提升企业办公室管理工作成效的路径探究

2023-01-08王娜印瀚刘园交

智库时代 2022年20期

王娜印瀚刘园交

（禄劝县烟草公司）

现阶段，企业办公室管理工作还存在着一些问题，主要表现在思想观念陈旧、制度体系缺失、人员能力不足、环境氛围欠缺等，导致管理工作效率低下。因此在今后的发展中，就要针对这些问题，展开详细深入地分析，然后提出切实可行的解决策略。

一、研究背景与意义

办公室，是企业的重要职能部门，起着承上启下、协调左右、联系内外的枢纽作用。随着市场竞争的越发激烈，企业要想提高自身的竞争实力，就需要做好办公室管理工作，且不断提高工作成效，推进改革力度。在此背景下，对于企业办公室管理工作，也提出了更高的要求，需要引起相关人员的高度重视。作为办公室工作人员，不仅要站在企业的高度，从全局出发，做好各项大事。还要从局域出发，做好各项小事。此外，还要处理好内部各部门之间的关系，以及各企业之间的关系，才能提高企业的综合实力[1]。再加上信息化社会的不断推进，企业必须加快改革步伐，才能获得长远持续发展。而办公室管理工作，就需要满足快节奏、高标准的要求，发挥自身的得力助手、参谋建设作用，为上级领导提供有效决策与建议，为基层员工提供优质的服务，从而营造和谐、稳定的工作环境，提高团队凝聚力。然而现阶段，企业办公室管理工作，还存在着一些问题。比如服务不到位、缺乏创新意识等等，导致办公室工作人员的整体素质较低，严重阻碍了企业的长远持续发展。因此就需要加大创新与改革力度，从管理、服务、学习等角度出发，要求办公室工作人员做好自身本职工作，不断提升管理工作成效。

二、企业办公室管理工作概述

（一）含义

企业办公室管理工作，就是指通过计划、实施、组织、控制，实现各种资源的优化与充分利用，从而完成既定的工作目标。同时，需要办公室工作人员，相互团结一致，朝着共同的方向迈进，才能取得显著的成效[2]。而成效，是指办事的效率与工作的能力，需要调动办公室工作人员的积极性、主动性、创造性，从而有序、高效开展各项工作，才能提高服务、管理等工作质量。在实际工作中，需要在整个办公室管理工作中，严格按照相应的指示，或者既定的目标，进行人、财、物等管理、协调与服务，最终实现有限资源的最大化使用与合理配置。

（二）特点

企业办公室管理工作的特点，主要表现在：第一，由于各企业的性质不同，因此办公室管理工作的内容、方向等，就存在着一些差异。然而在很多方面，又具有着共性。其中严谨性，就是办公室管理工作的特点之一。在实际工作中，既要严格遵循国家的相关法律政策，以及党的方针，保障其在企业中的有效贯穿与规范实施，还要正确处理国家利益与企业利益、社会效益与经济效益的关系。要站在全局与长远的角度出发，有序组织、高效落实各项工作，将大事与小事都能够完美解决[3]。第二，综合性，也是企业办公室管理工作的特点之一。办公室管理工作，既包括信息资料的搜集与整理，上级决策的传达，以及提供科学的建议；又包括为基层工作人员解决实际困难，做好企业资金与物资的管理。因此与企业多个部门，都有着紧密的联系，又涉及到多个部门的工作。比如财务、人事、计划等，需要办公室工作人员掌握丰富的理论知识，具备高超的工作能力，能够熟练操作现代化设备，高效、综合处理各种问题。第三，主动性。企业办公室管理工作，除了被动完成领导的相应要求外，还要主动展开各项工作，才能提高工作的实效性。比如要具有敏锐的洞察力，能够全面、正确领会领导的意图，总结与提炼工作经验；在各项工作开展之前，还需要做好仔细、深入调研，能够进行换位思考，主动寻找解决问题的途径与方法；此外，还要从多个方面与渠道，获取相应的信息资料，做好计划、部署、服务工作。第四，服务性。办公室管理工作人员在实际工作中，不仅需要做好各项管理工作，还要具有服务意识，能够为基层工作人员提供优质的服务，从而营造良好的工作氛围，提高团队凝聚力。

（三）问题

1.思想观念陈旧

思想观念陈旧，是企业办公室管理工作存在的问题之一，其表现在：第一，很多企业的领导层，对于办公室工作缺乏正确的认知。既未能投入大量的人力、物力与财力，又缺乏优秀人员的培训，工作的约束与规范，导致办公室人员的思想观念陈旧，业务能力停滞不前，综合素质有待强化。第二，作为办公室工作人员，还需要具有高强的创新意识，才能提高工作成效。然而在新形势下，很多办公室工作人员，严重缺乏走出去的勇气与魄力，仅局限在内部的工作职责中，缺乏主动进取与创新精神。

2.制度体系缺失

制度体系缺失问题，主要表现在：第一，岗位责任制度缺失。由于企业办公室岗位责任制度的缺失，因此无法严格约束、有效规范每一位工作人员，导致其职责不清晰，相互协调性差，最终影响工作效率[4]。第二，激励制度缺失。由于激励制度的缺失，无法为办公室工作人员及时给予奖励与激励，导致工作人员态度消极，影响其工作积极性与成长。第三，培训制度缺失。办公室工作人员，需要不断学习与深造，才能做好本职工作。然而由于培训制度的缺失，导致多数人员不愿自主参与学习培训，或者由于培训内容陈旧，从而影响工作效率。

3.人员能力不足

办公室工作人员的工作能力，与工作成效有着密切的关联。然而现阶段，企业办公室管理工作在开展中，还存在着人员能力不足的问题。第一，由于办公室工作人员的日常事务繁忙，无法抽出大量的时间与精力参与到学习培训中。因此就无法及时掌握先进的政策方针、理论知识等，进而影响其工作能力与效率。并且在业务钻研中，不够主动与深入，未能紧跟时代发展，主动学习相应的技术与方法，从而影响工作效率[5]。第二，企业为办公室工作人员提供的培训深造机会较少，且途径单一。因此很多办公室工作人员，不愿主动参与，以及无法随时随地参与学习，导致自身综合能力较低。第三，由于办公室工作岗位具有着特殊性，因此就需要工作人员具有着高强的协调能力。然而很多企业的办公室工作人员，都是从其他部门岗位调任，缺乏相应的理论与技能，对于业务不够熟练。

4.环境氛围欠缺

良好的办公环境与氛围，是企业办公室管理工作有效开展的关键。然而现阶段，还存在着环境氛围欠缺的问题，导致办公室管理工作的效率低下。第一，由于办公室工作的任务繁忙，处理事宜较多，因此无法抽出大量的时间与精力，进行个人形象的维护、办公室卫生的整理[6]。比如办公桌的资料胡乱堆放，办公室卫生不过关等，都会影响办公室工作的质量与效率。第二，由于人员思想观念较为陈旧，管理制度体系的缺失，办公设备的老化，因此很多办公室工作人员，严重缺乏责任意识、主动学习意识、创新创造力等，导致整个工作环境氛围比较消极。

三、提升企业办公室管理工作成效的路径

（一）强化责任意识

企业办公室工作人员，需要先强化自身的责任意识，才能将各项工作落到实处，从而提高管理工作的成效。第一，办公室工作人员，需要紧跟时代发展，深入了解市场发展动态，认清自身的职责与使命，且树立高强的责任意识，具备团队合作意识，能够主动与其他工作人员，保持密切的合作交流，能够与企业的未来发展，保持统一战线，认真履行自身职责，做好本职工作[7]。第二，每一位办公室工作人员，都要以大局为主，在资料信息的搜集与整理，以及上级决策的传达，都要做到真实、全面与高效，才能成为上级领导的得力助手，成为基层员工的合作伙伴。第三，办公室工作人员，还要不断磨炼与提升自我，增强自身的责任心与自信心，上到为领导提供建议性策略，下到为基层员工解决实际困难，不断提高自身的综合能力，最终提升企业办公室管理工作成效。

（二）健全制度体系

企业办公室管理工作成效的提升，需要规范化、可操作性、科学化的制度体系约束下，才能保障办公室管理工作的有序落实与高效开展，因此就需要高度重视制度体系的健全，将各项工作落到实处。第一，通过岗位责任制的建立，要求各办公室工作人员，明确自身职责，清楚自身使命，做好自身本职工作。首先，企业办公室工作人员，要全心全意协助领导做好各项工作，认真履行自身的参谋职责。比如资料信息的收集与整理、经验的分析与总结、各项调查与研究等，能够从全局与长远的角度出发，为领导决策提供参考性建议。此外，还要合理安排各项事宜，成为领导的左膀右臂[8]。其次，办公室工作人员，还要认真履行自身的协调职责，做到统筹大局，相互协调，保障各项工作的有序开展。比如上到密切联系领导，下到密切联系基层工作人员，多换位思考，勇于解决每一位工作人员的困难。做事情要认真、灵活与高效，加强多个部门与人员的互动联系，做到相互支持与协作，朝着共同的目标前进，营造良好的企业工作环境。最后，还要认真履行自身的服务职责，做到热情、全意服务。无论是与办公室工作人员，还是与上层领导、基层工作人员，都要和谐相处，热情服务，才能将各项工作落到实处。第二，通过办公室内部管理制度的建立，保障企业办公室管理工作的有序、高效开展。在内部管理制度的建立中，需要基于现行制度之上，找出现行制度存在的问题，并且积极借鉴其他企业的优点与长处，进行制度体系的完善与优化。此外，还要紧跟时代发展，以及企业的发展目标与方向，建立一套科学化、多元化的管理制度，严格规范与约束办公室工作人员的行为。比如值班制度、突发事件应急制度、公文收发制度等，提高办公室管理工作的成效。第三，通过考核制度的建立，并且搭配奖惩机制、激励机制，调动办公室工作人员的积极性。在实际管理中，可以将办公室工作人员的工作能力、职称、培训教育情况等，与其薪资报酬相挂钩。对于表现优秀的员工，还可以通过奖励的发放，以及外部激励，调动工作人员的热情，指引其全面、持续成长。第四，通过现代化管理制度的建立，实现企业办公室管理工作的信息化、数字化、网络化管理，提高管理工作的成效。随着互联网信息技术的普及，企业在办公室管理中，就可以将互联网信息技术实现广泛应用。不仅改变了办公室管理工作的模式，而且实现了网络化与信息化管理，提高了工作成效。

（三）打造优秀团队

一支优秀的办公室人员队伍，可以提高企业办公室管理工作成效，加快工作创新与改革。因此在未来的发展中，就需要打造一支优秀的团队，提高各项工作水平与质量。第一，在新的形势与背景下，传统的办公室工作方法，已经不再适应现阶段的发展需求，因此就需要进行不断创新。作为办公室工作人员，就要跳出传统的思维圈，敢于不断创新，主动学习新思想与知识，建设创新型、现代化办公室，展开办公室管理工作。同时，还要主动总结经验，分享心得，善于运用现代化信息技术，能够从长远与全局的角度出发，探索新的管理方法、工作流程、制度体系等，最终引导全体员工迈向创新的方向，提高办公室管理工作成效[9]。第二，企业要想获得长远持续发展，就要提高团队凝聚力，且打造一支主动学习、敢于创新的人员队伍。作为办公室工作人员，也要主动参与学习深造，学习更多的知识与技能，丰富自身的工作经验，才能提高管理工作成效。在今后的实际工作中，要通过制度体系的建立，引导、规范办公室工作人员，主动参与到学习深造中，且采用多种方法与途径，提高自身的综合素质。作为企业，还要根据办公室工作的实际情况，为办公室工作人员提供多元的培训深造机会。且根据其性格、岗位、能力等，制定个性化的学习培训计划，营造浓郁的学习氛围。最后，办公室工作人员不仅要注重理论知识的学习，还要主动落实到实践中，虚心请教他人，全方位锻炼与提升自我。第三，实事求是是企业办公室管理工作开展的主要依据。因此在打造优秀团队时，还需要引导办公室工作人员，做到实事求是，从而提供优质的服务。比如在工作谋划时，需要从实际出发，提出更多的解决措施，且深入到一线调查中，总结丰富的经验，借鉴与学习他人的优点。在工作部署时，需要结合实际需求，以节约成本、科学合理为原则，提高工作实效。在提供服务时，要反应灵敏、行动迅速，能够在最短的时间内，为上级领导与基层员工，提供个性化的优质服务。第四，做到团结一致，朝着共同的目标与方向迈进，才能有效提升企业办公室管理工作成效。作为企业办公室工作人员，需要与内部人员团结一致，相互协作与帮扶。接下来与上级领导、基层员工团结一致，能够全心全意为领导与基层员工服务，营造和谐、团结的工作环境。

（四）加强文化引领

加强文化引领，也是提升企业办公室管理工作成效的路径之一。企业办公室文化，是办公室部门与工作人员，在长期工作中总结与提炼出来的，被大众所认可与接受的价值、行为等。因此各企业在提升办公室管理工作成效时，就可以加强文化方面的引领，实现工作的创新与改革[10]。第一，企业办公室文化的形成，需要基于社会主义核心价值观之上，以及企业文化之上，然后进行提炼与总结，要适应于企业办公室工作的实际情况。第二，企业办公室文化在建立时，还需要紧跟时代发展，积极借鉴国内外优秀的经验与方法，主动创造先进的文化理念，从而营造积极、浓郁的文化氛围，最终引领全体工作人员，主动参与到本职工作中。