J烟草公司存货内部控制存在问题及对策探究

■马俊辉

（甘肃省烟草公司酒泉市公司）

1 引 言

存货是企业的重要流动资产。存货管理可以帮助管理人员对库存商品进行全面的控制和管理；帮助财务人员进行库存商品的核算；可以为企业提供库存报表和库存分析，帮助决策提供依据；科学合理的降低库存量、加速库存周转，减少资金占用率，避免库存的积压或短缺，保证经营活动顺利进行，最终实现企业整体经济效益的提升。随着行业精益管理要求的落地实施，库存管理越来越被企业所重视。库存管理成效不仅是企业科学管理水平的重要体现，也是增收节支、提质增效的重要衡量标准之一。近年来，随着卷烟经营规格数的不断增加，库存总量明显增加，仓储成本不同程度增长，资金占用成本增加等问题不断凸显。因此，分析研究优化存货内部控制机制，建立科学有效的库存管理体系，进而提高库存周转率、降低仓储成本、提升资金使用效率，助推企业高质量发展。

2 J烟草公司存货内部控制存在的问题分析

2.1 公司简介及内部控制总体情况

J烟草公司是一家地级市公司，成立于1985年，地处西北地区，辖区面积19.2万平方公里，总人口113万，具有明显的地广人稀特点。管辖零售户分布面广、配送线路长。现辖5个县级局（营销部）和1个多元化经营企业，内设12个职能科室，主要负责辖区卷烟、雪茄烟的批发销售、物流配送以及专卖管理工作。当前在销卷烟规格110余个。物流中心分拣工房850㎡，仓储库房1196㎡，最大库容量4300箱。

卷烟属于特殊商品，从生产到最终消费大致概述为：工业企业生产，商业企业采购入库，采集零售客户订单，分拣配送至零售户，消费者自主购买实现最终消费。在这个过程中，涉及两个环节的库存。烟草行业将库存分为工商库存、社会库存（即零售客户持有库存）两大类进行管理。在存货控制管理制度方面，建立了较为完善的卷烟库存管理办法及监督考评工作机制，每季度发布库存管控情况，提出调控意见建议。J烟草公司主要管理商业库存和社会库存两个环节。在制度建设方面主要是执行上级单位管控机制的基础上，制定《市场状态评价与调控管理工作实施细则》，按照库存总量、单规格分层分类分别设置具体的库存控制评价标准。

在存货管理衡量指标方面：社会库存主要以价格指数、存销比（库存可销天数）、综合评价三个指标来衡量。而商业库存管理的考核指标主要以库存周转次数指标衡量。

2.2 J烟草公司存货内部控制现状

通过收集整理J烟草公司2016年至今库存周转次数数据，不难看出，近年来销量平稳，但在销卷烟规格数逐年增加，库存周转次数呈下降趋势。2020年，全省平均水平为18.5次，标杆单位达到34.1次，J烟草公司仅为10.5次；2021年上半年全省平均水平为9.9次，而J烟草公司为5.6次，均低于全省平均水平，与先进水平相比差异更大。

从日均存储量上统计，2021年上半年日均存储量超过4700箱，远大于最大库容设计。出现占用过道、加高码垛层级、暂存区卷烟过多等问题，部分动销缓慢、数量小的卷烟存在混合码放情况。对卷烟出入库及盘点等工作带来诸多不便，同时也存在较大的安全隐患。

2.3 存在问题及原因分析

2.3.1 思想认识不够深刻，能力素质还有不足

当前部分管理人员及具体经办人员，均不同程度存在对存货管理认识理解不深刻的问题。大家更多的关注会不会断货、能不能满足市场需求，极少关注库存量是不是超标、库存结构是不是合理以及资金占用带来的一系列问题。部分管理人员没有系统学习过库存管理方面的专业知识，对于采购需求预测、库存管理的科学管理方法还没有完全掌握，用科学手段管理的技能还有不足。对行业推广的管理模型学习不透彻，掌握不全面，在推广落实过程中出现执行不到位、使用不当则弃之不用等情况，有时存在凭经验办事的问题，导致较难发现管理过程中存在的问题及短板，库存管理的能力水平与企业发展要求还有一定差距。

2.3.2 管理不够精细化，采购计划不够精准

首先，库存管理模型上不够精准。当前的库存管理主要针对部分主销卷烟进行安全库存设置。没有针对所有在销规格建立库存管理模型，安全库存设置没有细分到具体品牌规格；已经建立的管理模型中，最大、最小库存设置、路途时间等数据一般一季度或者更长时间调整一次，时间间隔长，没有实现根据市场销售情况动态调整，出现部分卷烟一次到货后，足够销售半年甚至更长时间，存在存储时间长、存储量过大等问题。

其次，采购计划制定不够合理。当前卷烟需求信息采集主要以零售客户层面为主，对消费者层面的挖掘不够。需求信息由零售客户通过订货平台上报各营销部，各营销部根据零售客户提报的数据汇总形成本单位需求，上报市公司营销管理部门，由其汇总后形成采购需求，与工业企业协商后确定采购计划，签订合同配送入库并投放市场。在需求信息采集过程中，零售客户为了更多的屯货，容易出现故意放大需求、需求数据错误等需求信息提报不准确的问题；营销部、管理部门对畅销卷烟、紧俏卷烟也存在不同程度的放大需求，造成“牛鞭效应”。对这些数据进行加工分析时，由于对市场状况掌握不够全面，以及采购人员的经验及其他因素的存在，进而影响到采购需求预测的准确性，导致采购数量、品种与市场需求存在较大差异，组织的货源适销不对路，最终造成库存总量过大或不足，总量适量但部分规格依然断货等结构不合理问题。

2.3.3 与工业企业信息共享还有不足

近年来，行业积极搭建信息平台，鼓励开展工商零信息共享。J公司积极落实行业政策，虽然加大与工业企业的沟通，开展工商协同，但更多的在于共育品牌、共同制定营销策略等销售信息；购进方面，工业企业更多的关注采购计划的执行，对于库存信息方面关注少，共同管理沟通相对更少，对购销存全过程关注不够均衡。当前行业已建立工商协同网上配货模式，最大程度的共享卷烟购销存过程数据，但参与的工业企业相对少，工商企业之间共享信息不充分，科学制定采购计划、共同管理库存上还有不少问题。

2.3.4 企业内部信息沟通不够顺畅

营销部门主要管理采购、销售，财务部门主要负责存货核算及资金管理，物流部门管理卷烟仓储及分拣配送；三个部门关注的焦点不同，使用的管理平台不同，部门之间管理信息传递不顺畅、沟通不及时，存在已到货验收，信息系统未及时入库，账面数据与实际数据差异等信息更新滞后等现象；因卷烟是在现有库存的基础上进行投放，信息滞后导致不能及时投放市场，造成储存成本增加、存货积压等风险。营销部门出于不断货的考虑，尽可能多的采购卷烟，减少脱销断档问题发生。物流部门对于到货卷烟只负责接受，只要到货全部接收，满足于存放到库区，对于是否分区域、分品牌码放、是否占据过道，是否符合现场管理要求等方面关注较少。财务部门重在存货资金的核算，重点考核账实相符，对于存货的科学管理方面关注少，对于存货余额是否过大没有相关的标准。

3 改进存货内部控制的建议

3.1 不断提高员工成本意识和能力素质

充足的库存可以保证企业的正常经济运行。但库存过大不仅占用企业较多的流动资金，增加资金成本和经营风险，也会带来诸多安全隐患；同时过量库存，增加了库存管理和维护费用等，是较大的浪费，与行业精益管理要求相违背。减少库存可以最大限度节约成本，提高沉淀资金的有效运作，创造更多的经济效益。而库存不足也会造成错失销售机会，零售客户满意度下降等问题。合理的库存可以在满足企业正常生产经营的同时减少对资金的占用，降低存货管理成本，为企业节约资源，同时有助于提高资金的周转速度。员工是库存管理的具体执行者。员工的素质高低和执行力决定企业制度的执行程度和管理技术的运行效果。只有员工具备较高的专业素养才能使其发挥最大作用，才能实现企业管理的目标。要通过专题培训、研讨交流等方式，提高员工对精益管理、提质增效的深刻认识，强化员工成本管理意识。引导干部职工树牢创新观念，提高创新能力、应变能力和竞争能力。鼓励员工学习库存管理业务知识，积极开展专业技能培训和管理模型推广课程，熟练掌握管理方法、模型的操作及适用条件，将理论与实践充分结合，提高能力素质。建立有效的激励奖励制度，引导员工积极主动开展库存管理课题研究、QC攻关、项目创新，把提高存货周转率、资金使用效率作为研究方向，靶向施策，精准发力，切实提高存货内部管理水平，适应高质量发展要求。

3.2 科学运用库存管控模型

科学的预测才能组织到有效的货源。将数据采集落脚点放在消费者需求上。充分运用当前建立起来的卷烟零售信息平台，积极开展市场走访和调研活动，记录市场动销数据，掌握消费变化趋势，有效发挥市场直测作用，保障数据采集质量，了解真实的消费者需求，完善数据库，有效控制“牛鞭效应”。加大数据分析力度，合理运用这些数据，实施关联分析，科学制定投放策略，并加强监测结果应用，以满足市场真实需求为出发点有效组织货源，提高预测精度。

建立合理库存量标准。用好库存ABC分类法，细化品类，结合卷烟消费特点，运用行业信息平台数据，实施动态调整。根据消费者需求、投放策略、社会库存、卷烟动销以及工业到货在途时间等数据，测算单品最高库存、最低库存和安全库存量，制定合理的经济订货量，精准控制库存水平。通过不断完善库存管控模型，在确保满足零售户订单需求的前提下，将库存控制在科学合理的安全区间，并最大限度减少卷烟库存，以降低库存对企业资金和存储空间的占用，加快存货周转速度，提高企业经济效益。

3.3 积极推进工商协同网上配货

有效提升库存管理质量，推进工商协同网上配货是行之有效的方法。工商协同网上配货平台主要是商业企业上传购销存数据，工业企业实时监测商业库存，根据网上库存预警，及时为商业配货，实现“以存定购、滚动配货”，保证商业企业即不断档又不积压，最终实现工商共同管理库存的目的。要推进工商协同网上配货模式,就要在当前工作基础上，鼓励与更多的工业企业开展网上配货，提高协同网上配货的覆盖面和网配数量及范围。在数据管理上实现协同统一，在数据使用上各取所需，联合做好到货预安排，实现数据深度共享，及时更新数据，提高工业到货响应效率，确保货源供应和卷烟采购按计划时间到货，进而做到库存在数量及结构上的合理。做好分享市场动销、社会库存等数据，动态调整采购计划，切实避免供过于求、供非所求、供不应求等问题，带来的库存积压、断货等不合理现象。根据库存和客户需求，科学调控投放策略，做到卷烟供应合理化、精准化，实现社库库存合理。

3.4 强化内部信息互通交流

存货管理贯穿于企业采购、投放、配送、核算等全过程，各部门必须积极主动加强沟通，紧密配合，通力协作，才能实现企业管理目标。营销部门制定采购计划后，要及时与物流部门沟通对接，掌握存储状况、物流信息，及时跟踪卷烟到货时间，根据库存情况动态调整市场投放策略，减少库存积压或断货带来的成本增加，降低存储成本，减少资金占用，提高资金收益。及时与财务部门沟通，做好存货收发存的会计核算，确保信息流、资金流和物流三统一。同时要强化沟通交流机制建设，定期召开经济运行分析会议，营销、物流、财务等部门分别从不同角度通报库存管控、仓储运维费用和资金占用等情况，共同分析制定有效的存货管控措施，提高库存周转率。

4 结 语

做好存货管理，及时发现管理短板及不足，进而完善库存管理体系，是对行业精益管理要求的具体落实，是提高资金回报率的有效手段，是企业适应高质量发展要求的需要。通过不断提高成本意识和员工能力素质，科学运用管理模型，积极推进工商协同网上配货模式，强化内部沟通交流，完善内控机制建设等有效措施，确保库存水平的科学合理，提高库存周转率、资金周转率，进而推动企业高质量发展。