提高农机档案管理水平策略探讨

刘庆强

（吉林省通榆县农业机械化管理总站，吉林 白城 137200）

由于传统农机档案管理形式注重档案的收集、整理和保存，易忽视档案的开发与利用，且档案管理需要投入大量的人力成本，仅依靠人力管理会造成管理水平和管理效率偏低的情况，还容易在人工操作下出现错误和遗失的情况，因此，提高农机档案管理水平十分必要。

1 农机档案管理的原因

一是经济发展与科技进步为我国农业机械技术发展奠定了基础。而农业机械技术的发展离不开对农机档案的管理，通过对数据进行收集和整合，制定农业解析档案，对现有农机、使用农机、农机档案数量、农机站建设情况等进行登记管理，通过信息技术为各类数据建立完善的农机数据库，实现批量数据的电子化管理，以此直观地了解该地区的农机使用情况和拥有数量，在很大程度上提高了工作效率。

二是加强农机档案管理，可以详细记录工作中存在的违法违规情况，方便针对相应问题进行依法行政，确保农业生产的安全与质量[1]。同时，若想通过农机档案管理推动农业机械技术贯穿农业生产全过程，需要调动广大人民群众的积极性，这也影响着农民群众自身的利益和生活品质。当农民开始拥有机械化生产劳动的意识，利用农机工具从事农业活动时，才能将理论技术转化为生产力。但从实际情况来看，效果并不理想，原因在于多数农民的文化知识和科学素养有限，对农业机械技术缺乏深入了解，阻碍了农业机械技术的推行，也让农机档案管理工作面临难题。

2 农机档案管理中存在的弊端

2.1 对农机档案管理不够重视

虽然国家档案局对农机档案管理工作提出了一系列准则，要求农机站及相关部门工作人员履行好自身职责，加强农机档案管理和农业安全生产监理工作。但从实际情况来看，农机档案管理工作并未依据档案局提出的准则和相关制度要求进行操作，也未开展档案资料检索工作，导致农机档案资料不完整[2]。

2.2 缺少专业的档案管理人才

想要提高农机档案管理水平，人才是关键。然而，目前农机档案管理工作缺少专业的管理人才，且现有的农机档案管理人员的专业能力、职业素养良莠不齐，甚至部分工作人员未能建立档案管理意识，管理水平不高，档案信息化采集、整理、归类等思想有待提高。由于管理意识未及时建立，导致当前档案管理混乱，档案管理要求松散，制约了档案管理水平的提高。

2.3 基础设施建设不完善

目前，部分农村地区基础设施建设不完善，计算机配置不高，也没有联网，很难进行档案文件资料的快速传送，导致农机信息数据无法及时共享与交换。同时，部分农村地区未建立专门的档案管理室，即使一些地区建立了档案室，但档案室建设标准与档案局准则和要求不符，档案环境、储存条件、管理方式等都有待提高。甚至一些地区的农机存放地狭小，无法存放大量的农机，存放不了的农机只能暂时停放在其他区域，而档案管理未能结合农机具体情况进行更新和记录，导致档案数据资料不全，管理失效。这些影响档案管理水平提高的根本原因主要在于档案管理单位的经费投入力度不够，由于经费欠缺，难以支持农机工程建设，也难以完善基础设施，从而导致档案管理也难以贯穿农机发展全程，出现部分农机数据缺失的情况[3]。

2.4 档案管理方式落后

虽然人工管理仍是档案管理工作中最主要的手段，但在21世纪的信息时代，最显著的特征是计算机技术和互联网技术的快速发展，渗透千家万户，遍及各个行业的管理工作中。然而，当前部分农机站网络基础设施建设不完善，信息化档案管理参差不齐，一些地区在收割机、拖拉机、使用人员的基本信息和事故报告中运用了互联网技术，而在事故处理结果、行政处罚、行政监察和安全生产管理等工作中很少利用互联网或计算机技术进行管理，仍然采用人工管理方式，导致机手们若想要查阅相关信息资料，只能到农机监理站进行查询，而无法通过互联网、计算机快速获取信息，使农机监理档案管理水平难以提高。

3 提高农机档案管理水平的措施

3.1 规范管理

以通榆县农业机械化管理总站为例，该站主要负责全县农机安全生产、组织实施农机惠农项目。下设县农机监理站、县农机推广站、16个乡镇农机站，职工共210人。农业机械化管理总站档案主要包括：拖拉机档案52 308本、农机惠农项目档案56册、农机建筑工程档案63套，还有人事档案、会议记录等。面对庞杂、大量的档案资料，如何真实、完整、高效、合理、科学地管理并利用各类档案资料，是当前档案管理工作人员需要解决的重点，而首先就需要解决部分地区工作人员对档案管理工作重视度不高的问题。这就需要建立完善、责任分明的管理制度，依靠制度化管理，做到归档有记录、借出有手续、查询有登记、使用有凭据，确保档案管理规范化。

3.1.1 健全农机档案管理制度

首先，根据档案管理相关法律法规和规定，建立健全“档案工作人员职责”“档案查阅制度”“档案保管制度”等各项制度，并建立档案归档记录簿、档案借阅记录簿、档案借出记录簿，做到各种档案资料“来有影、去有踪”，形成完善有序的档案管理体系，有效防止因档案资料较多、归类意识欠缺而造成的档案遗失、资料损毁等问题[4]。其次，做好农机档案的收集与整理工作，因为农机档案的收集整理工作，是档案管理工作的基础，所以工作人员要认真做好档案收集与归档工作，可以通过建立档案收集归档制度，由各乡镇农机站负责每月定期报送档案资料并进行鉴别归档，将有价值的散件及时归档，避免遗漏，在制度化管理模式下让档案管理有章可循。最后，坚持实事求是、求真务实的工作原则，将档案管理贯穿日常工作中，根据档案范围进行收集与整理。

3.1.2 建立责任追究机制

提高管理人员对农机档案管理工作的重视程度，思想认识提高后才能切实做好农业安全生产与防范工作。为此，建议各农机总站党委成立应急领导小组，由分管领导担任组长，明确安全责任人，并建立相应的责任追究机制。同时对于档案室环境进行定期清扫，对计算机及涉密设备派遣专人进行管理，计算机要定期杀毒，网络基础设施要及时排查隐患，全方位保障档案资料的安全[5]。此外，建立24 h值班、轮休制度，尤其是在假期、休息日、特定节日等，通过严格分明的责任制度和值班制度，规范值班人员的行为，做好安全防范，一旦出现问题则可按照规章制度追溯主体责任。

3.2 加强相关知识技能培训

3.2.1 提高管理人员的专业能力

农机管理部门应采用多样化形式，加强对农机档案管理人员的档案管理知识及相关业务知识的教育培训，提高农机档案管理人员的专业工作能力和文化知识水平，从而让农机档案管理工作向着科学化方向发展。比如，利用现代信息技术，由农机管理中心负责人主持，加强人员的培训，组织相关工作人员进行安全演练活动，还可以开展以农机档案科学管理为主题的演讲活动，由市农业农村党组成员及相关负责人到场进行指导和评价，了解当前农机档案管理工作的进展及工作成果，以此为契机，全面贯彻落实国家档案局提出的农机档案管理工作准则，做好农业安全生产、档案规范管理的工作部署[6]。

3.2.2 加大农机档案管理宣传力度

农机档案管理工作需要加大宣传力度，积极推广农业机械化技术。农机档案管理人员自身要具备一定的宣传工作能力，在向上级领导宣传和汇报档案管理工作近况时，可以通过自身的宣传能力获得相关部门的支持和认可，便于及时解决农机档案管理工作中的难题，提高工作实效[7]。此外，各市、区、县农机总站还可成立专项管理小组，加强对现有档案及散件资料的价值挖掘、管理与利用，定期做好农业机械化技术与农业安全生产质量监督、验收与考评工作，发挥专项小组的指导作用，保质保量地切实做好各项工作。在加强农机档案宣传基础上，利用信息化发展理念，进行农业机械化技术推广。通过组织开展智能农业机械化技术演示活动，提高农业机械化作业水平，从而发挥档案管理工作对提高农业机械化水平的指导作用。

3.3 加强农机档案管理的基础设施建设

3.3.1 改善农机档案管理环境

档案管理部门工作人员需要注重改善农机档案的管理环境和保存条件。农机档案资料管理需要具备完善的基础设施及相应的配套措施。比如，需要建立档案室并配备档案柜、档案盒及计算机等基础设施，定期做好清洁；还要进行联网，完善软件系统；定期对系统进行杀毒，改善农机档案管理环境，以免出现档案室布满灰尘、存在蛀虫、发潮等现象，提高农机档案的管理水平[8]。

3.3.2 加强农机档案管理信息化建设

信息化时代的到来，促使在农机档案管理工作中逐步依靠计算机网络开展档案信息的数字化检索、著录、编研和统计工作，可以降低人力成本的投入，减少重复操作、手工翻阅，提高工作效率。因此，需要进一步完善计算机农机档案管理系统，及时更新软件技术参数，并在日常管理工作中重视系统软件的安全性，定期杀毒和更新系统，防止涉密软件泄露[9]。比如，要尽可能使用全国统一的农机档案管理软件及检索工具；农机档案管理人员自身也需要具备安全管理意识，熟悉计算机网络系统，切勿随意下载来源不明的信息，以防病毒入侵系统，造成档案资料的外泄和遗失。

3.4 完善农机档案的日常管理工作

3.4.1 及时进行档案归档

针对来自不同归属部门对应归档的档案资料未按时归档的，应及时主动上门跟踪索取，并对于在一定阶段内形成的各类文件资料及已经归档入库的文件资料，还需要定期进行阶段性文件资料归档的清查清欠，以防没有及时清查导致文件资料遗失。在清查过程中，若发现存在档案资料未能及时归档的情况，应列出档案资料清单，并形成系统的文件抄送给相关部门进行索取。此外，对于归档资料，还应从数量和质量上进行逐一检查，根据交验部门分类，进行自检、整理、充实、完善，并按档案工作的业务要求，在分类、立卷、编号时对不同阶段形成的技术文件资料进行区分[10]。

3.4.2 加大农机档案保管力度

农机档案资料具有保密性，需要派遣专人进行管理，确保档案资料的安全。管理人员需牢记档案保管要求和各项规章制度，严格按照制度和要求处理档案。在没有经过档案保管人员允许的情况下不得外借，且档案保管人员自身要具有很强的责任意识，不能滥用职权，随意公布农机档案内容。同时，相关人员经过档案保管人员的许可借阅档案后，需要妥善保管档案资料，只能进行翻阅，不能擅自涂改、撕毁、破坏资料，更不能在未经允许的情况下复制、打印、誊抄档案内容，若发生以上情况需要严肃追责。

4 结语

综上所述，虽然目前农业机械化水平逐渐提高，也建立了相对完善的管理体系，但是农机档案管理工作依然存在不足，需要管理人员在日后工作中进行针对性完善，通过相应制度建设、提高管理人员的能力与素质、完善基础设施、优化日常管理工作等措施，攻克现阶段档案管理工作中存在的问题，促进农业机械化技术推广，助推农业农村现代化。