论如何高效使用事业单位科研经费

黄妍

摘要：我国综合国力的提升离不开科研事业的作用，事业单位的科研项目是我国科研事业的重要载体，在当前社会经济高速发展的前提下，国家加大对科研投入的力度，在“放管服”“简政放权”的一系列改革背景下，合理规范使用科研经费的前提下，如何有效使用科研课题经费，全面促进事业单位科研工作的发展极其重要。文章从事业单位科研经费的经费预算编制、经费拨付、经费报销及统计、经费验收、经费结余等几个方面综合考虑，对当前事业单位在科研全过程管理科研经费存在的问题进行探索，合理规范科研经费的投入和支出。

关键词：科研经费；预算编制；经费拨付；经费报销及统计；经费验收；经费结余

一、引言

教育、科技、人才作为国家的基础性和战略性支撑，科研工作关系着国家的创新发展。近年来，我国社会经济的不断快速发展，国家高度重视科研工作的质量，党中央政府部门出台并修订了一系列在科研经费从预算的编制、执行等方面的放管服优化科研管理，提升科研经费管理水平的管理办法和改革措施，既能有效提高科研工作者的对科研的创造力和创新性，又能对我国科技事业发展提供有力的科研保障。各类科研项目与课题经费的使用方式在实际科研活动执行中存在较大差异，这使得科研工作者在经费的预算编制、执行等管理中产生了困惑，给科研工作带来了一定的阻碍。如何在财务科研项目经费管理中帮助项目负责人解决经费相关问题，科研院所等必须要与时俱进，深入对科研政策制度的学习，并创新和改革财政单位内部科研项目经费管理制度、构建科学合理的内审机制，从而不断提高单位的财政科研经费的使用率。

如何有效管理和使用科研课题经费，涉及从科研经费预算编制、拨付、使用到结题的全过程，一直以来是事业单位科研人员较为困惑的难题。笔者以实际工作为出发点，从科研课题涉及的5个重要方面：经费预算编制、经费拨付、经费报销及统计、经费验收、经费结余等进行分析和研究。

二、事业单位科研课题经费管理和使用过程中遇到的问题分析

（一）经费预算编制不合理不规范

科研经费管理的关键在于经费的预算编制，预算编制的不合理不规范会影响事业单位科研经费管理的时效性，从而影响事业单位科研项目总体发展水平。

当前，事业单位科研经费预算编制存在以下问题：

1.缺乏对科研制度政策的学习。科研制度政策是根据科研活动的不断深入而做相应的修订，部分科研人员由于没有及时了解掌握新的制度导致了其在经费预算编制时没有经过全方面的考量，脱离实际。笔者接触过这样的一个案例：科研项目中的人才类和研究类的科研项目，事业单位科研人员没有结合广东省广州市为深入贯彻国家、省和市在科研领域“放管服”改革的有关文件要求，不熟悉“包干制”项目经费中的预算编制特点，从而沿用了旧政策，致使科研人员在项目申报时被科技管理机构多次退回修改项目申报书。

2.缺乏对科研实际活动支出的合理性考量。比如在设备经费预算方面，事业单位科研负责人未能合理分配科研经费，在单位内部已有的设备配置情况下，还提高了设备购置的比例，从而降低了项目应该或必须支出的事务费等等与该科研相关的比例，致使其项目在整个开展过程有些支出受限。经过项目的中期检查发现，设备购置经费明细表中出现了与其他科研项目相同的、但和该项目科研活动没有相关性的设备清单。虽对该科研项目做出了经费预算调整，但在项目周期不足半年的情况下，大部分开支事务性经费，导致了经费配置不协调，既影响该项目的最终考核，也表现出了单位内部科研的不足。

加强理论与实际的结合，科研政策的把握需要事业单位的科研人员及时地掌握并学习。笔者根据自己的工作经历在预算编制方面提出以下建议：加强政策制度的学习，分清项目经费的类型，在编制经费预算时可以对照相应的科研管理办法测算经费的比例，才能避免在经费预算编制中混淆政策，制度模糊。建议科研人员或者科研助理有针对性地学习科研管理办法，比如按照科研管理办法对经费预算的测算建立一个测算表格，经费编制涉及工资及劳务人员或管理费用的，结合单位内部的实际情况设定相对合理的公式；涉及差旅费或会议咨询费等事务类，结合国家对三公经费等政策，合理有依有据地制定符合该项目的支出比例；在确定好项目经费的总体预算后，在表格中做多方位的测算。

（二）经费拨付不到位

事业单位科研人员在科研经费拨付方面，科研经费预算编制是科研项目开展的前提，科研经费是支撑整个科研项目开展的经济来源，因此，科研项目经费的拨付是否到位关系着该科研项目能否顺利开展。

不同项目管理部门的科研项目，科研经费拨付机制不一，但如何适当化规范化确定经费拨付计划是每个科研项目所必须的，不同的科研项目的科研项目特点、科研进度、科研资金的需求等方面都是有所不同的，因此科研项目管理部门要根据科研项目的实际情况，合理制定项目经费拨付计划及时地向课题承担牵头单位拨付项目资金。承担科研项目牵头单位在收到项目管理部门的拨付资金后，应结合科研项目立项书和科研项目开展的进度，及时地向参研单位转拨相应的科研经费。

在实际科研过程中，会发现存在一些共性的问题：第一笔科研资金的拨付有时会因为预算批复延迟而和科研立项时申请的经费存在差异。第一笔资金时科研项目的启动资金，是整个项目开展的资金需求，为了切实保障项目的顺利开展，第一笔项目资金的拨款比例需要考虑事业科研项目主要负责人的意见，完善事业单位内部拨付机制。

贯穿科研项目的收支全过程，科研经费的拨付到位情况也和科研经費的支出往往会出现时效性的差异。如何分析此类问题的存在呢？从相关单位的科研活动调研可知，在科研经费进行事中的检查发现，经费支出的进度受制于经费的拨付，科研的进度节点考核等，如果科研进度节点考核不通过的，会影响项目资金的拨付。另外一种情况是，科研资金的垫付问题。由于某科研项目管理办法，有中央财政资金、地方配套资金和其他资金来源（如单位配套资金）等，按比例分批拨付，项目立项后先拨付50%项目经费，待项目验收通过，再拨付剩余的50%项目经费。

关于有些项目的本身的项目特性，科研经费不能及时到位或到位比例小于等于该项目经费预算的50%时，我们可以从这方面去考量管理和使用科研经费：设立该项目的配套垫付项目号归集管理本该是从财政支出的经费，待项目通过项目管理部门验收审核通过后，才对该项目进行最终的结题。

（三）经费报销及统计等事务性工作繁杂

事业单位科研人员在科研经费报销及统计方面，经费报销的合理性、相关性、日常性的贴票、报销、发票的合理合规性等等问题，一直是困惑着事业单位的科研人员，如何在报销的环节减少科研人员的事务性负担，也是提高科研经费的高效使用的环节之一。

从传统纸质发票的粘贴到目前会计凭证电子化、数字化、无纸化报销，会计凭证信息化的发展正影响着我国会计工作水平，因此，如何更好地合理地规范地使用电子入账凭证，才能更好地快速地有效地提高科研经费报销进度，减少科研人员因差旅费、会议费等日常性研究费用无法及时报销至经办人等造成日常资金垫付的问题。

再之，会计电子入正凭证对科研经费建账的时效性提供了更好地电子化平台，项目负责人可以很清晰地及时地了解该科研项目经费的支出数额，及时地了解整个项目开展过程中的细节情况，更好地统筹规划好科研经费的使用，提高了科研经费使用信息的透明度、公开化。

继而，配备相应的对科研制度政策熟悉的有专业的科研财务助理，在一定程度上提供专业化服务给科研人员，在经费的管理和使用方面，大大地减少了因科研人员对科研政策的了解不彻底而对科研经费的管理和使用上做出偏差等，也让科研人员有足够的时间专研科研活动。

关于这方面，以下我举个例子：某单位在会计电子信息化应用前，但项目验收时需复印扫描大量的发票，并对发票的真伪进行查验。单位内部对财务数据的借阅流程较为繁琐，在一定时间也耽误了该项目资料的整理和归纳应付一个项目的验收在事后占用了大量的人力物力。但在会计电子信息化应用后，科研助理可以及时地从项目台账中翻阅会计凭证和原始凭据的影像资料，一是便于数据的统计，二是可以快捷的调阅和报送相关资料给项目牵头单位或上级项目管理部门。

（四）经费验收方面存在的问题

科研项目一般由牵头单位和参研单位组成，其中项目牵头单位起着对该项目监督和指导作用，但往往在科研经费验收方面发现，普遍存在以下相似的情况：

1.项目牵头单位没有履行好对参研单位监督和指导职责。在项目执行期满后，承担科研项目牵头单位未能在项目实施期间引导参研单位对该项目建立专项资金的设立专账管理，所以在项目开展全过程中出现了单位的自有资金和项目的专账资金混合使用，无法清晰地界定该项目经费的支出明细。

2.在项目周期结束的前两个月，不能及时地组织参研单位对科研课题做好课题经费的财务验收和技术验收。从对参研单位的项目管理报送的支出明细中获悉，有些项目牵头单位的科研人员因日常事务的繁杂，承担多个科研项目的研究，导致其对项目周期无法有效协调导致不能及时通知参研单位做好对项目资料的整理及报送。

3.当项目周期满，因对科研政策的了解度不够，致使其在经费支出存在不合理、不规范，超项目周期和超经费预算等，未能及时办理调剂手续，以致该科研项目在验收过程中存在超项目经费核减或者无法达到预期的综合绩效评价及项目管理部门的验收考核。

4.科研经费是用于科研活动全过程的专项经费，其使用必须是围绕科研活动展开的，确保科研经费相关性真实性合规性地用于科研活动，是其必然要求直所在。从调研发现，由于科研人员本身的经费管理意思不强，以至于科研项目资金使用中滥用科研经费等未能用于科研活动而发生严重违法违规问题的，导致在项目验收环节由专家组成员对该科研项目的真实性和相关性提出质疑，给予对该项目做出取消或者收回项目资金等不通过验收等处理意见。

对于综上所述的问题，笔者认为承担科研项目牵头单位应加强对课题经费的使用、指导和监督，项目负责人在科研项目执行期满结束，应对该科研项目编制项目资金决算表，并按科研项目的管理部门及政策制度的要求聘请会计师事务所，开展科研项目结题审计。科研经费验收是对该项目成果的综合评价，如何加强科研机构和人员在科研经费验收方面的效力，因为项目成果的综合评价不仅是对科研项目经费预算执行率的考核，也是对该科研项目的技术和财务方面综合评议。

（五）经费结余方面，执行率较低

事业单位在科研经费结余方面往往出现的问题在于科研预算执行率较低。由于科研项目预算编制存在偏差，实际科研活动开展情况经费的开支范围缺乏可操作性等导致预算的执行率不相符，相差

甚远。

从对某些项目的结项调研可知，一是部分项目到课题结项时才发现项目成本没有经过预算编制的测算和对实际所需的成本进行合理的考量，多項目过程中可能产生的不可预见费估计不足，导致预算编制粗放，经费开支脱离实际。二是项目经费在管理和使用过程较为随意，没有系统性条理性地归集该项目的经费支出，比如某些项目是由财政资金和地方配套资金、单位自筹资金构成的，单位内部的科研人员没有将该项目清晰地告知财务人员，未能对经费来源做到一一区分等。类似以上情况，科研项目管理部门根据不同类型的科研项目管理办法聘请的会计事务所对科研项目中的不合理经费或项目账务不能清晰划分的支出不认可并予以审减，导致科研项目经费结余。

科研经费的结余在经费管理旧政策中提及到，结余经费在项目结项后留存在项目承担单位两年，用于科研活动的直接支出，期满后还未足额开支的，科研经费退还项目管理部门。更好地促进科研经费的使用机制，在财教〔2021〕173号文中央财政科技计划（专项、基金等）经费管理新旧政策衔接有关事项的通知中提及自《若干意见》发布之日起，项目主研单位使用的中央财政资金通过财务验收和技术验收的，已按规定留有课题的结余经费，不再执行两年收回的管理办法，科研承担部门可根据科研活动的开展统筹安排用于与科研相关的直接支出。对此，在科研经费结余方面，事业单位科研人员也不能因此而疏忽对科研经费的管理，不得截留、挤占、挪用结余经费等其他违反国家财经纪律的行为。

三、结束语

综上所述，结合新时代下，随着我国科教兴国战略的部署，对事业单位科研经费的投入不断的加大，科研任务涉及的范围更广、层次更多，为规范提升事业单位管理和使用科研项目资金的能力，提高科研资金配置和使用效益，需要从科研经费预算编制、科研经费拨付、科研经费报销、科研经费验收、科研经费结余等各个方面综合考虑，将合理化管理科研经费的思想贯穿于整个科研过程。事业单位需要改变现有的状况，制定和修订完善单位内部现有的科研管理办法是首要前提。有了文件的指引，科研经费的管理才能细化具体落到实处。强化对科研经费的监督和管理，科研人员是科研事业开展的主体，加强和鼓励更多的科研人员积极参与到科研经费的管理中来，加强对科研财务助理的配备，敦促其与时俱进，掌握最新的科研政策，才能全面提高事业单位科研经费管理总体水平，为我国科研事业发展提供有力的支撑和保障。

参考文献：

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[3]候文新.科研事业单位科研经费管理问题分析[J].行政事业资产与财务，2019 （18）：30-31.

[4]《国家自然科学基金委员会关于国家自然科学基金项目经费管理相关事宜的通知》国科金财函〔2021〕23号.

[5]财教〔2021〕173号文中央财政科技计划（专项、基金等）经费管理新旧政策衔接有关事项的通知中提及自《若干意见》.

[6]《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》国发办〔2021〕32号.