高职院校学籍管理的困境及对策

陈阿梦

（南通科技职业学院）

高职院校需要不断完善对学籍管理制度的优化，加强对学生行为、思想的针对性引导和教育促进。学籍管理是高职院校学生管理事务工作的重要环节，能够实现对学生的入学确认、学习状态和毕业资格等多个方面的全面动态监控。而学籍管理工作对教育活动有着控制、调节、激励的基本功能，能够为院校教育管理工作的科学开展提供规范化的保障。

一、高职院校学籍管理工作的重要意义

学籍管理是高职院校教务部门的常规性工作，是学校教育管理信息的基础来源，涵盖了学生从入学到毕业的整个阶段。规范化和系统性的学籍管理机制，能够有效提高院校的教育管理工作水平。首先学籍状态反映了学生的学习发展情况，体现了学生的学习过程和结果。高职学校可以直接了解学生在学习过程中的学籍异动和课程变动信息，对学生的学习结果进行毕业和结业的结论判定。而且学籍管理作为教育教学的信息来源，能够有效保证教育管理的科学实施。通过学籍管理的信息分析，进行教学资源的合理分配，满足学生的实际需求和现实需要。而且学籍管理部门也可以根据学生的人数、性别、录取批次等信息，对之后的分班、学号编排、成绩管理、教学任务实施和教学活动开展提供规范化的组织依据。而且，学籍管理还能为学生提供人性化的服务，对于入伍的学生，可以保留学籍，学生退役后也可根据国家的政策，以及学生实际情况进行专业的调整以及部分课程的调整，而对于有创业意愿的学生，可以为学生休学。高职院校学籍管理工作的创新开展，能够有效保证从招生到学历颁发整个流程的科学规范，杜绝冒名顶替和暗箱操作的漏洞。最后，学籍管理工作为用人单位的招聘选择可提供直观的数据信息，帮助企业实现对学生的了解，从而进行科学选择，提升企业和学生的职业适配。高职院校需要做好学籍管理工作，为教育工作的科学开展进行规范化引导，提高院校的教育管理成效。

二、当前学籍管理工作的困境

（一）学籍管理制度落后

随着教育改革的深入，传统的学籍管理制度难以适应当前的工作发展要求，以往的管理制度组织有着诸多漏洞，管理形式缺少时代创新，缺乏科学、高效和创新的管理优势。高职院校往往忽略了学籍管理制度的信息分析，无法围绕学籍信息的实际情况，设置科学性的教育教学准则，确保院校教育管理工作的科学开展。并且随着素质教育理念的推行，刻板的管理制度已不符合当前的育人发展方针，同时也限制了学生的个性化发展。高职院校需要结合时代发展趋势，创新学籍管理制度，为教育教学活动的科学开展进行规范化的实施指导。

（二）学籍管理理念的落后

在学籍工作管理中，很多高校依然选择以教务部门为主的管理模式，并没有转变为二级学院的自主管理模式。在主要以学校教务部门为主的学籍管理中，面对学籍信息的搜集和审核，不同信息数据类型的整理和设计，随着越来越多的工作任务，导致其在管理过程中出现了不少的错误和遗漏。而且在学籍管理工作中，高职院校并没有认识到二级管理的重要意义，缺乏对教育管理权限的合理分配，导致二级管理系统难以参与到学籍管理工作中。高职院校在学籍管理工作中，需要及时更新管理理念，实现教务部门和二级管理模式的有效结合，提高管理工作的成效。

（三）数据信息资源无法进行有效共享

学籍管理工作涵盖了学生从入学到毕业的整个过程，对于学生生学籍信息的记录，必然会涉及到院校的各个管理部门。但是由于缺乏科学的沟通交流机制，各个部门掌握的学生信息无法进行实时共享，导致在学籍信息的搜集和整理过程中，很容易出现信息误差，难以形成准确、完整的学生学籍信息。

（四）学籍管理队伍不完善

学籍管理队伍的专业素质和职业能力，直接决定和影响了学籍管理工作实施成效。学籍管理的工作量巨大，工作流程细致且繁琐，需要耗费大量时间进行问题的处理。而且随着学籍管理过程的信息化发展，需要工作人员不断提高自身的计算机操作能力、统计分析能力，从而适应当前的工作发展要求。但是由于工作量大，薪资待遇也不比其他的教学、教研教师，导致管理队伍人员流失严重。而且管理队伍中缺乏专业化的管理人才，很多工作人员缺少相应的学习能力和管理能力，限制了学籍管理成效的提升。

（五）对学籍管理工作的认识不够

在高职院校的工作中，学籍管理工作繁琐，工作成效在短时间内很难发现。部分教师对学籍管理工作的态度也较为随意，没有及时核实并上报学生的异动情况，导致学生实际学籍信息和院校学籍学历管理信息不一致，常常到毕业审核时才能发现问题，影响了学生的毕业与发展。学校则将教务工作的重心集中在了教学管理工作、教学创新等方面，疏于对学籍管理工作应有的重视。学校缺少对学籍管理系统的资金投入，无法及时升级更新学籍管理系统，使得部分学生数据在导入到系统时丢失且在系统使用过程中出现错误数据等问题。高职院校需要加强对学籍管理工作的重视，让师生认识到学籍管理的重要意义。

三、高职院校学籍管理的对策

（一）建立完善的学籍管理制度

稳定、科学的组织制度，是实现学籍管理科学化和规范化的重要抓手。高职院校围绕教育部的政策制定，根据学校的原有管理制度，并结合时代的发展特征，建立完善的学籍管理制度。高职院校可以学习先进的管理制度和工作经验，在学籍管理工作中进行试点运行。借助现代化教育发展理念，围绕科学化、规范化和人性化的管理原则，在工作中不断优化各项管理工作的细则，从而建立完善的学籍管理制度[1]。例如围绕国家规定作为工作管理标准，严格学生的入学和注册手续。在新生入学报到时，对学生的入学资格进行初步审查，围绕录取信息、考生资料等证明材料对新生进行复核，对于违反招生考试规定的，取消学生的入学资格。在入学之后，对学生进行综合复查，根据录取手续、录取资格、学生的证明材料和身心健康等多个方面进行深度复查，对于复查不合格者则取消学籍。通过国家的规定指引，学校在学籍管理工作中，可根据遇到的真实情况对管理制度进行相应的修改和增加，从而有效应对在学籍管理过程中遇到的问题。对此，高职院校在制度管理完善的阶段，需要及时根据国家政策的变化，调整学籍异动的管理制度，优化学生的考核和成绩管理制度等方面。高职院校在实践工作中，立足国家的法律法规和政策导向，围绕院校的实际情况，创新优化完善学籍管理制度，并在日常的管理实践和工作应用反馈中，对管理制度进行针对性的改进、优化和创新，保证学籍管理工作的科学实施。

（二）更新学籍管理观念

面对繁琐、工作量巨大的学籍管理工作，学校需要及时更新学籍管理理念。在学籍管理工作推行的过程中，实现各个管理系统的有机协调和相互合作，提升学籍管理的质量和效率。高职院校需要加强对二级管理体制的建设，对教务管理部门和二级管理系统进行分工、职责和权限的合理划分，实现两者的工作协调、形成统一领导和分工协作的管理机制[2]。在具体的学籍管理工作中，由教务管理部门负责对学籍管理规章制度进行制定，对二级院校学籍管理员进行操作流程的解释说明，并对整个学籍管理工作过程进行监督、平衡和协调，围绕学籍管理问题进行决策优化，在宏观把控上，实现对学籍管理工作的科学统筹和合理规划。同时推动二级学院的自主管理模式，对于学籍管理过程中存在的各种细则问题，则由二级管理人员进行具体工作的日常落实。根据教务管理部门的工作指导和学校的规章制度，在日常工作中，为学生解决实际生活中遇到的学籍问题。例如，在学籍管理工作中，教务管理部门根据学生转专业的学籍问题，制定相应的转专业的管理办法和转专业的条件，并对具体工作流程和后续管理进行文件的制定说明。随后由教务处对学籍管理工作人员进行讲解培训，对转专业的学习问题进行重点分析和说明，帮助工作人员了解相关的工作流程。在转专业的时间段内，由教务处进行统一通知，而二级学院在收到通知之后，根据实际情况进行科学合理的工作计划安排，实现对具体学籍管理问题的落实和解决。教务管理部门还可以制定完善的监督、协调、考核的工作机制，针对日常学籍管理问题进行案例分析和主题情况通报，并建立完善的考核管理机制，针对日常的工作管理进行积极激励，保证学籍管理工作的科学规范，提升工作效率。

（三）加快信息化建设的资源共享

在学籍管理工作中，涉及大量的数据信息处理，传统的人工处理已经难以满足当前的工作发展要求。而且以往各个部门之间彼此缺乏信息资源的共享，导致进一步增大了对学生的学籍管理难度。对此，高职院校在创新学籍管理的过程中，需要结合现代信息技术的应用，推动学籍管理的信息化建设。高职院校依靠校园网，打造学籍信息管理系统，实现各部门之间的平台互通和资源共享。借助信息技术实现对整个学籍系统的数字化管理，构建完善的数据资源库。高职院校在学籍管理系统的建设中，需要构建明确的组织体系架构。明确学籍管理工作信息化建设的根本导向，围绕建设目标、技术标准和主要内容进行一一明确，保证在信息化建设过程中的有序推进。在明确信息化建设的基础上，细分三个主体环节，实现对学籍管理信息化发展的整体建构[3]。首先，加强基础设施建设，完善软硬件的基本设施，加强对电脑、办公场地、网络建设、学籍管理软件的经费投入，从而配置完善的基础设施。其次是，学籍管理系统的应用建设。高职院校可以进行组织培训，让工作管理人员了解基本的软件操作和应用，利用信息技术实现对学籍信息的数字化管理。最后是信息安全建设，实现对学生学籍信息的数字化加密储存，通过防火墙、网络检测等安全保障，保证学生的信息安全。相较于以往繁琐的人工处理，学籍信息系统能够依据程序，实现对学籍管理的高效处理。高职院校在学籍管理工作中，定期对管理系统进行升级和优化，完善学籍管理系统的信息化发展。实现对学籍业务管理流程的重构，做好和各个部门的信息对接，实现各个部门的数据共通，提升学籍管理工作的效率。

（四）加强专业化管理队伍的建设

高职院校需要优化管理队伍的结构，打造一支专业化的管理队伍。高职院校可以扩大对专业人才的吸纳渠道，从企业、公司招收专业化管理人才，软件操作人才作为兼职教师。同时加强对原有管理工作人员的专业培训，培养工作人员对学籍管理规章制度的理论认知、工作数据信息的统计分析，处理专项问题的业务能力。在系统性的教学培训中，提升工作人员的基本能力[4]。在专业队伍结构中，实现专职工作人员和兼职教师的相互学习和相互弥补，不断完善自身的理论知识和实践操作应用能力。高职院校利用专兼结合的队伍结构，在内部的统一培训和相互学习中，提升工作管理人员的专业素养和职业能力。同时定期开展校外的主题研讨，学习对方的先进管理经验，通过交流、培训、进修的形式，提升管理人员的职业素养和职业能力，并设置完善的福利待遇和激励考核机制，保证人员的稳定性。通过专兼结合形式，建设一支专业化的学籍管理队伍，保证学籍管理工作的科学实施和有序推进。

（五）推动学籍管理的宣传

高职院校需要加强对师生学籍管理认知的宣传，让学生和教师认识到学籍管理的重要意义。院校应加强对学籍管理工作的宣传，一方面让学生认识到学籍管理和自身的内在关联，另一方面，让管理人员能够认识到自身工作管理对学生造成的影响。借助学籍管理的校园宣传，让管理工作人员和学生能够主动关注和重视学籍管理工作。高职院校需要借助多个渠道实现对学籍管理问题的主题宣传和学籍问题的讲解，借助校园公示栏、广播进行理论讲解，让他们了解到学籍管理的操作流程、各项规章制度，以及学籍问题的处理程序。同时，还可以借助网络新媒体平台的优势，借助校园公众号、社交平台进行影视音频、文字图片的信息化传播。让师生可以根据自身的实际需求，进行对应的拓展学习[5]。在学籍管理的校园宣传中，高职院校能够让师生认识到学籍管理的重要意义，从而主动配合进行学籍管理工作的开展，在师生的共同管理中，提高学籍管理的工作质量。

四、结束语

随着教育改革的深入，对于学籍管理工作提出了更多的要求。在高校的学籍管理工作开展中，需要结合时代发展趋势创新学籍管理工作。在实践应用中，明确日常工作中存在的困境和问题，不断优化完善管理制度，促进学籍管理工作的科学化实施，提升学籍管理的工作效率。