区块链技术对高校档案管理的影响与对策

蒋伟红

（湖南食品药品职业学院）

区块链是一种数据结构，是指由多个区块形成的链条，能够依照产生的时间顺序实现信息的储存，并完成信息的排列，同时还能凭借数据难以篡改以及去中心化两个特点，进一步提高信息的真实性与可靠性。因此将其运用在高校档案管理工作中，不仅能够切实保障档案信息的完整程度，还可以起到优化档案公共性的作用，实现档案使用效率的大幅度提升。为了确保后续提出的区块链技术在高校档案管理中的应用对策更具有针对性与适用性，需要对区块链技术对于高校档案管理的影响进行深入了解。

一、区块链技术对高校档案管理的影响分析

（一）创新档案属性保护体系

档案管理工作的核心内容是确保档案的真实、完整与可靠，当前采用的纸质档案以及电子档案在本质属性方面都无法得到有效保障，而区块链作为集多项信息技术于一身的数据结构，可以借助叠加效应促进档案属性保护机制的创新。在区块链当中，档案信息通常以区块形式完成在分布节点的永久存储，而各节点之间则主要利用协议完成通信传输，同时各节点的信息都需要在准入验证、增删减改以及维护传输过程中得到平台全部节点的确认，因此每个节点不仅需要作为参与者也要作为管理者。在运用区块链技术进行高校档案管理时，一方面要注意该技术手段能够通过中心机构打造分布式节点信任关系，以有效约束文件所属部门的相关行为，彻底杜绝档案信息的伪造与编造；另一方面，区块链技术能够借助分布式存储实现档案信息安全性的增强。区块链上的每个数据都能够储存在授权节点上，因此各节点在高度自治的同时也可相互作为备份，这样当某节点出现问题时也不会阻碍整个系统的运行，能够减少信息局部丢失现象，避免中心机构在遇到意外状况时对原有数据造成影响，实现信息保管稳定性的提升。并且各区块可以根据已经发生的交易信息完成时间戳的加盖处理，时间戳能够作为存在证明，使信息具有可追溯性，所组建的时间链表也能使历史信息更加完整。除此之外，区块链中的加密算法以及校检区块能够有效实现用户之间的信息交互，达到降低信息泄露可能性的目的。综上所述，区块链中的时间戳、非对称加密、分布式存储等技术可以为信息的真实性、完整性起到支撑作用。

（二）打造档案管理新机制

随着我国科技技术的不断创新，档案数据的信息量也在日益增长，社会需求也在逐渐提高，传统档案管理方式已随着时间的推移无法满足当下信息时代档案管理需求。比如当社会对档案信息进行共建共享时，借助分散管理的形式无法实现大量档案资源的利用最大化，此时需采用区块链系统，并依照实际情况与设计体系细化为公有链、专有链以及联盟链，以此逐渐削弱中心化程度，加强与开放档案的管理要求契合程度，通过多元化的设计选择为档案管理工作的创新提供概念框架。我国著名学者以长江三角洲地区作为分析对象，进一步探索了适合该地区的档案资源共建模式，通过以区块链作为构建基础，确保该模式具有极强的可信任性以及高扩展效果，使管理实体的分布能够打破地域空间限制，进而在逻辑层面形成整体。除此之外，档案部门在得到授权后同样可以直接接入链中，进而准确契合区域档案信息的共建需要。从本质上来看，区块链技术与众多档案管理的工作发展有着密不可分的关系，因此从业人员可以依照不同的档案类型，采取针对性的档案管理构建模式创新管理理念。

（三）重新定位档案人员

区块链可以借助共识机制以及智能合约维护系统的正常运行，在去中心化系统当中，由于决策权处于高分散状态，因此各节点需要采取分布式自我管理的方法。为了实现系统的可持续运行，可使用特定激励方式，促进节点间针对区块信息的可靠性达成共识，以此形成数据库自发维护的有效循环。当满足配合条件时，便可自动执行任务智能合约程序，实现业务流程的简化，提高系统处理速度，优化档案利用效率。目前档案管理工作通常需要指派专门的管理人员进行各环节的监督，但由于档案管理工作产生的问题较为复杂、手续冗余，交流不够畅通，使档案利用过程被大幅度延缓，难以保证良好的工作效率。因此高校需要充分运用区块链自动化系统运行的优势，实现档案人员的重新定位，利用智能系统代替人力劳动，使档案管理者能够从繁重的工作中得到释放，由以往的操作者转变为统揽全局的管理者，将工作重心从档案保管方面向档案价值挖掘方面倾斜。此外，随着时代发展，档案人员的工作职能也在不断转型、升级，为了更好地适应新技术的应用环境，工作人员需要加强新知识的吸收，开阔自身眼界，从而推动档案工作的创新，创造更多事业价值。

（四）给予档案部分全新思考

区块链技术与其他新技术一样，是一把双刃剑，其既包含推动社会变革的优势，也具有自身阶段性造成的应用局限。不管任何技术的运用都需要历经长时间的验证与考验。首先区块链技术应用效果本身缺少大量实践验证，因此技术本身存在的问题与缺陷容易被不法分子利用，存在极高的不确定性；其次区块链技术的应用环境、软件设施尚不完善，缺少专门的法律法规约束，各高校的区块链格式规范化尚未达标，难以有效保障跨地区的正常使用；再次该技术对存储资源的要求较高，许多高校由于缺少建设资金以及技术支援，尚未具备开发能力，难以承担节点任务；最后，区块链技术的应用仍存在诸多值得思考的地方，比如应采取哪种激励体系适应档案工作，怎样才能使文件在写入区块链之前保持完整，又该如何反映不同档案的真实历史关系，如何保障区块链信息的长期性等，都应当作为区块链技术投入到高校档案管理之前的思考内容，这也是促进档案管理创新的内在需求。

二、在高校档案管理中采用区块链技术的有效对策

（一）通过时间戳提升数据的可靠性

随着我国信息技术的不断发展，我国高校档案出现了大量学历造假、科研成果伪造等不良现象，越来越多的不法分子为了追求经济利益，采用极端手段篡改档案数据。为了切实解决此类现象，高校要进一步挖掘区块链技术的应用价值，采用时间戳提升数据的可靠性，时间戳是指利用数字签名技术形成的数据，能够用于证明原始文件在签名前便已存在。将其与数字签名、数字摘要相结合，不仅可以有效识别文字责任者，准确记录文件形成时间，还能借助哈希值的变化避免文件内容、文件形成时间造假，当三者都具有层层防伪保障后，便可最大程度地确保数据信息的真实性与原始性。管理人员需要认识到哈希值的设置是时间戳运用的关键点，其既能完成文件操作的记录并根据时间顺序组成链式结构，也能将哈希值进行交错显示，进而保证区块链首尾相连，起到牵一发而动全身的作用。但因为要考虑档案管理的经济性，所以档案管理员需要通过区块链实现档案形成与保管的全程追溯，借助其不可篡改的特性，避免档案信息被恶意伪造[1]。

（二）借助免信任打造身份认证系统

高校档案保管内容通常包括学生档案以及学校干部人事档案，由于档案信息与高校发展有关，因此隐私性相对较高。为了更好地完成档案对象角色的区分，需要设置多种权限，用以避免产生权限混淆的情况。为此，高校档案管理人员可借助区块链免信任技术建立身份认证系统。免信任架构能够完成价值转移与信任转移，可以在系统多个参与方无须信任彼此的情况下便实现各类交易与协作。除此之外，区块链分布式账本技术属于去中心化数据库，主要由多个节点与物理地址组成，因此不存在单一用户形成的控制体系，而是要全面遵守特定规则与共识完成相关操作，既可以进行设备之间的信任，还可利用多种证书在区块链上完成公证处理，以此形成获得普遍信任的证书。为此，高校可充分利用此特征，建立全员共享的智能身份认证系统，为教师、学生创造区块链身份证，并确保身份证上包含姓名、电子地址、照片联系方式、二维码、交易编号等信息，从而保证身份证不会出现丢失与篡改，并能够完成永久记录。以某地方高校创建的智能身份证系统为例，该系统可以实现个人档案、登记表、奖惩材料、毕业登记表等信息的绑定，并利用区块链实现学生学历、学籍档案信息的认证，进一步减少学校人力资源与物力资源的消耗，提升档案管理的工作效率，推动人才信息的高速流动[2]。

（三）利用分布式保护档案安全

目前大多数高校的档案管理系统为中心化网络，虽然该管理模式能够有效应对海量数据，但安全防护方面较为薄弱，一旦遭遇网络入侵或病毒攻击，容易造成重要数据丢失或泄露，甚至引发网络系统瘫痪，阻碍高校稳定发展。而区块链分布式账本技术可切实解决此类问题。分布式账本可以理解为由多个节点完成的交易账本，各节点记录都属于完整账目，且每个节点都能够利用共识机制实现存储的统一，从而防止单一记账被控制。分布式账本技术具有一定的去中心化特性，可以将其用于档案数据库的构建工具，使数据库无需依赖中央节点，也能保证极佳的容错效果。这样在智能化数据库当中，各节点都可以实现相同区块链数据的保存，并且相关数据都能得到及时验证与维护，以此达到保证档案信息原始性以及提高区域链环境档案安全性的目的。即便某个节点受到攻击，整个平台系统与档案数据都不会受到影响，而高校各归档部门也能作为独立的分布式节点，形成完整的区块链总账本，并对储存结果进行正确性验证[3]。

（四）采用非对称加密确保信息传输安全

非对称加密技术是指在数据信息的加密过程中采用两个密钥，并将其分别用于加密过程以及解密过程，若想完成加密与解密过程，便需要对两个密钥进行配对使用，其中一个作为公钥进行公开处理，而另一个作为私钥交由发送人，因此私钥本身无需对外进行公开。而且公钥的生成过程具有不可逆特点，所以外人无法通过公钥完成对于私钥的推测，这样便可最大程度确保信息传输的安全性。在高校档案中可以根据公开程度分为公开、私有与机密等档案信息，若档案之间类型具有一定的异同点，其公开对象与范围也存在一定的差异性，而通过区块链技术既可以有效提高公共档案的权威性，还能切实提高私有与机密档案传输的安全性。以私有档案传输作为研究对象，当用人企业发出调用高校学生档案信息的请求后，高校便可通过私钥进行加密处理之后将档案发送到用人企业，进而保证档案数据信息的真实性，以及档案内容完整性[4]。

（五）使用智能合约执行契约关系

智能合约是以可靠性强、无法进行篡改的信息作为构建基础，可以实现预先制定规则的自动执行，并且智能合约能够涵盖全部信息，所以互联网中的陌生人只有接受数字化协议的管制，才可被允许执行操作。当启用智能合约时，便可以阻断人为干预，如果合同中的任意一方产生违约行为，那么智能合约便可自动保障另一方不遭受损失。该特性还可以应用在高校档案管理中，为档案管理提供解决对策。例如，当档案部门与信息计算企业签订服务器、个人终端的安装、应用等协议后，如果形成智能合约，则会第一时间将编制完成的合同条款进行执行处理，以此规范合同双方行为，并省略以往操作环节中的验收把关、支付等过程，实现时间利用效率的最大化，减少成本支出，优化档案管理及时开展。此外档案管理人员要注意，在应用智能合约执行契约关系时需要充分结合高校自身的实际财务状况，确保档案管理工作有序开展，降低区块链技术带来的运营负担，促进高校的可持续发展[5]。

三、在高校档案管理中运用区块链技术的发展建议

（一）把握区块链与档案管理之间的实际联系

区块链技术最初被用于比特币，之后在金融领域得到实践，最后才逐步投入到教育、保险等行业，综合区块链技术的应用可以发现大多行业主要将区块链技术作为数据与历史记录的管理方法，由于区块链系统本身与文件档案的存储系统都属于数据记录结构，因此区块链的核心便是档案管理。但许多行业都是站在业务活动角度出发的，对数字对象的关注力度不足，也没有站在系统性角度做好数字对象的管理工作，无法实现对于数字对象的凭证价值的充分开发，因此需要进行档案管理的及时介入，要求相关人员切实把握区块链与档案管理的内在联系，积极开展与轴心机构的区块链项目合作，切实满足不同主体的实际需要。

（二）了解区块链与档案管理之间的融合主次

区块链技术与其他信息技术一样都是以为人类提供便捷服务为目标所开展的档案管理革新，也是以推动档案领域与社会实践发展为目的的技术，因此在探索区块链与档案管理的融合过程中应当确立核心目标，明确融合主次。我国档案管理已经经过实践验证，足以证明智能化发展的正确性，并且管理模式相对成熟。因此在鼓励新技术尝试的过程中，通常会保留原有管理模式，将其他模式作为补充与辅助，从而达到保留优良传统的目的，最大程度规避风险因素。而区块链对于多数档案工作来说本身具有一定优势，但对于少数档案工作的应用价值相对偏低，例如源头信息等都需要档案管理工作人员亲自处理。因此站在长远发展角度来看，区块链应当作为现有档案管理工作的延伸与辅助，推动与档案管理工作的有机融合，进一步完善操作系统，高效服务于实践活动。

（三）促进区块链价值的探索

区块链的发展道路较为坎坷，若想保证档案管理能够满足信息时代多样化的应用需求，便需要正确辩证区块链技术的优势与不足，充分挖掘其应用价值。除此之外，政府要承担区块链发展引领者的角色，修改相关法律，组建支持新技术发展的政策环境，积极联合研发机构与各领域研究力量，成立监管机构，促进区块链技术的本土建设，实现该技术与档案管理的协调发展。

四、结论

本文通过对创新档案属性保护体系、打造档案管理新机制、重新定位档案人员等区块链技术对高校档案管理的影响进行分析讨论，提出了在高校档案管理中运用区块链技术的有效方法，以期保障高校档案信息的安全性以及管理效率，实现档案应用价值的大幅度提升。