互联网背景下精益化管理在学籍管理工作中的应用与探索

2023-01-06姜宏锦邵丽丽刘明明

黑龙江科学 2022年1期

姜宏锦，邵丽丽，刘明明

(牡丹江医学院，黑龙江牡丹江 157011)

精益化管理是一种科学的管理方法，一种永续精进的管理过程，精、准、细、严是精益化管理的核心思想。高等教育学籍管理工作的每一个环节均对管理者提出了精、准、细、严的要求，因此将精益化管理引入学籍管理工作中不失为一种响应新发展格局的常态式管理模式，随着移动互联网的发展，在线进行学籍管理并办理学生学籍异动处理成为一种趋势。

1 精益化管理模式概述

1.1 精益化管理概念

精益管理的概念始创于丰田公司大野耐一实行的即时生产概念，即在企业的生产环节及其他运营活动中彻底消灭浪费现象，这就是精益理念在管理中应用的核心[1]。精益管理的意义在于降低成本、提升价值流效率、提高客户满意度、实现股东价值最大化。

1.2 精益化管理特点

实现精益化管理的前提是要了解精益化管理工作的特征，精益化管理两个要素即：“精”——少花时间、少投入、少消耗资源；“益”——多产出效益、精益求精[1]。管理过程中凝练出的主要特点为精、准、细、严。精是精湛、精心、精益求精；准是准确、无误、具体；细是细致、细节、到位；严是严谨、严格、一丝不苟。管理者应该在了解精益化的本质上下功夫，勤于实践、勤于思考、勤于反思，在精益化管理的特点里提炼出适于本行业管理岗位的理念，不断在实践中吐故纳新，做好管理工作。

1.3 精益化管理与信息化的结合

精益化管理需要一定的技术作为支撑，在信息化逐步渗入高校管理体系的过程中，移动互联网为其提供了快速的实现方案。随着区块链技术的诞生，精益化学籍管理成为一种科学的管理理念，这种管理理念超出了管理者自身的管理经验和业务能力，是信息化与精益化互相融合的体现。同时，在管理平台的运用上可选择的技术平台也逐渐增多，钉钉平台、微信平台等均可辅助实现学籍管理的精益化。

2 精益化管理在学籍管理中推行需明确的问题

2.1 更新管理理念，树立精益意识

高等教育学籍管理贯通学生整个大学生涯，陪同学生从入学到毕业，因此，每一项学籍管理工作都需要工作人员做到细致入微，从而保证大学生切身权益不受损，进而保证教育的公平公正。“互联网+”时代对高校学籍管理工作提出更高的要求和标准，要切实提高业务本领，改革传统封闭、被动式的服务模式。高校学籍管理必须与时俱进顺应新时代的发展理念、谋求新的管理模式，学籍管理要加强顶层设计，形成问题导向，不断以事务服务为立足点，强化过程约束，挖掘内在激励机制，实现以服务为基础，约束和激励联合制动的管理理念，转化服务模式，做好常规服务，履行管理职责。

2.2 加强学习研究，培养精益思维

精益思维是精益管理的核心，部分企业对精益管理仍然认识较少，可通过举办培训研讨班、建立精益企业研究中心和示范中心等方式，积极引导各行业领域通过培训探索运用，鼓励相关行业灌输精益管理思想，运用精益管理方法。随着“互联网+”时代的到来，学籍异动呈现出了日趋多样、繁杂的特点，原有固化的学籍管理方式已不能满足目前的需求，招生规模的扩大以及培养方式的多样化导致学生学籍数据在学校部门间信息不对称、滞后的问题越来越严重，部分高校学籍管理工作存在重收集轻利用、重管理轻服务等现象。这些都对高等学校教学管理质量及效率的提升产生了影响[2]。高校迫切需要结合自身情况，按照精益思维原理改进学籍管理工作。

2.3 运用渐进模式，推行精益管理

精益管理不是学籍管理工作的全部，它应与其他管理方式相协调，要因事施管，重视构建有效的支持系统，以实现学籍管理的科学化，加强对学籍数据的采集、整理及利用过程的研究，注重学籍数据的精准度，创立尊重学生个性化发展的个性化精益原则，提高管理人员业务素养和管理能力，最大限度地提高学籍管理的实效性。

3 精益化管理在学籍管理中的应用路径

3.1 理清权责职能

《普通高等学校学生管理规定》中对学籍管理进行了明确规定，高校学籍管理内容涉及学生从入学到毕业的各个环节，包含入学与注册、休复学、转学、转专业、留降级、毕业等内容[3]。每个环节都要求学籍管理人员认真细致地工作，保证事务性服务收到成效。高校学籍管理工作要确保职能明确、责任清晰，厘清职责边界，建立健全责任清单，压实工作责任，着力解决权责不清、办事推绕拖等问题。学籍管理机构设置和职能配置应当对应，构建起运行顺畅、充满活力的工作体系。对学籍管理工作列出权力清单，对学籍管理部门行使的权力进行全面梳理、清理规范、审核确认，以清单形式列明权力事项等并向学生及社会公开。

3.2 再造服务流程

学籍管理部门要深入思考和分析整个服务流程，从学生需求出发改造服务流程，通过对服务流程的构成要素进行重新组合，对现行工作方式进行反省和创新，重新设计服务流程，提高学籍管理业务流程的绩效。对学籍管理流程进行再造，利用先进的信息技术重新构筑各环节之间的逻辑关系，使环节间的关系更符合工作的内在逻辑；削减出于监督心理而加设的环节，从而使环节的关系更为简洁，流程的转换更为通畅，提升学籍管理的运作效率。

3.3 优化办事程序

优化办事流程将改善学籍管理部门的整体风貌，针对个别办事指南不明晰、办事学生反复跑路、办理流程不清晰等问题，结合实际进一步加强一体化服务平台建设，修改完善办事指南，制订一次性告知单，最大限度精简申请材料，减少不必要的审核环节，并充分运用移动互联网技术实现远程预约办理。学籍办事流程优化的实施过程包括：A.优化日常学籍异动办事流程，提高学籍管理部门整体工作成效。B.加强职能部门间沟通协调，保证整个学籍办事过程层次有致。C.完善整合管理，建立适应学籍管理的新机制。D.构建快捷、高效、高质的学籍事项受理系统。E.实现在线预约，减少时间耗费。

3.4 明确服务导向

随着高等教育改革的不断深入，必须进一步强化为师生服务的理念，未来学籍管理工作的重点和改革思路必须以此为导向，充分考虑学生利益，助推高等教育改革工作向纵深发展。以提升服务水平为有力抓手，明确工作导向，推动学籍管理工作向服务型迈进，不断促进高等教育学籍管理工作健康快速发展。以学生为本、依法建章、管理育人、服务育人。

3.5 强化学籍档案管理

构建精益化管理模式，实现学籍档案的收集、归档、利用和保护的规范化、标准化，提升管理能力。学籍档案包含学生的个人信息、学生登记表、学籍卡、学习成绩、留级、升学、转学、留学、奖惩情况等学生在学习期间的大量信息。学籍档案是对学校、社会和个人具有保存价值的真实记录，日常管理过程中学籍档案的收集、归档为学籍管理工作的顺利开展提供了客观依据。学籍管理工作人员要树立开发利用学籍档案的理念，为教育教学、科研、管理提供服务。

3.6 推进风险控制工作

高校学籍管理以经济领域的风险理论为依据剖析其风险类型，综观学籍管理工作内容和其产生的相关教育纠纷类型，高等学校学籍管理风险体现在入学注册风险、学籍异动风险、学生毕业资格风险、学生毕业注册学位注册风险等方面[4]。学籍管理部门要运用风险识别理论对风险进行预测，采取必要预防措施：A.明确责任分工，实行分级管理。B.及时处理信息，实现管理价值。C.建立信息系统，完善沟通渠道[4]。以学籍管理风险为导向，通过高校学籍管理部门内部优化和改进，逐步形成控制评估标准，推进学籍管理风险防控能力不断提升[5]。

3.7 建立精益化决策管控体系

为提高管理水平、推进工作效率，形成以处级、科级、科员分级授权的决策管控体系。为使学籍业务更加细化和具体化，以学籍业务分级授权的形式细化决策事项、管理层级和决策形式，使决策程序清晰易懂，一目了然，可操作性强[6]。管理者树立正确决策的意识，管理流程井井有条、运作流程清清楚楚，创建学籍管理岗位规范，良好制约监控点，管理状态公开透明，形成各项学籍管理任务彻底执行、学籍管理人员用心做事的良好氛围。