基于专属“钉钉”高职院校数字化综合服务平台研究与实践

2023-01-30马振南

浙江交通职业技术学院学报 2022年4期

马振南，李娜，沈烈

(浙江交通职业技术学院，杭州 311112)

0 引言

2019年2月23日，中共中央、国务院印发《中国教育现代化2035》，文件明确指出要建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台[1]。2021年教育部发布《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》，指出到2025年高校建设的信息系统要“实现优化整合，一体化水平大幅提升，在线服务灵活便捷,‘一网通办’深入普及，服务体验明显提升”[2]。浙江省教育厅2019年发布《关于印发浙江省教育公共服务领域深化“最多跑一次”改革行动方案的通知》，提出教育不能成为“最多跑一次”的洼地，要应用“互联网+校务服务”，梳理公布校务事项清单，建立师生大数据中心，推动跨部门业务协同。2021年，浙江省全面推进数字化改革，构建一体化智能化公共数据平台是改革的重点。当前背景下，建设高校数字化综合服务平台，是构建数字化教学管理服务体系，推动高校治理体系与治理能力现代化的有力支撑。

1 现状分析

1.1 存在问题

近些年，各高职院校陆续投入建设一站式综合服务平台，并将其作为高效行政的新型模式。由于各高校校务服务智能化水平起点不一，建设思路、服务意识、管理理念的差异，平台建设普遍存在一些问题。

1.1.1 标准不统一，数据互联互通难

平台未完全实行统一、集中、整合建设。由于前期标准不统一，各服务类分项建设建成交付时只注重软硬件清单和功能，对统一数据接口标准和二次开发规范等支持管理重视不够，数据难以互联互通。

1.1.2 系统功能割裂，业务协同难

因机构设置、建设时间、技术方案不同,各系统之间一体化处理分析能力较弱。各业务系统功能独立，部分功能交叉重复，业务无法协同。如人事系统的人员信息变动，不能及时同步到办公系统和财务系统等，导致办事大厅审批权限人员名单不能及时自动更新。

1.1.3 流程覆盖不全，使用体验差

服务事项交叉且覆盖不够全面。部分高职院校试图将协同办公系统(OA)改造为网上办事大厅。系统多且杂导致了使用困难、用户体验差，系统安全管理难度大。通知渠道多，入口不统一，有钉钉、微信、小程序、PC端等应用程序；部分线上流程办件量较低，应用程度不高。

1.2 国内外高校建设经验

1.2.1 国外高校信息管理服务平台建设概况

国外多数高校非常重视信息管理服务平台的建设,在结合自身实际和用户需求的基础上,构建了高效便捷的信息化管理和服务平台。美国的麻省理工学院、斯坦福大学,英国的剑桥大学,新加坡的南洋理工大学等高校,均建立了功能完善的“一站式”网络服务平台，普遍重视规范、精准、智能、高效的IT运维管理,将用户常用的服务项目如账号申请、网络接入、故障申报等进行流程化、自动化处理。部分案例高校建立了由文章、问题、反馈解决方案构成的IT服务知识库,以更好地实现IT服务供给和用户问题的智能处理[3]。

1.2.2 国内高校信息管理服务平台建设概况

武汉理工大学一站式服务平台的“智慧理工大”累计上线网络信息服务132项,其中填报类服务95项,集成类服务37项，面向教师服务频次最高的依次为科研成果查询、在职证明申请、收入证明申请等;面向学生服务频次最高的依次为自助邮箱申请、成绩证明申请、社团会员申请等,有效助力了师生的科研、学习及其他校园生活。师生可以在微校园应用主页体验更多的微服务,如失物招领、二手市场、校园巴士、体检预约等,丰富的主题域划分覆盖了学习、生活、财务、健康、办事等各领域。

中国人民大学“微人大”服务平台,着重打造服务中心、学务中心、课程中心三大核心平台。涉及到智慧校园、数据共享中心、个人数据中心、移动校园、流程平台、无线网改造、网站群、容灾和备份系统、软件正版化平台、电子签章平台、云盘和人脸识别门禁系统平台等各方面[4]。

浙江大学“浙大钉”校园服务平台功能包括校园资讯、校园服务以及各种学习功能,构建了学校移动应用中心、个人信息中心、校内通讯中心,聚合了通讯、校内新闻、资讯、公告、电话黄页、图书及班车查询、信息化交流等各类服务。

杭州科技职业技术学院重点建设网上办事大厅，包含流程类、指南类、信息查询类等，涵盖了教育教学、人事劳动、医保、后勤、出国出境等领域。通过整合业务系统服务，实现一网通办[5]。

以上高校虽然在信息化建设方面思路不同、侧重点不同,但均通过综合信息服务平台建设有效提升了自身管理服务水平和师生满意度,取得了良好效果。

1.3 建设思路

相对本科院校，高职院校信息化专职人才缺乏，包括信息安全等投入相对较少，各部门间相互协调、信息资源共享等问题突出。通过前期调研、国内外高校经验总结，结合当前移动信息化技术发展，依托功能全面、便携高效的钉钉办公平台，建设专属高职院校数字化综合服务平台是一个有效的解决方案。

思路分析：一是专属“钉钉”平台具有专属设计、专属安全、专属开放和存储特点。在保留钉钉原生功能同时，通过自定义界面布局和样式，打造千人千面的工作台，实现数据专属存储服务，安全与效率兼顾。二是平台可基于数据中心实现第三方系统集成和数据融合。突破钉钉自带原生应用局限，利用业务协同和数据共享机制,简化办事材料和流程。支持统一消息发布，实时查询流转路径及意见，有效节省师生的办理时间。三是平台提供可视化的表单、流程、应用设计器等通用功能，支撑各部门服务事项搭建，提供简单、高效、强大、可持续的服务构造能力。四是平台提供业务办理效率分析、师生满意度调查、意见收集等渠道，通过数据分析，及时反馈给各部门负责人，不断改进管理服务，促进平台完善。

2 平台构建

数字化综合服务平台应以“立足当下，整体规划，数据驱动、应用导向，注重融合、体验优先”为原则，建设一个打通部门信息孤岛、融合互通的适用于高职院校移动端数字化综合服务平台。

2.1 深入需求调研，加强顶层设计

通过调研其他高校，校内部门访谈、师生问卷调查与座谈等工作，瞄准教师、学生、家长、校友、企业等的满意度为出发点和落脚点，成果导向与问题导向相结合，梳理优化流程，推动服务方式创新，提高服务满意度，实现校园智慧服务[6]。由学校主要领导整体统筹作为一项全局性工程持续推进，办公室会同信息技术部门成立专班牵头理顺建设机制，明确相关部门的职责、建设原则、程序。信息技术部门充分了解专属钉钉的原理与功能，协同全校各部门、全体师生共同参与开发建设。

2.2 夯实数据基础，落实数据安全

通过数据中心及数据治理统一数据标准，推进数据共享，重点完成人事、教学、科研、财务、校园卡等核心业务系统的数据集成，涵盖重点业务系统的主要结果性数据。数据治理目标从“消除数据孤岛”向“全面提供数据服务”层面转移[7]。在平台顶层规划时充分考虑数据安全,落实等级保护要求。结合数据中心将全校业务系统数据分层分类统一管理，加强网络安全主动防御、应急处置、协同治理能力。

2.3 梳理服务事项，注重绩效评估

梳理服务事项是建设数字化综合服务平台的关键一环，综合部门、技术部门协同做好现有流程的梳理，简化审批设计，以常用综合服务、人事、后勤服务等适合移动服务的业务为突破口，启动服务事项建设。线上线下同步，以移动服务为主。消息提醒、待办处理、催办、查询、统计等及时性要求高的各级各类审批查询功能以移动端实现为主。提供智慧采集分析服务，实时采集服务事项的运行效率,开通意见收集，开展满意度调查。通过数据分析，及时反馈给各部门负责人，不断改进管理服务，促进平台优化完善。

3 建设案例

2021年，在浙江省全面推进数字化改革的背景下，浙江交通职业技术学院(以下简称“浙江交院”)推出《数字化改革三年行动(2021-2023)计划》，高效构建“1+5+2”数字化改革新平台、新机制、新模式，从构建统一公共基础平台入手，建设多个解决师生实际应用多跨场景数字应用，全方位推动学校治理体系与治理能力现代化。

浙江交院搭建的基于专属“交院钉”的网上办事综合服务平台，以专属钉钉平台为基础，通过定制开发，打通学校现有系统基础数据，组建业务中台，创建网上办事平台；梳理行政、教学、人事、财务、资产等业务流程，集成多跨场景应用。总体设计方案如图1所示。

图1 总体设计方案

本案例的创新点在于基于数据中心，实现多平台的融合贯通。通过建设“一程式”网上办事平台，打造多跨场景应用，构建功能全面、便携高效可配置专属移动门户。

3.1 创建“一程式”网上办事平台

从开展数据治理入手，系统梳理现有各业务系统，重建全校统一的校本数据中心，建设数字身份治理平台。通过业务中台构建，搭建数据统计分析平台，提供“一程式”网上办事服务能力。

3.1.1 整合校本数据，打破数据孤岛

学校原有数据中心已多年未有效升级维护，存在技术框架滞后、数据源缺失、数据采集分析不足等诸多问题，已无法适应前端业务快速迭代、中台技术不断创新应用的需求。通过数据中心建设，将各类数据统一整合、正交分解、消除冗余，组建完备、清晰、简洁、高效的校本数据中心。数据交换平台遵循统一标准，获取各类数据，确保来源唯一、准确。平台产生的数据通过钉钉接口，编写回调函数，利用J2EE技术，采用Hadoop大数据框架，与各系统数据库对应结合，达到数据互通。

3.1.2 统一数字身份，构建治理平台

通过梳理师生身份、认证信息、权限的统一管理，为各业务系统登录功能提供支持，有效解决人员变动优化、组织架构调整、各类账号口令记忆困难等难题，实现一次登录，全校园网通行。

3.1.3 搭建业务中台，实现业务流程模块化

建成流程引擎中台、表单建模中台、内容引擎中台、印控平台和报表工具等基础工具，提供可视化的表单设计器、流程设计器、应用设计器等通用功能，打造融合、高效、可信、安全的基础引擎和业务基础平台，有力支撑各部门服务事项搭建，提供简单、高效、强大、可持续的服务构造能力。

3.1.4 建设数据分析平台,支撑业务评测闭环

利用大数据分析及挖掘技术对现有事项办理进行多维度统计分析，为管理流程简化优化、消息精准推送、校务服务智能对接提供有效支撑。通过系统自我学习完善，实现精准度和智能程度的持续提升，完善前置风险控制机制，实现办事服务精准化智能化。

3.2 打造多跨场景应用

在整合教学、人事、财务、校园卡、科研、资产、图书、心理健康等多个系统资源的基础上，构建覆盖管理、后勤服务、人事服务、财务服务、综合服务的多跨场景应用系统。重点构建 “一体化教学管理”、“一站式电子报销”等多个解决师生实际应用的多跨场景集成应用，形成具有学校特色的综合服务应用。现已整合完成或已投入建设的应用包括：

3.2.1 “一码通”师生服务

开发与人脸识别、校园卡、账户口令等身份识别方式互联互通的“交院码”，不断拓展校园生活各应用场景，实现师生校园内消费、通行、疫情防控、图书借阅等“一码通用”，切实提高师生校园内生活服务便捷性。

3.2.2 一站式电子报销

构建敏捷的财务报销费控服务管理平台，为师生提供移动报销、全程费控、预算管理、发票管理等一站式电子报销服务。对接财务软件自动生成凭证，实现申请-订购-报销-验票-支付-记账全流程服务。

3.2.3 一体化教学管理

基于学校教学一体化系统，整合教务应用数据，搭建学生服务平台，拓展智慧思政、学生成长管理功能，为师生提供统一教学管理服务应用平台。

3.2.4 智能化会议管理

实现校内会议进行全周期管理。支持多种会议类型的一键申请发起、会议议程安排、会议通知、无感知签到、智能化会前提醒，在线请假、参会回执、日程安排推送、数据分析统计等全流程会务服务，实现会议闭环管理。

3.2.5 学生请销假服务

通过线上发起、审批路径自适应规划、门禁系统自动对接、请销假智能提醒等，实现全流程线上办理、打造学生零跑腿服务应用，有效解决学生线下纸质请销假审批单签字繁琐等问题。提供请销假批量审批、审批记录管理跟踪、数据自动汇总分析等功能，解决出入核验工作量大、数据统计分析复用困难等问题，实现闭环式请销假管理。

3.3 构建专属移动门户

2017年浙江交院基于钉钉自带原生应用简易开发了“用印申请”和“用车申请”等10余项常用行政审批应用，但仅解决了上报与审批等部分功能，难以满足移动互联时代师生分析统计、复杂报表、定制开发等各类多样化的需求。

2019年浙江交院开发了基于泛微OA平台的网上办事系统一期。为合并减少入口，做好与原有网上办事系统对接，本方案流程化办事服务继续采用泛微OA平台，入口不再使用微信端，与钉钉集成进行二次开发。泛微OA与钉钉的集成，能够充分发挥两者优势，即OA平台的流程化与通用平台功能的全面性、开放性、灵活性相结合。

新“交院钉”门户在“阿里钉钉”技术基座上，通过定制设计开发，打通组织、沟通、协同、业务流等生态能力，打造专属设计、安全、开放的一站式移动平台。各应用系统通过用户钉桥、基于统一身份认证平台、采用H5的技术框架嵌入手段，实现一次登录、全网通行，将应用入口、服务事项、通知信息聚合至“交院钉”。各跨部门跨平台的业务，实现统一入口、统一消息推送、统一待办中心“一站式”办理。

3.4 建设成效

基于“交院钉”综合服务平台是浙江交院数字化改革“1+5+2”总体框架中的“1”(公共基础平台)重点建设内容。经过近2年建设与应用，取得一系列成效。

3.4.1 业务流程实现全覆盖

截至2022年底，浙江交院已建成业务流程120余条，覆盖综合服务、教学、科研、财务、后勤等各种场景。已实现90%以上事项一网通办，大大提高了师生办事效率。近一年以来，已完成事件办理3万余件、事项处理8万余次、服务平台访问量20万余次。

3.4.2 数据与业务实现全流程规范

依托平台完成了学校现有行政服务、教学、财务、疫情防控等业务系统的数据优化与整合，制定了数据规范、业务接口规范。调查显示，“最多跑一次”满意度90%，仅有不到5%的师生认为业务流程有进一步优化、完善的空间。

3.4.3 形成长效优化机制

运用大数据技术，通过收集平台用户使用行为、用户反馈信息，实现流程搭建、使用、测评、优化的闭环，以小步快跑的方式持续迭代优化，使得业务流程日趋完善合理。根据学校数字化改革方案，后续将新增“一张图平安校园”、“1428智慧党建”等应用集成。平台将根据用户体验推动功能不断完善，形成各类图表分析驾驶舱，不断提升“智能化”服务管理水平。