国有企业合同管理中存在的常见问题及解决对策

胡兆成

（江苏省淮安市白马湖规划建设管理办公室，江苏 淮安 223001）

一、前言

随着我国经济体制改革不断深入，一方面，宽松的市场环境给国有企业发展带来新的机遇，同时激烈的市场竞争也带来了新的挑战，给国企管理者也提出了更高的要求。合同管理是国有企业管理和监督控制的重要内容，强化合同管理的规范性、有效性及高效性，确保合同合法有效地履行，尽最大可能防范和降低企业风险，可以为国企的持续健康发展提供强有力的支撑和保障。国企管理者需要排查企业在合同管理中的不足和风险，有效提高合同管理水平，维护和保障企业合法权益。

二、国有企业合同管理的内容、原则和重要性

1.合同管理的内容

合同管理是一项系统而复杂的工作，内容涉及交易比价、合同准备、谈判、法务审核、会签、生效、变更、解除、评估、档案管理等各个环节。这些环节如果管理不规范都可能产生相应风险，进而对合同顺利履行及企业的生产经营产生不利影响。国企应强化对上述内容的全面管理，做好从生产经营到日常管理的全过程合同管理。

2.合同管理的原则

合同管理需要遵循科学规范的原则，以确保合同管理和履行的有效性。（1）依法订立原则。合同订立要符合国家及行业的相关法律规范，避免产生法律风险。（2）全员参与原则。引导企业相关人员积极参与并配合合同管理工作，明确各自职责。（3）全程管理原则。将合同管理贯穿企业生产经营及日常管理活动的全过程、各环节。（4）效益优先原则。需要综合考虑和分析长期利益与短期利益，将企业持续发展、提高经济效益作为合同管理的目标和导向。

3.合同管理的重要性

合同管理是国有企业管理工作的重要组成部分，加强国有企业合同管理，有助于确保企业生产经营各环节业务工作及日常管理工作规范有序开展，促使各相关部门及经办人员明确自身的权、责、利，避免违约风险，降低企业经营和管理成本，实现企业利益最大化。同时，为国企生产经营营造一个良好的外部环境，从而增强企业综合竞争力，确保企业发展的稳定性和可持续性。

三、国有企业合同管理的现状

近年来，大部分国有企业在改革和创新的过程中，越来越重视优化和改进经营管理方式和模式，认识到了合同管理的重要性，加大了这方面管理和投入的力度，切实解决和防范合同签订、执行和实施等过程中存在的相关风险问题，为企业的持续健康发展提供基础和保障。新形势下，国有企业合同管理面临着新的机遇和挑战。一方面，现代信息技术的推广和应用给合同管理带来了极大的便利；另一方面，以往合同管理中的一些不足和缺陷也逐渐显现出来，需要对此做进一步的改进和优化，以有效提高国有企业合同管理的质量和水平，推进国有企业持续健康发展。

四、国有企业合同管理中存在的常见问题

1.合同监管意识不强

合同管理是国有企业管理工作的重要内容，对国企的生产发展、业务互动的规范化实施以及国企的收益都不同程度地产生着影响。但是，从国企合同管理的现状来看，部分国有企业对合同管理的意识不强，对合同缺乏全面、系统、规范化的监督和管控，导致合同执行与实施过程中存在一些不规范的问题，给企业经营管理带来了风险与损失。合同管理涉及的内容和事项比较多，如合同签订、合同审批、合同履行、合同变更等，这些环节都可能出现一些不稳定因素和风险隐患，需要加大监督和控制的力度。但部分国企这方面工作不到位，仍存在不合法、不合规、不严谨的情况，对合同的履行和作用的发挥造成了极大影响，还可能导致一些矛盾纠纷和合同外费用，甚至给企业的生产经营与日常管理带来法律风险、利益损失和负面影响。

2.合同管理制度不完善

健全的合同管理制度在指导、约束和规范国有企业合同管理行为方面发挥着重要作用，有助于提高国有企业合同管理的水平和质量。从当前国有企业合同管理的现状来看，部分国有企业所实施的合同管理制度仍存在很多缺陷和不足。比如，责权利不清，存在企业内部各部门之间互相推诿、合同管理工作质量和效率不高、合同管理中缺乏系统完善的监督和评价机制等问题。这些问题的产生，主要是没有建立健全相应的管理制度造成的。

3.合同订立要件缺失

在合同订立中，一些国有企业存在很多明显的不规范行为，进而诱发合同履行存在极大的风险。具体表现如下：有的合同没有注明签订日期，有的合同从第一页到最后一页，均无明确的签约日期与履约日期，这类合同未来对方违约的风险极大；部分合同无法定代表人或授权代理人签字，仅盖公章；非法定代表人所签的合同，应附授权委托书，但多数企业合同中均未附相关授权书，严格地说，这些合同均是无效合同；合同明明注明“双方签字盖章后生效”，但仅盖章无签字，严格地说这些也均是无效合同；合同条款设置不合理，极端的事例是，有的合同没有约定付款条件等关键要件及其相关内容，等等。这些问题的存在极易导致后期合同执行和实施过程中出现合同纠纷与企业利益损失风险。

4.合同管理效率低下

部分国有企业的合同管理，未能有效地利用现代信息技术与通信手段进行辅助管理，这样也容易导致管理方式不规范、效率低下等一系列问题。比如，在合同格式方面，各部门所用的文本不统一，不规范；合同签订后，有些合同原件滞留在经办人处，未及时上交本部门归档，也没有能将合同原件报企业档案保管部门及财务部门存档，一旦经办人离职，相关合同就容易出现遗失等问题；企业没有明确专门部门或专人对合同的签订、审核、会签、存档、履约、变更、评估、台账管理等进行全过程管理；合同没有系统编号、分类不规范、信息分散，共享效率低；部门口径不统一，合同数据汇总、分析、管理困难，等等。

五、加强国有企业合同管理的对策

1.清理并整改不规范合同

对于部分国有企业已经签订的不规范、要件缺失等问题合同，企业领导层须高度重视，应成立专门工作组，抽调专人对各部门正在履行的所有合同进行全面清理和“回头看”，并针对存在的问题进行认真整改。对于没有签日期的合同，须与对方沟通统一后，在双方原件上签注具体日期；各部门各经办人手中所有合同原件须报本部门进行登记后，再将合同原件报企业档案保管部门和财务部门存档；明确综合或法务部门对合同的签订、审核、会签、存档、履约、变更、评估、台账管理等进行全过程系统管理；对各类合同进行系统编号、归档；对少数已签合同中存在明显不合法、不合规的条款，应由双方进行认真协商，采取重新订立或签订补充合同的方式进行完善，确保合同合法合规；对于合同实施中发生重大变更、没有履行集体研究及审核审批的合同，应组织相关专家进行评审，补齐相关审核与审批程序手续，避免违法违纪风险；对被委托人超出授权范围签订合同的尽快进行纠正等。

2.建立健全合同管理制度

国有企业领导层，应充分认识到进一步加强合同管理的重要性，根据新时期国有企业生产经营及日常管理工作对合同管理的实际需要，进一步建立健全企业合同起草、审核审批签订、履行、变更、存档、考核评估等方面的合同管理制度及相关机制，有效指导、约束和规范国有企业合同管理行为，最大限度地规避和降低合同风险，提高国有企业合同管理水平。要减少企业内部互相推诿塞责，以及未严格依照相关程序和要求履行合同管理工作，合同管理工作质量和效率不高等问题。应构建完善的监督和评价机制，对合同管理人员进行系统化监督和考核，督促相关人员加强合同管理意识，认真履行合同管理的相关职责。

3.实施全面监督和管控

国有企业需要针对合同管理与合同履行实施全面、系统化的监督和管控，以有效地规避合同管理中的不规范行为和问题，尽可能地降低合同风险及造成的不良影响和利益损失。国有企业要将合同管理贯穿企业各环节、全过程经营活动，以有效防范和应对企业可能存在的各类合同风险问题，保证经营活动和业务活动的有序性。企业招投标工作的开展和实施要严格依照合同内容和事项执行，在合同签订的过程中要严格履行法务审核及内部职能部门及相关领导层会签程序。监督和管控工作的开展要重点对合同的异常情况进行管理，针对合同过程中出现的合同内容约定不明、双方理解有分歧的情况，需要及时与相关部门进行协调和商讨，并出具相关的意见后，再与对方进行磋商并修改相关条款。针对合同履行过程中需要变更、解除、终止、转让等特殊情况，要进行深入的分析与积极应对。此外，合同监督与管控工作的开展还需要重点防范和控制合同违约，针对合同违约情况，要收集相关证据并及时追究相关责任。

4.规范企业合同行为

在合同签订的过程中，需要明确合同双方的权利义务，在合同条款中对此应做出明确的规定。一般而言，一份规范完整的合同需要具备明确的违约惩罚、时间限制、履行方式、品质标准、支付方式、价款计算、实施主体、争议处理、责任免除等内容。在合同签订前需要做好前期准备工作，以有效防范合同风险。国有企业合同管理工作要确保合同对方主体合法，有履约能力。规范落实合同交底责任，准确把握合同履行责权划分。应在工作开展和实施之前就将合同内容与相关责任明确进行划分，并落实到企业内部相关环节、部门及相关人员，做好合同检查与解释工作，以便及时解决与处理合同内容、合同事项等问题。

5.利用信息化手段提升管理效率

国有企业应充分利用信息化平台，有效提升企业合同管理水平，如在企业的ERP系统或办公自动化系统（OA系统）等工作平台中，加入合同协同管理相关模块，发挥内部各部门、各责任人协同管理合同的优势。合同协调管理系统，可以将合同管理涉及的文本起草、合同编码、内容分类、责任部门、法务审核、部门会签、合同收付款、合同变更、数据统计等全部内容纳入协同管理系统。在协同管理系统中，可以设置合同基本信息、合同合作单位、合同款项管理、合同执行管理、档案管理等子模块。通过合同协调管理系统，可以利用信息化手段高效管理企业生产经营与日常管理中的所有合同。通过合同协调管理系统可以做到：准确高效地规范合同分类、文本、条款管理，将合同管理各项制度固化到管理系统中，控制合同订立及履约风险；实现远程及异地审查审批、移动审批，提高审批效率，降低管理成本；有效地实施合同档案管理，不仅能确保所有合同各流程、各环节有人审核，并留下相应电子档案信息，而且也可以在完整地归档纸质合同的同时，生成电子档案，以便于查阅调用；覆盖合同全生命周期，对合同各环节进行监控，系统可自动发起相关预警提醒或业务流程，降低合同履约风险，提升业务监管能力。

六、结语

综上所述，加强合同管理，对于国有企业的生产经营与日常管理的规范开展和风险防范，以及维护和保障企业合法权益都有着极其重要的作用和意义。企业应充分认识到合同管理的重要性，提高重视程度，加大资源投入力度。新时期国有企业合同管理工作的实施，需要准确把握以往工作中存在的问题和不足，基于实际工作需要，对合同管理工作进行科学的改革与创新，进一步健全国有企业合同管理制度，明确合同管理的职责和程序，规范化做好合同签订、监督审查等方面的工作，确保合同管理的规范性与有效性。国有企业还需要加强合同管理人员的培训和教育，强化合同管理意识，有效提高相关人员合同管理的能力与水平，尽可能地降低合同管理各环节的风险。要有效利用现代信息化手段，加强合同全生命周期各环节管理，实现全流程规范化、系统推送自动化、审查审批远程化移动化、档案管理数据化等功能，最大限度地规避风险，发现并高效处理异常情况，从而实现规范管理、降低风险、降低成本、提高效率，促进企业健康、可持续发展。