医院人事档案管理的重要性、问题与对策

林丽，王志国

1.青岛市第五人民医院监察科，山东青岛 266002；2.青岛市胶州中心医院监察科，山东青岛 266300

人事档案内记载的是档案所有者的个人身份、人事经历、学历、家庭成分等方面的证据，是具备法律效用的重要个人文件，与档案所有者的个人薪资待遇、任免考虑等紧密挂钩[1]。医院内部关于职工的人事任免与薪酬界定，需要严格参考人事档案，可见人事档案规范管理的重要性。但目前，医院人事档案管理还存在诸多问题，例如人员认识不足、管理规章制度不健全等[2]。人事档案管理工作存在缺陷，会影响医院人力资源的进一步开发，制约医院的现代化发展与转型。妥善解决医院人事档案管理问题，已经成为每一位档案管理人员工作的重中之重。下文浅述医院人事档案管理的重要性，并总结现阶段医院人事档案管理存在的问题，提出应对之策。

1 医院人事档案管理的重要性

1.1 规范人事档案管理，有助于医院人尽其用

医院内部对于人才的需求长期存在，只有不断提升医院所有职工的业务水平，做到人尽其用，才能保障临床整体医疗服务质量。人员业务水平提升是一项长期性工作，短期很难见到收效；但做到人尽其用，发挥每位职工的工作能量，可以短期内实现并见到收效的工作。为实现上述管理目标，需要充分调动人事档案管理价值，发挥人事档案在医院人力资源开发领域的重要价值。综上，规范人事档案管理，有助于医院做到“人尽其用”[3]。

1.2 规范人事档案管理，有助于医院档案管理整体水平提升

人事档案是医院档案管理的重要分支，加强对医院人事档案的规范化管理，有助于开辟规范开展档案管理工作的“示范阵地”，为医院其他档案，如后勤档案管理、科研档案管理等树立良好的先例。人事档案管理工作总结出的一些先进管理经验，也可用于其他档案管理领域，发挥一定的工作引领价值。综上，规范人事档案管理，有助于医院整体档案管理水平提升。

1.3 规范人事档案管理，有助于打通档案管理部门与其他部门之间业务沟通交流的桥梁

上文提及，人事档案管理工作的展开，有助于医院内部人事任免、人员薪资管理工作的开展，是医院重要的人力资源开发渠道之一。换言之，做好医院人事档案管理工作，就是保障人力资源开发渠道的稳定性，甚至拓宽该渠道，实现更大的管理效益。规范人事档案管理，档案管理人员能够凭借人事档案，架设与财务部门的沟通桥梁，连同财务部门制定相关人才的薪酬体系，做到因人定酬，放大岗位优势。另外，档案管理人员凭借人事档案，架设与人力资源部门的沟通桥梁，连同人力资源部门制定相关人才的职业上升机制、后续继续教学规划、岗位要求与权限界定等工作，做到因人设岗，充分发挥人才在其所在领域的岗位价值。总之，规范人事档案管理，就是为档案管理部门架设与其他部门之间业务沟通交流的桥梁，是档案管理部门新时期下需要把握的重要转型途径[4]。

2 医院人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案管理由后端服务向前端管理融合的意识不足

医院人事档案正在由既往的人工管理，逐渐过渡至自动化管理，这是行业发展的大势所趋。医院人事档案管理工作在信息化平台的加持下，有关规范得到进一步强调，管理人员的工作压力也得到进一步释放。部分人事档案管理人员只看到眼前信息化平台加持下所带来的工作形态转变，却忽视在信息化技术加持下，自身岗位价值正在被削减。可以预见的是，随着人工智能与大数据技术在人事档案管理领域应用逐渐成熟，传统的人事档案人工管理模式将一去不复返；对新时期下医院人事档案管理提出的新要求不敏感，仍旧开展着传统、机械的人事档案管理工作，只有积极求变，顺应时代潮流的同时，积极寻求岗位转型者，才能在未来更好地胜任医院人事档案管理工作[5]。

2.2 人事档案管理规章制度不健全

制度是具体工作规范化开展的重要保障，只有加强制度建设，才能确保医院人事档案管理工作方向正确，工作成果有提质增效的可能。分析部分医院人事档案管理之所以长期处于规章制度不健全问题下的原因，主要是由于人员对规范开展人事档案管理工作的认识不强。医院管理层未能加强对人事档案管理工作的重视程度，在相关规章制度制定与监管方面就会缺乏执行动力，最终上行下效，具体工作的执行主体工作表现也将差强人意。人事档案管理人员未能加强对本职工作的重视程度，直接导致自身对人事档案管理规章制度的依从性低，即使医院在人事档案管理领域具备健全、科学的规章制度，具体工作开展也会流于形式。因规章制度问题导致医院人事档案管理工作开展质量不足，严重制约医院未来人事档案管理服务品质的提升[6]。

3 医院人事档案管理问题的应对之策

3.1 树立危机意识，寻求后端服务向前端管理融合的方法

随着大数据与人工智能技术的不断成熟，未来医院人事档案管理将实现底层工作逻辑的自动化，在人事档案归档、检查等各项基础性工作上，将由平台代为处理海量数据与申请，实现医院人事档案管理的高效化、自动化发展目标。医院档案管理部门应加强对人事档案管理岗位人员的职业教育，使其明确当下的职业危机感，并做好工作引领，指出该岗位未来转型方向，即“寻求后端服务向前端管理融合”。传统人事档案管理工作是医院典型的后勤服务项目，管理人员只负责简单、机械的人事档案管理流程，不参与医院前端管理，甚至业务的制定[7]。未来，当人事档案管理智能平台真正被建立，既往简单、机械的人事档案管理流程，将由人工智能与大数据技术进行处理；负责人事档案管理的工作人员，自身工作精力将得到一定释放，可寻求人事档案服务向前端管理融合的结合位点。为此，提出两点现阶段即可实现的转型策略。

①人事档案服务与财务部门相结合。医院财务管理一直是医院内部管理的重中之重，尤其在今天，财务部门的转型需求同样迫切，“业财融合”概念的提出，要求医院财务部门开展财务管理工作时，更多地与医院其他部门进行联动，这就为医院档案部门与财务部门的业务融合提供了良好契机。既然人事档案管理中的基础性、细节性工作一定程度上交由信息化平台负责，那么管理人员的工作重心就应当适当向档案信息分析上靠拢，弥补信息化平台管理短板。人事档案管理人员通过事前分析人事档案所有者的年龄、学习经历、工作经历、业务能力等各项重要信息，对档案所有者的综合工作实力进行研判，并连同财务部门为其制定针对性的薪酬规划，体现对人才或稀有岗位人力资源的尊重，更好地留住人才。在人事档案分析的支持下，医院财务部门也能够做到人员薪资发放的差异化管理，保证薪资发放的有效性，节约医院人力资源成本[8]。

②人事档案服务与人力资源部门相结合。医院人才引进与培养工作的执行主体是人力资源部门，长久以来，医院人力资源部门就与人事档案服务存在工作上的联动。新时期，医院人事档案管理应当进一步加强与人力资源部门间的业务往来，帮助医院人力资源部门更好地进行人才引培工作，同时体现医院人事档案管理价值。在人才培养方面，人事档案管理人员对档案所有者的综合业务能力进行事前分析，帮助人力资源部门明确不同人才的实际培训需要，避免过度培训、重复培训等情况发生，导致培训资源浪费。在人才引进方面，人事档案管理人员定期以科室为单位，分析科室现有人力资源情况，进行人才与岗位实际需要的研判，若发现存在人才短缺的问题，及时将发现上报人力资源部门，并依照正常流程启动专项人才引进工作，或岗位招聘活动。期间，人事档案管理人员参与人才引进或岗位招聘活动，帮助人力资源部门分析人员档案，明确引进人才或招聘人员是否达到岗位要求，避免无用人员的引进。在人才利用上，人事档案管理人员加强档案信息分析工作，识别现有人才与岗位的适配度，并联合人力资源部门进行针对人才的岗位调度、职业上升机制制定等各项细节性工作，发挥人事档案管理在医院人力资源开发领域的重要作用[9]。

3.2 健全人事档案管理规章制度

对于人事档案管理工作而言，健全人事档案管理规章制度，是确保人事档案管理工作规范开展的重要保障。而开展该项工作之前，前期需要加强有关主体的工作认识。

提升管理层工作认识的实现途径：①要加强政策、法律层面的正确引领，从政策、法律的高度，约束管理层正视，最后重视医院人事档案管理规章制度的建立健全与执行监督工作；②要加强医院党组织的政治核心引领作用，监督管理层执行人事档案管理规章制度，让该项工作渲染上政治任务的色彩，提升医院人事档案管理规章制度建立健全，以及执行监督工作的政治站位，进而提高管理层的工作依从性。

提升人事档案管理人员工作认识的实现途径：①要加强管理层的工作监督，对执行主体规范开展工作产生约束力，确保人事档案管理人员依从人事档案管理规章制度，规范开展细节工作，积极、全面地承担所处岗位工作责任。另外在管理者的工作引导下，要求人事档案管理人员积极提出现有规章制度中存在的不足，便于后续工作改进。②加大党建活动的政治核心引领作用，并设立党员示范岗，做好对基层工作的榜样带头与号召作用。③加强专题培训，不断提升人员认识。④构建对应的绩效考核指标，从物质激励与精神激励层面，不断提高人事档案管理人员的工作认识[10]。

关于优化人事档案管理规章制度，首要前提是确保规章制度的建立在我国《档案法》的大框架之下，基于医院人事档案管理的实际需要，以及医院发展战略目标进行设定[11]。完善的人事档案管理规章制度，要分别经过专家评审、内部试点后大范围推广[12]；同时要定期收集基层人员关于改进制度的建议，赋予人事档案管理规章制度长期完善的生命力[13]。最后，要确保人事档案管理规章制度覆盖具体工作全流程，包含所有工作场景，如人事档案登记信息的界定、十大类材料的归档要求、线上人事档案管理的工作规范、人事档案利用的规范流程、档案管理各项准入原则等[14-15]。

4 小结与展望

人才是第一生产力，医院人才是医院发展的基石，是提高竞争力与医疗质量的基础。本文主要探讨医院人事档案管理的重要性、现阶段存在的问题，以及应对之策。文章强调规范开展人事档案管理工作，这有助于医院人尽其用目标的实现，以及档案管理领域整体水平的提高，同时为人事档案管理岗位转型提供契机。现阶段医院人事档案工作面临的主要问题在于基层有关人员对转型的意识不足，同时有关主体认识偏倚，导致人事档案管理规章制度不健全问题长期存在。上述问题是未来医院人事档案管理工作的主要发力点。未来，医院人事档案管理要坚定不移地走信息化发展路线，这有助于倒逼岗位转型，更好地发挥人事档案管理价值。当然，有关主体要加强对信息化平台安全性、大数据技术利用程度的关注，并加大人工智能的研发进程，推动人事档案管理智能平台逐渐成熟。