ERP环境下存货内部控制问题的探究

姜明远

摘要：本文在对企业的 ERP 实践案例进行分析，以存货的对账为中心，对ERP系统进行完善，通过对这一系统的完善，进行会计方面的存储监督控制体系的构建，这样就能将企业供应链的信息实现共享，从而就能是数据信息的质量得到有效的保证，为最终的管理工作也能提供更有利的条件，此外，还可以为企业的决策提供依据准确的存货信息，使最终决策的可行性得到充分的保证。

关键词：ERP；存货内控管理；商贸企业

ERP是企业资源计划（enterprise resource planning）的英文缩写，这一计划主要应用在制造行业的企业信息管理中，能够将信息资源、物质资源以及资金资源实现综合管理，企业在运行管理中使用这一系统，能够有效的实现对企业内部的人员、信息、货物以及资金的统筹规划和管理，是一种将制造、办公、人力资源管理、财务管理、项目管理、供应链管理、客户服务等实现一体化的企业信息管理系统，供应管理是其中一个分支，是其中的一个应用系统。在需求者以及供应者之间形成一种资金、物流信息共享和经营协调的系统称之为供应链管理，这一系统能够使供应者和需求者之间的供需关系保证稳定、高效的发展。

供应链管理思想是基于物流管理之上的一种模式，不过从起涵盖的内容来说，已经远远超出了物流的范围，要想第一时间掌握客户的需求，并且进行相关资源的组织以及供应，及时的为客户提供服务，就必须对供应链上的所有资源进行充分的认识，供应链上锁包含的资源通常情况下包含资金流、物流以及信息流，除此之外，工作流、业务流、以及价值流等也是其中重要的组成部分，供应链管理就是将这些内容形成一个完整的系统。

作为企业运运营中最重要的流动资产——存货，在实际的运行过程中，企业要想保证正常的经营，就需要保证足够的存货，但是由于存货势必会造成资金的占用，这种情况下，企业的运营成本就会相应的增加，此外，对于存货的管理以及储存也会产生一定的成本。因此在企业为了在保证正常运营的情况下，有效的提高经济收益，就需要将存货的收益以及成本进行比较，在充分发挥存货功能的同时降低成本、增加收益，实现收益与成本的最佳组合。

一、ERP环境下存货管理的特点

ERP系统的出现和应用，强化了部门之间的连接，为所有部门构筑了一个基于ERP统一运作平台，促进了企业对存货的管理，主要体现在以下几个方面：

（一）集成客户订单信息。所有的业务信息统一在单一的软件系统而不是分散在许多不同的、不能相互通信的系统中，这样企业能实现在同一时刻、不同地点对订单的追踪管理，并协调生产、库存和调配。

（二）标准化存货编码使每一种存货编码唯一。原始数据只需唯一的一次输入，就能被有权限的人员共享，且一旦被录入就不能随意更改，更改就会留下记录，大大减少存货管理中的舞弊现象。

（三）降低库存。ERP使得生产流程更加流畅，并尽可能提供订单在企业处理流程中的可视化。这能减少用于生产的原料库存及在产品库存，并通过与客户的协同，减少成品库存。

（四） 集成财务信息。在实施ERP的企业中，由于每个人都在使用同一套系统，可以创建单一的、不会引起质疑的财务信息。

二、ABC公司实施ERP存货管理过程中的问题

ABC公司是某上市公司所属全资子公司。注册资本6.6亿元人民币。在职员工1500多人，公司主要从事国内外建材贸易，大宗物资交易，住宅精装修业务。范围遍及华北、华东、东北、西北地区，在全国拥有广泛的经营渠道。目前存货管理中主要存在以下问题：

（一）供应链结账时间与财务结账时间不一致，造成资产负债表中存货项目的金额不真实。公司按业务类型分为五大事业部，各部门负责人主管本部经营管理工作，根据部门经理的要求时间结账。厨卫事业部和新型建材部经营卫浴产品，产品类别多型号复杂，盘点有一定难度，所以部门规定每月二十日盘点，二十日之后的单据则不再交财务做账。而物流事业部和国际贸易部经营大宗商品，一般情况都是直运业务，月末偶尔会有发出商品。根据以往习惯每月结账到二十五日，二十五日之后单据则下月再交财务做账。能源事业部全部都是直运业务，业务与财务结账时间一致。各分公司的结账时间由各分公司自行决定。

（二） 财务对存货的监督职能失效。供应链中的存货明细账不与财务存货明细账对账，甚至于季末、年末一次也没有核对过。造成采购发票和入库单、销售发票和出库单的差异被忽略或由于串通舞弊使库存商品流失。在存货管理上明显不足。

盘点是为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按规定程序相关领导审批。批准后做相应调整单调整存货账的实存数，以达到账实相符。

由于有期末存货的两部门都为二十日盘点，盘点报告出具后由部门经理审批，自行制作调整单将供应链存货数量与实际数量调整一致，当财务在系统中见到调整单时并不问其具体原因，只是按系统设置模版生成

借：主营业务成本或借：库存商品

贷：库存商品贷：主营业务成本

的凭证。这不仅造成部门人员串通舞弊无人监督，还会造成采购发票和入库单、销售发票和出库单的差异被忽略。

（三）操作人员操作失误致使数据错误，业务人员不会使用系统，管理人员一直等到财务人员的报表才看本月存货的变化。这一切都说明对系统的培训工作不到位。

三、存货内部控制改进策略

（一）统一各事业部和分公司结账时间。统一各事业部及分公司供应链中存货系统的结账时间和财务账中存货科目的结账时间，在季度末和年末必须进行盘点，并查明盘盈、盘亏或损毁原因后进行调整。核实资产负债表中存货科目的金额。将直采直销业务录入供应链进行管理，流程按直运业务流程，不仅在各业务节点能进行控制，防止舞弊的发生，并且能为以后的业务分析积累数据。

（二）启用系统中“库存管理”中“盘点单”功能，盘点时系统提供多种盘点方式，如按仓库盘点、按批次盘点、按类别盘点、和对滞销品盘点等，还可以对各仓库或批次中的全部或部分存货进行盘点。盘点单是用来进行仓库存货的实物数量和账面数量核对工作的单据，可以使用空盘点单进行实盘，然后将实盘数量录入系统，与账面数量进行比较。

盘点时库房人员和采购人员进行盘点，财务人员进行监盘，有盘盈或盘亏财务人员要进行复盘。对损毁的商品要明确责任人，经库房管理者确认责任人赔偿金额后，将其调入残损库。做如下分录：借：其他应收款（赔偿） 库存商品（残损库） 贷：库存商品（正常库）

出具的盘点报告由库房人员、采购人员和参加监盘的财务人员共同签字确认后交由主管领导审批，做调整单。同时生成凭证时不能冲减主营业务成本，要先进入待处理资产损溢——待处理流动资产损益科目，领导审批后盘盈冲管理费用，盘亏走管理费用或营业外支出。有供应商多发或少发商品，财务人员应及时与供应商对账，确认后补发或退还商品，同时调整往来帐金额。

（三）启用需求计划模块精准采购计划。启用物料需求计划模块，物料需求计划是用友NC的重要组成部分，是供应链的入口，根据预测单和销售订单，按供需平衡公式进行运算，确定企业的采购计划，解决企业采购什么、采购多少、什么时候下采购订单和需要什么时候到货等问题。物料需求计划不仅在采购的数量上给予参考，还可以根据多种单价查看采购计划所需要的资金预算。在实际采购入库后，选择“采购计划与实际采购差额表”命令，系统列出查询结果，列明计划数量与实际数量、计划金额与实际金额的差额，供采购人员分析使用。

四、结论与展望

基于 ERP 系统的存货内部控制实际上是借助于强大的信息化手段，在过去手工传统方式下无法实现的存货内部控制相关的问题有了解决的可能性，二者的结合，给存货的管理工作带来了改善。

（一）从企业对存货的管理角度看，实现库存实时信息的跟踪，管理者可以跟踪到业务的每一步操作，随时发现存在的问题，公司的管理成了一个环环相扣的动态的系统。

（二）从决策的角度看，能够公正客观的反映出存货的库存水平，为管理及决策层对存货管理的评价及对存货内控管理的发展提供有益的参考。

参考文献：

[1]林晴.ERP环境下中小制造企业作业成本法的应用研究[D]. 华北电力大学（北京）， 2011.

[2]柳志强.ERP环境下会计信息系统内部控制研究[D].首都经济贸易大学， 2008.

[3]陈国青，毛基业.管理信息系统—基础、应用与方法[M].清华大学出版社，2011.

（作者单位：吉林市众新医药有限公司）