高校教学秘书工作中存在的突出问题与解决路径

李筱彤

随着高校教育规模的进一步扩大，高校教学秘书作为高校教学管理的基层参与者，在高校教育教学管理工作中承担了比以往更多、更重要的角色和任务.高校教学秘书不仅要沟通和协调领导、教师、学生之间的关系，发挥自己的服务、监督、协调职能，还要负责具体院校的课程选择、考务管理等方面的工作，这就要求高校教学秘书在工作过程中要准确、科学地完成各项复杂的教学事务，使得高校教学秘书工作具有内容复杂、耗费精力的特色.此外，高校教学秘书岗位的晋升体系、工作岗位认可程度与其他岗位相比有很大的差距.不仅进修机会较少、工作成果很难量化，而且由于工作性质原因经常不被服务对象所理解，导致很多服务对象对高校教学秘书产生错误认知.因此，进一步完善高校教学秘书工作，解决高校教学秘书工作中的突出问题，让高校教学秘书工作能够顺畅高效地推进，并更好地辅助高校教学任务，已成为当前亟待解决的问题.只有全面地认识这一群体现实层面的困境，才能提出具有针对性促进该群体素质提升、团队建设、有效减除其职业倦怠的行之有效的方法.

1 高校教学秘书工作的重要意义

教学工作是高校工作的中心.高校教学秘书作为基层教学任务管理和运行的直接执行人，其工作能否顺畅高效地开展对高校教学工作能否正常有序地运行有着非常重要的影响.高校教学秘书不仅是保障高校教学工作科学、系统运行的直接参与人，还能对高校教学工作形成有力的监督，在教学任务制定和服务师生等方面起着重要的作用.

1.1 实现高校教学工作的科学规划

高校教学秘书工作的科学开展能够对高校的各项教学任务进行合理安排.高校教学秘书所参与和管理的教学任务涉及的范围广泛且内容复杂.高校教学秘书工作的顺利开展能够让复杂的工作变得科学化、简洁化，使高校教师的教学工作安排得科学、合理，保障学院教学任务的顺利开展.具体而言，其一，高校教学秘书能够辅助专业教师合理安排教学计划，实现对高校教师的教学日历、课程的灵活安排，组织对教师课堂教学效果的合理评估；其二，协助不同教师进行相关的课题材料申报，以及学院教师相关奖惩文件材料的下达、统计分析教师的工作量等；其三，高校教学秘书工作的合理开展还能对学生的学籍信息、奖惩情况、考试及毕业论文的归纳整理等工作进行完整、有效的安排，让学生管理工作更加科学、细致地开展.由此可见，这些教学事务的开展离不开高校教学秘书工作的辅助，其为整个教学活动的顺利开展奠定了坚实的基础.

1.2 有力监控高校的教学工作质量

高校教学质量的提升离不开高校教学秘书的努力和支持.高校教学秘书工作除了对高校教学工作进行科学规划外，在具体的教学事务执行过程中还能有力监督高校教学工作的工作质量，推动高校教育质量提升.在具体的工作过程中，高校教学秘书可以通过监督教学计划的完成情况、教学课堂整体的氛围、学科考试的学生考试成绩等具体途径，让高校教学秘书能够深入到教学一线了解教学实际，掌握学生学习的情况，了解教学过程中可能存在的问题.同时，在实际工作中根据监控的情况对教学安排、教学管理及教学手段和方法所存在的不足进行总结，进而提出具体的优化建议，促进教学工作质量的进一步提升.由此可见，高校教学秘书工作的顺利开展，不仅能够实现对院校教学事务的科学安排，减少人为因素造成的不合理状况，更能够在此基础上通过进一步深入一线的实际教学事务来对教学质量进行监督，确保高校教学的开展更具有实效.

1.3 能够更好地服务师生

高校教学秘书工作的顺利开展除了能科学合理地规划教学任务、有效地监督教学质量之外，最为重要的作用便是服务师生.首先，其作为高校教学工作的基层管理人员，在具体的教学工作中起着上传下达、承上启下的作用，是教学活动和教学管理之间衔接的重要桥梁和纽带.高校教学秘书是各项教学活动的第一执行人，掌握着最详细的教学运行信息，因此，其工作的开展能够为具体教学计划的制定提供具有参考性的信息，让教学计划的制定更加科学，也能监督教学任务的执行和落实，起到承上启下的作用.其次，高校教学秘书作为基层教学工作的管理者，其工作内容部分与师生服务有关，无论是对教学任务的管理，或是对教学任务的科学规划和对教学质量的监督，本质上都是为了给师生能够提供一个稳定、高效、科学合理的教育教学环境.因此，服务师生是高校教学秘书工作的重要核心.高校教学秘书能够通过调节师生和教学任务计划中的各种矛盾因素，有效保证高校的教学质量.

2 当前高校教学秘书工作中存在的突出问题

高校教学秘书工作对高校教学工作有着重要的作用，但从目前的高校教学来看，高校教学秘书工作开展中还存在岗位工作压力大、工作任务繁杂、多重角色杂糅、职业认同感低、岗位发展空间狭窄、个人价值难以实现、缺少科学考核评价晋升体系，以及专业能力缺乏等突出问题，严重阻碍了高校教学秘书工作的顺利运行.

2.1 高校教学秘书岗位工作压力较大、工作任务繁杂、多重角色杂糅、职业认同感低

教学、科研是高校工作的重中之重，高校教学秘书作为教学全过程的参与者、布置者、协调者，要求其在工作中务必做到细致、全面、准确，否则稍有不慎就会出现教学事故，影响教学进程，因此，高校教学秘书长期处于高度紧张工作状态.其工作的主体是大量的基础教学管理工作，包括但不限于学院教学经费的审核、教学任务的安排、相关证明材料的开具和上级领导任务对接等.这类工作不仅繁杂，而且涉及范围较广，且牵扯的人员较多，需要高校教学秘书精准安排，避免出现错误.这些教学任务的目的就是为了进一步优化高校的实际教学环境，让高校相关的教学安排能够科学合理地开展，为高校教学的规范化和科学化运行提供支持.可以说，高校教学秘书工作的本质就是推动教学平稳进行，并修复教学过程中的问题，使其恢复到正常的教学运行状态［1］. 但是，长期进行任务繁重、耗费时间和精力的事务管理很容易造成高校教学秘书精力无法高度集中、产生身心疲惫等问题，会给高校教学的顺利开展带来一定阻碍，降低工作效率.其次，繁杂的教学管理工作任务无法形成完整的工作成果，难以合理界定与考核.高校教学秘书有时付出了很多时间和精力，却无法取得实质性的工作进展和完整的工作成果，且很难被上级领导和具体的服务对象认可，进而留下高校教学秘书工作刻板、效率低下、难以沟通、不近人情等印象，导致高校教学秘书工作岗位的认同感进一步降低.

在多层教学管理模式中，高校教学秘书既是一线的制度执行者，也是沟通各层级和不同职能部门的纽带.除受教务处的领导外，还要实时接收学校各职能部门下达的工作指令.不仅如此，在二级学院中，除了教学院长这一直属领导外，其他院领导甚至教研室主任都可以指导其工作，一些专任教师和学生也时常提出一些要求，以至于高校教学秘书常常陷入多重领导、多角色杂糅、决策冲突明显的境遇中，难以真正稳定地执行角色工作，从而陷入角色冲突［6］.

2.2 岗位发展空间狭窄，个人价值难以实现

部分高校的二级学院教学秘书通常只有一名，人员配置与实际工作量严重不符.虽然高校教学秘书总是活跃在教学管理第一线，但是由于该岗位的特殊性，导致高校教学秘书的工作成果很难以量化的形式来考核，其在工作过程中也很难获得展现自我的机会，无法有效实现自身的价值，因此，造成了很多高校教学秘书的个人成就感低，这也成为当前高校教学秘书工作中亟须解决的问题.

高校教学秘书繁杂的工作难以体现在年终的绩效考核中，且对其职称评定的贡献度低，对其自身的职业发展的收益性低.具体而言，主要存在以下问题：第一，高校教学秘书主要从事教学辅助工作，缺乏展示个人特色与成就的机会.高校教学秘书工作内容繁杂，在具体的工作中要随时处理可能发生的紧急教学事件，这严重禁锢了高校教学秘书的工作自由，导致其无法轻易离开工作岗位，缺少展示自己的机会.第二，高校教学秘书缺乏充足的时间从事教学与科学研究，难以积累成果拓展职业空间.当前，很多高校教学秘书所学的专业和当前其从事的工作任务关系往往不密切，加之高校教学秘书工作范围广，缺少专业性，与具体的专业教师相比缺乏充足的时间从事教育和科学研究，难以通过课题项目申报等形式拓展其职业空间.第三，高校教学秘书相对于专业教师而言，进修和培训学习的机会少.当前很多高校比较注重对教师的培养，却忽视了对高校教学秘书的专业培训，很多高校教学秘书的个人业务能力有待进一步提高.

2.3 高校教学秘书综合素质有待提高

由于高校教学秘书队伍的年龄、专业、学历不均衡，导致教秘队伍素质参差不一［3］.当前很多高校教学秘书的学历层次还有待进一步提高，而其自身专业也多和高校教学秘书岗位缺少关联，加之当前很多高校的教学秘书缺少实际的工作实践经验，面对教学管理过程中的各种突发问题很容易因工作能力的缺乏而出现失误.此外，当前很多高校教学秘书大多属于本校院系毕业，其本身的知识结构和履历还不足以满足教学管理工作中的实际需求.工作中高校教学秘书存在的观念落后，现代化的教育管理理念缺乏等不足，不利于高校教学管理的顺利开展.

2.4 高校教学秘书评价体系有待完善

当前，很多高校的教学秘书工作还缺少较为完整的、可以量化的考核评价标准.由于其岗位工作的特殊性，导致其工作成果很难进行量化的考察，高校教学秘书的工作量、薪资待遇及工作效率和工作质量之间难以形成直接的联系.在对高校教学秘书进行考察时，高校更多关注的是高校教学秘书在具体的工作中有无出现工作失误或失职行为.虽然高校教学秘书的具体工作岗位、工作内容都有严格的工作要求，但是却缺少具体的奖励制度，导致很多高校教学秘书的工作动力不足，缺乏进取心和创新力，不利于高校教学管理工作的顺利进行.

3 高校教学秘书工作存在问题的解决路径

3.1 明确教秘岗位职责，优化教秘岗位形象

明确高校教学秘书的岗位职责，优化高校教学秘书的岗位形象，是解决高校教学秘书工作突出问题的重要路径.由于当前很多高校的教学秘书工作岗位和院系内其他岗位相比还没有完善的岗位工作条例和制度，因此，在高校教学秘书的具体工作过程中，要将岗位职责进行明确划分，减少高校教学秘书复杂而繁重的工作.优化高校教学秘书岗位形象，让更多的人理解和尊重高校教学秘书的工作，使其对本岗位产生积极的认同感［4］.

高校应该明确划分高校教学秘书的角色定位，落实高校教学秘书的主体责任，制定相关规定并以下达文件形式进一步明确高校教学秘书的工作范围和工作职责，减少在具体的工作过程中，因权利和责任不明而造成的冲突，消除在具体的工作过程中因界限不清而带来的额外工作任务；按照事前、事中、事后三个角度建立高校教学秘书工作规范，有效缓解高校教学秘书岗位的工作压力；通过多种方式展现高校教学秘书的真实工作状态和工作内容，让高校内部更多的群体了解其工作岗位性质，例如，可以借助学生的新媒体平台，通过视频录制、直播宣讲等形式，让更多的高校师生了解并认可高校教学秘书的具体工作，以此强化对高校教学秘书工作的认同感和归属感，进而解决因缺少职业认同而带来的职业倦怠问题.

3.2 加强教学秘书专业化建设，提升教学秘书综合素质

高校应注重对教学秘书的培训，完善考评体系，建立规范化的教学秘书队伍［5］. 首先，高校要鼓励教学秘书根据自身专业情况和工作经历积极申报课题，并给予一定的教科研空间，提高其理论水平.要不断放宽管理类科研项目的参与限制，让高校教学秘书有更多机会参与其中，提升自己的综合能力.其次，高校还应该给予教学秘书工作者参加专项培训的机会，并且建立联合的专业培训体系，着力开展诸如高校行政管理、教学管理、人才管理等相关的教育知识理论培训，强化高校教学秘书对办公软件、大数据技术、直播平台软件等的应用能力，以此减轻高校教学秘书的工作量.还可以邀请优秀的行政管理人员来校为高校教学秘书开展系统的讲解，帮助其改善工作方法，提高其专业素质.

3.3 提高岗位价值认同，完善高校教学秘书晋升体系

要进一步解决高校教学秘书工作中存在的突出问题，首先，必须建立起对高校教学秘书岗位的正确认识，提高对高校教学秘书岗位和未来职业发展的重视［6］.2021 年，教育部制定了《普通高等学校本科教育教学审核评估实施方案（2021—2025 年）》.其中，第二类审核指标中的第一种评估类型，即以学术型人才培养为主要方向的普通本科高校评估，该类型具体指标体系包括七个一级指标，即办学方向与本科地位、培养过程、教学资源与利用、教师队伍、学生发展、质量保证、教学成效七个方面.教学质量是一个集各方面因素之力合作发挥作用后呈现的结果，而各方因素之间配合的默契及合理程度又决定了教学质量的最终呈现成果.高校教学秘书作为教学管理效果的直接操盘手及反馈者，是高等教育教学质量发展中向管理要质量的极为关键的因素.

各个高校应从本校实际情况出发，结合本校的教育教学情况，进一步提高对高校教学秘书岗位的重视程度，选择的高校教学秘书要具有责任心和较强服务意识，具有吃苦耐劳的精神和服务师生的信念，能够顺利地开展工作.

高校应强化对教学秘书职业发展空间的重视意识，构建完善的高校教学秘书晋升发展体系.一方面，高校应积极构建教学秘书多样化的晋升模式，例如，可以设立高校教学秘书类的管理职称，并且在具体的教学工作过程中，以实际的工作效能和高校教学秘书的工作态度、工作能力、服务意识作为职称评定的主要依据，让高校教学秘书晋升体系更加科学，激发高校教学秘书的工作热情，提升其工作能力.除此之外，还应该扩充高校教学秘书职业生涯的发展路径.具体而言，高校应努力引导、积极鼓励高校教学秘书参与到校际相关交流或轮岗工作中，有效加强校际之间的人员流动，在防止部门僵化的同时，让高校教学秘书了解其他部门的工作内容和岗位职责，更好地适应当前高校的管理体系，进一步提升其综合素质.另外，也可以有效扩充高校行政职工的晋升通道，让高校教学秘书有更多学习、交流和培训的机会，有更多的时间进行学术理论研究和教育教学实践探索，并推行职称和职务的双轨道模式，以更好地扩充高校教学秘书发展路径.

3.4 构建高校教学秘书优化考核体系

明确岗位分工，提升岗位归属感和完善职业晋升体系是不够的，完整的考核评价体系对高校教学秘书工作同样重要.高校应建立教学发展特区，为高校教学秘书构建一套单独的考核评价体系，量化工作内容.

高校教学秘书这一特殊群体应心怀奉献精神，在实践中锻炼，提高分析问题和解决问题的能力.高校在有关高校教学秘书考核的内容上要进一步加强对其思想政治立场、工作态度、工作业绩、服务能力和服务意识等方面的考核，促使其始终具备积极向上的工作态度和完整的服务意识，进而保障教学管理工作的顺利开展.学校应组织教务管理部门、人事部门等相关部门共同参与对高校教学秘书工作质量的评价考核，以丰富评价考核主体，使评价考核结果更加公平、公正、公开，并根据考核结果给予高校教学秘书奖励或惩处.此外，还应该建立科学有效的激励制度并将其纳入评价考核体系，将考核的结果作为高校教学秘书职称评定和晋升的重要依据，进一步激发高校教学秘书工作的积极性，减少因岗位原因或个人原因而产生工作懈怠，优化高校教学秘书的队伍结构，为高校教学秘书工作的顺利开展提供切实有效的保障.

4 结语

综上所述，高校教学秘书工作对高校教学任务的顺利开展、教学质量的提升有着非常重要的作用.要进一步优化高校教学秘书工作，必须找准当前高校教学秘书工作过程中产生的突出问题，进一步提高教秘的职业认同感，扩充教秘岗位的发展空间，建立完整的高校教学秘书晋升体系，构建完备的高校教学秘书评价体系多个角度入手，推动高校教秘工作的顺利开展.