全生命周期理论在体育类高校国有资产管理中的运用

刘梦洁

国有资产是高校履行职能的重要物质基础，也是衡量高校办学实力的重要指标，规范高校国有资产管理，提升资产管理效率和管理质量有着重要意义。体育类高校的专业性和管理特殊性，对资产管理的精益化和信息化建设提出了更高的要求。本文结合工作实际，分析了体育类高校国有资产管理的现存问题，基于全生命周期管理理论，从建立资产统一身份编码、整合各业务阶段关键数据、明确各阶段责任主体三个方面对现行管理系统进行了整合优化，构建体育类高校资产全生命周期信息管理架构。

一、概述

随着国家对教育事业投入力度的加大，高校国有资产量迅速增长，资产量的不断增加给高校国有资产管理增加了难度。如何规范国有资产管理，提升资产管理效率和管理质量，成为当前高校国有资产管理亟待解决的问题。近年来，国家及地方高度重视高校国有资产的管理问题，出台了一系列政策、制度和文件，不断完善国有资产管理体系，各级党委也将国有资产管理作为巡视巡察的重要内容，不断加大资产管理力度。但由于高校国有资产规模性增长，加上资产管理员队伍人员匮乏且管理信息化水平不高，在实际资产管理过程中仍存在业务信息前后不贯通、资产配置和管理粗放化、管理行为责任追究困难等现象。

体育类高校相较于其他综合性高校在体育学科专业建设和教学安排上都更为专业，学校在体育教学和体育科研的固定资产投入也逐年增加，不少大型仪器设备都处于业内领先水平。体育类高校仪器设备资产的专业性特征，对资产数据的积累和沉淀提出了更高的要求，需要通过以往采购、使用数据的分析比对，为下一次采购决策提供依据。同时，作为体育类高校，教学部门和训练单位会有较多资产分布在场馆等公共空间供多部门使用，这部分共用资产在初始入库环节明确的保管责任人并非后期的实际使用人，需要后期在使用环节结合实际使用人和使用场地进行资产管理的责任认定。因此，推进全生命周期国有资产管理建设，进一步提高体育类高校国有资产管理水平成为当前阶段的重要任务。

二、体育类高校国有资产管理的现存问题

（一）资产系统分段管理，业务信息前后不贯通

随着资产管理的纵深化和精细化发展，体育类高校的资产管理包含从预算申报、资产购置、合同签订、资产验收、登记入库、报销入账、使用维护、调拨、报废等多个环节的管理工作。预算申报、报销入账由财务处负责管理，资产购置、资产验收由采购中心负责管理，登记入库、调拨、报废由资产管理处负责管理，合同审核由审计处负责管理，使用维护则由学校各资产使用部门负责管理。由于不同的业务环节由学校不同的归口管理部门负责，导致不同的业务往往由不同的管理信息系统支撑，信息系统设计本身只关注当前业务环节管理的需要，未能与前后环节的管理系统衔接，业务信息前后不能贯通，导致后续环节需要的前置环节的数据很难追溯，增加了很多重复性的资料上传工作，加大了基层资产管理员的工作负担，也对学校资产全生命周期的信息管理造成了困难。

（二）资产配置和管理粗放化，缺乏统筹管理

就目前体育类高校的资产管理情况来看，信息化并未完全覆盖资产管理全生命周期，资产购置、资产验收、使用维护等环节仍以线下人工为主，缺乏事前和事中控制，整体管理粗放化。

资产购置环节，由申购部门在财务管理系统中申报采购计划，而申购部门及个人的资产存量、结构数据存储在资产管理系统中，由于系统不对接，长期以来，学校的资产购置合理性审核都是线下人工操作，加上资产购置需求规模增加而资产管理人员有限，没有综合分析的数据作为支撑，往往会出现资产配置不合理的现象。针对个人资产超配、部门资产超配等问题，大都以事后监督检查为主，控制效果不理想。资产验收环节，以线下会签的形式进行，由于验收环节和参与人数众多，往往涉及多次会签，线下会签手续繁杂。在审核过程中发现各使用部门资产验收签字上流于形式，存在潜在资产流失和履约风险。同时，购置资产的验收单管理上整体呈现碎片化，未能及时归档整理，且未与资产购置、合同签订、登记入库、报销入账等各环节进行有效衔接，后期难以进行追溯和查询。使用和维护环节，一般由学校资产使用部门负责管理，这部分工作由于并未信息化，无法在系统中实时反映资产的使用和维护情况，一方面无法与需调剂部门的需求及时匹配，提高资产的利用率；另一方面由于实际使用过程中的资产运行成本、维护检修成本、故障成本、报废处置成本并未被有效记录，也无法为日后资产购置决策提供参考依据。

（三）资产管理的行为责任追究存在障碍

在资产管理全生命周期的不同环节，由于任务、工作性质不同，必须由不同的部门和人员完成，也会由不同的部门和人员来管理，导致任务承担者和责任的多样性。各部门财务管理员、采购管理员、资产管理员多为兼职管理员，既要完成本职工作，还要兼职各项职能对接，往往力不从心。同时，兼职管理员稳定性不足，变更较为频繁，对资产管理的重要性、严肃性认知不足，对资产管理的政策、制度和文件也缺少深入的理解和学习，在實际执行上往往会出现不规范操作的现象。一项资产从预算申报、资产购置到最终报废，可能会有多人经手，财务管理员、采购管理员、资产管理员、保管人、实际使用人均无法成为资产的全生命周期管理的执行人，容易因信息传递不及时、不准确，导致资产管理行为缺失。此外，资产购置后的许多问题往往要到资产使用阶段才会暴露出来，而由于系统分段管理、部分环节信息化未覆盖、管理人员频繁变动，导致各环节组织及其成员无法对资产使用阶段暴露出来的问题承担责任，造成了责任缺失及短期行为的萌生，资产管理的行为责任追究存在障碍。

三、基于全生命周期理论的体育类高校国有资产信息管理架构

（一）全生命周期理论概述

全生命周期管理是指从长期效益出发，应用一系列先进的技术手段和管理方法，统筹规划、建设、生产、运行和退役等各环节，在确保规划合理、工程优质、生产安全、运行可靠的前提下，以项目全生命周期的整体最优作为管理目标。

结合体育类高校国有资产管理的特点以及全生命周期管理理念，将体育类高校国有资产全生命周期管理划分为预算申报、资产购置、合同签订、资产验收、登记入库、报销入账、使用维护、报废处置八个业务流程阶段。资产全生命周期管理要求站在资产全生命周期的角度，构建集成化的资产管理信息系统。

（二）构建体育类高校资产全生命周期信息管理架构

1.推进各阶段信息化建设，建立资产统一身份编码

要实现资产全生命周期管理需满足两个基本条件：一是各业务流程阶段要实现信息化全覆盖；二是要为资产赋予统一身份编码，打通各业务流程阶段信息壁垒。

就体育类高校资产管理现状来看，资产购置、资产验收、使用维护等业务流程阶段尚未实现信息化管理。需要结合资产全生命周期管理业务实际和新兴技术，对现有业务流程的信息系统进行优化整合改造。可以在财务管理系统中设置资产购置审核模块，通过调取资产管理系统中的存量数据进行合理性决策分析；可以借助电子签章技术，实现资产“云验收”，针对不同金额、类型的资产在系统上设置资产验收模块进行电子会签，参与各方在线签字和签章，有效解决纸质单据线下流转周期长的问题，并通过统一身份编码与资产管理系统、财务管理系统对接，会签结果直接作为资产入库、财务报销入账的依据；可以在资产管理系统中设置使用维护模块，明确使用责任人，对使用状态进行动态更新，以便内部资产调剂使用。如遇资产需定期维护、故障检修等情况，在线发起申请审批流转，并记录相关维护检修费用，作为资产全生命周期使用效益的评判，进而为采购决策提供量化的数据依据。

建立资产统一身份编码，即让每个资产在全生命周期管理的不同阶段都拥有唯一的身份编码，贯通资产在各阶段存在的预算指标编号、采购计划编号、合同编号、验收单编号、资产入库单编号、报销单编号、调拨单编号、维护单编号、处置单编号等，使资产在全生命周期八个业务流程阶段的信息能够共享与追溯。通过资产全生命周期的编码信息融合，打通各业务阶段之间的信息传递壁垒，实时记录、传递、分析资产动态管理的情况。

2.整合各业务阶段关键数据，开展实时监测预警

以资产统一身份编码为纽带，可以整合获取资产全生命周期各业务阶段的跨系统数据信息。在不同的业务阶段会产生大量的数据信息，但真正有价值的数据信息有限。在数据整合过程中，所需要关注的是各业务阶段中产生的能为后续阶段提供辅助管理的关键数据。对这些关键数据进行提取，并结合对应的资产管理制度确定所需遵循的标准和阈值，开展实时监测预警和辅助分析，进而指导和规范资产全生命周期的管理工作。

根据各阶段业务管理的需要，提取的关键数据各有侧重，其中预算申报阶段重点关注预算指标编号、预算经济科目、资产品目、名称、数量、单价、预算金额等关键数据，为后续资产购置阶段采购计划申报审核提供参考；资产购置阶段重点关注采购计划编号、采购品目、名称、数量、单价、规格型号、金额、采购方式等关键数据，指导后续采购工作的开展；合同签订阶段重点关注合同编号、合同类型、合同名称、数量、单价、规格型号、合同金额、供应商等关键数据，为后续资产验收、入库、入账、维护提供依据。资产验收阶段重点关注验收单编号、数量、规格型号等各项参数指标是否符合合同要求等关键数据，作为资产登记入库的前置条件；登记入库阶段重点关注资产入库单编号、资产类别、资产名称、数量、单价、规格型号、原值、可使用年限、使用部门、保管人、存放地、实物照片、领用单等关键数据，其中入库信息可作为财务报销入账的依据，部门及个人已购同类资产数量及已使用年限等关键数据，可作为资产购置合理性的审核依据；报销入账阶段重点关注报销单编号、报销金额等关键数据；使用维护阶段涉及内部调拨或跨部门调拨的，重点关注调拨单编号、原使用部门和保管人、现使用部门和保管人、调拨原因等，涉及维护检修的，重点关注维护单编号、維护原因、维护检修成本等关键数据；报废处置阶段重点关注处置单编号、处置原因、使用年限、处置方式、处置成本等关键数据。各业务阶段获取的成本数据可进行归集，用于资产全生命周期成本效益分析。

3.明确各阶段责任主体，确保组织责任的可追溯性

资产全生命期组织管理在资产全生命周期管理中发挥着极其关键的作用，体育类高校应当建立“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的国有资产内部管理机制。同时，从全生命周期统筹管理的高度，建立资产管理层级轴和时间轴。管理层级轴从上至下可划分为学校国有资产管理委员会、国资办公室、各归口管理部门、资产使用部门、保管人五个基本层级；管理时间轴要贯穿资产全生命周期管理的八个业务流程阶段。同时，根据学校国有资产管理制度的职责规定在信息系统中对部门角色、人员角色进行设定，明确资产管理各阶段的主体责任。考虑资产使用部门人员规模不同，可根据实际情况在系统中对管理层级进行细化，除使用部门资产管理员外，可设置教学部门和训练单位二级资产管理员进行分级管理。部分放置在体育场馆等公共场所由多部门共用的资产，可在原保管人基础上，根据实际使用场所设置场馆共管责任人，对资产使用情况进行监督管理，并于系统中记录使用时间和人员，如遇资产使用情况异常及时通知保管人进行资产维护。各阶段经办和审核部门、人员、时间信息作为资产全生命周期组织管理的重要基础信息，是各阶段信息系统中必须提取记录的关键数据，日后可用于资产管理过程责任分析和追溯。

结语：

采用全生命周期理论对体育类高校国有资产进行管理，构建体育类高校国有资产全生命周期信息管理架构，可以有效解决资产管理中各管理模块脱节、数据无法双向流动再利用、资产管理行为责任认定和追溯等问题，进而推动体育类高校国有资产管理效率和质量的整体提升。

（作者单位：南京体育学院资产管理处）