信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

文/曾佳玉

信息化时代文书档案管理工作的效率和质量得到了较大的提高和改进，工作人员的工作压力和负担也有所减轻。但同时信息化的应用也为数据安全带来了一些隐患，文书档案管理过程中还存在一些问题和不足，比如档案管理难度大、安全意识不足等。因此，应积极适应信息化时代的要求，加强对文书档案管理工作的了解，不断提高信息化管理能力和水平，构建管理体系，加强云计算应用等多种途径有效提高文书档案管理工作效率和质量。

办公室文书档案管理信息化建设的意义

便于信息管理查询。文书档案实现信息化管理能够有效提高查询效率。传统的档案管理模式下想要查询相关的资料需要耗费较多的时间和精力，在查询过程中需要工作人员进行翻阅查找，增加工作人员的工作压力和负担，有时还会出现查询不到的问题，影响人们对档案管理的认可度。在信息化管理模式下则能有效改变这一现状，可以直接在文书档案管理系统中搜索想要的资料，既省时省力又能减轻工作人员的负担和压力。而且在信息化管理系统中还能实现多人同时查询同一资料的要求，有效提高文书档案的效率和质量。

降低管理成本。加强文书档案信息化管理能够有效降低管理成本，提高管理效率和质量。在文书档案管理初期加强信息化建设可能需要耗费较多的时间、人力成本，但从长期来看，加强信息化建设能够有效降低整体成本。在信息化建设初期，需要投入较多硬件设施、软件设施等，这些设施的配备需要投入经费，成为信息化建设成本中非常重要的一部分，但当信息化系统建设完成之后，后续的成本投入并不高。此外，加强信息化建设还能有效减少人力成本。在传统的文书档案管理过程中，工作人员的工作压力较大、工作负担较重，为了更好地完成相关工作，至少需要3 名工作人员才能完成相应工作，但在信息化建设的模式下，能够减少人力成本。

减轻工作负担。加强文书档案信息化建设和管理能有效降低工作人员的工作压力和负担，提高工作人员的信息化技能和水平，促进工作人员成长和发展。传统的文书档案管理模式下，工作人员需自行开展收集、保管、汇总整理等相关工作，工作内容较为繁杂，且工作效率相对较低，工作任务重却常常不被认可，也会影响档案管理工作人员工作的积极性和主动性。而在信息化建设模式下，能够有效简化工作步骤和环节，减轻工作人员的负担，提高文书档案管理效率和质量。此外，工作人员为了更好完成文书档案管理工作需要主动了解和学习信息化技术，提高工作能力。

信息化时代办公室文书档案管理工作存在的不足

安全意识不足。虽然随着信息化建设的迅速发展能够有效提高文书档案管理的效率和质量，但也暴露出了一些问题，如安全意识不足。在文书档案信息化建设过程中缺乏安全意识会影响文书档案安全管理，并且如果发生信息安全问题，将直接泄露文书档案的信息，给单位带来不可估量的影响。

风险防范水平不足。一方面，档案管理系统的防御能力相对较弱，没有设置较高的防御等级，难以抵抗黑客的入侵，容易导致系统中的相关数据被盗窃和破坏。另一方面，没有及时对管理系统进行漏洞检查，部分单位在引入了档案管理系统后就一直沿用，没有及时对管理系统进行更新和安全检查，导致管理系统运行困难，且非常容易受到外界的入侵。

文书管理难度大。档案管理工作难度大是当前存在的显著问题，也是影响档案管理能力和水平的重要因素。随着经济社会的不断发展，工作内容逐渐增多、工作压力逐渐增大，所涉及的档案材料越来越多，这在一定程度上加剧了档案管理的难度。尤其是当前信息化时代档案管理理念还相对较为落后，不符合当前信息化管理需求，在一定程度上影响档案管理信息化发展和建设。

信息化时代办公室文书档案管理工作的有效措施

加强云计算应用。想要有效提高文书档案信息化管理能力和水平就应当积极应用云计算。云计算技术发展较为成熟，能够有效提高工作效率和质量。在文书档案管理工作过程中应用云计算能够对相关数据进行有效分析和归纳，减少进行计算处理的时间，有效减轻工作压力和负担。云计算涉及多种运算技术，对数据的处理较为便利和快捷，因此应当善于利用云计算的这一特点加强对数据的分析。特别是当前文书档案材料需要进行处理的数据也越来越多，因此利用云计算能够有效提高处理效率和质量，推进文书档案管理工作。

构建管理体系。加强文书档案管理工作还应当积极构建管理体系。通过完善管理体系才能让工作开展过程中有针对性，也更有目标性。首先，明确需要进行管理的文书档案材料，确保相关的材料都能纳入到管理体系中，避免材料丢失，影响后续工作开展。其次，明确管理流程和体系，制定严格的管理要求和标准，做好文书档案管理工作，避免出现推诿扯皮或效率低下的现象。最后，应及时完善和更新管理体系。文书档案管理工作要随着时代发展的变化而不断变化，要能够贴合时代发展的需求、善于借助时代发展的红利，不断优化文书档案管理工作的效率和质量。

加强风险意识。加强文书档案信息化管理还应当增强风险意识，做好安全防范，避免信息被盗或被破坏，提高文书档案管理的科学性。充分重视风险防范工作，增强风险防范意识，特别是管理层应当加强人力和物力支持，提高信息化管理的安全性和科学性。配备拦截软件或杀毒软件，根据文书档案信息化系统的实际情况配备必要的拦截软件或杀毒软件，通过提升密钥等级等多种方式有效保障数据的安全性和可靠性。配备专门的信息技术人员，并不断提高信息技术人员的技术能力和水平，及时对信息化管理系统或平台进行更新，及时检查和维护管理系统，提升系统的安全性和可靠性。也可以加强与相关技术企业的沟通和合作，借助其技术能力和水平来保障信息化系统的安全性。

构建共享系统。办公室对文书档案的处理不应该仅仅局限于保存和管理，而应当充分挖掘文书档案的应用价值，通过对数据的分析和共享有效提高文书档案的价值体现。因此，应当完善共享系统，通过共享系统实现对文书档案相关信息的共享，确保相关部门能够利用之前的数据更好开展当前的工作或更好开展决策。单位应当充分重视共享系统的构建，提供人力和物力用于搭建共享系统。不断完善共享系统的功能，让相关人员能够利用共享系统获取自己想要的信息。为了更好保障信息的安全性，应完善在线服务开放审批流程，针对特定的部门或特定的人群开放部分权限，避免其他人群获取相关信息造成信息泄露。

加强设施配备。设施建设是开展文书档案管理工作的基础和前提，只有完善设施配备才能更好地提高信息化管理能力和水平。因此，要加强文书档案管理工作的信息化建设还应当配备相应的设施。配备硬件设施，确保工作能够顺利开展。加强对软件设备的配备，可以与技术企业进行沟通和合作，引入适合文书档案管理工作的软件或系统，也可以组织单位内部的计算机人才研发适合单位文书档案管理工作的系统，有效提高系统的合理性和科学性。还要划拨专项资金用于更新和完善硬件设施和软件设施。

提升工作人员信息化素质。提高文书档案管理工作效率和质量还应当不断提高工作人员的能力和素质。提高准入门槛，要对文书档案管理人员进行必要的选拔，选择具有相关教育背景或相关工作经验的人员，缩短工作适应期，提高人员与岗位的匹配度。加强培训，详细讲解文书档案管理工作常用的方式和方法、文书档案管理的具体流程，确保工作人员能够了解相关知识，提高工作开展能力和效率。加强对工作人员信息化素质和能力的培养。组织工作人员参与信息化培训，了解信息系统的运营和实际操作，提高对系统的应用能力和水平。及时了解和学习最新的信息技术和操作方式，不断提高自身的信息化使用能力和水平，从而更好应用到实际工作中，提高对文书档案管理工作效率和质量。