事业单位财务管理适应发票电子化研究

沈莉

摘要：当前，电子发票在我们的日常工作和生活中已屡见不鲜，并渐成主流，全电发票已在全国多地开展试点。发票电子化进程势不可挡，直接推动了各行各业的财务信息化建设进程，更新了财务管理理念，改变了财务人员工作的方式方法。本文主要阐述了电子发票发展的背景及意义，发票电子化对事业单位财务管理的影响，以及财务信息化建设水平不高的基层事业单位在当前发票电子化改革过渡阶段面临的问题及解决建议。事业单位财务人员要紧随财税变革前沿，更新认知水平，促进事业单位财务数字化转型。

关键词：事业单位；财务管理；电子发票

2021年“信息技术驱动行业财务变革”高峰论坛揭晓了影响中国会计从业人员的十大信息技术的评选结果，其中电子发票名列第二。可见发票电子化改革已经成为当前会计改革的主要内容之一。事业单位在享受财政票据电子化带来便利的同时，发票电子化也对其财务管理工作带来了重大影响。

一、发票电子化的背景及意义

近些年由于信息科技的进步，电子商务发展迅速，网购市场规模迅速扩大。然而在这个日益蓬勃的市场形成之初，难于监管使“开发票难”成为普遍存在且最为突出的问题。不能正常开具发票，不仅会造成国家税收的巨大流失，还使消费者的权益无法得到保障。因此，要想促使这个具有无限潜力的新兴市场稳健成长，这一问题亟待解决，推行和普及电子发票也成为了解决这一问题的关键举措。电子发票是由税务局统一发放给商家，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，以数据电文形式呈现的收付款凭证。2012年国家税务总局在多地开展电子发票试点工作，以此拉开了我电子发票改革的序幕。

2013年6月27日，京东开出第一张仅可用于售后的电子发票；2014年6月27日，第一张可对公报销并以电子化方式入账的电子发票问世；2015年12月1日起，全国范围内推行增值税电子发票开票系统；2020年12月1日起在江苏、上海、浙江等八地新办纳税人实行专票电子化，同时宁波、石家庄和杭州三地的电子专票受票范围扩大至全国；2021年12月1日起，在广东省、上海市和内蒙古自治区三地部分地区开展全电发票（全领域、全环节、全要素电子化、数字化的发票）试点工作并拟于2025年全面、全方位、全环节实施。电子发票、全电发票的出现与普及，更新了我们长久以来的财税管理理念及方法，能够节约社会资源，降低管理成本，助力全社会构建新型财务共享模式，促进我国数字化经济发展。

二、发票电子化对事业单位财务管理的意义

（一）提升工作效率，提高财务管理水平，促进业财融合

事业单位传统的报销模式是员工先垫资再收集发票，然后逐级审批签字后再将发票及其他材料交于财务走付款、核算流程。其過程耗时、低效、体验感不佳。而电子发票的无纸化报销相比于传统的方式，不再需要打印、粘贴、签字、对大量纸质凭证装订归档等低附加值工作环节。发票的开具、交付、报销、审批到财务付款、核算归档全流程可实现数字化、网络化，这大大节约了业务人员的时间成本，提高了财务人员的工作效率，还能在提高单位财务管理水平的同时促进业务活动与财务活动的交流与融合。事业单位一般为国家设置的带有一定公益性质，从事教育、科研、文化、卫生等活动的社会服务组织，是社会发展的重要组成部分，业财融合能够改变事业单位原有的工作模式，提升财务精细化管理水平，从而加强成本及财务风险控制，促使财政资金使用效益最大化。

（二）加快事业单位财务信息化建设步伐，提升财务信息化建设水平

大数据、智能化、移动互联网、云计算这些时时响于我们耳侧的词语似乎在不断的提示我们信息化时代已经到来，各行各业的信息化建设水平已然成为能否完成数字化转型的关键因素。事业单位，特别是基层事业单位的财务信息化建设水平低，财务管理工作不受重视，在一定程度上阻碍了政府会计改革发展的步伐。近来，财政预算一体化的上线，财政电子票据改革的加快推进，已然使这一现状有所改观。发票作为贯穿业务活动与财务活动始终的凭证，其电子化和全面数字化会改变事业单位的报销及核算流程。电子发票、全电发票的推广及普及将促成事业单位对于电子报销系统、智能核算系统及电子档案系统的刚性需求，也必将提高事业单位的财务信息化建设水平。

（三）促进事业单位财务人员向成长型、管理型、决策辅助型发展

事业单位特别是基层事业单位财务口的工作现状是人员少、工作繁杂。会计改革与发展“十四五”规划纲要指出，我国基层行政事业单位会计力量亟需增强，高端会计人才缺乏。全电发票拟于2025年全面、全方位、全环节实施，实现全流程数字化流转，将进一步推进各级各类企业及行政事业单位会计核算信息化，财务管理无纸化。这无疑会将财务人员从传统的票据审核、凭证编制、报表报送等机械性、规则性、重复性劳动中解脱出来，从而有更多的时间与精力进行多维度、深层次的数据分析和处理，更好地完成预算的编制、绩效管理，成本管控等工作。事业单位管理者要改变以往的会计工作就是算账、记账、报账的陈旧认识，以当前会计工作数字化转型为契机招贤纳士，并加大对现有财务人员培养力度，促其由核算型向价值管理型、决策辅助型、会计加信息技术的复合型人才转变，这将会大幅提升本单位的财务管理水平。

三、事业单位财务管理在发票电子化改革进程中存在的问题

（一）未能及时更新报销审批流程及制度

凡事先预方能立，不以规矩、不能成方圆，完善的制度可以使各项工作有规可循、有矩可依。电子发票的到来改变了事业单位的费用报销模式及核算过程，原有的以纸质发票为介质的费用报销制度及报销流程已不能满足实际工作需要。很多基层事业单位未能根据电子票的特点及时更新相关的报销审批流程及制度，然而只有制度先行，才能为规范的财务流程提供保障。

（二）对电子发票的审核、查重、验真等工作不够重视

传统纸质发票具有唯一性，且凭借其纸张的特殊性、票面要素固定化及具有发票专用章等特点，财务人员可凭借肉眼及经验判断其真伪。而现阶段的电子发票处于改革的过渡阶段尚未实现全面数字化，且大部分基层事业单位的财务信息系统不能直接识别并审验电子发票，而电子发票可被重复打印、蓄意篡改，需要财务人员对电子发票查重、验真，这体现不出电子发票的价值还增加了财务人员的工作量，所以目前这项工作并未得到充分重视，增加了各单位的财务风险。因此需要对报销电子发票地审验、查重等工作上仔细考量

（三）电子发票元数据存储不当

2020年，财政部、国家档案局出台了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，通知规定以电子发票纸质打印件报销入账需同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。目前有一些单位尚未对此有充分认识，打印出纸质文件后就将电子发票原文件弃之不管或随意存储于电脑某一位置。这样电子发票的元数据未能得到妥善保存，不仅违反的财务管理制度，还给日后的查阅造成困难。

（四）财务人员对电子发票的使用存在一定抵触情绪

目前，很多事业单位还未实现报销数据电子化管理，财务信息化建设水平与电子发票不匹配，财务人员并未体验到电子发票带来的便捷，反而要在电子发票的真伪验证，是否重复报销，以及元数据的存储、与记账凭证建立索引等方面花上一翻功夫。这使得部分财务人员对电子发票的使用产生了一定的抵触情绪，从而在一定程度上影响了电子发票的被接受度。

四、事业单位财务管理在发票电子化改革进程中问题的解决建议

（一）原有的费用报销审批制度要应时而变

作为财税变革前沿的掌握者，财务人员肩负着对新制度、新变革进行上传下达的使命。针对电子发票的发展进程、推广意义，流转、使用的相关注意事项等带来的报销模式及审核流程变化，财务人员要及时与有关部门协调沟通并向相关领导汇报，根据本单位的电子发票报销审验审批岗位权限设置，及时更新或研究制定新的适应电子发票报销的审批流程及相应制度。

（二）对电子发票的审验、存储应严谨、专业

在当下财务信息化建设水平不高，电子发票改革尚未完成的过渡阶段，以电子发票纸质打印件报销入账要严格按照相关要求，对电子发票查重、验真后方可进行审批付款流程。

一方面，报销业务量很少的单位，对于电子发票的查重工作可使用EXCEL表格建立电子发票报销台账来完成。具体操作如下：在EXCEL文件内设立“电子发票类型”、“发票代码”、“发票号码”、“经济事项”“发票金额”、“开票日期”、“报销人”、“录入日期”、“记账凭证号”等关键记录项目。利用EXCEL的自动显示重复值功能，对“发票号码”列进行如下设置：条件格式→突出显示单元规则→重复值→设置突出显示重复的字段。经过以上设置，当在此列输入的新的发票号码与已存的发票号码重复时，将自动突出显示重复的单元格，辅以颜色筛选功能达到查重的目的；对于电子发票进行验证真伪工作主要有以下三种方法：第一种方法，登录全国增值税发票查验平台按要求录入发票号码、发票代码、开票日期等相关字段进行查验，或使用扫描枪对发票上的二维码进行扫描后验证。另外还可使用增值税发票查验平台升级后的对电子发票查验的新功能：直接导入xml、pdf、ofd格式发票文件进行查验；第二种方法，针对PDF格式的电子发票，可使用Adobe Reader阅读器将其打开，在发票右下角“发票专用章”位置直接用鼠标单击或右键单击选择“验证签名”按钮则会弹出“验证签名结果”弹窗，如果发票是正常的弹窗内容一般会显示为：签名有效性未知，自应用签名以来，文档未被修改，签名者身份未知，因为其并非可信任证书等。出现如此提示是因为Adobe Reader是一款国外软件，其预置的可信任证书是国外的CA机构（数字证书颁发机构）颁布发的数字证书，国内CA機构颁发的数字证书不在其可信任列表中。此时可点击“验证签名结果”弹窗中的“签名属性”按钮，打开“签名属性”弹窗，然后再选择“添加为可信任证书”。经过此操作后再进行验证，则会提示：签名有效，由“******”（发票开具方）签名，自应用本签名以来，文档未被修改，签名者身份有效；第三种方法，针对票面上不显示发票专用章的OFD格式的电子发票，可在全国增值税发票查验平台上下载“增值税电子发票版式文件阅读器”。通过该阅读器可打开OFD格式的电子发票文件，在“发票监制章”及发票左下角销售方位置右键单击对税务数字证书签名及销售方电子签名进行验证。正常的发票会提示：该签章有效！受该签章保护的文档内容未被修改，该签章之后的内容无变更。

另一方面，电子发票报销业务量较多，手工录入不能满足要求的单位，可使用“金甲发票管家”、“发票查重工具”、“米印盒子”等软件小程序来协助对电子发票的报销进行统计、查重、验真等工作，并可生成电子发票报销台账。使用这些软件小程序可按年交服务费或按验真的数量交使用费，需注意对于自动生成的电子发票报销台账需手动填入记账凭证号以方便建立起凭证与电子发票元数据间的索引。

（三）妥善保管电子发票元数据

电子发票元数据（OFD、PDF格式电子发票文件）是重要的电子会计凭证文件，需按电子会计凭证存储相关制度文件要求妥善存储保管。建议使用安全、专用的存储设备，以年为单位设立文件夹，该文件夹下再以月为单位建立子文件夹。子文件夹内存储电子发票文件，并对电子发票文件按记账凭证号命名，将电子会计凭证与记账凭证之间建立索引，以便日后检索查阅。同时要定期备份，防止数据丢失。注意增值税电子发票公共服务平台开具的采用电子签名代替发票专用章的OFD格式的电子发票，可以进行发票监制章及销售方电子签名的验证，是作为报销入账归档的电子凭证。而增值税电子发票公共服务平台提供的PDF预览版文件，仅供纳税人预览使用，不支持对发票监制章及销售方电子签名的有效性验证功能，不能作为报销入账归档的电子凭证。

（四）事业单位财务人员应深入应用新技术，推动会计工作数字化转型

财务人员作为会计工作的实际执行者，走在会计改革的前沿，其职业素养及专业能力将直接影响会计改革的步伐与成效。政府会计革正如火如荼的进行，在当前发票电子化改革的关键过渡时期，事业单位的财务人员，在紧随财税改革前沿，顺应时代发展，积极转变观念提升个人专业技术素养的同时，要积极应对当前信息化建设水平与电子发票发展不匹配的现实状况，深入应用新技术，以电子发票的推广及使用为契机，适应并努力提高所在单位的财务信息化建设水平，不断推进事业单位财务工作数字化、智能化转型，为推动政府会计工作数字化转型贡献一己之力，只有这样方能在这一会计信息化变革过程中实现华丽转身而非悄然退场。

五、结束语

已实现报销数据电子化管理的事业单位，从费用申请、审核到付款全程电子化并与财务核算系统实现无缝对接，对于电子发票的查重、验真、存储等环节直接由软件系统自动完成，电子发票的价值充分得到体现。这些单位的财务人员在懂会计知业务的同时还需加强信息技术及人工智能知识的学习，深入了解财务工具软件及云财务系统的操作及维护以确保财务信息数据的安全。电子发票的推广与普及是大势所趋，对国家数字经济发展，对企事业单位的财务信息化、智能化管理，对个人日常消费合法权益的保护都有巨大的积极意义。相信在不远的将来，纸质发票必将完成其使命退出历史的舞台，电子发票终将勇挑重担，实现全流程、全领域、全要素电子化。介时，社会各行各业的的财务及内控管理水平都将会发生质的飞跃。

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