财务信息化建设及对高校管理效能的影响

倪志丰

（河北省教育技术中心，石家庄 050000）

近年来随着信息技术的飞速发展，推动了高校财务管理信息化的进程，现高校已不同程度上实现了财务管理的信息化。但笔者通过调研发现，财务管理的信息化在初期确实提高了高校管理效能，特别是财务管理的效率，但随着高校财务管理信息化的进一步推进，其对高校管理的促进作用也有限起来，对教学、学生管理、科研等工作的促进和保障作用开始有限起来。财务管理信息化建设不应该只是提高财务内部管理效率，同时也要注重提高高校整体管理效能。

一、影响高校财务信息化发展的因素

（一）高校从高层到基层管理者对财务信息化重视和认识程度不够

大多数的高校管理者，特别是高层管理者，对财务管理信息化的重视和认识程度不够，认为财务管理信息化是财务一个部门的工作，也就是购置一些财务核算管理软件，能完成财务数据的基本核算就可以了，即使有的高校管理者开始认识到财务管理不仅仅是记账、报账和转账，需要进行财务数据分析比对、资金使用效率的评价等，也仅仅是把近几年财务数据，如收入、支出或者收入、支出的构成等数据指标进行简单对比和分析。这些工作即使没有进行财务信息化也可做，只不过财务信息化后分析过程简单了一些，分析速度快一些，并没有从如何加快财务信息化以提高财务和学校管理整体效能的角度来考虑，造成财务信息化在一些高校处于表面上得到大家的重视，甚至有的高校领导还认为财务信息化会对高层的财务审批设置一定障碍，也就出现在推进财务信息化时表面上支持，实质上不支持，上级检查时得到大家的重视，而在实际推行时进程缓慢的尴尬境地。

（二）财务基础信息标准不统一

高校财务信息系统经过多年的发展，已经由单纯的账务核算系统发展到多功能系统组成的体系，如账务核算系统、收费管理系统、工资管理系统等，每个系统均可以独立运行。至于各系统之间数据交换，各学校发展情况不一致，但是大部分只是部分数据的简单交换，各系统之间契合较好的就是财务核算系统和报表管理系统，其他系统之间契合和关联程度较低。有些系统在数据交换时甚至还需要手工调整，财务内部各系统功能还不能完整地契合，全部数据也不能直接交换，这就妨碍了财务整体工作效率的提高。现在高校的经济活动越来越复杂，越来越多，所产生的经济信息总量庞大，财务部门内部也根据工作性质不同划分为不同的岗位，不同工作岗位使用不同的财务管理系统，处理同样的信息在不同软件中的标准可能就不一样。不同软件系统中信息标准的不统一，造成数据相互传递的困难，还有可能造成数据的重复录入和加大核对信息的工作量。

（三）高校各部门之间各自为政，系统资源无法有效共享

高校各部门在进行信息化建设的时候都是从自己部门需求出发，建设自己的管理系统，如国资部门有资产管理系统、图书馆有图书管理系统、人事部门有人事管理系统、教学部门有教学管理系统、学生部门有学生管理系统等，没有统一的标准，各系统之间没有对接，财务系统与各部门系统无法实现数据交流或者只能进行部分简单数据交流。相同的指标由于信息标准不一样、统计口径和时间不一致等原因，不同部门管理系统却统计出不同的结果。为了保证数据的准确和无差别，还需要不停地核对标准和调整数据，使工作量大大增加。若能建立各系统数据交换的对接标准，则可减少大量重复性工作，数据的准确率和可参考性会大大提高，统计上报就会更加及时准确，管理效率也会大幅度提升。

（四）缺少既懂财务又懂计算机技术的人员

当前高校财务管理信息化建设，需要既懂高校财务，还对计算机信息技术相对精通的人才。目前，大部分高校财务人员与此要求存在一定差距，特别是一些年龄较大的财务管理人员，对财务管理比较熟悉，而对计算机知识掌握较少，喜欢用传统的财务工作方式，他们有的对信息化管理手段有一些抵触情绪，有的学习信息化管理技术较慢。近些年各高校财务也开始注重引进一些计算机方面的人员，这些员工擅长计算机信息技术，但财务专业技能相对欠缺，只有较少的财务工作者可以把财务管理和信息技术结合起来。这样高校在引进财务信息系统时就出现一些困难，总觉得一些专业公司开发出的财务管理系统与高校财务管理活动不能无缝契合，不能完整实现财务管理的要求。另外，纯靠财务人员维护整个财务系统软硬件的运行较为困难，高校财务系统出现问题一般情况下都是请软件公司来解决，这不利于高校信息化建设的快速发展，而且还降低了工作效率。

（五）硬件陈旧，软件更新不及时，存在不同程度的财务信息安全风险

财务信息系统建设是一个渐进的过程，在实践中由于上级部门要求和制度的变化以及高校自身管理的不同需求对信息化建设会不停提出新要求，这就需要适时购买相应的硬件设备和进行系统的更新维护。近几年高校财务制度有着较大的变化，财务信息化管理的软件和硬件也需要随之不断更新，但每一次制度变化引发的软硬件更新和升级都或多或少带来财务管理体制的变化，这就需要对财务管理职责和权限进行一定程度的重新分配，这就不是财务一个部门能完成的，需要高校的中高层管理者随之不停地适应和调整，这就给财务信息化带来阻碍。因此很多高校财务只要设备和软件能用，不到必要时候只是做简单的维护和更新，另外一些高校高层管理者认为只要财务的软硬件能维持正常使用，能保证资金正常运转就行，对财务信息化采用观望的态度，实在不能运行了或者上级要求严格了才进行。这样就造成财务信息化硬件更新购置缓慢，软件升级不及时的现象，财务管理信息系统的风险也随之增加。

二、高校财务信息化建设的保障措施

（一）做好系统建设前的规划设计工作

要站在学校层面建设财务信息化体系，不要孤立地引入财务管理信息系统，要结合高校自身财务管理的需要，也要注重学校整体数字化的要求，明确财务信息化建设在学校整体信息化建设中的位置，同时也要汲取其他高校财务信息化建设的经验，在此基础上构建财务信息化建设体系。首先要充分了解学校机构设置、人员构成、管理模式、岗位职责、管理现状、教学科研和学生管理等业务活动流程等；其次要了解各业务和职能部门的管理要求，还要了解不同层次人员，如高层管理者、中层管理者、一般员工以及学生和家长的需求，把这些要求和需求进行整理归类，然后再制定财务信息化方案，组织专家和相关人员对系统建设方案评价和修正；最后还需要注意必须按照国家、地方和学校颁发的各项法律和规定，建立起完整的财务信息化管理制度，特别需要注意的是一定要依照高校信息化发展要求制定或者修改相关的一些内部制度。

（二）建立财务信息化风险防范体系

从近几年高校推行财务信息化经验来看，高校财务信息化风险防范体系应该包含以下几个层次。第一是建立软硬件风险防范体系，对关键性设备可采用硬软件加密的方式，由专门的技术人员负责日常维护；二是建立财务信息化系统使用岗位控制制度，不同岗位职责不同、权限不同；三是建立财务管理人员和系统管理员数据双备份制度和保管制度；四是与软件公司和学校信息化建设部门共同建立应急预案执行制度，确保出现故障时三方能迅速各司其职，快速隔离风险，恢复系统；五是建立多层次财务信息系统安全评估制度，财务管理人员负责日常使用安全评估，系统管理员和设备管理人员要定期对系统的安全性进行评估，及时发现影响系统安全的因素，把其消除在萌芽状态。

（三）培养和引入既懂财务又懂信息技术的复合型人才

高校财务信息系统核心使用人员是财务人员，财务人员素质和水平的高低直接影响着财务信息系统的使用效率。培养能把信息技术同财务管理相结合、组织协调能力强、具有为师生服务意识的复合型人才是加快高校信息化建设的关键因素之一，同时还要注意引进具有财务管理、系统设计维护和实践经验丰富的综合性人才。现在信息化技术发展很快，不断踊跃出新的软件及技术，同时高校会计制度也在不停变化，在高校中开始引入成本核算等新的理念，固定资产也要开始计提折旧等等，这就需要财务人员根据需要更新知识结构。只有大力提升财务管理工作人员的业务能力，并充分发挥团队中每个人的专业特长，才能真正保证财务信息化系统的高效使用。

（四）取得高校管理层特别是领导层的支持

高校财务管理信息化不仅仅是财务一个部门的事情，而是一项涉及全校的工程，牵扯到各个业务和职能部门。高校财务管理系统的使用影响到学校管理的各个层面，更主要的是它带来财务管理理念的转变和管理体制的变革，需要各部门根据财务信息化的要求改变原先管理模式和业务流程，这要没有高校领导层的支持和基层管理者的配合根本不可能实现。在实践中也发现有些高校没有得到领导层和基层管理者的充分配合，财务信息化的过程举步维艰，甚至出现找麻烦设置障碍的现象。从各高校财务信息化建设的实践来看，高校领导层的大力支持是做好高校财务信息化建设的先决条件，凡是领导层认识到财务信息化重要性的高校，对财务信息化投入的人力、物力和财力就大，学院各层面对财务信息化的认知和配合力度就大，而财务信息化对管理效能的提高和促进作用也就愈大。

（五）建立持续不断的资金投入机制

高校财务信息化管理系统不是建成后就可以坐享其成了，高校的财务管理制度和国家政策在不停地发展变化，信息技术也在突飞猛进，高校的管理体制、事业发展目标也不是一成不变的，这些内外部环境的变化要求财务信息化建设也随之变化，财务信息化管理系统的软硬件就需要不停地升级和更新，资金的投入也应是持续的，没有持续的资金支持，高校信息化建设就会出现虎头蛇尾的现象。

三、高校财务信息化对高校管理效能的影响

（一）高校财务信息化提升了高校管理水平

1.提高了财务工作效率，为高校师生提供及时良好的服务

财务管理信息化建设把过去需要手工完成的编制凭证、记账、审核、对账、结账、编制报表等繁杂财务工作用计算机来完成，将财务人员从过去非常繁重的财务核算工作中解放出来，特别是提高了准确性和速度，原先需要几天完成的制表、填单、核算等工作可以在短短几个小时内完成。学生可以通过财务信息化平台查询自己欠缴学费、助奖学金发放等情况，教职工也可以查询本人每月的收入、个人所得税缴纳等情况。在学生缴费方面，依托互联网，财务管理信息化实现了学生异地网上缴费，学生缴费的方式灵活多样，既方便了学生也提高了财务管理工作效率。

2.把业务和财务活动联系在一起，实现各部门资源共享，为高校各级管理者提供工作和决策依据

财务管理信息化的实现，有利于高校内与财务有关业务部门数据的交流和共享。一是财务管理信息平台建立后，教职工可以根据自己的权限登录财务管理平台查询自己权限范围内的财务数据，及时了解与自己业务活动有关的财务数据，更加科学合理地安排教学、科研、学生、后勤、行政等业务活动，从一定程度上可以避免高校中普遍存在的财务管理活动和业务活动脱节的现象；二是通过财务信息化平台，可以把财务、学生、教学等业务和职能部门的子系统连接起来，对于同一数据只要一个部门录入，其他部门就可以直接使用，比如学生信息、教职工信息、设备信息等，一方面减少了大量重复工作，另一方面也避免了重复录入的误差，同时也方便各部门核对数据，特别是解决了同一指标各部门上报数不一致的现象；三是学校各部门的管理者可以通过财务信息化平台及时了解本部门的预算、支出和预算完成情况，据此安排和调整部门活动，高校领导层可以及时了解高校整体预算执行情况、经费使用情况等，财务人员也可根据管理需要从财务信息化平台提取各种数据进行财务分析，为高校各级管理者提供工作和决策依据。

（二）财务信息化影响高校管理效能提升的原因

1.财务信息化对高校原有的管控体系产生冲击

高校财务信息化的建设使财务内部控制的范围与重点拓展到高校整体层面，传统的财务内部控制对象主要是针对财务工作人员，只需按照《会计法》等法规制定财务内部的岗位和内部牵制制度即可，以此来保证会计信息的准确性与资产的安全。信息化技术在高校财务的应用对传统的财务内部控制体系产生冲击，加大了管理难度。现代信息技术还无法和财务内部控制制度做到无缝衔接，现代信息技术的运用拓展了财务内部控制的范围和重点，需要把计算机软硬件的控制、系统连接以及数据输入输出的控制、财务信息的存储控制等都纳入财务内部控制的范围，从而保证财务信息的可靠性和安全性，而这些控制仅财务一个部门是不可能完成的，需要其他业务部门，如现代技术教育中心、网控中心、教务处、学工部、科研处等共同配合才能完成。而且随着信息技术的引入与高校财务管理相关联的业务活动也需要随之变化，如业务活动的资金审批使用支取流程、部门预算的报送方式、预算执行的控制等，这样就把财务内部控制的范围拓展到学校内部控制层面上，进而就改变了高校整体管理模式。如果不从学校层面上变革，只是从财务内部控制层面进行变革，特别是高校财务现在十分缺乏既懂财务又懂信息技术的专业人员，就更无法实现信息技术应用后财务内部控制体系需要拓展的所有职能，即使制定了相关制度，实际也无法兑现，这就阻碍了财务信息化发展的进程。同时在实践中也发现，由于高校其他业务和职能部门的不配合甚至抵触，造成信息化状态下财务内部控制的不完整和缺失，有时候还会出现职责无法兑现、财务活动运行缓慢、管理效能降低的现象。

2.信息技术的标准化在一定阶段一定程度上还不能完全适应高校复杂多变的经济活动

财务管理信息化是从企业发展起来的，高校与企业不同，人员构成上要比企业复杂，不但有员工，而且有学生，不但注重经济效益的评价还需要注重社会效益。从成本核算上看，企业成本核算是为了降低消耗、给产品定价等，最终目的是为了实现利润、实现所有者权益等；高校现在虽然也开始进行成本核算，但本质上与企业核算成本的目的不同，是为了更好地提高资金的使用效率、降低消耗，目的不是为了赚取利润。这样从企业发展起来的财务信息化就是经过修正也不完全适合高校，需要进一步磨合。另外，高校的业务活动不同于企业，有教学、学生、科研、行政、后勤、基建等，这些业务活动除后勤、基建和行政等活动与企业有些可比性以外，其他教学、学生活动等与企业相比有着本质上的区别，但却是高校不可或缺的主要业务内容。要想把这些业务活动与财务管理活动完整地结合起来，对其进行控制，高校就需要在财务信息系统中嵌入高校教学管理、学生管理、科研管理等内部控制制度的相关要求，使高校的各项业务活动按照内部控制的要求运行，能及时发现和制止违反内部控制规定的业务行为。但是教学管理、学生管理、科研管理的标准是什么？用语言描述出来是没有问题的，或者部分用数据描述出来也可以，但是全部按照信息化的规范和标准用数据描述出来是不现实的，如果非要把教学、学生、科研管理活动用数据描述出来，就会出现虚假。近几年部分地区财政部门也在高校推行项目的绩效评价，其中就有一项内容要求各高校填写评价指标，对教学、学生、科研管理活动进行数字评价，这可让一些高校财务管理人员犯了难，与教学、科研和学生管理业务部门沟通后，勉强填上一些数字，其真实性和可靠性可想而知。因此信息技术所要求的标准化在软件系统的开发和维护等方面是可以实现的，但是在高校教学、科研和学生活动方面实现的功能是有限度的，这就需要充分考虑如何把信息技术与高校业务活动完整地契合起来，否则现阶段信息技术还无法满足高校教学、科研和学生活动的所有需要。