当前集团企业财务管理信息化的问题及策略探究

2023-03-06边晓蕾

大众投资指南 2023年1期

关键词：财务财务管理信息化

边晓蕾

（海龙泉集团有限公司，山东青岛 266555）

虽然当前很多集团企业都已经将财务管理信息化工作放在重要的战略地位之上，但是由于理论研究不深入、实践经验不足等原因，集团企业的财务管理信息化体系建设普遍不够成熟，需要正视问题，进一步加以完善。

一、当前集团企业强化财务管理信息化的重要意义

（一）强化财务管理信息化有助于集团企业编制扁平化的组织结构

企业的组织结构是其在经营过程中进行部门划分、岗位设置、职能归属的重要依据，由企业的经营目标和业务流程所决定。集团企业的规模较大，组织结构形式也比较多样，通常有母子公司控股制、直线型、混合型等组织结构，集团企业需根据自身经营需要确定组织结构形式。在组织结构形式契合实际的基础上，集团企业还需保证组织结构的精简和灵活性，因为集团企业在逐步发展壮大的过程中，业务类型必然增加，部门分工更加细化，人员队伍更加庞大，随之而来的是，企业管理面越来越宽，决策时的关注点很多，所需要协调的事务和关系更加复杂，管理难度直接上升。由此可见，组织结构的扁平化发展深度一定程度上决定了集团企业的发展形势。而促进财务信息化管理必然是提高集团企业管理效率，规范经济活动，充分发挥企业各类资源机动性的法宝之一，这是因为财务信息化管理依托于信息网络技术，将所有部门和子公司同时置于一个网络系统内，突破了时间、空间、环境因素对于信息传递和数据分析的限制，信息的快速整合能够在充分维持运转刚性的同时，又能深化不同部门之间的业务交融，因此财务信息化管理十分有利于集团企业流程精简、结构扁平化发展。

（二）强化财务管理信息化有助于集团企业提高财务管理效率，拓展财务管理空间

传统模式下的财务管理受限于时间和空间等因素，财务数据很容易因为数据传递慢或者核算量大出现会计信息不全面和不准确的情况，工作效率受到影响的同时也会给企业管理者提供错误信息，降低决策的科学性，而强化财务管理信息化能够极大程度解决这一问题。在信息化财务管理模式下，财务数据能够实现数字化管理，通过系统进行自动分类和总结，财务人员可以从以往大量简单重复的基础数据收集工作中抽离出来，然后将精力投放在数据分析和规律总结上，从而充分激发管理会计的工作职能，让财务管理能够不只从业务末端发挥财务核算作用，还可以走向业务前端主动参与企业战略规划，增加业财融合的深度，让企业的资源流动方向更加契合本身的资金承载力。另外，财务管理信息化也是集团企业进行远程对话的重要基础，例如母公司与子公司召开远程会议时，财务管理者可以提前利用数字化系统进行数据归集和比对，缩短了调取数据和信息整合的时间，拓展了财务管理空间。

（三）强化财务管理信息化有助于集团企业深入落实全面预算管理体系制度

全面预算管理是企业根据对未来特定时期内经营成本、市场环境的预测，确立经营目标，以此来制定业务活动方案和支出计划，再将其按照部门分工进行逐层分解，分别下达，最终形成由筹资、投资、资金分配等环节共同组成了预算管理体系。集团企业可以通过全面预算管理对经营活动与资金使用建立起相互勾稽和前后衔接的关系，实现成本有效控制，资金规范管理的良好局面。而传统财务管理方式因为数据整合难度高，信息传递慢等原因无法让全面预算管理实现全闭环控制，财务管理信息化则与之不同，它一方面能够通过联网控制进行信息快速采集，打通业务部门与财务部门之间的信息壁垒，让预算管理获得更为准确的前期数据，另一方面还可以与大数据技术相结合及时搜集外部市场信息，让预算计划可执行性更强，内外部信息的双流通让集团企业更易落实预算管理制度。

（四）强化财务管理信息化有助于集团企业提高财务人员的专业能力，提升企业的财务管理水平

财务管理信息化的实施让集团企业的财务管理人员不得不积极进行知识结构的更新，不能像以往那样选择停留在工作舒适区止步不前，因为财务管理信息化带来的不仅要求财务人员掌握基本的计算机操作能力，还需具备一定的数据分析知识，所以财务管理信息化既是一次对企业财务管理方式的改革，也是财务人员进行自我提升的有利契机。为了适应财务管理信息化的需要，财务人员要学会利用信息技术这一财务管理工具，同时学习管理会计理论，再结合已有的财务会计知识，进行系统的财务分析和会计核算。在此基础上，财务人员的专业能力必然会得到前所未有的提升，财务部门整体素质的改变也会让企业的财务管理水平发生质的变化，更快步入智能化和自动化的管理模式。

二、当前集团企业财务管理信息化中存在的问题

（一）对于财务管理信息化认识不足导致财务信息化建设进程缓慢

近几年来，尽管信息技术在我国的发展非常迅速，在很多行业中得到了有效利用，但是因为受到传统观念和相关理论缺乏实践经验不足的影响，财务管理与信息化的结合对于我国众多企业来说还相对陌生，认知不足让很多集团企业的财务信息化建设进程缓慢。一是由于对财务管理信息化的重要性认识不足而产生了轻视的错误观念，改革开放以来，我国很多企业借助于广阔的市场空间迅速崛起，虽然积累了雄厚的资本，但也让一些领导者陷入了抓生产、轻管理的思想误区，认为财务管理作为一种辅助性工具，只要核算准确就能够满足发展所需，因此对于耗时耗力的信息化建设积极性不高。二是由于对财务管理信息化的建构过程和发挥作用的方式了解不足而产生的急躁心态，与认同感缺失导致的不重视不同，这种认知不足是因为管理者认为财务信息化系统的上线能够实现所有功能，所以在软件设计阶段就更加倾向于模块多、功能全的系统，但是却忽略了系统与自身业务流程的适配，同时模块与模块之间应存在有效的连接和勾稽关系，模块过多反而会加重使用者的负担。

（二）基础数据信息采集手段科学性不足导致财务信息化有效性降低

财务管理信息化系统的上线需要很多前期准备工作，例如网络设施的完善、人员的培训等，但其中尤为重要的当属数据信息采集工作，只有在充分保证数据准确完整的情况下，财务管理信息化才能发挥最大作用。然而当前很多企业的基础数据信息采集工作面临一定困难：一是以前年度的数据装入问题，财务管理信息化建设通常需要借助于业财融合度更高的管理系统，原有的财务软件很有可能已经无法满足新的发展形势，那么新系统的顺利运行需要导入以前年度数据，以往存于旧系统中的财务数据可能存在与新系统口径不同、采集标准更改的问题，还有一些年度久远而又必须录入的财务数据可能是存于纸质载体之中，需要手工录入，这些情况无疑都会给新系统的期初数据库建立带来麻烦。二是即使在应用财务信息化软件之后，企业依然要面临基础数据不准确的问题，因为大量的原始数据都来源于各部门或子公司基层人员的手工录入，可能会因为他们对数据口径的不了解和疏忽大意而出现错误，不仅对当期财务报告有所影响，还会为后期的财务工作埋下隐患。

（三）相关领域综合型人才储备不足导致财务信息化缺乏持续优化的条件

财务管理信息化让财务与业务的联系更加紧密，同时也提高了信息技术的应用深度，这一发展形势让很多企业出现了较大的复合型人才缺口。能够担负起财务管理信息化建设任务的人员需要具备充足的财务管理知识，还要做到充分了解企业的业务，与此同时一定的管理能力和计算机应用能力也是必不可少，这样才能全程参与信息软件前期设计、日常运行、后期维护环节，防止因为多个单科人才的介入而衍生内部矛盾，拖慢信息化管理进度。而很多企业以往业财融合的观念不强，各部门独立运行，联系较少，综合型人才的匮乏已成为行业普遍问题。

（四）网络安全防护措施不足导致财务信息化系统数据存在泄漏丢失风险

财务管理信息化的基础是信息技术，因此财务管理信息化的实施必须以互联网为介质，虽然互联网提高了财务管理的效率和质量，但信息安全问题也给企业的网络设施建设带来了一定的挑战，然而目前很多企业在信息安全防护方面还存有很多不足。一是网络安全防护软件配置不到位，有的企业虽然更新了信息管理系统，但却没有对公司网络进行加密处理，这样会极易遭到黑客攻击，数据丢失和泄露的风险大大增加。二是对于安全操作规范执行不到位，为了方便数据录入，企业需要根据权限为相关职责人员下发账号，工作人员只能在权限范围内进行业务操作，本身更好地避免了企业机密的泄露，但由于安全培训不到位，个别员工存在不修改初始密码或者将账号密码随意提供给他人的行为，其中不乏中高层领导人员，这一点一旦被竞争对手所利用，财务数据的盗取将成必然。

三、当前集团企业加强财务管理信息化的策略分析

（一）加强财务管理信息化理论培训，创造良好的实施环境

要提升财务管理信息化的建设效率，集团企业必须在内部加强相关知识培训和理论宣传，具体可以分为两个层面实施。一是对于高层领导人员的培训，集团企业可以通过理论与实践相结合的方式转变其管理观念，定期组织学习会议的同时，还要安排相关的调研座谈活动，以其他企业的成功案例给予启发和警示，从而对财务信息化管理提高认识，加强重视。同时，对于财务信息化管理经验较为欠缺的企业，为避免走弯路，应聘请信息化建设专业团队进行流程规划和软件设计，在满足各类业务需要的基础上简化审批流程，删减不必要的功能模块，系统上线时先进行小范围测试，经工程师调试达到大规模使用的标准后再全面上线。[1]二是对于中层管理人员和基层从业人员的培训，此类培训内容应有所区分，主要目的是让不同部门和岗位人员充分表明了自己在财务管理信息化工作中扮演的角色，承担的任务，特别是财务部门人员，分工要更加细化，同时还可以运用奖惩措施鼓励进步，约束行为，以此来为财务管理信息化创造更加有利的内部环境。

（二）创新数据检查手段，统一数据采集标准

原始数据是否准确决定着财务信息的有效性，所以财务管理信息化的实施必须要解决新旧系统的数据对接和日常数据准确性检验问题。首先，财务人员要确定新旧系统的数据信息口径是否一致，一致则可直接提取导入，如不一致可以先把数据导出，利用办公软件进行批量修改，再统一装入新系统。为保证数据的准确性，企业可以将数据录入人员分为两组，分别在正式环境和测试环境中操作，最后进行结果比对，如此能够及时发现错误，进而修正数据。[2]其次，对于日常工作中的数据录入准确性问题，一方面要明确数据采集标准，各部门上报之前必须经过两道审核程序，最大限度降低因个人疏忽产生错误的可能性；另一方面对于集中统一类型的数据上报，企业可以请工程师在系统中设置勾稽审核关系，让系统自动检查错误信息，提示录入人员修改，修改正确后方可上报，从而减轻人工审核压力，提高汇总财务数据的效率。

（三）科学引进，长效培养，强化财务管理信息化核心人才队伍建设

人才是企业的核心资源，强化财务管理信息化建设，综合型人才储备需加快速度。一是要在人才引进上下功夫，招聘人员时要合理设置岗位条件，要以笔试和面试测评相结合的方式充分考查应聘人员的财务管理能力和计算机基础，同时提高薪酬待遇和岗位晋升空间，从而吸引更多优秀人才来任职。[3]二是要建立长效培训机制，因为财务管理信息化充分推动了业财融合发展，所以紧抓内部人才培养必然事半功倍，企业要定期进行公开选拔，将选拔出的人员进行轮岗锻炼，此外根据日常表现和测试成绩进行重新任命，丰富人才储备的同时也能够充分激发企业整体的学习热情。

（四）加强业务人员规范操作网络培训，提高软硬件安全防护等级

首先，集团企业要树立安全用网意识，提高软硬件的安全防护等级，要在更新信息系统的同时向软件服务公司购买相适配的病毒防护系统，并建立长期合作关系，定期进行系统维护和病毒清杀。其次，要加强对业务人员的计算机操作培训，提醒员工及时修改系统密码，并建立系统操作日志查询机制，一旦发生信息泄露事件，可以据此追根溯源，也能够有效提升财务人员的安全防护意识。