步优化内部控制工作，完善内部控制制度。

例如B职业院校，为了进一步加强财务内部控制，制定了如下监管措施：首先，该学校根据自身实际情况制定了完善的审计制度，并设立了审计部门。同时，为了避免审计部门和其他部门工作内容、利益交叉，从而出现徇私舞弊的不良现象，该院校规定审计人员不得从事其他工作，确保审计结果客观真实、公平、公正、公开。

其次，定期组织审计人员培训，主要内容包括丰富职工的知识储备，提高他们的审计能力，学习并了解其他岗位的工作流程与内容。

最后，同外部审计机构合作。邀请第三方审计机构监督学校财务内部控制执行情况，发现其中潜在风险，及时管理，制定完善的方案。

（五）优化岗位与职工的匹配度

一方面，职业院校在设置岗位时，要根据内部的需求而并非某位职工的需求，详细规划每个岗位的工作内容和职责，避免出现一人身兼多个岗位或多个岗位工作职责相同的情况。同时，为了加强员工之间的监督，应定期对关键岗位进行轮换，避免出现不合规的经济活动。若财务人员较少，无法与关键岗位相匹配，学校应及时招聘财务相关人才、调整岗位。此外，针对关键岗位的职工，制定与其工作内容、性质相匹配的考核指标，监督管理部门必须定期开展考核，通过各种激励措施调动财务部门工作人员工作热情，对工作质量差、效率低的职工予以适当处罚。

另一方面，要定期对财务人员进行培训。针对财务人员的培训方式主要有以下三种：第一，积极组织财务人员参与政府培训班，学习新出台的会计制度和理论基础。第二，组织财务人员和其他学校沟通交流，学习其他学校财务内部控制方面的经验，并结合自己学校的实际情况进行融合。第三，邀请专家学者到学校开讲座，通过讲解案例、警示教育的方式增强财务人员内部控制的意识。

四、结束语

总而言之，加强职业学校财务内部控制制度，可以对学校各项财务活动进行全方位的管控。因此，职业学校必须严格监督管理财务内部控制工作的执行情况，进一步优化学校资金配置，确保记录的资金流入和支出情况准确无误，明确规定每个岗位的权责，避免财务管理出现问题时无人问责。此外，职业院校财务部门的工作人员要不断增强财务管理意识，及时发现潜在的财务风险，并制定完善的预防措施。通过上述方式，有效加大职业院校财务内部控制力度，推动职业院校持续稳定地发展。