ERP系统助力加强企业内控管理应用研究

于影 长春赛迈斯生物工程有限公司

内控管理具有优化资源配置、规避发展风险等重要功能，对企业发展具有举足轻重的重要作用，ERP系统是企业开展内控管理的重要工具，可以有效提升内控管理的效果，对于企业内控管理的深入也有重要作用。对此，亟须企业准确把握ERP系统对企业内控管理的重要意义，积极面对ERP系统给企业内控管理带来的新挑战，并采取措施推进ERP系统的应用。

一、ERP系统及企业内控管理概述

（一）ERP系统概述

ERP系统主要指企业资源计划管理系统，采用现代管理理念和现代信息技术手段，对生产、销售、供应等环节进行集中管理，推动企业生产经营活动的一体化开展，为企业各项管理活动提供系统性的管理平台，促进企业各项业务有序开展。随着生产现代化水平的不断提升，越来越多的企业也纷纷引入了ERP系统，结合企业自身情况，推进生产优化，发挥企业最大产能。一般而言，ERP系统主要涉及企业生产计划、采购计划、物料需求计划等方面的工作。通过ERP系统与内控管理的结合，可以帮助企业实现管理流程、管理环境的优化，打通采购、生产及销售等多个环节，减少企业生产经营活动中存在的内耗，提升企业的效益成本比。

（二）企业内控管理概述

企业内控管理是企业保持市场竞争力、提升企业效益的重要手段，尤其是在新的经济形势下，更需要通过企业内控管理降低企业资源浪费，提升企业发展效益。具体而言，企业内控管理主要包括内部环境控制、风险评估、控制活动和监督管理四方面。

内部环境控制主要为企业的生产经营活动提供良好的环境，一方面促进企业生产经营的有序开展，另一方面为内控管理提供环境保障，内部环境控制主要包括优化治理结构、优化权责关系、建设企业文化、完善企业流程与制度等内容。风险评估主要对企业生产经营期间可能出现的各类风险性因素进行评估和预防，给出针对性的风险预案并建设风险防控机制，帮助企业规避经营风险、财务风险及管理风险。控制活动主要指企业结合风险评估结果针对企业风险采取针对性的控制措施，避免企业风险扩大化。监督管理主要指企业能够对内控管理的过程和结果进行监督、管理与控制，并针对内控管理效果进行评估，及时发现企业内控管理期间存在的问题，进而帮助企业实现内控管理的持续优化。

二、ERP系统在企业内控管理中的应用价值

（一）优化内控管理环境

ERP系统的优势在于分析和预测，管理人员利用ERP系统掌握企业生产经营的数据信息，并制定生产预案，确保生产活动符合企业现状，避免企业内部出现产能过剩的情况。ERP系统可以推进内控管理由人工管理转向信息化管理和自动化管理，提升内控管理的效率并为内控管理营造良好的内部环境。通过ERP系统可以方便管理人员的内控管理操作，推动企业管理活动朝着网络管理、在线管理的方向发展。例如，财务人员可以通过网络和客户端开展财务管理工作，提升财务管理的时效性和便捷性。此外，ERP系统的应用可以推进企业数据资源的共享，促进企业各类数据开发，为企业生产经营及其他业务活动提供数据支撑。

（二）实现精细化管理

传统的内控管理采取人工管理方式，处于粗放管理的状态，而ERP系统不仅通过信息技术实现自动化和信息化管理，还在内控管理工作中应用精细化管理理念，引导企业内控管理由传统的职能管理向流程管理转变，使内控管理服务于生产活动，强化财务管理、物流管理、仓储管理与生产活动之间的关联。例如，采用ERP系统开展财务内控管理，可以帮助财务人员实时监控企业财务情况，收集、核算财务数据，帮助财务人员掌握企业现金流情况，并根据企业财务情况作出企业财务规划。同时ERP系统具有快速运算、数据共享、实时查询等功能，帮助财务人员通过对数据的整合分析更好地识别企业财务风险，推进企业财务精细化管理与财务内控的融合。

（三）提升办公效率，推进业财融合

ERP系统在企业内控管理中的应用可以丰富企业内控管理方式，推动内控管理多样化开展。由于ERP系统能够全面收集、分析数据，这为管理人员的办公活动提供了极大便利，能够帮助管理人员提升其办公效率，同时，ERP系统通过设置操作权限、操作流程可以有效提升内控管理的规范性[1]。

ERP系统的应用能够帮助企业推进业财融合，推进业务数据和财务数据的融通共享，帮助财务人员了解业务情况，而后根据业务情况制定财务规划，也能帮助业务人员了解财务现状，根据财务规划、财务情况开展业务工作。因此，在ERP系统的应用下，业财融合程度大大提升，更有助于企业提升生产、经营效益。

三、EPR系统在企业内控管理应用中的问题与挑战

（一）ERP系统应用意识薄弱

市场经济发展使ERP在企业内控管理中的应用价值愈发凸显，但从目前ERP在企业内控管理的应用情况来看，企业内部缺乏对ERP系统的正确认知，ERP系统应用意识薄弱，导致该系统并未发挥其应有价值。在大多数企业内部，ERP系统主要应用于财务管理工作，与财务系统相融合，导致许多企业忽视了ERP系统对生产、经营的重要作用。同时，由于企业的ERP系统应用意识薄弱，导致企业内部各部门不了解ERP系统的具体功能，无法推动本部门业务与ERP系统的融合，导致ERP系统的应用受阻。

（二）缺乏完善的应用制度和使用规范

ERP系统的应用需要以完善的制度和规范为保障，使ERP系统与企业各部门的业务活动实现深度融合，但从现实应用来看，由于缺乏完善的应用制度和使用规范，导致各部门及其员工在应用ERP系统的过程中存在职责混乱的情况，部分岗位还存在权责重复、工作重叠的问题。同时，缺乏制度和规范的约束也导致ERP系统的应用未能推进企业内控精细化管理，企业并未通过完善的制度和规范对ERP系统的操作流程、应用效果、岗位职责作出明确规定，降低ERP系统的应用效果。

（三）缺乏专业的ERP系统应用人才

ERP系统的本质是辅助企业提升内控管理水平的一种工具，而ERP系统能否发挥其应有价值，关键还在于企业内部是否具有专业的人才应用ERP系统。现阶段，企业内部ERP系统应用人才队伍建设不足主要体现在两方面。第一，企业缺乏对在职员工的教育和培训，导致不少员工在应用ERP系统的过程中依旧抱有传统的管理理念，未能结合精细化管理理念推进ERP系统的应用，同时，部分员工不了解ERP系统的各方面功能，也并未掌握ERP系统的使用方法，存在不懂、不会的情况。第二，人才引进工作不到位，ERP系统需要定期更新和维护，普通员工无法通过培训来完成系统升级和维护工作，必须引进精通计算机技术、ERP系统的专业人才，但由于人才引进工作不到位，部分企业的ERP系统存在系统漏洞和功能老化的情况，虽然花费较多资金引入了系统，但并未产生应有的价值。

（四）ERP系统应用带来内控风险和数据安全风险

ERP系统的应用也给企业的内控管理带来了一定挑战，导致企业的内控风险和数据安全风险加大。从内控风险的角度来看，ERP系统的应用会导致内控流程、内控管理权责的变更，而且原有的内控管理制度、内控管理体系无法适应ERP系统的应用要求，因此，必须推进内控管理制度和管理体系的完善。

四、ERP系统在企业内控管理中的应用研究

（一）强化ERP系统应用意识

推进ERP系统与企业内控管理的融合，应当强化企业内部的ERP系统应用意识，从企业领导到基层员工，充分认识到ERP系统在企业内控管理中的应用价值，意识到ERP系统应用于企业内控管理的必要性。对于ERP系统的应用，企业领导应当主动支持，各级员工积极配合，齐心并进共同推动ERP系统的应用。在企业日常运营期间，应当强化对ERP系统和企业内控管理的宣传，使员工能够熟悉ERP系统的功能，实现ERP系统与财务工作融合向ERP系统与企业各部门工作融合的转变，以此推进ERP系统在企业各部门之间的有效应用[2]。

（二）完善ERP系统应用制度

推进ERP系统应用应当推进制度的建设与完善，发挥制度对系统应用的保障性作用。制度建设的关键在于工作内容和工作权责两方面。从工作内容角度来看，需要通过制度建设明确ERP系统应用以后的工作内容，使企业员工在开展工作的时候有据可依，能够明确自己应当负责哪部分的业务，应当如何开展工作，以及工作应当取得怎样的成果。从工作权责角度来看，企业应当梳理权责，明确员工的工作责任和义务，使其在工作期间能够坚决遵守规定，避免出现违规操作，提升ERP系统在企业内控管理中的应用效果。在建设与完善ERP系统应用制度期间，应当综合考量不同部门的具体需求和不同岗位的具体权责，能够将工作行为规范、部门情况、岗位职责及绩效考核等内容融入制度之中。

（三）强化员工培训，打造ERP应用技术团队

推进ERP系统在企业内控管理中的应用，应当做好企业员工培训，使其了解ERP功能并掌握ERP系统应用技巧。同时，应当积极推进技术团队建设，打造专业的ERP系统应用技术团队，以此实现ERP系统与企业内控管理的深度融合。

员工培训应当从两方面出发，一方面是思想观念和工作认知，企业应当强化员工的ERP系统应用意识，这一措施在第一小节已经分析，不再论述。同时，企业通过培训转变员工的工作认知，使其能够打破原有的管理理念，将精细化管理与ERP系统、内控管理结合起来，利用ERP系统推进内控管理的精细化开展。另一方面需要对员工进行技能培训，使其掌握运用ERP系统的技能，明确ERP系统应用后的工作内容、工作要求，能够顺利将ERP系统与业务工作结合起来，做好数据的收集、分析和应用[3]。

企业需要结合自身需求打造专业的ERP应用技术团队，积极引进精通ERP系统的计算机人才，帮助企业做好系统升级和维护，确保ERP系统性能先进，功能齐全。借助人才引进，打造专业技术团队还可以使技术人才培训企业员工，帮助企业员工更快掌握ERP系统操作技巧，当ERP系统运行期间出现异常或故障问题时，也能及时上报处理，保障ERP系统的稳定运行。除了引进技术人才以外，企业应当通过内部挖潜，将熟悉企业生产经营及业务活动的员工纳入技术团队中，发挥技术人才的技术优势，通过内部挖潜发挥优秀员工熟悉业务内容、工作流程的经验优势，共同推动ERP技术团队建设。

（四）强化ERP系统应用风险防范

前文提及，ERP系统在内控管理中的应用带来了内控风险和数据安全风险两大挑战。企业需要改进ERP系统管理权限以化解内控风险，同时做好数据安全工作规避安全风险。

改进系统管理权限需要技术人员仔细咨询各部门、各岗位的工作任务和工作需求，据此合理设置ERP系统的具体权限，能够确保各部门工作人员在利用系统开展工作时规范操作，避免出现违规行为造成数据混乱，也能借此推进ERP系统应用制度的完善，明确ERP系统应用以后内控管理的具体权责[4]。

针对数据安全风险，企业需要从下述四方面做起。第一，结合ERP系统在企业内控管理中的应用建设企业数据库，将企业生产经营及其他业务期间产生的核心数据纳入数据库内，通过数据库的加密功能避免数据泄露，同时借助数据库的备份功能避免出现数据丢失的情况，确保企业数据的安全性。第二，借助数据处理技术进行数据核算，在数据处理技术的帮助下，工作人员在获取数据时可以在短时间内对数据进行核算，确保数据无误以后再运用数据开展工作，如果发现数据核算结果出现错误，则应当及时进行反馈，避免错误数据给企业造成较大损失。第三，坚持做好数据留痕并编制岗位责任书，企业员工在收集、分析及整理数据时，应当留下操作痕迹，既可以确保追责到人，也可以及时发现错误数据的源头，能够实现数据溯源。第四，定期对ERP系统中的数据信息进行筛选排查，发现错误数据及时纠正，过期数据应及时更新。

五、结论

ERP系统以现代精细化管理理念为指导，以信息技术为支撑，能够有效提升企业内控管理水平，优化企业内控环境，推进企业内控管理的精细化开展。为了推进ERP系统在企业内控管理中的应用，应当强化ERP系统应用意识，积极推进应用制度的建设和完善，做好员工培训和人才引进，打造专业的技术团队，提升ERP系统应用水平，最后，应当通过改进管理权限化解内控风险，并采取措施规避企业数据安全风险。