新形势下加强国有企业办公室职能管理的探究

2023-01-05徐海霞

时代商家 2022年36期

徐海霞

（四川鑫顺矿业股份有限公司，四川成都 610051）

一、国有企业办公室职能管理概述

国有企业办公室是协调国有企业内部业务经营运转问题的综合办公行政部门，负责指导企业行政类机构的各项工作，在国有企业中占据着非常重要的地位，是保证国有企业能够正常运转的重要部门，是联系各部门之间的枢纽。作为国有企业领导干部重要的业务助手，办公室人员需要认真把握企业大局，服务党委领导和服务好基层工作的指导原则，做好本职工作相关环节的服务工作。从具体职能方面划分来说，国有企业办公室承担起了政府服务、联络、协调和督办等工作内容。我们应当知道国有企业发展是我们国民经济整体发展大局中非常重要的一部分，同一般企业相比，工作方式内容和工作管理方法模式仍存在明显的体制差异性，这一点就需要各级办公室及管理岗位人员要按照新时期任务下，及时对各类办公室职能及其管理办法进行相应创新改进和动态调整，以真正符合我们新时代企业发展规律的客观需求，让广大国有企业工作得到全面进一步发展。国有企业办公室的规范化职能管理是使用科学的理论知识、实践技能、工具和方法，通过有效的人际沟通和协调，整合所有资源的管理目标和需求。国有企业办公室人员的协调工作非常重要，如果协调不好各方面的关系，那就很容易发生推诿扯皮的事情，甚至会出现管理上的错位。在办公室职能管理工作中会遇到很多突发的事情，不能只凭借工作经验来解决，还需要一定的管理水平和理论水平来规范化管理。国有企业办公室职能管理具有以下几个方面：

1.对上下各部门工作进行管理和协调。国有企业对上下部门的协调管理工作是指在各部门之间进行传达消息、促进相互沟通，解决部门之间的矛盾，维护各部门关系。从某种程度上来讲，国有企业办公室在国有企业中起着桥梁的作用，是联系上下各部门之间的枢纽。

2.平行协调各个部门之间业务的垂直管理分工和协调。国有企业办公室工作人员除了应该对所属企业之间的垂直上下级部门工作进行全面有效系统的协作沟通，还要注重对其平行部门进行组织人员关系的有效协调管理和部门工作职能的综合协调，对其各部门人员进行规范的组织管理，解决企业平行各部门成员之间发生的各类矛盾和相关业务沟通衔接问题，达到协调各部门职能发展的整体平衡，使得单位各部门都能够凝聚形成团结统一协调的核心力量，共同来推动企业整个垂直单位之间的进步。

3.协调国有企业与外部之间联系。办公室工作职能还应该包括对外投资管理等的具体协调。随着近几年我国地方经济社会各项事业的较快速向前发展和中国市场经济一体化的大发展与需求，国有企业与其他各类企业协调的关系也变得越来越复杂。协调国有企业和与社会其他各种企业间的利益关系，也是企业办公室工作管理重要的一种工作职能。国有企业办公室也要注重同当地其他大中型企业主管部门以及地方政府部门间的良好协同关系，国有企业办公室以外的政府工作部门人员应该是我们整个国有企业的共同代表，负责收集传递广大企业领导的反馈意见，从而也可以借此实现一种良好外部协同服务关系来达到促进国家共同繁荣的长远发展。

二、新形势下加强国有企业办公室职能管理的重要性

在如今日趋激烈的今天，国有企业也逐渐成为世界经济竞争的关键，是市场经济体制的有机组成部分。国有企业办公室职能管理应该在当代企业管理中具有调度、指挥和服务的基本职能。作为行政中枢，做好国有企业办公室工作有着非常深远的意义，更需要扎实的态度。过硬的综合素质以及科学完善的管理才能。国有企业办公室的职能管理非常重要，任务也非常间距。办公室职能管理工作的范围也十分广泛，既要负责搜集第一时间的精准信息，辅助企业管理层做出决策，又需要安排好办公，反馈真实情况，掌握上传下达的技巧，搞好协调交流。根据办公室工作的内容以及工作性质需求，企业往往都会将办公室设置为窗口部门，来处理繁琐的工作内容以及其他比较琐碎的事情。国有企业办公室是企业进行各种管理工作的大脑，负责管控和维护企业的正常运行，并且还要为高层领导提供企业发展决策的工作支持和数据整理。为了保证办公室的工作质量，必须加强和完善办公室管理职能，促进各项政务、事务以及服务工作规范化开展。

（一）有利于简化国有企业办公室的工作流程

根据我国政府相关管理政策法规和现阶段我国发展的客观国情，我国众多的国有企业目前都是具有较大经营发展建设规模的，这就让企业办公室日常管理工作具有更多具体职能，涉及着较多领域的行政工作范围，比如经营战略目标的调研制定、企业文化活动的推广宣传、行政工作事务的组织管理等。换句话来说，我国国有企业每年的日常工作量已经比较庞大，除了进行一些基础性和辅助性工作任务外，还时常需要处理一些较为琐碎复杂的事情，突发情况也比较常见，这些情况都增加了办公室的难度程度。因此要加强国有企业职工对办公室工作内容的认识，适时分解任务，安排专人负责，简化流程，提高工作效率，这将是今后开展工作研究的一项重点。

（二）为决策者提供有效的依据

对于一些国有企业办公室来说，每天都要负责处理多方面的政务工作，这实际上就是要求办公室人员掌握大量相关的工作信息和相关数据，比如掌握企业生产实际经营情况。这基本上可以直接为领导层提供多方面信息服务和工作数据信息上的支持，保证一些国有企业办公业务的正常运行。

（三）有利于提高办公室的整体工作效率

对于国有企业办公室来说，管理工作比较复杂，因此就容易出现工作上的疏漏和疏忽，这就要求办公室对整理工作进行针对性地划分，让办公室人员熟悉和清楚自己的工作职能和范围。建立各项工作的办公流程和相关规章制度，在这种办公室环境下，才能提高办公室的整体工作效率和工作能力。

（四）保障企业正常运转的桥梁和纽带

由于办公室工作的职能，任何一个单位都往往将行政管理岗位设置在窗口位置上，同时处理着很多繁琐的事情。虽然办公室工作有重复、琐碎，但是却代表着一个企业的形象。人们的习惯也是从窗口来看全面，对这个企业的整体服务进行评价。我们以日常工作中的电话转接工作为例，表面上是按部就班的工作，但是却是在第一时间内反映了企业的第一形象，包括各种情况的反映、通讯、上传下达。只有对单位的整体情况了然于心，同时研究说话的语气，注意说话的态度，才能让来电者满意和信服，给人留下良好的形象，所以办公室行政人员不仅影响和代表了办公室工作，还关系到一个企业的威信和形象。

（五）促进企业各个部门协调运作的润滑剂

从办公室的整体效率来看，其他部门仅仅是负责本部门的各项专职工作，而对各环节进行及时的衔接以及准确合理的沟通，都需要依靠办公室进行解决和处理。只有对行政管理工作职能和位置有充分的理解和认识，才能做好各项工作，才能服务于各基层部门。办公室行政管理人员应该梳理全方位的服务理念，进一步提高办事效率，促进各个部门和各项工作科学有序的开展和进行。

三、新形势下加强国有企业办公室职能管理策略

（一）正确定位、明确目标、做好顶层设计

企业发展战略目标是企业经营发展过程中的最高行动目标和最高指南，国有企业办公室根据企业定位，牵头或协助制定企业发展战略目标，做好顶层设计，保障企业落实职能管理、资产保值增值、利润持续增长、职工收入和福利提高、实现国有企业利益最大化。

（二）围绕企业发展战略进行办公室日常工作的优化改革

国有企业办公室要具有高度的政治敏感度，要始终保持清醒的头脑，要在学习和把握中央会议精神上走在前列，做好带头作用。办公室要对上级部门的各项决策、部署和安排先行一步，深刻理解。办公室要深化国有企业各项改革政策把握准确，了解详细。国有企业办公室要在日常工作中紧紧围绕企业发展的战略核心，进行优化改革，坚持将党的建设、安全生产、生产经营和项目管理等一系列工作有机地进行融合，有效进行沟通。

（三）健全内部管理机制，科学进行内部分工

国有企业办公室需要健全内部管理机制，围绕内部机构的职能分工进行改革创新，从而推动办公室管理工作的科学化、标准化运行。我们从国有企业办公室的职责范围进行分析，办公室工作人员需要完成企业内部的综合分析工作，收集内部各项信息，并为相关业务部门提供咨询服务等。因为国有企业办公室所涉及的工作内容比较繁琐，种类复杂，因此需要办公室就部门职能进行优化，实现科学化管理的目标。我们从具体情况角度分析，办公室应该重新审视企业内部的组织网络，明确划分相关联的各个部门权责，并且细化到不同的岗位以及工作人员上，将所承担的责任进行细致化，这样才能确保能够顺利开展和推动不同业务部门的工作，防止因权责不清出现推卸责任的情况。

（四）制定精细化管理规划，以制度促落实

国有企业办公室要对企业的发展目标和发展任务进行精细化规划，特别要重点关注工作实施的情况，认真把握工作进度和负责人具体情况，保证能够按时保质地完成工作目标，对一些落实不够的地方提出督办警示。同时推进办公室制度体系的建设，抓好制度的执行，任务的分解，建立合理科学的工作标准，严格按制度办事，以制度促进落实，不断提高工作质量。

（五）加强公文监督管理

做好公文监督工作，这不仅需要完善公文办理机制，安全高效地做好文件传阅，并遵循一些基本原则。一是遵循急件急办的原则，对于紧急文件，要第一时间送达，不能耽搁延误；二是传阅文件要按照紧急程度有序摆放；三是时效性强的文件要注意多头分送。同时还需要建立公文办理问询以及登记制度。国有企业办公室需要周期进行公文办理检查，按期督促公文办理的完成。

（六）深化信息化技术并有效运用

新形势下，随着各行各业快速发展，我国经济市场竞争也变得越来越激烈，国有企业想要在竞争激烈的市场中一直保持稳定的地位，除了需要加强办公室职能管理的工作之外，还要合理地运用信息化技术，巧妙地运用信息化技术。这样才能更好地满足国有企业发展的需求，从而为国有企业快速提升办公室职能管理水平提供强有力的技术支持。在现代化信息技术时代，国有企业需要不断地结合新时代发展的未来趋势，科学、合理地制定办公室职能管理策略，这样可以有效地规避国有企业在实际运营过程中出现的问题。国有企业对于信息化技术的深入应用，可以建立内部信息化管理系统，将信息化管理系统真正落实到办公室职能管理中去，进一步优化OA系统、工作督查系统、档案管理系统等，从而提高办公室管理的工作效率和工作质量，从而促进国有企业的整体工作，促进国有企业的长久发展。

（七）加强专业团队自身建设，增强质量服务意识

国有企业办公室人员最基本重要的一种工作职能是综合服务整个企业。尽管目前我们都知道工作人员在处理日常政务的各项工作活动过程中，服务的工作对象本身也都具有明显差异性。但是实际办公室日常工作涵盖范畴广泛，办公室人员要始终树立好正确的行政服务意识，永远把从事的服务工作职位明确定位在具体的岗位范围上，尤其是面对各个基层单位、部门人员以及群众的时候，态度端正谦和，积极寻求解决问题的办法，始终坚持认真履行职责和义务。

（八）提高人员管理质量

第一，需要加强国有企业办公室工作人员的工作考核。我们知道国有企业办公室目前还存在很多问题，这其实很重要的原因是办公室管理人员质量不高，这就涉及到对相关工作人员的考核制度不够完善。现阶段有一些国有企业对工作人员的工作还处于实现统一管理阶段，员工干多干少一个样，干好干坏一个样，这就非常不利于办公室工作人员的质量提高。如果国有企业能够对办公室的绩效考核进行科学有效的管理，并将绩效和业绩相挂钩来促进办公室工作人员的质量提高，这是一个非常有效的办法。办公室工作人员的工作考核职责包括工作态度、工作效率、工作行为以及服务满意度，这些都作为基本工作考核指标，并与工资挂钩，来提高办公室工作人员的整体综合质量。

第二，需要明确办公室工作人员的岗位职责。国有企业办公室在加强职能管理工作时，应该遵循国有企业长远发展为核心的宗旨，来明确办公室员工的岗位职责，做好企业内部各个部门之间的协调工作，进一步强化办公室的监督执行能力和力度，严格把握工作质量和工作效率，优化工作管理流程，从而可以更好地细化企业管理工作任务，帮助员工更好的认识自己的岗位职责和责任，将繁琐复杂的工作内容变得更加细致化，从而保证企业管理的正常运转。国有企业办公室应该根据每个员工的工作能力和优势，将员工分配到合适的工作岗位中，这样可以有效激发员工的个人潜力，提升员工的工作责任感，大幅度提升国有企业综合办公室的整体工作效率。

第三，需要加强办公室工作人员的组织协调能力。首先，提前了解各项工作情况，增强参谋服务水平。高标准和高质量做好参谋服务工作，需要增强工作的预见性，这样才能切实提高参谋服务的水平。其次，提升综合协调服务的执行力，促进工作有序开展进行。办公室的一个非常重要的职能就是沟通联系各级各部门进行协调工作，发挥好综合协调职能的关键是要有全局观念和执行意识，通过综合协调全面推进办公室的各项工作。最后，提高对外沟通协调艺术技巧，推进工作顺利开展。办公室综合协调服务工作一个很重要的职能就是上下联系，左右沟通，为把办公室综合协调服务工作做好，这就需要掌握一定的沟通协调艺术技巧，以确保工作的顺利开展。