企业财务共享服务中心的创建分析

钱红 重庆城市管理职业学院

随着信息技术不断提高，越来越多的大型企业、连锁经营企业开始采用财务共享服务中心的管理模式。因为它能够解决企业在分散模式下的财务问题，不仅能让企业降低成本和提高效率，还可以在财务流程再造方面取得质的飞跃，极大地加强企业内部管理能力。未来，财务共享服务中心的范围将从最初的基础核算工作逐渐扩展到财务管理全领域。大数据分析为企业的重大决策提供了有效的数据支撑。采用财务共享服务中心管理模式的大中型企业会越来越多，随着数字化电子发票的推广，发票不再以纸质形式单一存在，不用介质作支撑，实行全国统一赋码、自动流转交付，税收征管手段更加科学，而财务共享服务中心的管理优势将逐渐显现出来。

一、财务共享服务中心概述

传统的财务核算模式是以会计主体为假设，根据公司经营范围及规模，设定组织管理框架，通常将有独立考核利润的企业分支机构或子公司作为会计主体，开展会计核算、报表编制等相关的财务工作[1]。在这种管理模式下，通常存在业务基本相同的共性财务部门重复设置的问题。由于会计人员水平参差不齐，会计核算和数据口径不统一等诸多问题，造成管理机构复杂，财务人员冗余，人力成本大大增加，从而制约企业管理效率的提升。企业财务共享服务是在一整套IT 系统中，通过重整再造相关作业流程，促成调整组织框架结构、节约运行成本、提升劳动效率或价值提供目的的一种新型管理模式。具体包含了ERP 信息管理系统、组织框架结构、业务流程设计、组织绩效促成及客户关系等方面的内容。财务共享服务中心在全面梳理企业业务流程的基础上，将业务与信息系统结合起来，不同区域的业务人员可以随时随地提交报销申请，上传附件，发起审批流程。财务共享服务中心指定专人专岗审核流程、批量生成凭证、编制报表。一体化的财务审核流程有利于提高财务核算效率，统一财务核算标准，使得企业的经营业务数据更加及时、准确、透明。

二、财务共享服务中心的优势

企业财务共享服务具备运行成本低、专业规范、竞争力强等显著优势，相比于单纯的财务劳务外包形式，具备信息安全强、内部沟通便捷等优势。这些资源优势大大降低了企业的管理和运行成本，使财务信息数据的灵敏度及妥善处理能力得到进一步提高。这就使财务共享服务中心的服务迅速获得跨区域经营企业的认同及应用，长期来看，企业可实现降本增效的管理目标。其优势主要彰显在：

（一）提高运行效率

财务共享服务中心的建立将对企业所有经济业务按统一标准进行会计核算处理，不仅是对企业内部控制合理性的全面检验，也是对企业内部控制实施有效性的全面评估。通过相同业务类型，让系统自动推送，将相同性质业务处理流程实现线上批量处理。在网络化的系统平台上，为公司经办人员开设登录账号，对方可不受时间、空间的限制，上传业务单据，传输业务数据，从而减少纸质单据、人力传递等低效能工作。同时，相关审核人员也可以通过线上随时随地处理流程，大大提升了工作效率，从而实现无纸化审核，节约能源资源。在财务核算方面，财务共享服务中心进行批量处理记账凭证，自动引入原始单据扫描件，减少了传统模式下逐笔录入会计凭证的繁重工作，同时，也大幅提升了会计处理的准确性。此外，财务共享服务中心的核算模式也将大大减少纸质凭证保管工作，会计凭证档案保管的岗位及保管场地也将逐步取消，这些都能有效提升企业财务核算工作的质量和效率。

（二）降低综合成本

企业财务共享服务中心的建设带来了多重好处，其中之一是降低综合成本。这一降低成本的效应主要源于以下方面的优化和改进：首先，财务共享服务中心通过将众多基层单位的大量重复性业务集中处理，实现了批量一次性完成。这意味着不再需要每个基层单位单独处理相同类型的财务事务，从而避免了多次重复的工作，减少了资源和时间的浪费。这种标准化的处理方式大大提高了效率，使得企业能够更高效地完成财务工作。其次，财务共享服务中心引入了信息系统的使用，极大地降低了财务人员的手工核算和记账时间。信息系统能够自动化处理大量的财务数据，减少了人工干预的需要。这不仅提高了准确性和可靠性，还减少了潜在的人为错误。由于财务共享服务中心的高度自动化，企业不再需要大量的财务人员来进行烦琐的手工工作，因此财务人员岗位配置可以大幅度减少，职位相对减少，从而实现了财务部门的人工成本的显著降低。总之，财务共享服务中心的建设通过优化业务流程、引入信息系统等措施，有效地降低了企业的综合成本。这种成本节约不仅提高了企业的财务效率，还有助于提升企业的竞争力和盈利能力，使得企业能够更好地适应市场的变化和发展需求。

（三）强化风险控制

财务共享服务中心的上线引入了一系列重要的改变，其中之一是强化了风险控制。这一变革的效应主要表现在以下几个方面：财务共享服务中心将业务基层单位的复核、支付以及会计核算业务职能集中上移。这意味着在财务流程中，核心的决策和执行职能被集中管理，而不再分散在各个基层单位中。这种集中化的管理模式有助于降低执行误差，减少了分散式管理中可能出现的人为错误。此外，它还减少了暗箱操作的机会，因为所有的财务活动都受到更严格的监督和审查，使得不正当行为更难发生。其次，财务共享服务中心的建立使得公司总部以及内审职能部门能够更容易地展开集中监测。由于财务活动集中在一个地方进行，监控和审查变得更加高效和便捷。公司总部可以更轻松地跟踪所有财务交易，发现潜在的问题和异常[2]。内审职能部门也可以更有效地进行审计和内部控制检查，确保财务活动的合规性和透明度。最后，企业财务共享服务中心的设立将企业管理层级和管理权限进行重新划分和重新授权，带来了一次全新的组织架构变革。这种变革有助于更好地配备管理资源，将管理职能分配到合适的位置，加强了对财务和风险管理的控制。这种全新的管理模式使得企业能够更灵活地应对不同的挑战和变化，降低了运营风险，并提高了管理效率。

（四）专业化服务

财务共享服务中心体系的建立不仅提升了企业的会计处理效率，还为财务管理岗位的员工节省了更多的时间，使他们有机会深入了解公司的业务，并积极参与企业的经营决策过程。以下是这一变革带来的具体效益：首先，财务共享服务中心通过信息化系统实现了对企业经济活动的快速记录，可以实时提供会计信息。这使得财务部门能够迅速获取和处理大量的财务数据，而不再需要手动录入，从而极大地提高了工作效率。这种高效率的数据处理有助于确保会计数据的准确性和及时性，使得企业的财务核算工作更加可靠。其次，财务共享服务中心的建立为财务管理岗位的员工创造了更多的时间和机会，使他们有机会深入了解公司的业务运营情况。通过参与企业的经营决策，他们可以更好地了解公司的战略目标和市场环境，从而更好地发挥财务数据在决策过程中的作用。这不仅提高了财务部门员工的职业满意度，还有助于更好地为企业提供战略性的财务支持。最重要的是，财务共享服务中心通过信息化系统的运用，使企业相关的决策者能够及时掌握企业的财务状况。这意味着高层管理人员和其他决策者可以在需要时随时获取关键的会计信息，以便做出明智的决策。这对于适应市场的快速变化和及时应对不利因素对企业带来的影响非常重要。

三、财务共享服务中心存在的问题

随着大数据、云计算、物联网等计算机技术的不断突破，智能财税在新技术的运用下将对企业财务转型产生较大影响，但短期内，企业财务共享服务中心可能存在以下问题：

（一）财务共享服务中心初始投入的资金量较大

众所周知，财务共享服务中心需要功能全面的ERP 系统来支持，前期硬件、软件和中心机房的建设以及专业的维护人员等都需要高额的启动成本，用于支持共享服务中心的建设。比如：财务报销系统、单据影像系统、摄像、扫描等，这些都需要高额投入，也会给企业带来一定的经济负担，短期来看，企业现金流会有所短缺。财务共享服务中心还需考虑办公地点、原人员的安置及新工作人员的聘用、组织架构的变化等，需要一定的时间来顺应和规范，因此企业达到盈亏平衡点的耗时可能会较长。

（二）各地区政府政策的差异可能会增加税务风险

财务共享服务中心的建立，将不同地区的会计业务聚集在同一个地方进行标准化处理，由于不同地区的经济水平存在差异，政府给予不同的优惠条件，可能会涉及不一样的税收政策。在具体处理业务时，有可能与当地政府政策沟通得不及时，或不全面，最终导致企业失去税收优惠，或增加某些区域的税收风险。

（三）操作失误或数据出错导致工作量增加

企业在运行时，一般会同时选用多套信息管理系统，比如业务管理系统、建设项目管理系统、OA 系统、人事系统等。财务共享的信息系统是最终用户交互的门户，集成所有系统的信息，提供统一的处理平台，这就要求考虑各个系统间的数据如何有效地串联，如何打破技术壁垒。系统整合问题的决定将最终决定共享中心的效率。在整个业务流转过程中，任何一个系统环节对接出现问题，都会导致工作量增加和系统二次开发，从而增加成本和工作量。

（四）财务核算人员对经营业务的了解程度降低

在财务共享服务中心管理模式下，共享中心的财务人员主要集中于凭证单据的合规性审核，对实际业务的了解相对较少，长此以往，可能造成财务与业务的脱节，财务审核仅限于上传扫描资料的查阅，易流于形式上的审核。同时，财务报表数据是一串串冰冷的数字，这些数字往往无法真切地表达企业目前所面临的各项财务状况。若对业务、市场真实情况不了解，很难准确地进行财务报告分析，往往仅罗列数据的差异，无业务本质及实际问题的阐述。

（五）财务共享服务中心的适用范围受限

财务共享服务中心的适用范围通常受到一些限制，特别是对于那些经营活动范围广泛或跨足多个行业领域的大型企业来说，可能不太适合建立共享服务中心。首先，对于经营活动范围限定在单一或少数的区域以内的小型微利企业而言，财务共享服务中心可能并不是必需的。这些企业通常在较小的地理范围内从事有限种类的经营活动，其财务管理工作相对简单，不需要大规模的共享服务中心来处理复杂的财务业务[3]。其次，跨行业从事多种经营的企业，特别是那些行业之间存在较大差异的企业，也可能不适合建立共享服务中心。因为不同行业的财务需求和规范可能有很大不同，共享服务中心难以满足所有行业的特定要求，这可能会导致服务的不充分和质量问题，反而增加了管理成本和风险。

四、企业财务共享服务中心建设的保障

（一）企业决策层的支持

企业财务共享服务中心创建将有利于公司现有管理模式的改革，影响各职能部门、全体员工，不仅涉及企业业务管理活动、会计核算、人员管理等多维度的全新变动，也会影响公司部分员工的切身利益。若想要改变以往的工作方式，将面临的压力和挑战可想而知。企业财务共享服务中心建设中应该获得公司决策层的资金和政策支持，将建设信息内容传达到每位员工，做好变革管理，引导工作平稳过渡。

（二）系统建设

1.调研筹备阶段。企业在组建财务共享服务中心前，要深入分析企业经营活动的范围、业务类型、经营模式、客户服务、生产供应商等，结合“企业管理制度”以及“企业会计准则”，进行建设需求的详细调研，从而搭建企业财务共享服务中心框架，提出切实可行的实施方案。在前期论证阶段，需明确工作岗位职责及工作具体内容，这对系统建设非常关键，应该通过调研学习，结合本企业的工作实际，确定项目建设的具体内容，明确及关键点。企业财务共享服务中心系统建设的核心和关键点主要包含以下几个方面：第一，成立企业财务共享服务中心建设工作组，由公司负责人任组长，财务负责人任副组长，小组成员由各职能部门负责人担任；明确组织构架和各自工作职责。第二，吸收专业技术人员加入，组织调研学习，参观或访谈已建成共享财务服务中心的优秀企业，深入交流学习，借鉴对方成功的经验、失败的教训。第三，搭建适用本企业的业务流程体系，明确具体建设内容，设计信息管理系统技术手段框架，推行优化，分步进行，层层推进，拟定实施计划，有序进行，不断完善。第四，系统测试效果后，组织业务培训，并在过程中进行全方位指导，出现问题，限定日期及时解决。第五，招聘新员工，以及内部人员转岗，确保各项交接工作顺利进行。拟定内部管理机制，包含工作监督机制、现场管理机制、绩效管理机制等。在系统建设阶段，与各职能部门之间的及时沟通、内部相互协作是非常重要的。财务共享服务中心的建立，人力资源和系统支撑是重点，也是难点，应该积极发挥专业工作人员的作用。企业财务管理、人力资源管理、绩效考核等企业管理制度的建立，有利于推动财务共享服务中心的顺利实施。

2.运行实施阶段。企业根据前期调研，设计规划，正式设立企业财务共享服务中心，在人员、场地、软硬件设施设备等到位之后，开始进入运行阶段。为了检测系统效果，减少运营风险，先选择小范围试行，选择有典型性的两到三个二级企业进行试点，再全面推行。实施过程期间，需要不断复盘总结、优化、调整等，最终实现财务共享服务中心的既定目标。

（三）人员的重要性

企业财务共享服务中心能否高效运作和企业员工的素质大有关联。共享中心的建立，将改变传统的职业思想观念，原有财务部门的人员整合到共享财务服务中心工作，从事标准共享作业。而另有部分财务人员将向企业财务管理方向转型，他们面临不小心理压力，可能会在革新过程中产生消极、抵触的情绪。这时决策层应该加强管理层与职工的沟通，帮助员工找到未来职业发展方向，并通过专业的培训提高员工职业技能，协助员工树立信心，迎接挑战，在财务共享服务中心启动运营期间，实现公司人员的平稳过渡、公司业务的正常开展。

五、结语

在全球化和新一轮信息化的背景下，企业积极加速全球化布局，积极实施全球化战略，推动财务部门主动转型，从核算会计转变为管理会计，提供有深度的数据支撑，作为决策依据，进一步融入企业价值链的各个环节之中。财务共享服务中心是财务转型的首要措施，它包含了观念更新、流程优化、机构重组、系统升级等各个方面，为企业管理的迭代升级提供了组织基础、管理基础和数据基础，适应社会发展的需要。当今大数据、互联网、云计算和人工智能的不断创新，必将推动财务共享服务中心向自动化和智能化的方向迈进，传统财务管理模式将全面升级至共享财务服务中心的全新管理模式。