关于完善中小学固定资产管理的思考

2023-01-09梁小飞

质量与市场 2022年11期

■梁小飞

（威海市第一中学）

中小学固定资产管理是学校管理工作的重要组成部分，是学校办公、教学、学生学习生活等的重要物质基础，也是学校教学发展和建设的基础条件。近些年，随着国家对基础教育的投入不断加大，素质教育的深入推进，各中小学校教育硬件设施不断完善，电子白板、多媒体录播教室的陆续投入使用，理化生科学实验室的设施不断完善，数学建模实验的建设，通用技术信息化实验室的不断加强，极大改善了教育教学手段，提高了教育教学质量，并使得固定资产总量不断增加。在此背景下，如何管理好学校固定资产，确保固定资产使用率最大化成为摆在学校面前的重点和难题。

1 固定资产管理的内涵及中小学校固定资产管理的目标

中小学校为全额或差额拨款的事业单位，是由政府利用国有资产设立的，从事基础教育活动的社会服务组织。由于中小学校属于公立性事业单位，因此其固定资产属于国有资产。目前，中小学校固定资产在学校总资产中占比最高，是学校开展教育教学活动的物质基础，包括公用固定资产，如土地、房屋、建筑物、活动场地等；教学科研用固定资产，如实验设备、教学仪器、电教设备、音乐体育设备、图书资料等。

中小学固定资产管理，是指中小学代表国家对学校固定资产所有权的行使，管理权限划分，资产的保值增值，收益的享有、处分等管理活动的总称。包括对资产的配置、使用、转移、处置、监督进行管理。

按照《关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》（财资[2015]90号）文件指示，中小学校在固定资产管理过程中要实现以下目标：保障履职、配置科学、使用有效、处置规范、监督到位。保障履职是在整个固定资产管理过程中的基本要求，无论哪个环节，都要秉持遵规守纪、恪尽职守的工作态度。在固定资产管理的顺次环节中：固定资产配置保证科学合理，固定资产使用保证完整有效，资产处置保证规范有序，资产监督保证制度、人员到位。

2 中小学固定资产管理存在的问题

2.1 中小学固定资产配置不科学

目前，中小学校普遍存在固定资产配置不科学问题，主要体现在固定资产购置预算编制不能完全满足教学需求，采购计划重复，采购合同不规范，导致频繁修改的问题。

第一，固定资产预算不合理。在中小学预算管理中，多部门负责采购计划上报，安排学校固定资产的采购，部门之间没有有效协调计划，导致预算资产采购信息片面化、重复化，进而影响资产配置。

第二，采购计划形同虚设，重复采购较严重。在固定资产采购环节，往往按照预算安排，再根据各部门需求提出采购计划，经批准后予以采购。但是实际中学校各部门根据实际工作需要提出采购需求，负责采购的责任人，责任意识不强，没有协调资产的合理使用配置，直接对所需固定资产进行采购，存在固定资产的重复购置。

第三，合同不规范，导致频繁修改。某些固定资产采购合同中对于固定资产参数、质量、价格约束不够明确，存在采购结束发现与实际需求不符，经双方协商仍可修改合同参数的问题，导致影响资产配置时间，或者配置资产没达到预期效果。

2.2 对固定资产的保管和使用不当

第一，对于固定资产中使用频率高易出现损坏的资产，如电动门、灌溉设备、除草设备，这些设备都属于易损易耗设备，这些设备的使用过程中，使用人员由于缺少相关设备使用技术，往往忽视产品使用过程中的细节，造成设备毁坏。或者出现小问题没有及时上报，造成问题严重化，导致固定资产严重毁损等现象，造成国有资产损失。尤其有些资产由于单价不是很高，便于移动，种类繁多、易损坏，譬如物理化学实验设备、办公电脑等，在流动使用环节，由于使用人员多，造成设备损坏，电脑丢失现象，在流通过程中没有实行物品保管责任制。

第二，对于某些使用率较低的大型资产，譬如铲雪车、割草机、灌溉设备等，由于受到季节环境的制约，往往这些设备的使用具有季节性，在其不使用时往往直接放置，未有后续保养、维护措施，没有相关人员对其监督，造成资产在闲置中出现损耗，当发生使用需求时，出现资产损坏无法使用，维修成本过高等现象。最后，固定资产维修往往需要上报后勤部门，在日常的固定资产维修保养中，考虑到为节约维修成本，维修部门并未及时维修，造成固定资产带病使用，从而出现过劳毁损，造成严重损失的问题。

第三，后勤保障部门人手不足，往往不配备固定资产督导员，对于固定资产出现维修问题，往往一修了之，以修为主，缺少问题分析报告，造成重修轻管的现象，存在资产维修浪费。

2.3 中小学固定资产处置账务处理不正确

在学校固定资产管理工程中，由于保管不善导致固定资产丢失，学校按照财产丢失报经单位领导批准后，要求相关责任人作出赔偿。有些学校收到赔偿金额后，为了工作简化，将赔偿金直接存入实有资金账户，并将固定资产直接报损，没有严格执行固定资产处置科目的账务处理。

2.4 中小学固定资产监督环节不完善

第一，中小学后勤部门主要精力仍在维修保养，导致固定资产监督不到位，不管不问或者随意处置固定资产，造成资源浪费。

第二，在中小学固定资产盘点过程流于形式，中小学固定资产盘点没有形成制度化，长时间不盘点，或者即使盘点，未发现差异、出现差异也未及时处理的现象较为普遍，长年累月造成资产盘点不清，缺乏内部监督。

2.5 学校固定资产管理体系不完善

随着新会计制度的实行，学校资产管理体系仍沿用以前的体系，尤其在固定资产折旧方面，折旧方法简单草率，尤其是一类固定资产未能按照同一种折旧方法统一核算，不能实时反映一类固定资产某一时间段的准确价值，体现不出财务制度的具体要求。自实施政府新会计制度以后，对各项资产均需提折旧，各单位没有出台相关管理制度要求，没有相关管理经验，未健全严格的固定资产验收入库手续，没有严格按照采购合同验收入库，导致后期折旧困难，处置资产手续不健全。甚至有些破旧资产直接处置，或转给相关废品回收人员，无报废相关手续。导致该问题的原因是中小学校内控制度不健全，无法起到控制监管作用，从而影响固定资产管理效果。

2.6 固定资产管理的信息化平台尚有不足

首先，目前中小学校依托各级政府提供的信息化管理平台基本实现了固定资产管理信息化，从资产登记入账到报废能够完全实现电子化，但是目前该信息平台的资产管理流程仍不完善，尤其是不能具体反映资产初期的采购需求、采购过程批准、采购具体实施过程等环节的工作背景，不能反映资产在购入以前的流程，从而造成资产审批不严、采购流程环节丢失等现象。

其次，部分资产的信息化中缺少资产的维修、损耗等环节的记录，尤其资金占用较大的固定资产维修改造，缺少对维修环节的处置记录，或者处置简单，造成信息反映不准确。

2.7 相关管理人员的业务水平不足

目前，中小学固定资产管理员多由临近退休教师兼职，不具备专业的会计知识，业务能力达不到职业要求，近几年他们也是不断学习，但是整体规范化管理的水平不能满足工作需要，尤其固定资产的保管、使用、维修、调配等环节，管理不到位，导致资产闲置，权责不明，使用效率低，账实不符等情况出现。管理上存在人员负责不到位，满足不了物随帐走的业务需求，在资产验收方面存在验收不及时，财务人员登记入账校产依据发票进行登记，在流程上未能满足财务管理要求等。

3 加强中小学固定资产管理的对策

3.1 确保中小学固定资产的科学配置

第一，从根本上解决固定资产配置问题，要把预算编制工作执行到位，解决预算编制过程中信息片面化、来源单一化等主要问题，从组织架构入手，强化各部门在预算编制工作中的职责分工，发挥各部门的协同作用，以部门为单位编制预算计划表，将预算汇总至后勤保障部门，统一协调报表中固定资产采购内容，规划其他预算信息，上报财务部门制定单位年度预算报表，加以规划固定资产配置。

第二，对于各部门需求较多的设备，譬如打印设备，统一集中设置打印室，集中管理资源，减少资源的重复与浪费。

第三，在采购过程中，制定采购修订条款，严格规范采购制度，对于合同中约束条款不得修改，如若修改必须报送各相关部门批准，并保留档案，体现合同的约束力。

3.2 规范使用过程中保管与维护

第一，在学校固定资产中，对于固定资产存在使用效率低，没有相关人员负责资产的日常维护、保养、管理的资产，设置统一管理流程，使维护责任落实到人，确保资产完整。固定资产受到季节环境的制约，反季节使用率较低的资产，譬如铲雪车、割草机、灌溉设备等，要确认维护流程，加强使用后期的保养维护相关措施，设置专业人员对其监督，维护保养。

第二，对于固定资产中使用频率高易损坏的资产，加强相关技术人员的督导，强化使用过程中对于易损坏的注意事项，及时通报使用注意事项，加强学习，尤其是相关产品出现老化、初期损坏，及时维修，避免因延误而导致更大的损失。

第三，强化部门职责分工，完善人员配置，严格执行资产管理程序，改变使用人的管理理念，把没人管转变为有人问、有人查、有人管，形成主动清查、主动报告、主动保养的完善保养维修制度，防止固定资产小问题放大化，大问题维修化的不良局面，保障固定资产使用状态良好，促进固定资产效益最大化。

3.3 加强中小学固定资产处置管理

严格控制固定资产处置过程，对于需要处置的固定资产核对固定资产管理账目，对于缺损及时查明原因，上报领导批准后，及时进行账务处理，尤其丢失的固定资产，按固定资产处置科目及时入账，进行后续科目处置。

3.4 完善中小学固定资产监督环节

第一，制定后勤部门资产日常巡查制度，建立资产检查记录档案，每次资产检查工作后，将档案签字上报，领导审阅签字后留存。规范内部监督制度，对于资产出现毁损或者处置须有管理人员和后勤领导共同签字，保证资产处置环节的规范。减少不必要人员对于易处置资产的接触，实行专人负责，专人管理，监督到位，责任到位，防止处置时资产流失，从根源上解决损失无法查明原因的问题。

第二，加强固定资产盘点，首先保证盘点人员配备合理，有足够的工作时间进行资产清点，建立完善的资产盘点制度，以制度约束工作，保证清点工作及时开展。

3.5 进一步完善学校固定资产管理体系

第一，结合新会计制度的实行，完善学校资产管理体系，对于以前的体系中不适宜的措施加以修改，尤其在固定资产折旧方面，统一折旧方法，将同类资产规范化管理，形成资产折旧制度，按照制度要求，各部门加以规范，强化资产折旧方法。

第二，完善大型资产维修折旧方法，将替换掉的资产及时处置，确保处置流程合理合规，替换完的设备及时上帐，保障资产完整性。

3.6 促进固定资产管理的信息化水平

首先，加强固定资产信息化流程，完善资产采购过程的全环节记录，从资产预算到采购、记账、折旧、报销全过程，加强初期预算记录的电子化备案，有效的信息记录，便于后期的信息查询，更可以成为有效的参考指标，便于后期同类资产的管理。

其次，加强中小学信息化硬件水平建设，坚持学校信息化建设的必要性与可行性相结合，对于必要的硬件设施必须加以满足，要借鉴同行业学校的先进信息化管理经验系统规划信息化建设，促进硬件水平提升。

3.7 提高相关管理人员的业务水平

第一，加强固定资产专业人员建设，减少临近退休或者兼职管理人员的在岗数量，考虑工作实际需要即将离岗离休人员不要安排到财务相关岗位。第二，定期组织专业岗位培训，加强单位内业务学习，尤其是组织信息化教师定期培训电脑操作能力，或者外聘技术专家，对学校财务人员及相关岗位人员进行技术培训，形成长期培训规划，第三，加强固定资产软件培训，尤其是加强新会计核算下固定资产核算的软硬件学习能力的提升。