浅谈中小学校档案管理工作

唐晓军

档案是学校在教育教学活动及其他工作中直接形成的，具有保存、参考、利用价值的各种资料，档案能够真实地反映学校的办学情况，能够体现学校的管理水平。加强档案管理工作不仅能够确保学校的建设和改革，还能够为学校发展提供决策依据。

一、学校档案的作用

1.总结学校教育教学经验

档案能够充分反映学校的教育教学情况，以及学校的整个发展历程，是学校的重要资源。在学校开展各种教育教学活动时，档案强大的数据支持是活动顺利开展的重要依据，一线教师可以通过查阅档案，从中发现规律，总结教学经验，完善自己的教育教学方法，提高自身教学水平和能力；教育管理者可以通过查阅档案，改进工作方式，创新工作方法，提升工作能力，从而提高学校的办学质量。

2.丰富校园文化建设

档案收集的不只是学校发展的文字资料，还包括学校获得的各种奖牌、奖状、证书、锦旗、奖杯、纪念品、书籍等。档案是校园文化建设的一部分，是学校进行思想道德教育的重要载体。利用档案资料编辑校史、建设校史馆，不仅可以传播学校的办学理念，还可以增强学校的文化底蕴，丰富校园文化。

3.发挥思想道德教育功能

档案是学校在发展过程中保留下来的珍贵资料，这些资料包括学校发展过程中的很多成就，如学校的各种荣誉、培养的优秀人才、励志的典型人物等。因此，档案管理人员可以结合思想道德教育主题，把这些档案资料编辑成书籍或做成展板，供学生阅读、参观、学习。档案管理人员还可以为学生讲解这些内容，让学生充分了解学校的发展历程和取得的成就，感受學校的办学精神，感受榜样的力量，从而调动学生学习的积极性和主动性，以达到思想道德教育的目的。

4.考核评估学校办学水平的依据

考核评估是检验一个学校在一段时间内工作开展、落实的重要手段之一。考核评估组除了实地查看外，还要了解这所学校在一段时间内的办学情况，这就需要学校提供相应的教育教学资料，档案的重要性此时就体现出来了。档案管理人员可以为考核评估组提供所需档案资料，如办学数据、中高考录取情况、教育教改成效等。

二、学校档案管理工作的现状

1.学校对档案管理工作不够重视

部分中小学校对档案管理工作认识不足，既没有把档案管理工作提上日程，又没有认识到档案在学校教育教学及管理方面的积极作用，甚至有的中小学校认为档案管理工作只是将纸质材料简单地装订在一起而已，可有可无，只要把财务档案管理好以备审计使用就行了。部分学校管理者对档案的重要性没有清楚的认识，更没有制订相关制度开展学校档案管理工作，导致档案管理工作滞后，不能发挥档案的真正作用。

2.教职员工档案管理意识薄弱

档案管理工作最重要的一个环节就是档案的收集。档案的完整性和教职员工有着密切的关系，档案收集、整理是档案管理人员的主要工作。一些学校的教职员工档案意识相对薄弱，对学校档案管理工作不是特别支持，完成工作任务后移交档案室的资料不完整或不向档案室移交，有些人将档案资料随意存放，导致档案资料破损、遗失。

3.档案管理人员素质有待提高

部分学校档案管理人员由一线教师兼职或由即将退休的教师代理，这些教师由于日常教育教学工作繁重，或知识老化，大部分没有参加过档案管理法律法规培训及专业技能知识的培训，对档案管理法律法规不了解，档案管理业务不熟悉，档案管理专业知识欠缺，在工作中容易出现档案资料收集不全、不及时，整理不规范，工作不主动等问题，从而影响学校档案的质量。

4.档案管理室硬件设施不到位

当前，一些中小学校档案管理的硬件设施达不到档案管理的基本条件，有的学校连最基本的档案管理室都没有，这势必会对档案管理工作的正常开展产生很大的影响；有的学校档案管理室没有防火、防潮、通风的条件，档案管理工作存在一定的安全隐患。尤其是信息化时代的到来，档案管理室保存电子文件的设备、档案管理软件等更是缺乏，直接影响着档案信息化建设的步伐。

三、解决学校档案管理问题的策略

1.提高对档案工作的认识

一是学校要重视档案管理工作，将档案管理工作列入日常工作计划，并安排专职人员负责档案管理工作，还要加强档案管理人员的法律法规知识培训；二是档案管理人员要主动学习专业技能，经常性地向主管领导汇报档案管理工作，争取领导的理解和重视，以取得人力、物力、财力方面的支持，从而改善档案管理的工作条件；三是针对档案管理工作存在的问题，档案管理人员应提出专业性的建议，并及时采取相应措施予以纠正和提高；四是邀请档案行政部门相关人员来校开展档案法规条例讲座，为教师普及档案知识，强化教师的档案意识，在学校营造人人重视档案管理工作，并能自觉支持参与学校档案管理工作的良好氛围。

2.完善制度规范档案管理

完善的档案管理工作机制，是学校档案工作实现科学化、规范化、制度化管理的有力措施和重要保障。综合档案室成立后，按照《档案法》《陕西省档案工作目标管理认证标准》的要求，学校建立健全了档案工作管理机制，完善了档案工作各项制度，制定了《武侯中学综合档案室管理制度》《武侯中学综合档案室工作职责》《武侯中学专兼职档案员工作职责》《武侯中学档案库房（室）管理制度》《武侯中学档案保密制度》《武侯中学档案查阅制度》《武侯中学综合档案室档案鉴定、移交、销毁制度》。此外，学校还制定了武侯中学综合档案室档案分类方案和保管期限表，使学校的档案管理工作有章可循，保证了档案在收集、整理、保管、利用等各个环节的质量。同时，学校还将档案工作纳入各处室年度目标管理检查考核中，结合平时检查和年终考核情况选优评先。这样一来，学校各处室专兼职档案人员都非常重视档案工作，能够认真落实本部门的档案工作任务，将学校的档案管理工作有条不紊地落到了实处。

3.健全组织机构分工合作

学校成立了以校长为组长、各部门第一负责人为副组长的档案管理工作领导小组，设立了学校综合档案室，并配备了专职档案管理员，学校党群组织、各处室配备一名兼职档案管理员，负责本部门（处室）档案的收集移交工作，从组织机构上保证了档案管理工作的顺利开展。档案管理工作领导小组定期听取档案管理人员的汇报，及时研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件实施的改善，以及档案管理人员的培训等问题，使得档案管理工作与学校其他管理工作齐头并进、同步发展。

4.强化专业培训

学校要积极为专兼职档案管理员提供档案管理知识培训的机会，一方面让档案管理人员学习档案法律法规和专业理论知识，提升他们的认识水平；另一方面让档案管理人员学习档案管理工作前沿知识和前沿技术设备（软件）的操作技能，使学校的档案管理工作能够跟上时代的步伐，更好地为学校教育教学及其他工作服务。

5.发挥档案管理的服务作用

学校档案管理工作不只是为了把档案资料收集好、保管好，而是为了更好地为教育教学服务。为此，学校综合档案室编制了很多档案检索工具，如武侯中学综合档案室全引目录、案卷目录、全宗介绍、专题目录等，将纸质档案进行了扫描，把档案目录录入了计算机，利用泰坦档案管理软件实现了计算机管理，便于教师查阅利用。综合档案室成立后，我们提供的服务有：教职员工工资调整及职称评定档案、查找校友在校情况、编写校史等。

6.注重档案收集防止遗失

学校档案资料的完整与否直接反映着本单位工作的实绩，档案资料可以为领导研究工作、决策、处理重大问题提供参考和依据。因此，搞好档案资料收集工作，防止档案遗失是学校档案管理工作的重要环节。学校采取的措施是：年初制订各处室档案管理工作目标责任书，将各处室需要收集的档案资料全部分解细化，责任落实到各处室专兼职档案管理员，并与年终考核挂钩，对档案资料收集归档成绩显著的处室和专兼职档案管理员给予适当的奖励，对收集不齐或遗失档案的专兼职档案管理员在年度考核、评优等方面一票否决，促使档案收集及时完整。

总之，学校档案管理工作者必须转变理念，加强学习，提高自身档案管理水平，以科學的态度把学校档案管理工作做得更好，确保学校档案管理工作能够为广大师生服务，为党的教育事业添砖加瓦。

作者单位   陕西省勉县武侯中学