退修信的边界及作者回应

于小艳

退修稿件，是编辑部为提高稿件学术质量的行为。但哪些内容是责任编辑应当在退修信中写明的？哪类内容超越了责任编辑的职责边界；哪些内容是作者需要修改的；哪些超越了作者的修改边界而需作者另行处理？上述问题似乎没有得到学术界和期刊界足够重视。不少责任编辑根据自己的工作时间的充足程度撰写，一些责任编辑则被编辑部（主编）要求退修信写得越详细越好。作者收到编辑部的退修信后，有的诚惶诚恐，不论退修要求是否完全理解、是否符合自己的逻辑认知，都严格遵守编辑部要求进行修改，不反驳，不深究；有的则对编辑部提出诸多要求，要求编辑部给出更明确的意见，甚至重新审阅。为了提高编辑部论文退修的效率，进一步提升期刊的公正性和学术声望，让责任编辑和作者双方在退修行为中提升满意度和获得感，有必要就退修信的边界及回应对策进行探讨。

一、为何退修

给作者退修信是编辑的一项重要工作，论文退修是为了学术、学者、期刊、责编的进步和成长。

（一）学术发展

学术期刊的作者（学者或科研人员）是知识的生产者，而期刊是这些知识展示的窗口和平台，传播是推动学术发展的松散的学术共同体。不少学者认为学术期刊在一定程度上要引领学术发展编辑部向作者发出退修信，是为了使论文在作者的修改后至臻至善，为学术发展作出贡献。

（二）作者成长

在期刊发出“投稿指南”等类似“要约”后，作者是否向期刊投稿、投稿给何种期刊，都是作者的自发行为。所以说，在期刊和作者个体的相遇中，作者是具有主动性的一方主体，是为了自己生产的知识能够成为学术共同体的知识的能动性主体。作者投稿行为如此，根据编辑部的退修信修改论文也是如此，在论文通过终审后，配合编辑部进行论文自校更是如此。编辑部向作者发出退修信，是为了使论文符合发表要求，同时更是为了让作者的学术成果向无瑕疵靠近，是为了让作者的学术“羽毛”更完美。

（三）期刊提质

刊发高质量论文是期刊的直接诉求。所以，遇到有修改价值的稿件，撰写详细、规范的退修通知书是防止退修稿件流失的重要对策。［1］通过退修和作者的修改，稿件向至臻至善不断靠近，缓解了编辑部的优稿“荒”，提高了期刊的美誉度。

（四）责编进步

旧有编辑“为他人做嫁衣”，强调了编辑职业的奉献精神，也是编辑职业身份的原始定位。然而，即便是为作者或者论文做“嫁衣”，也需要编辑不断提升做“嫁衣”的能力，以便与时俱进、与科学发展同步，为他人做出得体、光鲜的“嫁衣”。因此，责任编辑在各种工作中提升自我能力至关重要。责任编辑在撰写退修信时认真阅读和研究专家审稿意见，可提高编辑专业素养和审稿能力。［2］信息化社会下，沟通能力已经成为一种生产力。撰写退修信时，责编要转化或者弱化审稿专家的过激用词，如“文不对题”“生搬硬套”等；编辑还可以就退修信可拓展的内容与作者进行电话沟通等，以及时了解作者对退修信的理解程度，方便下一步应对；对于作者退修说明中有和审稿意见相左的，也要及时沟通分析。这些工作内容，都直接提升了责编的沟通能力。

二、退修信的内容范围与合理边界

退修信作为编辑部和作者就稿件进行沟通的正式文本，起到编辑部和作者沟通提升稿件质量的作用。普遍认为退修信须具备两个要点：一是为什么退修，二是如何修改。第一点包括肯定稿件的优点并表明还未达到刊发要求；第二点“如何修改”涉及的广度和深度，不同编辑部、不同责编因制度而异、因人而异。为避免出现退修信内容不清晰或者责编起草退修信“不堪重负”，有必要就退修信的内容范围和合理边界详细分析。

（一）内容范围

退修信的内容从三个维度来构建：一是论文评价维度。退修信的内容是审稿专家评价学术论文的具体体现，通常从创新性、实用性、规范性和难易程度等维度体现；二是结合论文评价维度的论文结构维度。责任编辑对文章的研究方法、结论、讨论创新性、科学性、所得结论的合理性提出退修建议，对摘要、参考文献以及文章中有关图表、公式、量和单位等是否规范做出必要的判断和把关；三是结合前面两个维度的程序性内容维度。包含肯定优点、指出不足、提出建议、约定时间及返修稿的内容和格式要求。

具体而言，反馈给作者的退修信是责任编辑在对审稿专家意见与编辑初审意见进行归纳、总结和提炼后撰写的，其兼顾稿件的学术性、科学性、规范性、清晰性要求。退修信要能具体说出稿件存在的优缺点，指出稿件修改的原因、修改的目的和修改要达到的标准，而且要根据作者的科研能力、学术水平，学术风格对作者的稿件提出具有针对性、操作性较强的修改意见。同时，与作者交流自身所掌握的前沿热点信息和对学科前景的了解与判断，还可以将论文写作有关标准提供给作者。［3］

其中，学术性、科学性、规范性要求都以退修信的清晰性为基础。为满足清晰性要求，责任编辑可在发出退修信时，附上用不同颜色及批注详细指出稿件在内容结构、逻辑关系、语言文字、格式规范、图表数据、写作方法上存在的问题的带有编辑修改标记的退修稿［4］。对于有两个以上作者合作的稿件，要根据每个作者的论文贡献不同，结合来稿中存在的问题，有针对性地选择交流对象。如将研究背景、选题在学科领域的地位作用以及待解决的修改问题反馈给实验设计者，将“材料与方法”和“结果与分析”反馈给实验执行者；文字表达和格式规范问题反馈给论文执笔者，并且在退修过程中考虑先“材料与方法”，然后“结果与分析”，再“引言”与“讨论”，最后通篇文字格式的交流顺序。［5］

（二）合理边界

责任边界是使每个人都能专注自己专长的保障，责任的有边界性决定了责任编辑对退修信的内容承担“有限责任”。在部分编辑部制度规约下，一些编辑部领导要求责任编辑对稿件承担无限责任——编校责任以及协助创新责任。因此，责任编辑因拟定“事无巨细”“超越边界”退修信的要求而不堪重负，失去自我进化的活力。在提高稿件退修效率涉及的三方中，编辑起着主宰作用，每一方工作的顺利与否都与编辑有关。［6］无底线的超越边界的要求责任编辑细化退修意见，只会导致编辑职业压力剧增，工作情绪受损，履职功能大打折扣。

退修信的边界，表面上看是修改信的内容边界，实质上涉及两个核心概念：编辑部或者责编的责任范畴，以及对于作者的界定。

首先是编辑的职责范畴。在外文期刊编辑部，通常有两种编辑：科学编辑和文字编辑。前者具有较高的学术水平，主要负责稿件的学术水平的初步鉴定、送审稿件、与作者交流、反馈专家意见以及草拟稿件处理意见等有关学术内容的编辑工作；文字编辑负责稿件通过终审后的文字编校及出版。很显然，为稿件撰写退修信是科学编辑的责任。在国内，学术期刊的编辑通常是科学编辑和文字编辑两种角色集于一身。

其次是对作者的界定。作者对自己署名论文的责任叫做文责自负，就是作者对自己署名论文的内容、观点负责，享受其带来的收益，承担其带来的责任。国际上比较认可的作者的要件包含三点：一是在设计构思、获取数据或分析数据中做出实质性贡献；二是参与文章写作或对重要的学术性内容做出关键性更改；三是最终认可拟发表文章。上述三个条件全部符合即纳入作者行列。

那么，编辑和作者的距离是什么？这也是退修信的边界。作者是稿件的修改主体，在退修信中编辑不能超越修改权限，也不能借由“文责自负”而推卸自己的责任。退修意见应让作者明白论文哪些方面需修改，如何修改［7］。“哪些方面需要修改”不存在边界问题。而“如何修改”，如果是论文的规范性问题，则属于退修信范畴；如果涉及增加论文的具体创新点，更新研究设计，对稿件重要观点进行强化论证等，则超出了编辑部“退修”的范畴。

三、作者回应

作者层次不同，投稿的心态不同，对学术规范的认知水平不同，对退修信采取的回应方式也存在差异。总体而言，作者的回应方式有三类：

（一）认同

认同有两种，共识性认同，依从性认同。前者表征为退修信的内容与作者的认知一致，作者没有内心的挣扎，退修信中的内容强化了作者认知的正确性，使作者对修改方向更自信。这种情况下，作者的修改积极性最高，这也是编辑部追求的最佳境界。而依从性认同通常表现为，作者不完全认可退修信的内容，但因顾虑到退修信是学术“权威”的象征，尽管自己有不同想法，在行动上却表现出依从编辑部的退修信内容进行修改。这种情况下，作者可能会有短暂的思想斗争，然后鼓起勇气或者硬着头皮依从退修信内容修改论文。这种情况看似解决了稿件退修问题，但从长远来看，对编辑部和作者都有一定消极影响：滋生了编辑部的“学术霸权”，破坏了编辑部与作者之间的平等协作关系；学术思想因缺乏碰撞和交流而僵化。

（二）商榷

作者对于退修信的商榷，有的以隐性的类似“对抗”的形式体现，有的则以显性的“商榷”形式呈现。隐形的“商榷”通常有两种。一种是作者认为稿件既然通知退修，肯定会发表，就抱着不负责任的态度对稿件随意做出改动，修改之后仍然不符合发表的要求。这种情况下编辑部可能会做出退稿处理，也可能会发起新一轮退修。另一种是，作者认为退修信有一个“退”字，从字面上认为自己的稿件是勉强能用的编辑部的“替补”或者“候补”稿件，迟迟不提交修改稿，使论文修改周期一再延迟，影响编辑部栏目策划及正常出刊。显性的“商榷”通常是编辑部和作者就某一个问题认识不同，经商议后达成一致的稿件修改方案。当然，也有极端的编辑部。退修信给同一个作者发了七八轮，“指挥”作者从A修改到B，再从B修改到A。这一方面体现了编辑部对退修内容的摇摆不定，另一方面也是作者的过度依从性推波助澜。面对编辑部的论据“不充分”甚至“无理”的退修意见，作者及时、礼貌、客观地指出，请编辑部重新考虑退修内容，并逐条说明原因并提供依据。

（三）无视

编辑部给作者的退稿信也可能遭遇“无视”的境况。有的作者一稿多投，那家期刊先发用稿通知就把稿件“给”那家，而对其他期刊的退稿信、退修信一律不予理睬。有的作者同时收到两封甚至以上的退修信，从而根据期刊“层次”的高低，选择回应“层次”高的期刊，使其他期刊的退修信在收件箱里永久性休眠。还有一种，作者收到了退修信，却“假装”没有收到，而且根据退修信内容修改了论文，认为向自己发出退修信的期刊已经配不上自己的修改稿，最终把修改稿投给其他期刊。作者可能会对修改意见较少的,退修时限比较宽松的退修信按照要求及时回应。与之相对应，有的退修信被作者无视是因为修改的难度太高了，超出了作者对于论文的资金、时间、精力的规划，作者选择放弃修改。上述种种情况，都是作者单方面做出的。如果编辑部不对退修信进行跟踪，“退修”稿就此沉默；如果编辑部一一跟踪，就会发现退修信的内容以及作者对学术规范的遵守还有提升的空间，并可在编辑部职责和能力范畴内减少退修稿流失。可以参照《编辑学报》的做法“修改稿务必于30天内修回，否则视为自动撤稿”［8］，根据稿件修改难易程度在退修信中给作者一个修回期限，避免编辑部的无期限等待或者将大量时间花费在“催稿”上。

洞悉作者对于退修信的回应方式及其背后的原因，可增加编辑部和责任编辑在稿件退修中的能动性和主动权，进而做好不同回应方式的预案，提升稿件退修效率。