财务信息化对企业绩效的影响与优化

2023-03-22曾德山

活力 2023年24期

曾德山

（深圳昂湃技术股份有限公司，深圳 518110）

引言

在当前的经济环境下，企业面临着激烈的市场竞争和不断变化的经济情况。在这种背景下，财务信息化成为提高企业竞争力和绩效的关键工具。本文旨在探讨财务信息化在提高企业资金管理效率、优化决策支持和加强内部控制方面的作用，并进一步探讨如何通过技术优化和应用创新来加强这些效应，以期为企业管理和发展提供参考。

一、财务信息化的内涵及企业应用

(一)财务信息化的概念

财务信息化是指在企业管理中，通过采用现代信息技术手段，对财务活动进行高效、准确的信息处理和管理。它包括但不限于使用电子化的方式处理账目、预算、资金流动等财务数据。这一概念的核心在于通过技术手段提升财务管理的自动化、智能化水平，从而实现数据处理的高效性和准确性。随着信息技术的快速发展，财务信息化已经成为企业提升财务管理水平、优化决策过程、提高财务透明度和合规性的重要工具。它不仅涉及财务数据的电子化处理，还包括财务分析、预测、策划和风险管理等多方面内容，为企业提供了全面、及时的财务信息支持，成为现代企业管理不可或缺的一部分。

(二)主要应用系统

在财务信息化的实践中，主要应用系统包括企业资源计划（ERP）系统、财务共享服务中心、电子支付系统、在线财务报告工具等。ERP 系统是其中最为核心的部分，它集成了企业的财务管理、供应链管理、人力资源管理、客户关系管理等多个功能模块，实现数据的集中处理和信息的一体化管理。财务共享服务中心通过集中处理企业内部的财务事务，提高了处理效率和服务质量。电子支付系统则简化了企业的收付款流程，提升了资金管理的效率和安全性。在线财务报告工具使得财务报告的编制和发布更加高效、透明，方便了企业内部和外部的利益相关者进行财务监控和分析。这些系统共同构成了现代企业财务信息化的基础架构，对提高企业的财务管理水平和整体业绩具有重要意义。

二、财务信息化对企业绩效的影响

(一)资金管理效率

财务信息化对企业的资金管理效率具有显著的提升作用。首先，通过电子化的财务系统，企业能够实时追踪和管理其现金流动情况，包括收入、支出、债务和资产。这种实时监控不仅提高了资金管理的透明度，而且有助于及时发现并解决资金流动中的问题。其次，财务信息化通过自动化处理日常的财务事务，如发票处理、账目记录和报表生成等，极大地减少了人力资源的投入和处理错误的可能性，从而提高了操作效率和数据准确性。此外，财务信息化还支持复杂的财务分析和预测，帮助企业在资金配置和风险管理方面做出更加科学合理的决策。

(二)决策支持

财务信息化在提供决策支持方面也发挥着至关重要的作用。通过集成和分析企业内外部的大量财务数据，财务信息系统能够为企业管理层提供全面、深入的财务洞察。这些洞察包括但不限于盈利能力、成本控制、资产负债结构等关键财务指标的分析，以及市场趋势、竞争对手行为和经济环境变化对企业财务的潜在影响。这样的信息不仅帮助管理层在日常运营中做出更加合理的财务决策，而且在长期战略规划方面也提供了重要支持。通过预测和模拟不同的财务情境，企业能够更好地评估各种策略的潜在影响和风险，从而做出更加审慎的决策。

(三)内部控制

在内部控制方面，财务信息化同样发挥着关键作用。通过自动化的财务流程和严格的数据访问控制，财务信息系统有助于提升企业内部控制的有效性和效率。这包括确保财务数据的准确性和完整性，防止财务欺诈和错误，以及增强合规性。例如，通过实施电子审批流程和自动对账系统，企业能够有效地减少人为错误和舞弊的风险。此外，财务信息系统还提供了强大的审计跟踪功能，使得企业能够追溯每一笔交易的详细信息，从而增强了监督和责任追究机制。

三、优化财务信息化提升企业绩效的对策

(一)系统深度集成

业务流程重构在财务信息化中扮演着核心角色，它涉及全面审视和重塑企业的财务管理流程以实现与信息技术的高度融合。首先，企业需要对现有的财务流程进行彻底的评估，识别那些陈旧、低效或冗余的步骤。这种评估不仅限于财务部门，而应涵盖与财务流程相关的所有业务单元。在此基础上，企业应设计更加流畅和高效的流程，去除或自动化那些非核心的任务，同时确保核心财务活动如预算编制、账目处理、财务报告等与信息系统的深度整合。重构后的流程应当更加简洁明了，减少手工干预，提升处理速度和准确度，最终达到提高整体财务管理效率和减少操作错误的目的。此外，流程重构还应当包括员工的重新培训，确保他们理解新流程并能够有效地在新系统中工作。

数据一体化管理是实现财务信息系统深度集成的关键。企业首先需要建立和实施统一的数据标准和格式，以确保在不同系统和部门间的数据能够无缝对接和流通。这种统一性不仅涉及数据的格式和结构，还包括数据的语义层面，确保不同系统对相同数据的理解和使用是一致的。接着，企业需要建立强大的数据仓库，集中存储来自各个业务单元和系统的财务数据，实现数据的集中化管理和实时共享。通过这样的一体化数据管理，企业可以获得更全面、准确的财务视角，支持高效的数据分析和报告生成，为决策制定提供及时、准确的信息支持。此外，一体化的数据管理还有助于提高数据安全性和合规性，降低数据冗余和错误的风险。

技术集成和升级是实现财务信息化深度集成的另一个重要方面。企业需要定期评估和更新其财务信息系统，确保系统能够满足不断变化的业务需求和技术发展趋势。这可能包括引入新的软件解决方案，如更先进的ERP 系统或专门的财务分析工具，以及集成新兴技术，如人工智能、机器学习和大数据分析。这些新技术可以帮助企业自动化更多复杂的财务任务，提供更深入的数据分析和预测，从而提高数据处理的效率和准确性。同时，企业也应关注现有系统的持续优化，包括提升系统的稳定性、扩展性和用户友好性，确保系统能够支持企业的长期发展和适应未来的挑战。技术集成和升级还应包括对员工的技术培训，确保他们能够有效地利用最新技术来提升工作效率和质量。

财务信息化的成功实施不仅取决于技术和流程，还极大地依赖于跨部门协作和员工培训。为了实现深度集成，企业必须打破部门间的壁垒，促进不同部门之间的沟通、协作和协同工作。这要求企业高层领导制定明确的跨部门协作政策，鼓励和促进各部门间的信息共享和协同决策。同时，企业应该投资于全面的员工培训项目，包括财务知识、新系统操作和数据分析等方面的培训。通过这样的培训，员工不仅能够更好地理解和适应新的财务流程和系统，还能够提升他们的专业技能和工作效率。此外，跨部门协作和培训还有助于构建一种基于合作和共享的企业文化，这对于促进创新和持续改进至关重要。

(二)移动终端应用

实时数据访问与处理通过移动终端应用为企业财务管理带来了革命性的变化。这种变化主要体现在数据的即时可用性和处理能力上。随时随地访问财务信息的能力极大提升了决策的速度和灵活性。财务经理和团队成员可以在任何时候查看关键财务指标，比如现金流、预算执行情况和财务报表，不受物理位置的限制。这种灵活性对于那些经常出差或在多个地点工作的员工尤为重要。例如，在紧急情况下，财务领导可以通过移动设备快速审批预算调整或资金转移，从而确保业务的连续性。此外，实时数据访问还有助于更快地识别和解决潜在的财务问题，减少对企业运营的影响。通过移动应用进行数据分析和报告生成，管理层能够获得实时的洞察，更快地对市场变化做出反应，提高企业的竞争力。

移动终端应用在改善客户和供应商互动方面也扮演了重要角色。在现代商业环境中，快速响应客户的需求和供应商的问题是提升业务效率和客户满意度的关键。通过移动应用，企业可以更灵活、更迅速地处理财务相关的客户服务和供应商管理。例如，财务团队可以在接到客户查询时立即提供所需的账单信息或处理付款事宜，增强客户的信任和满意度。同样，对于供应商的付款问题，移动终端的即时处理能力可以帮助改善供应链关系，保证供应链的顺畅运作。此外，移动应用支持的现场销售功能，如现场生成和发送发票，不仅提高了交易效率，还增强了企业的市场适应能力，尤其在面对紧急订单或现场服务需求时更为显著[1]。

移动终端的应用在数据捕获和分析方面提供了巨大的优势。在传统的财务管理中，数据收集往往依赖于手动输入，易于出错且效率低下。而通过移动终端，数据的捕获变得更加直接和高效。销售人员可以在现场即时录入销售数据，财务人员可以快速扫描和上传发票和收据，从而大幅度减少了数据处理的时间和错误率。进一步地，移动应用中集成的数据分析工具能够即时分析这些数据，为管理层提供关于销售趋势、成本控制和预算管理的即时洞察。这种快速、准确的数据分析能力对于制定战略决策、优化资源配置和提升财务绩效至关重要[2]。

随着移动技术的发展，其在安全性和合规性方面的进步不容忽视。移动终端应用为企业提供了更加强大和灵活的安全控制手段。多因素认证、端到端的数据加密和远程数据擦除功能等安全措施可以有效地保护敏感的财务信息，减少数据泄露和未授权访问的风险。此外，移动应用还能够支持财务合规性的跟踪和报告，确保企业在移动环境下的财务操作符合相关法规和标准。这对于避免法律风险和维护企业声誉至关重要。通过这些安全和合规功能，企业能够在享受移动技术带来的便利性和效率提升的同时，确保其财务操作的安全性和合规性。

(三)安全体系建设

全面风险评估是建立有效安全体系的基石。这一过程要求企业深入分析和识别所有可能对财务信息系统造成威胁的因素，包括但不限于网络安全威胁（如黑客攻击、病毒和恶意软件）、系统漏洞（如过时的软件、缺陷的硬件）、员工操作错误（如误操作或信息泄露）、以及供应链中的风险（如第三方服务提供商的安全漏洞）。进行这种评估时，企业需要考虑各种潜在威胁的可能性和影响程度，并基于此制定相应的应对策略。这可能包括定期进行安全培训，增强员工的安全意识，确保系统和软件的及时更新，以及与供应链伙伴协作，确保他们的安全措施达到企业的标准。通过这种全面的风险评估，企业不仅能够识别和修补现有的安全漏洞，还可以预防未来可能出现的安全问题，为财务信息系统的安全打下坚实的基础[3]。

基于风险评估的结果，企业应构建一个全方位、多层次的安全防护体系。这种体系应当覆盖物理安全、网络安全和数据安全等多个层面。物理安全措施可能包括对数据中心的严格访问控制、监控摄像头的安装以及防灾备份设施的建设。网络安全层面，企业应部署防火墙、入侵检测和防御系统，并确保所有网络通信都是通过安全协议进行。数据安全方面，关键措施包括对敏感数据进行加密处理、实施严格的数据访问控制和实施定期的数据备份策略。此外，企业还应考虑建立高效的数据恢复系统，以应对可能的数据丢失或系统故障。这种多层次的安全体系能够从不同角度保护企业的财务信息，大大降低数据被盗取或损坏的风险。

安全体系的建立只是起点，其有效性还依赖于持续的监控和管理。企业应定期对安全系统进行更新和维护，以应对新出现的威胁和漏洞。此外，定期的网络活动监控对于及时发现和应对安全事件至关重要。这可能包括监控异常流量、检测未授权的访问尝试以及跟踪数据的异常移动。安全体系的有效性还需要通过定期的安全审计和效果评估来保证。这种审计和评估可以揭示安全体系的潜在弱点，为进一步的改进提供方向。通过这种持续的监控和管理，企业可以确保其安全体系始终处于最佳状态，有效防范各种安全威胁[4]。

遵守行业标准和法规是构建安全体系的另一个关键环节。企业需要确保其财务信息系统符合所有相关的数据保护法规、行业标准和最佳实践，如欧盟的一般数据保护条例（GDPR）或美国的萨班斯-奥克斯利法案（SOX）。这不仅有助于避免法律和财务风险，也是维护企业声誉和客户信任的重要因素。为此，企业可能需要建立专门的合规团队，负责监控法规的变化，确保企业的政策和操作始终符合最新的合规要求。此外，定期的合规培训和宣导对于提升员工的合规意识同样重要。通过这些措施，企业不仅能够保护自身免受安全威胁的影响，还能够在激烈的市场竞争中树立良好的品牌形象[5]。