关于公立医院财务报销模式改变的探讨

何 迎

（作者单位：浙江省嘉兴市妇幼保健院）

财务报销审批是医院会计核算的基础工作，也是内部控制的重要环节，目前传统的手工报销模式已不能满足医院高质量发展的需求，因此探索互联网环境下的智慧财务报销模式已是大势所趋，这也将促使医院财务向着精细化管理的道路不断前行。

一、传统的医院财务报销模式

（一）传统财务报销模式的流程

在医院传统的财务报销模式（见图1）下，报销人手工填写报销凭证，经科主任、职能科室负责人及院领导审批后，报销人将相关纸质报销资料上交至财务科，财务人员审核无误后，通过现金或转账的方式支付给相关个人或单位。

图1 传统报销模式流程

（二）传统财务报销模式的弊端

1.时间长、效率低。传统的财务报销模式下，报销人需手工填写纸质报销凭证，然后逐级进行审批签字，有时候科主任签完了分管领导不在，好不容易找到分管领导了，院长又出差了，报销人员需要多次往返各部门之间，浪费了大量的时间。如果经各级负责人审核完毕的单据在财务审核时发现存在错误，则需退回给报销人重新填写，重新进行逐级审核。

医务人员的日常工作较为繁重，传统低效率的报销模式又耗费了他们太多的时间与精力，容易造成畏难情绪，也降低了他们对财务人员工作的满意度。医务人员往往会将多个报销事项积累在一起后，前往财务科报销，这也使得财务报销的及时性得不到保障。

对于审批人而言，每日多次而又零碎的审批签字业务占据了他们大量的时间，原有的工作思路经常会被打断，大大降低了工作效率，因此审批人同样希望能利用碎片时间来处理这些业务。

2.报销流程不清晰，随意性较大。传统的财务报销模式缺乏统一的、清晰的报销流程和审核标准。报销人员往往在经过一个环节的审批后，不清楚下一环节要去找哪个部门，不清楚某项业务具体应审批到哪一级别，也会出现漏签或签错的情况。由于报销流程不清晰，报销人经常需要来回奔波，浪费了宝贵的时间，也不符合“最多跑一次”的财务工作理念。

3.与预算系统脱节，缺乏动态预警。传统财务报销模式下，财务系统与预算系统独立核算，信息整合不足，无法实现数据信息的实时共享。预算人员一般是根据财务已入账的数据进行事后的手工核减，存在一定的滞后性，又经常会在预算核减的过程中发现存在超预算支付的情况，但已经于事无补，只能在事后申请调增项目预算，这一做法不符合三级公立医院全面预算管理的要求，不符合“无预算不支出”的预算管理理念。

4.人工审核，增加管理风险。以差旅费报销为例，财务人员需手工计算报销金额，增加了出差错的风险。随着电子票据的普及，发票验重、验真的任务也全靠财务人员手工核对，工作烦琐，效率低下，财务管理风险增加。

二、我院财务报销模式的改进

（一）改进后的智慧财务报销模式流程

我院依托全面预算管理系统，使用信息化的手段，打破原有各系统独立核算的情形，将人力资源系统、科研管理系统、合同管理系统、物资管理系统和收费管理系统等紧密结合在一起，实现数据实时共享，呈现事前审批、事前控制、自动计算、自动核减、自动付款、自动记账的新型工作模式。

报销人在将相关资料上传后，无须再找领导签字，审批全部改由线上完成，报销人只需在审批完成后将纸质材料上交至财务科。

（二）改进后智慧财务报销模式的特点

1.节约时间、方便快捷。改进后的智慧财务报销模式打破了原有的场地局限性，员工可以在任何时间通过医院内网或者手机钉钉发起报销申请，系统会根据设定的审批流程将报销业务自动推送至下一审批人。同时，报销人可以实时查看审批进程，审批完成后还会有信息提示，报销人只需跑一趟财务科，将纸质资料上交，无须再为审批签字而反复奔波，工作效率和员工满意度都能得到大幅提升。

对于审批人而言，其同样可以利用碎片时间完成这些审核工作，大量完整的时间则可用于处理其他更为重要的事情，原有的工作思路不会被频繁打断，工作效率得到提高。

2.与预算紧密相连，实现动态预警。改进后的财务报销系统与全面预算管理系统紧密相连，真正实现了事前控制、事前审批。在报销人发起报销申请时，预算系统已将该部分资金予以冻结，防止后续报销发生超预算的情况。如果预算不足，则系统会发出预警提示，告知报销人无法发起报销业务，需调整报销金额或追加预算。由此通过信息化手段规范了医院的财务报销行为，做到了严格按预算支出，避免了不必要的浪费，降低了内部控制的风险，也在一定程度上推动了医院预算管理和成本管理向着更精细化的方向发展。

3.业财融合，推动财务精细化管理。全面预算管理系统将自身与人力资源系统、科研系统、物资系统、合同系统、收费系统和银企互联系统等连接起来，实现信息与数据的实时共享。依据人力资源系统中报销人所属科室，相关成本费用会自动分摊至该科室；依据科研管理系统，项目负责人可以快速查找相关课题项目，并在提交报销申请后自动核减科研经费；依据医院信息系统（Hospital Information System，HIS）收费系统，财务人员可自动关联至用友账套，并生成每日收入的会计凭证；同样，财务人员可借助物资系统将出入库凭证导入用友系统中自动生成相应的会计凭证，减少了简单、重复的账务处理工作，也降低了差错风险。

图2 改进后的智慧财务报销模式流程

审批完成后的报销凭据会自动推送给出纳，出纳无须手工输入付款金额，在系统中点击“付款”按钮即可连接银企直联平台，完成资金支付。支付完成的报销凭证根据已设定的记账规则，可在用友账套中自动生成记账凭证，完成财务分录与预算分录及各科目辅助核算的录入，减轻了财务人员的工作压力，减少了手工做账带来的失误，也促使财务人员有更多的时间开展财务管理工作，推动财务管理的精细化进程。

4.计算准确，减少差错。以差旅费报销为例，改进后的报销系统已将相关的报销标准事先植入系统中，报销人只需填写出差时间、出差地点、出行方式，系统会自动匹配人力的职称信息，并自动计算出报销金额、补贴金额，降低了手工计算产生差错的可能性。同时，根据报销人上传的电子票据，系统可自动抓取发票号码与发票代码信息，判断是否存在重复报销行为，未来还可通过与税务系统相连的票据池，自动识别票据真伪。

5.提供多角度数据分析功能，满足领导决策需求。信息化管理下的智慧财务报销系统更能满足医院多维度数据分析的需求。例如，统计某一名员工的外出学习频率，统计某一科室人员的外出学习比例，甚至是统计某一学科类人员的学习特点，读研读博的、进修的，或是单纯参加继教培训的，这些都能通过报销系统快速、便捷地统计出来。医院领导也能通过这些数据综合研判培训资金应向哪些科室或者哪些学科倾斜，以便更有利于医院的学科建设和人才队伍的培养。

（三）改进后智慧财务报销模式的不足之处

1.信息安全有待加强。任何借助信息化网络平台的系统都会存在一定的数据安全风险，医院改进后的智慧财务报销平台也不例外，特别是在人员权限的管理、漏洞的扫描、电子姓名签章的保护、敏感数据的存储与传输等方面，均存在信息泄露的风险，需要专业的团队人员定期进行维护、升级，以确保系统安全。

2.部分细节、流程有待完善。不同的审批事项隶属于不同的职能科室管理，因此存在着重复审批的情况。以外出审批为例，员工外出需填写“外出请假申请”，归口人事科管理，同时报销平台需填写“外出学习审批单”，归口科教科管理。两张审批单的格式稍有不同，但内容大致相同，包括了外出时间、时长、地点、出行方式等，均需经科主任、职能科室负责人、分管院领导的审批，只不过是职能科室负责人不同罢了。

又如，员工提交的报销申请如被驳回，再次发起申请时，由于已冻结了预算额度，报销人只需在原有的申请单上修改，无须发起新的申请。但如果员工对报销操作不熟悉，多数情况下会将已驳回的申请单搁置，选择填写新的单据，如此一来，同一笔业务会被两次冻结预算额度，造成预算可用余额与实际不符，预算管理员需通过后台系统仔细辨别，作废这些已搁置的申请单，才能重新释放被双倍冻结的预算额度。

三、对信息化环境下智慧财务报销系统的展望

在目前形势下，我们虽然做到了线上报销审批，但相关纸质资料一样不能少，虽然进行了电子会计档案的备份和归档，但是财务工作的重点依旧是纸质资料的归档，并没有降低相关纸质票据的打印成本及查询的时间成本，没能实现节能减排。对于未来，医院应更重视票据及相关资料的扫描及传输工作，争取早日实现摆脱纸质材料，全部依靠电子档案，真正实现无纸化操作。

新系统的上线不可能一步到位，也不可能人人满意，这需要一个不断修改、完善、升级的过程，甚至是系统的进一步研发。财务人员除了配合专业信息人员完成对系统的维护、设置之外，还需深入业务科室，了解业务科室的特点及对财务报销的需求，并将其更好地融入新系统中，推动医院信息化建设的进程。

医务工作者是医院的主力军，是医院财富的主要创造者，财务人员应改变原有的工作思路，创新服务意识，树立“最多跑一次”的工作理念，定期为医务人员开展报销业务培训，为医务人员多服务，让医务人员少跑路，真正实现从业财融合到业财互促。