流程管理在完全学分制下学籍管理运行机制中的应用探讨

高音

摘 要： 流程管理是近年来出现的新管理理论，核心思想是以客户为中心，以市场为导向，优化管理流程，提高管理效率。本文通过分析流程管理的核心与学分制管理目标，从将流程管理思想应用于完全学分制下的教学管理组织结构设置、教学管理岗位职能上的合理组织分配及完善信息管理平台，流程信息共享等方面提出了建议，以期达到提升管理效率之目的，增强管理效果。

关键词： 流程管理 完全学分制 学籍管理运行机制

一、流程与流程管理

流程管理理论是继1990年美国著名管理学家迈克尔·哈默提出“企业流程再造”之后，于20世纪90年代中后期学术界提出的一种新的管理理论。流程是为客户创造价值的跨岗位、跨部门作业活动过程，追求的是整体最优，追求的是目标导向，关注的是客户的目标价值与满意度，所以流程导向的组织架构设计弥补了职能制组织架构固有的不足，把职能相对孤立与静态的联系打通了，要求组织随着市场、战略变化而快速调整，支持跨部门团队有效协作，可以有效构建基于流程的水平同级决策机制，提高职能组织水平协作能力与整合效益。流程管理是对职能管理思想的继承、发展与超越，核心思想是以客户为中心，以市场为导向，通过改进旧的管理流程或再造新的管理流程实现标准化、规范化管理，达到降低成本、提高管理效率之目的。

二、学分制的管理目标

学分制起源于西方，它的产生与选课制度发展密不可分。选课制度产生于德国，由德国教育家洪堡最先提出，洪堡主张由学生自行选择学习的课程、教师与学校，自行安排学习的顺序和进度。并在柏林大学率先推行这项主张，开创选课制度的先河。选课制允许学生对所开课程有一定的选择自由，学生可以根据自己的需要、兴趣和能力选择希望学习的课程。包括选择课程、任课教师和上课时间，选择适合自己的学习量和学习进程，选课制的突出特点是尊重学生。选课制度普及发展在美国，19世纪后半叶，处在资本主义上升时期的美国，社会分工和专业分化越来越细，市场对人才的需求越来越多样化，导致高等学校院系大量增加，选修课程的数量大量增加，学生竞相选择自己感兴趣的课程，教师除了在某个专业领域有所专长外，还必须争取多开新课程，课程设置越来越多样化，学生的学习计划五花八门，为了适应这种高度自由化的学习方式，满足社会对多样化人才、复合型人才的需求，必须找到一个统一单位衡量不同学习计划学生的学习进程，于是学分制应运而生。学分制通过对总学分的要求实现对学生学习结果的最基本测量，而对学生的学习过程，包括学习年限、学习内容的选择等给予学生充分自由。学分制下，学生可以提前修满学分，申请提前毕业，也可以根据自己的实际情况滞后一段时间；学生可以在一定程度上选择自认为必要且感兴趣的课程和专业，对于学生修读的课程，如果考试不及格可以重修，直到及格取得学分为止。

三、运用流程管理再造学籍管理运行机制

学分制为学生独立自由地安排学习、充分发挥学生特长、主动性和创造性提供了条件。以人为本，以学生为中心是学分制教学管理的本质，最终目的是为社会进步与发展提供需要的多样型、复合型、创新型人才。这种管理的本质和目的与流程管理以客户为中心、以市场为导向的管理思想非常契合。

在传统学年制或学年学分制管理模式下，教学管理部门的组织结构是按具体职能划分的，各部门独立存在，在统一教学进程下各自工作，部门与部门之间甚少需要沟通与协调，工作就能很好地完成。但在完全学分制下，没有了统一的教学进程，没有了按专业划分的班级，每个学生每学期对所要学习的课程、学习的时间、任课的教师、乃至专业的选择、毕业的时间都有了选择权、自主权，这种情况对管理来说是极大的挑战，以往按具体职能划分的组织结构管理已很难适应完全学分制管理的需要。流程管理作为一种新的管理理论，管理思想、原理与方法为完全学分制下的学籍管理运行提供了较为适宜的选择。根据管理工作实际，有如下建议。

（一）组织结构上设立教学管理运行中心。

在学年制和学年学分制管理制度下，学籍管理只要遵照具体学籍管理制度，学籍管理工作时间要求完成工作，不涉及其他，因为每个专业的教学计划是固定的，每个学期每个班需要上的课程是固定的，工作中若有疑问，有比对标准，比如，在毕业资格审查时，若怀疑某个学生成绩单上缺了哪门课（此种情况常在有学籍异动的学生成绩单中出现），只要与其所在班级同学的成绩单对比就可以查出，而在完全学分制下，因学生对要学习的课程、学习时间都有了选择权，学生的学习成绩单非常个性化，这种比对法完全失去作用。取而代之的是各岗位管理人员之间及时、频繁的沟通与协调变得非常重要，因此，从组织结构设置上应考虑方便各岗位之间的横向联系，使信息快速有效地在各岗位之间流动，设立管理运行中心集中管理不失为一个好的选择。

（二）职能设置上管理与具体事物工作分离。

学籍管理工作是一项面向学生的工作，管理包括对学生的学籍处理、对学生休学、复学、转专业、退学等学籍异动的管理、对学生毕业资格审查的管理、对学生学位授予审查的管理等，工作琐碎繁杂，且要求百分之百正确，绝对不能出错。在传统学年制和学年学分制管理制度下，主要以班级进行管理，因而设有班主任，各系办公室设有教学秘书，一般与学生的交流与沟通主要在系级层面解决，学生直接找教务处管理人员交流与沟通的较少。但在完全学分制管理制度下，因学生学习极具个性，所以传统意义上的班级实际已不存在，不再设班主任与教学秘书，在这种情况下，与学生的交流与沟通完全压在教务处管理人员身上。加之完全学分制管理制度下，给学生自我选择的空间很大，很多学生由于在中小学应试教育体制中从来没有自我选择的空间，因此对突然而至的自由选择反而觉得无所适从与茫然，需要管理人员给予更多指导，出现教务处不停接待学生，处理具体事务性工作，而日常需要完成的管理工作没有时间进行的局面。因此，在职能设置上应该考虑管理与具体事务性工作相分离，动、静分开，保证管理效率与效果。

（三）完善信息管理平台，流程信息共享。

完全学分制管理制度下，学生的管理变成了个体管理，而每个学生的情况都是不同的，比如，缴费是不同的、注册的课程是不同的、学习的年限也是不同的，以前到毕业审查阶段，参加毕业审查的学生基本是参照标准学制（本科一般四年）按年级固定的，而在完全学分制下，参加毕业审查需要学生自己申请，学生修够专业要求的最低总学分就可以申请毕业，与年级无关，这种情况下信息管理平台的作用显得至关重要，各管理岗位之间的信息共享更是尤为重要。比如，在以往教学管理制度下，学生基本是按年级管理的，因此每年学生处要求教务处在毕业资格审查前提供毕业学生名单是可行的，而在完全学分制下，由于学生自己申请毕业，名单的统计与汇总量很大，毕业资格审查前提供毕业学生名单变得比以前困难，在这种情况下，如果让学生在计算机管理平台上申请毕业审查，教务处在计算机网络上审核，学生在自己的网络终端上查询，就可以使此项工作较为顺利地进行。

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