浅析办公室档案管理的现状与优化策略

姜黎黎

（青岛市市南区综合行政执法局）

一、档案管理的重要性分析

（一）是政务活动的重要参考依据

办公室的档案资料通常记录了政府单位的公务活动、人事变动、员工业绩等，不仅能够反映政府单位业务活动的发展轨迹，而且为以后的政务活动开展奠定了良好的数据基础。办公室档案管理是机关单位中不可忽视的辅助工具，在处理政务工作、履行社会职能方面发挥着重要的职能作用。在实际操作中，政府单位通过对档案资料的统计、整理、分析，从而了解社会民众的本质需求，确定合理的政务发展方向，提高政府单位的政务服务水平。

（二）为政府单位内部改革提供方向

在新的时代背景下，社会对政府单位提出了越来越高的要求，这就需要政府单位对内部结构进行大刀阔斧的改革，此时，档案管理工作发挥着重要的职能作用。档案管理对过去的政务活动做出了详细的记录，政府单位可以从中发现过去政务活动的缺陷与不足，明确未来的政务活动目标，优化政务活动方案。从这个角度分析，档案管理工作为政府单位的内部改革提供了重要的指导作用，在一定程度上保证了政府单位内部改革的有效性和科学性。

（三）是政府单位宣传教育的最佳素材

档案管理记录着历史的发展进程，是文艺创作、活动开展、社会实践、爱国教育、文化宣传的重要素材。政府单位可以借助档案管理评选出一些光荣事迹、劳动模范、爱国先锋，面向广大社会宣传艰苦奋斗、热爱祖国的社会主义核心观，从而提升广大群众的思想素质，强化宣传教育的成果。在政府单位内部改革的时代背景下，档案管理是最好的宣传和教育工具，因此在以后的档案管理过程中，相关人员除了收集、鉴别、记录档案信息之外，还需要充分挖掘档案信息中的闪光点，加大宣传教育力度，使得档案管理发挥出更大的职能作用。

二、档案管理的现状分析

（一）政府单位办公室档案管理模式分析

在社会经济高速发展的时代背景下，我国政府单位的档案管理建设迎来了巨大的机遇，同时面临着巨大的挑战。尤其是在乡村振兴、美丽乡村建设等多个国家战略逐步落实的时代背景下，政府单位档案管理的数量、级别都呈现出高速增长态势，这给档案管理带来了不小难度。如今乡镇街道办公室的档案管理主要有四种形式：第一种是乡镇街道综合档案室管理模式；第二种是区县级档案馆分管模式；第三种是乡镇街道档案管理模式；第四种是委托第三方档案管理模式。各个乡镇地区需要根据当地的经济发展水平，选择合适的档案管理模式。就目前来看，我国很多乡镇地区使用的都是乡镇街道综合档案室管理模式，这种管理模式能够有效地提高乡镇街道各个部门、各个站所、各个门类档案的资源利用率，确保乡镇街道档案的集中统一管理。与此同时，我国乡镇街道的文书档案、业务档案由乡镇街道综合档案室管理，年代久远的文书档案则由档案局统一管理，定期移交给区档案馆。

（二）办公室档案管理信息化建设现状

在信息技术飞速发展的今天，很多行业都受到了新型电子信息技术的影响，政府单位办公室档案管理也不例外。传统的档案管理以纸质材料为主，但是在5G技术、大数据技术逐步应用的今天，纸质档案的弊端也慢慢显露出来，纸质档案在调取、检索时，只能依靠人工慢慢查找。假如将信息技术引入其中，可以在短时间内检索到人们需要的信息资料。因此，我国乡镇地区办公室档案管理也逐步开展档案信息化建设，例如有的乡镇地区根据《全国档案信息化建设计划纲要》的相关要求，逐渐建立了档案管理软件尚德档案馆一体化建设系统，并为各个部门、各个单位配备了尚德档案馆一体化软件账号，逐步完善档案管理信息化配套设施，积极开展档案管理数字化标准化建设等工作。有的乡镇地区将信息技术引入到档案管理当中，逐渐整合了照片档案、重大活动档案、专项工作档案为一体的数据资源中心，使得档案管理信息化建设又迈出了一大步。

（三）档案资料服务利用情况

最近几年，我国很多乡镇地区的档案资料的数量和规模呈现高速增长趋势，政府单位与普通民众之间的距离进一步拉近，但是档案资料的利用价值却没有明显的提升，不管是政务公开，还是宣传教育，档案管理始终处于独立运作状态，并没有发挥出相应的职能作用。如今很多乡镇单位的档案管理人员的意识较为薄弱，片面地认为档案管理就是简单地统计、收集相关信息，不了解档案资料的利用价值和利用途径，档案信息的内在资源始终得不到有效发挥，极大地弱化了档案管理的职能作用。在政府单位内部改革方面，很多乡镇单位管理层都是根据上级领导指示开展内部改革工作，没有对档案管理进行深入的分析研究，在不了解乡镇单位发展历程、发展特点的情况下，机械化地开展政府单位内部改革工作，使得内部改革脱离了政府单位的基本面，最终的改革成果也非常一般。

三、办公室档案管理的问题分析

（一）档案管理的意识淡薄

截至目前，很多政府单位根本不理解档案管理的重要性，档案管理的意识非常淡薄，具体表现如下所示：首先，很多政府单位领导人觉得档案管理只是一个简单的统计工作，只要保证档案资料齐全、不丢失、不遗漏就可以了，还有的领导人认为档案管理不会产生政绩，也不会给单位带来可观的价值和利润，更不会将档案管理放在心上。然后，很多政府单位都没有将档案管理放在重要地位，没有为档案管理提供充足的人力支持、资金支持和物质支持，很多时候随便派遣一个业余人员，简单整理一下资料就认为万事大吉了，这样的档案管理工作始终停留在表面，无法推动档案管理工作的进步与发展。最后，有的档案管理员缺乏正确的档案管理意识，在档案管理工作中不思进取、得过且过，很多时候只是为了完成上级领导指派的任务，在档案管理工作中毫无建树，拉低了政府单位档案管理的整体水平。

（二）档案管理设施不齐全

虽然我国部分政府单位在档案管理工作中引入了信息化设备，但是从整体角度分析，档案管理的配套设施建设依然比较落后，阻碍了档案管理工作的进一步发展。首先，很多政府单位的档案管理工作依然采用传统的手工管理模式，诸如档案资料的收集、整理、编目都是由人工完成的，大大降低了档案管理的效率，由此引发的档案信息错误也时有发生。然后，如今很多政府单位还没有设置标准完善的档案室，档案资料的收发、借阅都没有登记造册，导致档案文件丢失的问题层出不穷，不利于政府单位办公室的档案管理工作的进一步发展。最后，档案管理信息化建设需要大量的配套设施，诸如计算机、扫描仪等硬件设施，但是很多政府单位办公室以档案资料少、人员数量少为由，拒绝采购计算机、扫描仪等现代化设备，导致档案管理与现代社会相脱节，不利于政府单位办公室档案管理工作的进步与发展。

（三）档案管理人才匮乏

档案管理优秀人才短缺是政府单位办公室面临的普遍问题，这也是档案管理工作始终处于低下水平的重要因素。首先，很多政府单位的档案管理人员都没有接受系统的培训，这些人员的档案管理观念比较落后，在实际操作过程中经常出错，一方面影响了档案管理工作的进程，而且给档案资料的实践应用带来了极大的不利影响。然后，政府单位没有根据实际工作需求，没有选择合适的档案管理人员，而是随便从其他部门调派几个员工来负责档案管理工作，这些人员往往身兼数职，没有充足的时间和精力来处理档案管理工作，更不会主动学习档案管理知识，导致档案管理逐渐趋于无序化运作状态。最后，政府单位的档案管理人员不够固定，档案管理的人员调动十分频繁，导致档案资料的收集、整理、归档都存在诸多纰漏，对档案工作带来了极大的不利影响。

（四）档案管理制度不健全

当前，政府单位办公室的档案管理制度漏洞百出，在一定程度上抑制了档案管理工作的进步与发展。首先，目前不少政府单位办公室没有制定完善的档案管理流程，使得档案管理工作没有合理的标准依据，档案管理工作想到哪儿、做到哪儿，再加上档案管理制度不够健全，使得档案管理人员在具体操作过程中我行我素，违反规定、执行不到位的事情时有发生。然后，当前政府单位在档案管理方面尚未制定科学合理的监督机制，即便档案管理工作出现了较大的瑕疵，相关人员也不会受到相应的惩罚，导致以前出现的问题在以后的档案管理过程中还会出现，不利于档案管理的健康稳定发展。最后，我国政府单位办公室的档案管理体系更新速度非常慢，而且很多时候档案管理工作的更新都是被动进行的，落后的档案管理体制与现实需求产生了巨大的偏差，如何解决这些问题是政府单位需要考虑的重要问题。

四、办公室档案管理的优化建议

（一）强化档案管理的意识

不断强化档案管理人员的管理意识，是提高政府单位办公室档案管理水平的重要举措。首先，政府单位办公室人员要清晰意识到档案管理工作的重要性，档案管理不仅是政务活动的重要参考依据，而且是宣传教育工作的重要基础，将档案管理作为政府工作的重要内容，从根本上提高对档案管理工作的重视力度。然后，政府单位办公室应该在档案管理方面投入大量的人力支持和资源支持，为档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础，定期对档案管理工作开展审核检查工作，及时发现档案管理中的漏洞与不足，并督促档案管理人员及时改正，形成一个良性的档案管理机制。最后，档案管理人员要不断提高自身的意识思维，除了做好档案资料的获取、整理与归纳等基本工作之外，还需要深入研究档案资料的利用价值，将档案管理引申到内部改革、宣传教育、政务活动上来，从而提高档案管理工作的职能作用。

（二）加强档案管理设施建设

政府单位办公室在档案管理工作中要不断加强信息化建设，优化完善档案管理配套设施，具体作法如下所示：首先，政府单位办公室要紧跟时代潮流，努力打造完善的档案管理信息平台，引进电子政务，提高档案信息资源的共享水平。政府单位办公室可以模仿大型国有企业的档案管理信息化建设状况，采购先进的档案管理硬件设施，及时引进市场上热门的档案管理软件，从而推动档案管理工作的信息化建设。政府单位办公室要摒弃传统落后的手工管理模式，尽快实现档案信息资料的电子化，建设专业的政府信息公开网站，方便广大民众对政务动态信息的获取，以档案管理资料为依托，通过官方网站、微博等平台大力宣传优秀的人物事迹，强化宣传教育的职能效用。最后，政府单位办公室应该利用信息技术，逐步实现档案信息的系统化管理，利用计算机、云数据平台对财务信息档案、政府业务档案、人事资源档案进行分类管理，一方面可以提高档案管理的信息化水平，另一方面可以为后期的档案调用提供更大的方便。

（三）培养优秀的档案管理人才

政府单位办公室要想进一步提高档案管理水平，就需要培养大量的档案管理人才，具体做法如下：首先， 政府单位办公室要高度重视档案管理工作的人才支持，适当提高档案管理人员的选聘标准，尽可能从专业毕业生中挑选出优秀的档案管理人员，这些人员往往能够在短时间内适应档案管理工作环境，在档案管理方面做出突出的贡献。然后，政府单位办公室应该加强档案管理人员的技能培训，定期对档案管理人员进行业务考核，从而发现档案管理人员的优势和劣势，帮助档案管理人员改正自己的缺陷与不足，不断提升档案管理人员的素质和能力。最后，政府单位办公室要尽可能减小档案管理人员调动的频率，派遣专业人员专门负责档案管理工作，当政务活动较多，档案管理工作压力较大时，可以抽调一些人员来帮助档案管理人员，提高档案管理工作的灵活性，不仅可以降低档案管理人员的工作压力，还可以提高档案管理水平。

（四）完善档案管理制度体系

在以后的发展过程中，政府单位办公室要加强档案管理制度的优化建设，推动档案管理工作的规范化运作。首先，政府单位办公室要优化档案管理流程，细化档案管理内容，对档案信息的获取、整理、鉴别、分析、利用等各个环节的规则、制度、要求作出明确的说明，并督促档案管理人员严格按照标准开展档案管理工作。然后，政府单位办公室要制定科学完善的档案管理监督机制，对档案管理人员的工作表现、行为活动实施严格的监督管理，杜绝我行我素、徇私舞弊的行为发生。尤其是档案管理人员的日常考核方面，要制定一套切实可行的考核体系，对考核成绩较差的档案管理人员给予严厉的批评，督促档案管理人员严格按照规范制度开展档案管理工作。最后，政府单位办公室要创新档案的开发与利用形式，坚持“以人为本”的理念，利用档案管理信息为广大民众提供更加优质的政务服务。例如，在政务公开背景下，政府单位应该及时公布政务活动的目的、方法、资金使用情况等，接受广大群众的监督与指导，广泛吸取广大群众的意见，从而建设一个公众满意、社会满意的服务型政府。

五、总结

档案管理是政务活动的重要参考依据，是政府内部改革的重要指引，是宣传教育的重要基础。通过对政府单位办公室档案管理的现状进行详细地分析探讨，从中发现了诸多问题，即档案管理的意识淡薄、档案管理设施不齐全、档案管理人才匮乏、档案管理制度不健全等，不仅拉低了政府单位办公室的档案管理水平，而且极大地弱化了档案管理的职能效用。在以后的档案管理过程中，政府单位办公室要强化档案管理的意识、加强档案管理设施建设、培养优秀的档案管理人才、完善档案管理制度体系，从而形成一个科学完善、系统全面的档案管理体系，更好地开展政务活动、宣传教育，为政府机构的优化改革提供强大的动力支持。