档案管理信息化建设的方法

王卫玮 山东省调水工程运行维护中心威海分中心

当下我国科技实现了快速发展，国家迈入信息时代，信息技术对于各行业的影响也越来越大，档案管理也同样如此，由于信息技术的融入开启了档案管理工作的改革与颠覆。将信息技术融入档案管理工作当中，能够有效降低人工成本，同时提升信息的准确性、储存量以及安全性，在实际应用过程中取得了一定的成绩。但是从实际情况进行分析，档案管理的过程中还存在很多的问题和不足，这就导致其信息化的建设与进程受到阻碍。因此研究档案管理信息化建设有着重要的价值与意义。

一、档案信息化管理的优势分析

信息技术在当下发展日新月异，融入各个行业的发展当中并且发挥着重要的作用，对于档案管理工作来讲尤为如此。随着信息传播更加便利，实际生产和工作会产生大量的信息与数据，这无形当中加重了档案管理工作的难度，同时人为操作带来的失误也会影响档案信息的参考价值，所以档案管理信息化建设势在必行。总结来讲相比于传统管理方式，档案信息化管理主要有如下优势：

（一）存储便利，共享性强

传统档案管理模式之下，信息的载体大多是纸质或者是实体磁盘，不但要占据比较大的存储空间，同时对于存储的条件要求也比较高。而且人工搜集录入信息的过程也容易出现错误，档案信息调取困难，所以导致档案的实用性不高。而将信息技术融入档案管理当中，能够让信息从抓取到分析、归档、存储、调取等等一系列流程都更加方便，而且信息管理的相关成本比较低，但共享性和实用性却很高。档案信息本身承载了重要的内容，信息技术的融入能够有效打破传统档案信息存储的局限，提升管理实效，人们可以通过移动终端使用档案信息，十分便捷，另外配合上强大的信息数据库，信息的存储量更大，大数据抓取的信息准确性也更高，不同部门之间要实现信息的共享和存储也更加便捷[1]。这些都能够让档案发挥自身最高价值，避免造成档案资源浪费，同时也方便相应组织或者单位调取辅助决策，有着明显的优势。

（二）功能丰富，效率很高

档案数字化管理对于档案原件的保护是非常到位的，能够让档案的利用空间实现扩大，不再受到档案纸质载体的限制。其一，档案信息化具备强大的检索和借阅的功能，这一点是实现信息共享互通的关键，提升档案管理的现代化水平与实际效率；其二，档案管理信息化建设能让档案管理的流程更加顺畅，相关的系统能够给档案提供更加完整、安全和准确的保障，更有利于档案信息的共享和流通，为实际决策或者是相关工作提供参考与便利[2]；其三，档案信息化建设能够让档案管理的水平实现提升，档案的永久与安全的保存成为可能。生活在数字信息时代，档案管理人员需要通过大数据技术、云存储技术等等来进行档案管理，能提升工作效率，对于资料进行更加快速精准的分析与管理，降低因为人为因素出现的失误，这是传统档案管理所不具备的优势。

二、档案管理信息化过程中出现的问题

当下，信息化建设工作已经融入档案管理，相比于传统档案管理模式而言，信息化的档案管理模式更加高效、便捷而且共享性强，能够让档案资料发挥最大的价值。但是与此同时，档案信息化的过程中还存在一定的问题，影响了其推进的速度和进程。

（一）不重视程度不够

科学技术的快速发展让信息技术融入了各行业当中，有效提升了各个行业的工作效率，档案管理也要结合时代的特点进行调整，更好地将信息技术应用到日常的工作当中，降低工作强度的同时也提升工作效率。在我国目前的档案管理工作当中，信息技术虽然有所融合，但是相关单位对其理解和认识却并不到位，所以导致实际工作的开展受阻。要想提升档案管理的实际效果，那么就需要建立比较完善的信息化基础设施。但是实际情况是很多单位对于档案管理信息化建设重视程度不够，所以基础设施的建设缺少有力的资金支撑，阻碍了档案管理的有效改革和创新。而且当下档案管理信息化工作虽然已经划入相关组织与单位的发展计划当中，但是对于其建设的重视程度远远不够，有不少工作还停留在纸面上，资源配置严重不足，工作开展存在困难[3]。

（二）软硬件设施设备落后

要进行档案管理信息化建设，最为关键的就是做好信息管理软件和硬件设施的配备，不但要满足档案信息与数据的存储，同时也要满足用户查阅、调取档案资料的实际需求。信息管理软件和硬件设施是信息进行存储的基础，只有具备了与之匹配的设备，才能够进行信息化工具的应用，顺利推进档案管理的信息化建设。但是当下我国档案管理相关部门的设备一般而言都比较落后，没有办法满足档案管理的实际需求，阻碍了信息化建设的发展。所以从实际上来讲，最大的难题在于设备比较落后不能够满足当下档案管理的实际需求，导致档案管理信息化的建设。之所以出现这种问题，原因并非相关组织和单位不想与时俱进，而是没有足够的资金作为支撑，领导对于档案管理的重要性认识不到位，资金的审批时间也比较长，所以信息化硬件与软件设备引进比较慢，拖慢了档案信息化建设的脚步。

（三）人才配备不到位

相比较于国外而言，我国的信息技术的发展开始时间相对较晚，档案管理是一个相对比较冷门的专业，因此档案管理人才的培养力度不够，专业人才稀缺。而且很多单位档案管理部门的人员招聘或者选拔并不需要进行考核，大多由内部其他部门的人员进行兼职，甚至还会有部分即将退休人员来从事档案管理工作。正是由于这样，导致档案管理部门当中工作人员的年龄都相对较大，而且也没有专业的档案管理教育经历，缺乏专业知识和技能的支撑，所以在档案管理系统化、信息化建设的过程中跟不上时代的步伐[4]。档案管理工作需要档案管理员有着超凡的耐心和悉心，按照相关规定搜集档案信息并且进行整理、分类、归档和储存等等工作。但如果是兼职档案管理员，那么要实现这一点就非常难，职工的工作压力过大，导致档案管理没有发挥应有的作用和价值。所以给档案管理部门配备一批专业水准较高的人才，是当下单位要实现更好发展的迫切需求。

（四）信息化管理的安全性较差

网络信息技术已经渗透到人们日常生活的方方面面，所以人们在享受着信息技术带来的便利的同时，也面临着信息被泄露的风险。在信息时代之下，档案信息的存储大多以网络方式为主，除了个人的信息还有很多单位重要的财务信息、技术信息等等，在实际整理和共享的过程中，需要通过互联网来进行存储和传递。所以会存在有部分不法分子通过技术手段来盗取信息牟利。这严重的威胁了网络环境的安全，甚至还会导致网络的瘫痪，给个人、单位乃至于国家都产生非常严重的伤害和损失。所以网络安全问题是所有应用信息技术行业共同需要面对的难题。档案管理尤为如此，一旦遭遇攻击导致档案系统崩溃，那么将会对单位的经营和发展造成很大负面影响，甚至带来实质性的经济损失。所以应当充分重视信息化管理的安全性，强化安全防护同时提高档案管理的专业水平。

三、档案管理信息化建设的有效方法

（一）充分重视信息化建设

对于单位而言，需要充分认识到做好档案信息化管理对于实际运营和发展有着重要的意义。只有从领导层开始重视档案管理信息化的价值，才能够从根本上做好档案管理信息化的工作，也只有这样才能够在档案管理信息化构建过程中投入足够的资金。档案管理信息化能有效保存历史档案信息，给领导进行决策或者相关规定的制定提供参考和建议，让单位实现更好的发展[5]。一方面，应当保障档案管理部门的资金，在这方面做好相应的资源倾斜，让单位能够完成软硬件设备的更新与配备，进而给档案管理信息化的构建打好基础；另一方面，应当注意有意识的定期对档案管理系统进行更新，保证系统信息和实际的需求是相契合的，进而保证系统数据是安全和有效的，让信息化在档案管理工作当中发挥最大的作用。同时还要关注信息系统的实际使用，提升其利用率和应用的效率来做好相应的功能设置，让其价值能够显现出来，实现无纸化办公，提升档案管理实效。

（二）健全档案信息化管理制度

要实现档案管理信息化建设的目标，就需要健全的档案信息化管理制度来作为保障，对档案管理过程当中出现的各种行为进行规范与引导。档案记录着单位的发展历史和进程，包含了重大的会议、战略目标、改革改制等等内容，让单位领导在做决策的时候能够有所参照和比对，但是如果没有档案，那么就没有办法进行数据的比对。在这样的要求之下，传统档案管理的制度已经不适用于当下实际，所以要健全档案信息化的管理制度，让档案信息管理朝向更加科学与合理的方向进行转型。信息化的建设应当从实际情况出发，基于现有的制度进行完善，形成员工之间、各科室之间有效的交流与沟通。而且信息化建设还要结合实际工作人员的意见，更有针对性的满足其各项使用需求，保证信息化建设有效开展。最后，还要结合实际制定档案管理信息化的考评制度，所以应当综合衡量，提升管理员的积极性，强化信息计划管理的有效性。同时还要结合外部环境的变化来做好制度的维护和更新，保证档案管理平台与制度能一直与时俱进，符合实际需求，进而保证数字化档案的安全[6]。

（三）提升档案管理人才素质

档案管理信息化建设核心在于拥有高素质的专业人才，所以应当充分认识到人才对于档案管理信息化的重要作用。在信息化不断推进的过程当中，需要注意引进专业的管理人才，让其适应信息技术的发展和实际使用。首先，从实际的角度来讲，档案管理人员要有专业的档案管理教育背景，拥有较高的服务水平和素质。而对于已有的档案管理人员应当定期进行学习和培训，革新知识和技能的体系，让其掌握新的工作方式和思维，适应档案管理信息化的进程；其次，还要注意重视档案工作人员之间的交流和学习，定期要组织座谈、考察等等方式，帮助和引导档案管理工作人员实现快速提升和成长，让其具备专业的素质，以便于适应信息化的操作方式；最后，档案管理人员要能够维护信息系统，具备一定的知识，以便于在信息化建设的过程中和技术人员进行有效的沟通，精准传达需求，完善系统的实际使用功能[7]。

（四）做好档案信息资源安全防护

正如上述所言，在互联网时代之下，信息安全是所有行业都需要研究并攻克的重要课题。当下档案信息化建设让调取和查询档案信息的时间大大缩短，同时提升了档案查询的准确率。但是风险也同样就在于此，档案资源的安全性容易被忽视。传统档案管理工作进行档案资源的调取与查阅的手续非常严格，只有具备相应的权限才能够查阅档案。随着信息化的建设，查询的方式更加便捷和简单，只要拥有账号密码就能够进行档案信息查询。这对于档案信息的安全管理是非常不利的。所以说档案管理信息化建设一定不能忽略信息资源安全防护，提升管理人员的安全意识，而且针对不同职位和层级，给予的权限不同，可查阅的档案内容也不相同，只有科学设置档案查阅的权限，不随意扩大信息的可查阅范围，这样才能够保证档案信息的安全。而且要注意计算机的安全和稳定，避免病毒侵袭造成档案信息泄露或损毁而带来损失。

四、结语

综上所述，档案的管理工作本身具有非常大的价值与意义，能够直接关系到实际运营与各项职能的履行。将档案管理与先进的信息化技术相融合，能有效降低档案管理的成本，同时提升档案信息的准确性与规范性，让实际办公和决策效率都能够得到有效的提升，这对于推动档案管理行业进步发展，推动相关单位工作的可持续发展有着积极的意义。