浅析SAP在商贸、餐饮连锁企业的财务应用

王静

摘 要：SAP是德国SAP公司开发的企业资源计划大型系统集成管理软件，包括财务、成本，资产、销售、原材料、生成、质量、人力资源管理、工厂维护等。SAP 是全球企业管理软件与解决方案的技术领袖。本文从SAP在商贸和餐饮连锁企业财务相关模块应用，浅析SAP在财务应用中的现况。

关键词：SAP模块系统；商贸企业；餐饮企业；应用

本公司商贸企业主要为华北区域供货，使用SAP供应链，采购入库将供应商采购单据从供应商采购模块批量导入生成采购入库单据，根据订货系统接收客户订单，生成出库明细，自动匹配存货结存系统的品项，根据效期按照先进先出生成出库清单，根据库位自动调拨存货品项，进行物流配送。提供了自动化程度，整合采购入库、销售分销、物料管理一体化模块应用。通过SAP R/3系统增强企业内部信息协同，实现采购、入库、订购、出库、物流配送信息共享，节约人力成本，原仓库5名固定工作人员，另有不定期聘请装卸和物流工作人员，目前商贸公司仓库仅有1名固定工作同仁，全程进程系统自动化处理，高效精准。

一、企业整合商贸供应链模块的必要性

（一）财务整体分析与数据挖掘

随着财务工作对企业发展重要性不断提升，需要从多种层面入手优化财务管理工作。从财务组织层面分析，需要进一步创新财务工作职能，对商贸企业日常财务核算工作实施高效处理，为业务管理和企业决策提供专业性的财务支持，进一步提升整个集团价值，迎合组织结构转型改革需求，促进财务工作实现标准化和专业化发展。从财务职能角度分析，利用系统促进会计核算实现自动化发展，减少重复性核算任务量，促进财务管理朝着集团增值服务方向转型，提升全面预算管理实施效果，突出预算杠杆在各种资源中的战略分配功能，利用信息系统集中整合处理提供集团各项业务和财务数据，除了提供各种常规成本分析报告，还可以从多角度入手进行财务分析，为各个业务部门以及管理层提供专项分析报告，集中管理集团中各种闲置资金和有效资源。从财务人员角度分析，可以辅助提升整个财务队伍素质、能力，基于端到端的流程加强财务人员和业务人员的合作沟通。通过分析企业未来发展战略要求，未来财务管理主要决策定位是集团价值创造者、业务和决策发展伙伴、企业价值提升者、信息供应者、业务和决策发展伙伴以及信息高效供应者。业务相关库存管理、销售收款以及采购付款等流程都经过财务收付模块在财务总账中全面汇集实施统一处理。

（二）商贸企业的数据采集

商贸采购发票通过发票系统自动识别、勾选抛转至SAP生成入库凭证，使用供应商主数据核算。月底根据当月供销存发出明细，发货单列表自动生成发货单，使用小智路由对接SAP系统，进行账单分税率13%和9%税率自动开具货款发票，对于逾期支付货款区域，实行先行支付预付款，餐饮主体下单后，仓库端将订单回传商贸共享中心，共享中心进行预付款项核算回传区域，区域支付货款后，共享中心确认款项收回，回传仓库端进行发货作业。对于逾期款项，SAP根据欠款时间和约定利率，自动核算逾期利息，并与货款一起抛转至开票系统，开具货款逾期利息品项发票。账单对接BMS后台，自动进行账单发送，目前商贸已经形成商贸共享处理中心，集中处理供应链和发票作业，财务共享将重复性高可标准化、流程化的财务作业集中统一处理，节约成本，提供资源使用效率，创造价值。

二、SAP应用思路

利用SAP系统对仓储管理和采购核算等业务进行处理中需要创建统一商品目录，不断补充和完善产品目录各项参数信息，特别是价税分离对应采购订单格式，目录针对目标采购产品实施分离管理，管理者可以利用SAP软件对各种产品存储、销售和进货周期实施综合分析，构建计算机辅助决策进货模式。产品调拨按照大仓通形式实施有效处理，针对不同店铺产品调拨差异合理设置预警指标，如果调拨差异超出预警限值，只有通过特殊授权后才能形成调拨单，对产品损失率做好事前控制。基于条形码和产品目录编码进行售货管理，在结束销售后检测SAP销售清单，掌握其中差异问题，明确差异成因。基于SAP系统下可以借助专门财务软件进行记账，在计算机系统内存储各项财务数据，财务软件中设置了數据接口，在对财务数据传输接口进行科学定义基础上，能够将管理软件各项业务数据传输至财务软件内，自动形成财务报表。SAP应用于财务管理当中，能够辅助创建一体化价值链，对财务活动中各项生产、供应以及销售流程实施全面整合，合理应用SAP系统，可以基于原有财务核算扩展不同细节流程，弥补单一核算不足，顺利解决财务管理难题，促进SAP和企业财务工作充分整合，健全管理体系。

三、SAP在商贸、餐饮连锁企业的财务应用

（一）SAP在商贸企业的财务应用

银行支付货款及报销等业务，使用OA和钉钉每刻报销系统，在系统提交报销单据后，自动抛转SAP后台业务，进行支付银行勾选确认后，一级复核抛转银企联进行二级复核后自动出款。实现SAP和银企直联对接，可实时进行数据传输，通过SAP系统整合资金池业务，可实时查询银行账户余额，进行资金管理和调度，SAP系统中同步银行流水，显示到账及出款记录，实时进行账务处理。结合SAP和银企直联业务，银行交易产生的交易流水号具有唯一性，使用交易流水号进行银行对账，同时核对金额和流水号，完善对账依据。银行收款业务，可通过导入模板自动计入SAP系统，系统接收银行后台传输信息后，在SAP系统的‘到账通知中，截取汇款客户编码及名称关键字段，直接生成对应的收款凭证，实现自动化，无须人工录入。通过SAP银企直联模块的应用，大大提高了财务核算及往来对账的效率，系统自动更新银行业务往来记录，企业通过SAP系统，可实时查询银行账户的收付情况，增强了对银行款项的管理。

商贸开发了供应商主数据分析和物料主数据分析模块，针对供应商的单品项进价、规格型号及效期进行及时分析。物料的横向比对和纵向历史采购价格进行比较。筛选质优价廉供应商，以利节约采购成本。商贸除财务报表，开发毛利率分析，另开发应收账款账龄账期和回款周期比例分析，及时关注逾期货款，另有销售费用、管理费用、部分品项直发折扣占比分析。

SAP系统在企业应用系统建构中，能够基于业务采购、销售、库存以及资产为基础，以财务相关职能管理为核心，综合客户供应商信用管理、全面预算管理以及财务合并管理为企业整个管理层提供有效参考，辅助制定针对性解决方案。財务职能作为管理层决策和前端业务之间的重要连接工具，能够辅助企业相关经营决策工作。SAP拥有一套较为安全、成熟的变更体系。结合SAP系统架构分析开发系统作为系统开发配置的基础环境，需要密切联系用户需求合理搭建各个功能模块，基于SAP传输机制，在测试系统内对各种单独配置模块以及开发内容进行全面汇总，共同联系起来实施集成测试。结束测试后相关配置重新传输至生产系统内，和企业实际经营数据全面融合，为用户提供服务应用。

商贸SAP财务模块作业流程如下：

商贸采购→付款流程：

采购入库→入库单列表→计入供应链系统→入库品项→供应商采购发票→SAP自动生成采购入库凭证→OA系统提单→SAP审核→银企联出款→SAP自动生成付款凭证

商贸发货→回款流程：

客户订货→接收单据→（预付款需复核价格→财务确认收款→通知仓库）/无须预付→先进先出生成出库单列→发货→发货单列表→小智理由开票→BMS系统区域账单→生成收入凭证→区域回款→银企联对接→SAP自动生成收款凭证

（二）SAP在商贸、餐饮连锁企业的财务应用

餐饮门店收入多为三方平台收入，例如微信、美团、饿了么、支付宝等渠道平台，目前启用对账中心进行账账核对，对账中心数据（取自门店POS数据）和三方线上平台后台数据进行核对，如比对不通过，需确认差异原因，例如缺少账单、隔日退单等。确认原因后进行账钱核对（账单和银行收款比对），比对完成后，确认进行凭证抛转，SAP自动生成收入凭证。通过将对账中心与SAP关联，可实现数据直接抛转，数据核算精确，启用门店作为部门核算中心，生成门店收入，便于比对各门店的损益。目前餐饮23个主体，原手工收入核对及录入需4个工作日，目前仅需1个工作日，大幅度节约时间，提高了工作效率。

餐饮系统入库数据对接商贸发票开具系统，餐饮本期订货发票数据直接抛转餐饮系统，作为餐饮存货入库品项数据。餐饮公司门店盘点文典系统，门店根据门店使用物料的情况，通过文典系统下单，仓库端收到订单后进行发货，物流到货后，门店进行数据确认，文典系统录入本期入库品项数量，月底进行盘点录入各品项与结存数量，数据确认后对接财务SAP餐饮供应链模块，根据文典数据生成盘点数据。根据期初、本月入库、期末结存自动生成成本。SAP开发了门店损益表，按照门店进行部门核算，核算每家门店成本率，各项费用占比，对于异常成本率进行比对分析。

餐饮门店主体较多，关于使用权资产摊销、长期待摊、物业费、POS使用费摊销、固定资产折旧等摊销，涉及门店数量多，传统摊销方式涉及数据繁杂，耗时较长。使用SAP系统可通过建立周期性凭证进行摊销，每月点击计提，可快速完成计提。另可通过凭证批导进行数据导入，建立摊销模板每月进行数据确认，便捷高效。固定资产与氚云系统关联，使用氚云系统固定资产编码，门店设备在氚云系统进行购进、调拨、处置可自动抛转SAP进行相关数据处理，氚云系统数据更新，需同步进行SAP更新。加强了对于资产的监控、资产流转及时进行数据更新。

餐饮门店使用钉钉每刻报销，门店员工提交单据，验收审核流程后自动抛转SAP系统，餐饮主体繁多，通过与资金池对接，可实现资金归集支付，根据各主体支付金额进行资金调拨，提高资金使用效率。供应商和客户、银行主数据需实时更新，以利报销单据成功抛转SAP，资金池进行各主体资金汇集和分配，银企直联进行报销业务。确认支付后，系统自动生成凭证。所有凭证生成不允许修改，避免了人工失误，提高系统精确化程度。

餐饮SAP财务模块作业流程如下：

成本→付款流程：

供应链系统采购→文典盘点抛转→SAP生成入库和成本凭证→OA系统提单→SAP审核→银企联出款→SAP自动生成付款凭证

营收→收款流程：

门店POS收款→对账中心核对→SAP生成收入凭证→三方平台自动回款→银企联对接→SAP自动生成收款凭证

商贸和餐饮使用钉钉每刻进行费用报销，审核完成后自动抛转SAP系统进行复核，关联银企联支付，SAP系统自动生成费用凭证。

商贸和餐饮薪资、社保、公积金部分，每月将薪资表按照每刻系统开发格式上传，匹配各餐饮和商贸主体，门店、后勤部门核算，数据审核无误后，抛转SAP系统，进行薪资支付后自动生成凭证。目前餐饮和商贸的社保和公积金需在相关社保和公积金系统支付，支付完成后，每刻系统对接SAP，自动生成凭证，财务记账凭证更加智能。

商贸和餐饮关于税务对接，SAP系统根据系统凭证自动生成进项项，商贸和餐饮计提税金后导出金税三期报税接口文件，税务专员二次复核数据，批量集中报税，优化报税流程。

结束语

综上所述，SAP在商贸和餐饮连锁企业财务应用中存在一定优缺点，其中应用优点如下：

SAP系统内进一步提供了涵盖各种业务领域的业务处理流程集成方案，凭借系统自身高度集成性、开放性、灵活性、开放性、时效性以及强大功能，得到企业各界广泛认可。SAP系统的有效应用进一步提升了企业财务工作和管理活动便捷性，能够提高财务运行和管理信息准确性、及时性，也是企业日常经营管理活动中的重要助手，而在未来发展中将会有更多企业选择SAP系统，并充分享受到SAP所提供的便利。

SAP与各模块讯息对接，对数据更新精确度要求方面也存在一定的缺点：

银企直联对企业与银行系统的网络连结要求性高。系统需保持实时连结，否则SAP系统无法实时获取更新银行数据讯息，对于赊销客户还款、现销客户开单等需进行SAP在线控制的收款开单项目，信息需及时匹配，否则会无法实时传输抛转；SAP银企直联模块、OA系统、对账中心、氚云系统、文典系统等各系统数据对接，需企业所有供应商、客户及其他支付单位信息，银行开户行账户信息等进行维护，相关信息变更时需及时收集，对资料收集、对应数据维护的工作量较大。

参考文献：

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