事业单位人事档案管理的创新思路分析

吴建清

（蓬莱计划生育协会）

档案是各类主体实践中形成的原始记录，是构成民族记忆的重要信息资源。档案蕴含大量信息资源，需要及时开发挖掘深层次价值。档案管理是提供档案服务的工作，担负传承文明的历史重任。事业单位是我国事业集中部门，事业单位档案是保存政府信息的重要载体。随着社会信息技术发展等，事业单位档案管理向信息开发利用方向发展，人事档案管理方式等发生变化，需要根据时代发展创新档案管理方式。当前事业单位人事档案管理存在管理制度不健全，档案管理信息化建设不足等问题[1]。需要更新档案管理观念，提高档案管理技术利用率，促进事业单位健康发展。研究事业单位档案管理创新思路具有重要现实意义。

一、事业单位人事档案管理创新的意义

档案是在实践中形成的原始记录。档案原始文献资料需要开发挖掘深层次价值。档案服务对象是利用者，事业单位档案管理是对档案提供利用服务的工作，事业单位档案管理具有公共性非营利性等特征。事业单位档案是记录国家事业各方面资料，档案管理具有服务性。随着档案管理技术的进步，档案管理方式由手工到计算机管理不断发展[2]。

人事档案是事业单位用人选人的依据。人事档案管理创新对职工意义重大，体现在保障职工干部应有待遇，为裁决人事纠纷提供凭证。事业单位人事档案管理工作是各项工作的重要环节，档案工作可以作为制定未来发展方向的资料。随着现代信息技术的发展，新型设备设施智能化是档案信息化的发展方向[3]。档案信息化管理是将档案学等多学科交融，管理方式要重新调整传统形式组织结构。事业单位人事档案管理创新是职工选拔考察的必要措施，人事档案管理创新是建设强大职工干部队伍的保障，依法管理人事档案可以保障准确反映职工品德能力，保障干部队伍兼顾纯粹，推进事业单位人事制度改革。

二、事业单位人事档案管理现状

事业单位人事档案管理工作为科研等功能发挥提供信息支持，为管理体制改革、人才选拔任用等方面提供依据。人事档案是事业单位重要的信息库。事业单位人事档案管理包括管理实体体制制度等，人事档案实体是管理对象，管理原则是把握工作方向，相关要素相互作用维护档案管理有序进行。随着事业单位的发展，原有人事档案管理制度问题不断显现。认清事业单位人事档案管理现状问题，才能探索人事档案管理创新有效措施。

（一）事业单位人事档案管理中的问题

当前事业单位人事档案管理存在许多问题，体现在档案管理制度不健全、档案管理信息化建设不足等。人事档案管理需要高层次专业技术人员，档案管理人员要具有专业档案管理知识。目前事业单位缺乏高素质档案管理专业人才。档案工作需要具备多领域知识复合型人才，当前事业单位档案管理工作中未引入高科技管理人才。事业单位对工作人员缺乏培训，培训需要耗费经费加深档案管理资金缺乏问题。

事业单位档案管理人员专业素质低下，人事档案管理数据存在较多错误，管理人员难以快速完成机读目录校对工作。人事档案管理信息化建设重视不足，缺乏保障信息内容的安全。档案管理是系统工程，对档案信息化管理重视不足，导致信息化基础业务建设薄弱。事业单位人事档案管理中安全事故不断增加，很多内容涉及保密信息，档案管理中要避免发生泄漏事件[4]。某些档案人员会泄漏档案信息，为档案管理安全性带来很大隐患。大部分档案人员未经过严格的人事档案管理知识培训，有的单位领导不重视档案管理工作，往往安排缺乏工作经验的人员兼职，通常在上级领导检查时敷衍应付，严重影响档案管理水平。

档案管理工作不能为单位创造经济效益，部分领导认为人事档案是抄写保管材料简单工作，实际工作中未配备符合现代信息化要求的软硬件设施，兼职管理档案现象普遍[5]。人事档案是重要的人才信息档案，保证档案安全需要改善硬件设施。有的事业单位领导对档案管理投入重视不足，档案室缺乏基本设施，防火防盗等手段停留于较低水平，调阅档案采用原始手工操作方式，长期存放纸质档案导致纸张破损。虚假的档案材料会对人事档案利用造成困难，虚假人事档案材料具有雷同现象，反映出人事档案部门对档案管理缺乏重视。

（二）事业单位人事档案管理问题分析

事业单位文献档案具有重要价值，档案资料在社会信息记录等方面发挥重要作用。当前事业单位人事档案管理存在诸多问题，主要原因包括档案管理制度落后，现代档案资源利用率低等。随着计算机时代的发展，信息化在各行业中得到广泛应用。计算机的应用在事业单位人事档案管理中发挥重要作用，但一些先进的技术手段未得到有效应用。有些单位人事档案管理沿用传统方法，不利于档案管理工作效率提升。

新公共服务理论认为，应将公民利益作为业务工作目标。目前事业单位人事档案管理制度陈旧化表现为局限于平常事务性规定，未考虑民众对档案资源的需求。事业单位对人事档案管理工作保存开发不能为单位产生效益，档案人员工作中存在消极懈怠思想。事业单位专职人员专业性有待提高，档案人员对计算机使用停留于简单办公软件操作，对档案管理认知简单化。行政单位档案管理部门未进行集中培训，由于档案管理人员多数非专职人员，工作调动时对档案移交未按程序交接，导致移交中出现很多遗失档案。

事业单位传统人事档案管理技术只能提供一对一服务。随着信息技术的发展，由于档案文献较多，人们能通过互联网技术在网页寻找相应资源。档案管理需要借助各种信息技术进行精细化管理。当前事业单位档案资源利用率较低，不利于事业单位的发展[6]。资金是事业单位档案管理建设的保障，档案管理信息化建设需要电子网络基础设备，高端通讯设备价格昂贵，大部分政府将资金投入推动经济发展项目中，对档案管理信息化建设投资较少。

三、事业单位人事档案管理创新思路

当前事业单位人事档案管理普遍存在管理理念陈旧，人事档案管理机构混乱等问题。事业单位基本建立人事档案材料收集整理利用管理制度，但管理制度过于宏观，难以落实。事业单位人事档案管理问题主要原因包括历史与现实因素。加强事业单位人事档案管理创新，要坚持动静态结合等原则[7]。通过建立健全档案管理制度，加快推进档案管理信息化建设等措施，更好地促进事业单位发展。

（一）创新事业单位人事档案管理理念

事业单位人事档案管理创新是长期探索过程，需要理论实践结合推动档案管理创新。目前社会对人事档案制度改革呼声高涨，有些人提出改革人事档案制度是废除人事档案，有观点认为根本办法是推动档案制度改革，使人事档案制度转为强调符合现代社会要求的服务功能。单一国有单位人事档案管理模式不适应多种所有制经济新形势。人事档案关系到我国人事制度改革深入，目前对人事档案管理制度改革尚未形成统一定论，不同学者提出人事档案管理改革理论。事业单位人事档案管理创新废除档案不能根本解决问题。

人事档案是国家档案的重要部分，废除人事档案是抛弃无形的资产，打破组织个人档案关系链，根据社会与人事工作要求，改进现有人事档案管理制度非常必要。事业单位人事档案管理创新是系统工程，改革中需要处理好国家单位与个人档案关系，管理与利用关系。要改变传统观念，立足实际把握人事档案管理特点，充分发挥集体智慧作用，使人事档案制度改进必须从观念制度等系列措施转变进行。人事档案管理树立现代化管理思想是档案管理创新的关键。由于主客观因素，人事档案管理思想墨守成规，导致管理人员知识面狭窄，难以掌握新技术知识。信息时代事业单位人事档案工作面临各种挑战，要适应新时期人事档案发展需要，需要以人才强国战略思想为指导，树立人本理念。事业单位人事档案管理要充分体现党管人才的思想，积极推动人才合理流动，人事档案工作者要树立现代化管理观念，努力优化知识结构，不断学习人事档案管理新知识理论，培养善于把新知识转化为服务能力，充分掌握有关信息处理基础方法，掌握如何利用计算机处理信息等信息技术人才。人事档案管理人员要利用现代技术进行档案信息开发，保证人事档案管理实现计算机管理。

（二）加强人事档案制度规范化管理

事业单位职工岗位变动具有灵活性，干部档案记载材料不同，干部专业技术能力突出，人事档案中有更多技术职务变化记载等。事业单位干部稳定，履历连续性强。人事档案管理在人事制度中起到重要作用。随着社会的进步及用人制度灵活，很多人忽略了人事档案的重要性，导致某些单位放松对人事档案管理要求。改革开放后出现很多丢档造假等案例。加强人事档案管理创新是推进人事档案规范化的必要举措。

事业单位人事档案管理要求以制度化提升规范化管理水平，加快信息化建设提升档案标准化，通过数字化促进档案科学化管理。通过人事档案信息化建设可以解决传统纸质档案管理的弊端，为事业单位节约大量人力物力，结合事业单位人事档案管理要求，对人事档案信息资源合理开发利用。为推进事业单位人事档案管理规范化建设，要加大对档案制度体系落实，制定适合的考评机制。人事档案管理人员能按相关制度要求开展工作，提升人事档案管理质量。事业单位人事档案信息化建设中要以数字化建设为基础，实现传统纸质档案数字化转型，将原有纸质档案通过多种载体上传到档案管理信息系统，完善档案管理信息系统功能，通过数字化建设实现对人事档案科学管理。

人事档案依法管理是通过原则性强的执法队伍严格执法，实现档案依法规范。依法管理需要有完善的法律体系保障，有法可依、严格执法是实现档案依法管理的可靠途径。人事档案需要有强大执法管理人员队伍，加强档案管理团队建设，培养原则性强的档案管理人员。人事档案管理部门是事业单位重要信息机构，凭借先进技术为广大社会公众提供人事档案信息资源。随着信息技术的进步，公民参与政治热情高涨，信息开放透明度增强。人事档案部门要按照转变职能、强化服务的要求，加强档案管理机构服务意识培育。人事档案管理中要强化协同合作，法制化管理理念。

（三）事业单位人事档案管理创新保障措施

人事档案具有记载佐证、参考查阅等作用。人事档案文件有职工履历资料、工作经历等内容，随着职工录用培养提拔形成反映职工表现的档案。人事档案是职工职业生涯的重要证据，记载参加工作的经历成就进步。人事部门可以从档案中得知职工工作能力等信息。随着事业单位的不断改革，人事档案管理向规范化方向发展，建立人事档案工作相关规章制度，收集完善人事档案材料，完成大范围人事档案清理整理，人事档案管理信息化水平不断提升。

事业单位人事档案工作制度要按照国家标准执行，档案部门要建立符合单位实际的规章制度体系。要着重保护工作人员合法权益，按照部门特点探索制定系统档案制度。事业单位发展需要档案管理制度保障，事业单位要积极学习先进档案管理办法。档案管理现代化是服务事业单位制度改革的需要，要利用先进科技手段提高档案工作效率。人事档案管理制度要坚持制度约束双向性，制度必须具有可操作性，职工是制度的主要约束对象。各级事业单位要建立档案管理工作领导机构，建立完善质量管理体系。事业单位要定期宣传，要求单位通过级别升降实行动态管理。单位领导要将档案管理纳入日常考核，对档案管理人员实行岗位竞聘，定期对档案管理工作检查，对人事档案工作实行定量考核。事业单位要对档案实行计算机辅助管理，利用网络技术创新档案管理提供优质档案信息服务。在库房选址等方面遵照国家有关规定，库房管理要指定专人负责看管，保证档案信息安全完整。事业单位要加快档案信息化建设，提高档案信息化管理水平。

四、结语

目前事业单位人事档案管理取得一定成绩，但相比时代要求存在很大差距。当前人事档案工作处于纸质数字载体并行转型阶段，事业单位要不断创新人事档案管理工作，要求档案部门对数字档案进行全面研究，借鉴国内外先进理论经验，从加快档案数字化建设、延伸档案管理利用开发等方面开展，推动档案管理工作规范化发展。需要建立健全单位人事档案管理制度，提高人事档案信息化管理水平，为人事部门干部考察录用提供可靠资料。