电子发票与会计信息系统的对接探讨

张兵涛　邵露

摘 要：电子发票的推广应用是我国电子商务迅速发展的要求，也是我国信息化建设中重要的一个环节，与电子发票有关法规的修订和颁布是解决电子发票入账、承认其法律地位的重要路径，全国性电子发票系统平台的构建是全面推广电子发票的基础。这些不仅关系到我国电子商务的发展，企业纳税成本的降低和网络消费者合法权益的维护，而且关乎我国基础经济数据库的构建和相关政策的科学实施。为此，要积极推进电子发票与会计信息系统的对接，促进电子发票的推广，提高会计信息系统的效率。

关键词：电子发票；会计信息系统；对接

一、电子发票的概述

自2012年5月国家发改委公布了《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》，全国有5个城市成为电子发票首批试点，电子商务领域成为首批试行电子发票的主要领域，首批电子发票是电子商务企业向不需要记账报销的个人消费者开具的原始凭证。到2015年7月国家税务总局发布了《关于开展增值税发票系统升级版电子发票试运行工作有关问题的通知》，在全国范围的省市内有条件地选择增值税发票系统升级版试点，试点成功后结合各省市实际情况尽快将增值税发票系统升级版的电子发票的推广至全国。早期的电子发票由全国各省市自行开发使用，存在不能统一使用、报销和信息共享的问题。升级版电子发票由国家税务总局统一发票的技术规范和票准规范，发票开具后票面数据即时导入国家税务总局的信息系统库中，实现电子发票数据信息在全国范围内共享互通。如今电子发票更是与我们生活密切相关，2015年9月国务院发布《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》明确电子发票能作为报销发票，为电子发票与会计信息系统的对接提供了有利条件。

二、电子发票具有的优势

电子发票有着多方面优势：一是有利于节约企业用票成本。电子发票减少纸质发票的使用，没有领用开具、仓储管理和运输等成本，企业在节约了大量的成本费用的同时还提高了对发票管理的效率。二是有利于消费者日常的生活。消费者通过手机APP、电子发票查验客户端、国税网站等方式接收下载、存储和实时检验电子发票，减少假发票、遗失发票、售后维修保修、报销等情况的发生，同时体现了低碳环保的生活理念。三是有利于政府纳税服务水平和工作效率提高。电子发票推广使用后，税务机关可以节省大量纸质发票印制费用、运输费用、存储和发放发票的成本支出，充分利用政府各项资源更好地提升税务机关的纳税服务水平和工作效率。

三、传统的会计信息系统在原始会计信息采集中的缺陷

传统的会计信息采集方式网络应用最大的缺点是计算机不能自动识别，会计人员通过主观意识判断后录入会计信息系统形成记账凭证，自动生成账簿、报表等。一方面，纸质发票上的数据，计算机不能自动识别，制约了信息技术在会计中的充分运用，记账凭证依然通过手工录入，阻碍了会计信息自动化的处理，降低了会计信息系统的效率；另一方面，发票图像信息生成经过审核后，其种类繁多、格式大小不一，还是以记账发票的形式录入会计系统，业务数据的采集起始

点还是在记账发票上，这样不能从源头上保证原始经济数据的真实可靠，不能提供“原汁原味”的会计信息。另外，人为的主观判断也会影响会计信息质量。

四、电子发票与会计信息系统的对接

随着电子发票的普及，按传统会计信息系统采用手工式输入方法不但缺乏效率，而且存在人为的失误。许多财务软件在开发工具、数据结构和数据存储方面口径不一致，在数据交换的接口方面也不一致，导致财务信息使用者对信息的利用不够充分。对电子发票进行标准化、规范化后能很好地解决这个问题。电子发票标准化、规范化后能分辨不同行业分类的会计业务，使企业内部和企业外部的信息使用者使用的财务数据出自同一原始凭证。电子发票标准化的格式有助于计算机系统自动的识别、审核与确认，为记账凭证的生成和会计报表的输出提供较好的数据环境。标准化的电子发票数据存入数据库中可以自由传输，进行业务处理以满足企业经济活动中的信息需求。电子发票标准化内容可以使计算机程序直接从电子发票上识别数据而减少人为失误。

电子发票通过审核和确认后，计算机程序根据电子发票的种类，自动对电子发票进行格式转换，转换成标准编码的源数据，计算机程序再将超文本数据流转化为有结构的原始凭证数据流，存入基于XML标准结构的电子发票数据库中。计算机凭证转换库中查找与XML电子原始凭证相适应的空白记账凭证，计算机根据预先设置的处理规则对其进行加工处理，将同类型的经济业务转换为统一格式的电子记账凭证。在电子记账凭证中“对应原始单据”栏内附有原始的电子发票凭证链接，点击即可随时进行检阅核对，保证会计业务的匹配性、真实性和准确性。这一过程中凭证的转换可以如图4-1所示：

基于XML标准结构的电子发票的设计不能凭空虚构，需要以真实交易形成的电子发票为依据，首先进行电子发票数据项的设计分析，使用预先设置计算机程序，将一项货物销售经济活动中产生的所有数据进行XML标准结构化，记账凭证根据预设的处理规则自动生成会计分录数据项，完成数据在电子发票数据库和记账凭证之间的传递过程。

由于电子发票行业分类不同，其对应的记账凭证也就不同，但记账凭证的生成机制大致相同，鉴于此，本文以浙江省嘉兴市数码中心货物销售手机为例阐述记账凭证自动生成过程。

2016年2月13日小张在浙江省嘉兴市数码中心通过银行卡支付的方式购买一台价值5000元人民币的苹果6S手机，浙江省嘉兴市数码中心开具一张电子发票并确认收入。根据电子发票中的数据项设计分析，其对应的XML标准数据结构如图4-1所示，空白记账凭证对应自动生成的会计分录数据项，借：银行存款 贷：主营业务收入，应交税费-应交增值税-销项税额，记账凭证生成结果如表4-1所示：

随着大数据时代的到来和电子发票全面推广，传统的纸质发票以及会计信息系统已经无法满足现代企业的要求，电子发票与传统会计信息系统的对接成为当下一个急需解决的问题。本文通过简述电子发票发展历程，对比分析传统会计信息系统中存在的缺陷及电子发票存在的优势，利用XML标准结构实现电子发票的标准化，电子发票到记账凭证的自动生成，为原始凭证数据和记账凭证数据自动化传递创造了条件。

电子发票是信息时代的产物，而会计信息系统作为目前会计管理最为便捷、运用广泛的运营系统，两者相互对接必定为企业的发展和经营提供巨大的技术支持。电子发票与会计信息系统对接是财务信息化发展后期的必然产物。

财务人员从日常的记账、对账和查账、报表中解脱出来，有更多的时间去面对更加繁杂的财务工作，如何利用自动生成会计信息将企业的财务系统从“记账型”向“决策型”转变，是日后信息化时代下会计工作努力的重要方向。

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