企业存货管理存在的问题及改进

石晓敏

摘要：企业存货管理是企业经营管理的基础，是企业价值保值增值的重要手段。随着科技的发展，市场提供了简单易于操作且成本较低的企业管理手段，进一步促进企业管理实现信息化管理为管理者提供了提高管理效率和水平的方法，但实际工作中存货管理存在的问题越发突出严重影响管理效率主要涉及存货入库缺乏或不严格验收、存货内部流转混乱、或不严格执行发货及日后确认等。企业管理者们迫切需要为了适应企业发展阶段，提高同业竞争水平，需要及时解决甚至预测爆发性的问题。本文结合企业信息化、存货管理的重要性和存货管理的现状下，管理者需要从建立并完善存货管理流程、内部检查机制等方面入手，提高存货管理效率和效果，为实现经营目标保驾护航。

关键词：存货管理；存货流转；流程管理

企业在日常管理过程中对常见的状态如：存货的流转管理比较松散，导致较多企业存货无法与财务账面数量、金额核对。对于存货状态缺乏专业人员管理，部分存货实际已经霉变、超过生产日期、技术落后实际无法使用等情况，实际价值远低于财务账面金额，情况严重的还会影响企业正常经营。有小部分是管理太细致，不论存货性质金额都实行精细化管理，浪费内部资源而且收效甚微。

本文主要讨论在企业信息化下如何完善存货企业内部管理，因此设定企业存货采购申请审批流程是合理的，仅讨论企业管理者如何提高存货管理水平。为了提高存货管理水平，提高内部流转效率，促进外部竞争优势。我们迫切需要针对存货管理较突出的问题进行研究，有针对性的解决存货涉及的问题，提高存货管理水平，创造一个有利的内部环境。

一、企业存货管理的重要性

（一）企业生产经营的保障

存货作为企业生产经营的基础，高水平的存货管理对企业预测未来销售水平，制定合理存货采购计划，结合采购销售情况合理安排生产至关重要。尤其对库存生产式生产企业，需要合理预测销售水平，才能制定存货采购生产计划，不至于存货供不应求或者滞压。在制定采购计划方面，企业相关人员需要依据供应商供货周期、供货量、产能限制等制定合理的采购计划。在生产方面，需要结合采购、销售和企业自身生产流转效率合理安排生产，否则将要面对停工待料、中间产品滞压等情况。

高水平的存货管理，在企业采购、生产、销售几方面相辅相成，形成相互促进的良性循环。而如果管理水平落后则一定要面对存货滞压、不足等情况，降低企业竞争能力。

（二）资金占用

存货管理一方面在实物的流转方面减少不必要的浪费、降低存货滞压风险，另一方面在存货资金占用及资金需要支付利息。存货作为企业的重要生产经营资源，存货也必将占用企业资金，那么適当的存货对资金的占用和由于资金占用引起的需要支付的利息两方面尤为重要。如果存货管理水平较低，则会造成企业资产占用，另外需要耗用更多的利息。

（三）财务核算水平

存货作为企业经营管理的重要物资，在企业内部、外部流转，意味着存货价值在流转，在各个环节做好衔接，保证财务基础数据不失真。

针对不同的经营目标和计划，对相应业务选择合理的会计处理方式。例如同样是企业自用领取存货，但是目标和计划的不同处理方式就不同：如果领用存货作为企业宣传、发放给客户或潜在客户，那么列入销售费用比较合适；如果领用的存货作为企业研发新产品，在研究阶段那么列入研究开发费用最终费用化比较合适，在开发阶段则并符合一定条件时列入无形资产管理。

二、企业的存货管理的现状

（一）存货流转过程

1.不严格执行流程

收货验收核对流程比较常见的状况有几种：

第一，没有明确收货验收流程，导致企业相关人员验收比较随意，存货是否符合要求全凭业务人员个人检验经营。

第二，虽有验货流程，但是仓管人员不严格执行企业管理存货管理制度，不仔细核对产品信息、数量、属性每一项内容，盲目验收，常见问题包括：收货并非订货产品，直接发错；收货产品型号正确，但是数量不一致；收货产品型号、数量正确，但是生产日期、批次与要求的不一致；收货产品型号、数量、生产日期、批次正确，但是包装不一致；收货产品型号、数量、生产日期、批次、包装正确，对产品不验收，仅作核对就入库。

第三，虽有验货流程，但是与实际不符，无法应用，流于形式。或者虽有验货流程，但经常变更，业务人员实际操作比较迷茫，无法彻底执行。

上述常见问题会导致企业在日常管理中缺乏对存货标准化检验验收，严重的会影响生产、销售。

2.内部存货流转混乱

内部存货流转主要有：内部借用（需要归还）；内部领用（研发）；内部领用（非研发）；内部借用归还；内部借用转外部销售或借用。主要涉及的问题有：不登记，直接拿走，导致记录与实际严重不符；尽管登记，但是登记不准确，例如借用的登记领用，借用领用负责人员不准后期无法追踪；登记后没有人后续管理，借用等同于领用，要么不还或者归还已经不能使用；内部借用或者领用物品直接从相关人员手里外借出给客户等，无法

追踪。

3.缺乏或不严格执行发货及日后确认

发货验收核对流程比较常见的状况有几种：

第一，没有明确发货检验流程，导致企业相关人员验收比较随意，存货是否符合要求全凭业务人员个人检验经营。或者虽有检查流程，但是与实际不符或经常变更，业务人员实际操作比较迷茫，无法彻底执行。

第二，虽有检查流程，但是仓管人员不严格执行企业管理存货管理制度，对发出货物的型号、品质、数量、批次、包装检查核对不仔细，与销售合同、发票不符、与客户需求不符导致重新发货。实际经营中发出不符合要求的货物，不止重新发货，还会有重大影响：影响客户对企业项目执行能力的评估；影响客户对企业的整体能力评价，其他深度合作需要慎重考虑；对缺货产品无法直接重新发货，安排生产、重新采购需要一定周期；紧急采购一方面成本较高，另一方面还未必能够买到；同类竞争水平降低，可替代性比较大；对不缺货的产品，可以重新发货，那涉及的主要是资金成本；重新发货对内部资源也是严重浪费；针对不能履行销售合同，可能涉巨额赔偿。

企业普遍缺乏对已经发出的货物客户的确认管理，产品或者需求是否能够满足客户需求也不追踪，客户产品是否日后升级替换也不清楚。无法实现对客户最大化的开发，从而浪费企业资源。

（二）存货状态

对企业存货状态管理常规的涉及存货数量是否与财务账面数据、生产部门领用、研发领用、员工（外部）借用一致；是否已经超过可使用日期；是否存在外包装箱存在霉变等变质情况；保存温度湿度是否良好，是否符合正常使用存放标准；存放过程中是否会涉及有噪音、污染无排放，是否需要特殊的处理流程。上述事项需要相关人员在日常管理中作为检查事项，需要认真核对并做记录。

对于存货在上述没有直接差异的，但是对存货价值有重大影响的尤其涉及存货重大跌价的需要提高注意：存货储存虽然符合日常管理，但是存货实际已经过时，涉及的技术已经落后不能满足生产经营。以消费类电子产品为例，产品跟新迭代周期快，原材料相应更迭迅速，相应技术替代迅速，那么作为生产经营的重要生产原料，我们需要利用定时与不定时相结合，汇集研发部门、生产部门和仓储部门对生产物资评估，将涉及不能符合条件的存货及时汇总，提交管理部门，寻求解决方案，是否需要计提坏账。

企业需要结合市场宏观政策、国际形势合理推断，对重要的存货需要判断存货价值，是否需要提取的存货跌价准备以反映实际情况。例如在“房住不炒”的大形势下，企业对于尚未开发的土地、在开发阶段的项目需要及时预估项目情况，确定是否存在需要提取的存货跌价准备以反映实际情况。

对于企业的现有库存及生产，可能由于行业生产技术水平的提升或自身生产水平的提高，原有存货是否能够满足新的技术，是否存在跌价情况，需要多部门协作，合理预估存货价值。对于市场紧缺的存货，需汇集研发部门、生产部门和仓储部门对生产物资评估，是否需要增加备货量、增加多少、何时增加。

（三）存货盘点

企业管理过程中主要涉及的存货问题包括：不盘点；未及时盘点或盘点时点不一致也不做处理，例如仓储月中盘点、生产月底盘点，财务下月初盘点，不同部门盘点时间不一致，不同部门不做勾稽核对；平时没有对重大物资抽盘的情况，事后虽然有盘点差异，但已造成严重损失。缺乏多部门协作，共同管理。对盘点结果盘亏或者盘盈不采取必要的错失，仅盘点

而已。

对长期滞留存货检查是否是生产物资、滞留原因，检查产品是否存在技术落后、是否产品已经超过可使用日期、是否保存完好、是否涉及需要提取的存货跌价准备的，及时汇总整理情况，对重大不符事项需要报有权限的部门处理。

三、加强企业的存货管理的对策建议

（一）流转方面

1.存货验收

首先企业管理人员应该梳理存货验收流程，严格执行流程管理，对验收过程中涉及的验收检查项目形成标准化文档，验收检查过程留下核对过程并由专门人员负责管理，在系统中同步上传映像资料。

针对存货验收重要的项目需要核对并留下记录，主要是收货明细、采购表和合同内容核对，包括但不限于以下方面：产品型号、包装、生产日期、批次、数量和品质（主要指产品是否满足指定的需求，主要针对个性化定制产品）。

在流转方面留下不同人员、产品信息与需求计划、采购申请、合同、入库（销售）单据的核对，防止存货有误。重要的产品信息保留影像资料，同时上传系统以备查验。

2.内部使用

对内部借用或者使用同外部使用一样，不能缺乏相应的管理。对流程要执行到位，如果需要归还的应建立责任人负责制，定期检查内部适用情况。在尽量减少流程审批种类和审批手续下，可以在内部领用中增加关键字段来实现内部使用管理，重要的环节区分对待：对借用类的需要核实最终借用的人员，区分流程申请人员和最终使用人；定期（按季度）对借用类物品盘点（数量、检查是否可以正常使用），借用人员及相关领导签字；归还回来的产品需要检查是否与出借时数量，质量一致，有无破损。归还后要及时登记入库，恢复正常包装。

对于领用的产品，需要注意以下环节：注明最终使用的项目，领用人员；定期（按季度或项目周期）对领用物品是否按照计划使用，投入产品是否正常，是否达到预期目标。未使用的需要及时归还，归还后要及时登记入库，恢复正常包装。对于内部借用与领用转变时，要办理前流程结束后流程开始记录，不能私自转化使用方式。

3.存货追踪

对于企业存货管理追踪一方面在发出存货后的追踪机制，另一方面为企业内部追踪机制。存货发出需要建立后续追踪机制，提高服务水平，进一步挖掘客户需求，主要涉及几种方案；货物类可以借助与第三方公司合作，签订存货签收确认返回机制；货物类可以要求客户收到货后邮件确认收货详情例如送货单盖章回签；服务类可以与客户签订成果报告，确认服务进度；货物与服务类几种方式混用，对客户后续可能需要升级替换的产品追踪，推进产品后续维护更新服务。企业内部追踪机制主要针对重大、重要生产物资，需要对生产物资进行唯一编码，从采购到销售可以一条龙追踪勾稽核对，发现问题及时

处理。

（二）存货状态

企业管理人员需要定期与不定期相结合，汇同不同部门（采购、生产、仓库）负责人检查产品状况，包括但不限于：查检存货生产存放是否符合规定，是否涉及易燃易爆、防潮等特殊管理；查检存货品质情况，是否存在技术落后，是否产品已经超过可使用日期，是否存在霉变等变质情况，存放过程中是否会涉及有噪音、污染无排放，是否需要特殊的处理流程。

对重要生产物资需要在多部门协作下，综合评价是否涉及的技术已经落后不能满足生产经营、是否存在市场宏观政策、国际形势影响、是否存在行业或自身生产水平的提高等情况，确定是否存在需要提取的存货跌价准备以反映实际情况。

将上述检查事项形成检查报告，相关负责人签字确认，最终汇总到财务部，财务账面情况核对，是否一致，不一致的需要启动后续流程。

（三）定期盘点，不定期抽查

存货要建立定期盘点机制，汇同不同部门（生产、仓库、财务部等）定期盘点，形成存货盘点报告，相关负责人签字确认，最终汇总到财务部核对，对盘点存在异常的需要追踪异常原因及处理方式和结果。

企业仓库、财务部应对于大额重要存货应该形成不定期抽查，与仓库明细、财务账面情况核对检查，形成抽查报告，对于有异常的需要追踪处理。

对长期滞留存货企业应该协调多部门检查是否是生产物资、滞留原因，检查产品是否存在技术落后、是否产品已经超过可使用日期、是否保存完好、是否涉及需要提取的存货跌价准备的，及时汇总整理情况，对重大不符事项需要报有权限的部门处理。

四、结束语

存货做为企业日常经营的基础，存货管理水平的高低对企业经营管理至关重要。企业管理者们应该从梳理存货流程管理开始，关注存货流转和存货保管方面涉及的安全及是否存在需要提取的存货跌价准备的问题，形成定期与不定期相结合的盘点管理方式，汇同不同部门对存货进行有针对性的检查形成相关報告，最终汇集到财务部，对于有差异的事项要追踪后续处理。从提高存货管理效率到提高存货管理水平，适当提高存货的周转率，从相对滞后的数据管理到为企业经营管理提供预测性支撑数据做转变，从而有效提高企业增值保值的经营目标。

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