优化档案信息化建设促进档案利用体系发展研究

中海油能源发展装备技术有限公司 李楠

档案在每个国家中都具有重要作用，我国也非常重视档案事业发展。档案管理是档案事业核心工作，而档案利用是衡量档案管理水平主要标准。在当今时代，传统档案管理模式已不能满足档案利用要求，因此档案信息化建设成为档案管理工作重点。只有做好档案信息化建设，才能促进档案利用体系发展。

一、档案利用与档案信息化

（一）档案利用

档案利用是档案管理与服务重要环节，也是档案最重要作用之一。档案管理部门通过直接提供档案或档案内容检索等方式，为档案需求者直接提供服务。档案需求者根据各自所需，采用传递、记录、复制以及分析等方式对档案进行直接或间接利用。因此，档案利用是档案管理最终环节，档案管理工作要为档案利用环节服务。在档案管理界，通常也都用档案利用工作衡量档案管理水平[1]。

鉴于档案利用工作的重要性，档案管理单位应建立完善档案利用体系，使档案利用水平与效率不断提高。在档案利用体系中应包含档案保管、查找、分享、分析和保密等方面内容，而在当前人口增加、资源紧张以及社会节奏加快背景下，传统主要依靠纸质档案和纯人工管理的方式已经越来越不适应时代，影响档案利用水平。因此，在信息化时代，档案管理工作也要进行信息化变革，利用信息技术来促进档案利用体系发展。

（二）档案信息化在档案利用中的作用

档案信息化是档案管理工作发展趋势，其是指在档案管理工作中应用信息技术，将纸质档案变为数字档案资源，并对这些档案信息资源进行存储、管理与开发利用，进而为单位或个人等档案需求者提供档案服务。档案信息化不仅是将纸质档案数字化，还包括建立档案信息化管理系统，运用此系统可以对所藏档案进行统一管理，能方便快捷地对档案进行存储、备份、检索、阅读、分享与分析，并且能设置查阅权限，便于进行保密管理工作。由此可见，档案信息化能提高档案管理效率，减少非必要人工操作，减少空间资源占用，对于探索档案利用体系发展路径大有裨益。但是，档案信息化工作涉及信息技术、计算机软硬件、人员技术水平以及资金投入等多方面因素，各个档案管理单位档案信息化水平参差不齐，并且存在一些共性问题，需要先优化档案信息化建设，才能发展档案利用体系。

二、当前档案信息化建设存在的问题

（一）档案信息资源开发利用深度不足

虽然很多档案管理单位早已经开展档案信息化工作，但其对档案资源开发利用深度仍然不够，影响档案利用工作发展。档案信息可以进行多次开发与挖掘，通常包括一次、二次和三次开发，通过每次开发都能挖掘出更深层次信息，大部分档案信息都至少可以进行二次开发[2]。但很多档案管理单位都仅将档案进行数字化录入，然后进行存储和调阅，而缺乏进一步加工与开发，因而不能得出更深层次信息。因此，这种做法表面上似乎是已经属于档案信息化，但其本质依然是传统方式，只不过是将档案换一种形式记录，这与档案信息化建设要求相距甚远。有些单位虽然对数字档案资源有初步加工，例如汇编整理、分类存放、添加档案简介与描述、建立档案目录等，但这些做法仍是初步加工和一次开发，利用价值未得到明显提高，显然是未能充分利用信息化技术。

（二）档案信息化技术水平不足

档案信息化体系以档案信息化技术为核心，很多档案管理单位虽然已经建立档案信息化管理系统，但由于单位本身技术薄弱，无法自行建立完善系统，通常都是通过外包方式交由其他公司进行制作或直接购买已有系统。由于档案管理人员普遍不熟悉信息技术，无法正确判断产品质量，会经常出现花费大量资金，却只得到粗制滥造产品的情况，因而难以真正开展信息化建设。

当前档案信息化管理系统技术水平也普遍不足，相关开发工作仍需加强。例如，在档案信息录入方面，较多依靠人工录入与排版，因而自动化程度不高。在档案信息存储方面，多采用单机化存储，由于其存储容量有限，经常造成信息分散，进而影响档案信息检索与调阅。在档案检索与调阅方面，虽然在目录级层面能够实现自动化管理，但在检索方式上，仍然存在检索方式单一、速度较慢、搜索结果不准确不全面等问题。而且现有很多系统也不包含联网功能，所以无法进行联网与联机检索，因而也不能对档案进行共享与传递，使得调阅与利用仍然不够方便快捷，不能解决档案分散化问题。在保密管理方面，很多系统也不能有效防止档案信息泄露，例如，一些系统虽然已设置用户查询权限，但仍有较多漏洞，会被有心之人利用。很多单位多年都没有对内外网进行分隔管理，也未对计算机系统采取电磁屏蔽措施，在开展档案信息化后，信息泄露问题会更为严重。

（三）档案管理人员信息化意识与素养不足

在我国，档案管理专业是一种纯文科专业，因而档案管理从业者大多都缺乏信息化意识与素养，因而更多是采用传统模式对档案进行整理与归档，即使单位已安装档案信息化管理系统，他们也无法熟练使用，更不能认识到其重要作用。有些单位领导层也不熟悉档案管理工作，不了解其重要性，因此不会主动进行档案管理模式改革，使得本单位档案管理水平仍然停留在十多年前乃至更低水平。因此，相关人员信息化意识与素养直接制约档案管理信息化建设，进而阻碍档案利用体系发展。

三、基于档案信息化的档案利用体系发展路径

（一）提高对档案信息化重视程度

只依靠档案管理人员无法完成档案信息化建设，进而无法促进档案利用体系发展。档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，应该是一种全员参与过程[3]。因此，单位从上至下都应重视档案信息化，并重视利用档案信息化促进档案利用体系发展。

单位领导尤其是最高领导，应先对档案信息化建设重视起来，才能实现上行下效。领导层首先要认识到档案管理工作重要价值，紧抓档案管理工作，任命专职管理人员分管档案管理工作，并调研本单位档案管理水平与现存问题，将档案信息化建设及早提上议事日程。领导层应通过建立档案信息化人才队伍，投入足够资金，购置相关设备，建立与完善档案信息化管理制度以及通过专题会议具体工作等方式，向下直接或间接传达有关思想及指令，使得全员了解单位领导对此事重视程度。在具体工作中还应加强监管，防止档案信息化建设流于形式。

档案管理人员直接负责档案管理工作，但很多人观念落后，严重制约档案信息化建设，因此也必须提高其对档案信息化建设重视程度。档案管理人员应意识到自身责任重大，进而加强现代档案管理方法与信息化技术学习，熟练掌握档案信息化系统使用方法，更新自身观念，主动将档案信息化运用于档案利用工作中。

除此之外，单位内其他部门也应提高自身对档案管理工作与档案信息化建设重视程度，配合档案信息化建设，对有关档案信息及时进行初步整理与上传，保证其完整、真实与准确，避免在进行信息化加工后再进行修改。并应做好纸质档案与资料保存工作，以便进行核对检查。还应加强与档案管理部门沟通，及时反馈档案信息化管理系统漏洞，提出建设性建议，以便对其进行完善。

（二）建立与完善档案信息化管理系统

档案信息化管理系统在现代档案管理工作中不可或缺，若本单位尚未建立档案信息化管理系统，应将建立档案信息化管理系统作为近期目标，并尽快实现。若本单位已经建立档案信息化管理系统，应尽快投入使用，进行实时监测并及时进行评价，以使其不断完善。

应从以下五个方面完善档案信息化管理系统：一是应不断扩展其功能，功能越多、越强大，则更有利于进行档案利用工作。尤其是应加强分析功能，做到对档案信息资源深度分析与加工，并在呈现结果时，尽可能做到图形化、图表化，能为档案利用提供更多便利。二是应强化网络功能，利用网络可以方便地进行档案存储、传递与共享，比如利用云存储技术将公开档案资料存储于云服务器之上，方便公众获取档案。三是应结合大数据技术，因为如今已经进入大数据时代，数字档案在数量与大小方面已经达到大数据程度，因此档案信息化管理系统应采用大数据技术对数字档案进行存储与分析，才能满足运算速度与分析深度要求。四是应提高自动化与智能化程度，自动化与智能化有利于减少人工重复操作，并降低操作复杂性，提高系统运行效率及人员工作效率。尤其是应提高智能化程度，运用智能化程序能减少人工分析与判断过程，进而减少失误发生。五是应强化保密功能，因为很多档案都有保密需求，泄密事件对单位自身安全以及国家安全都有直接影响。因而档案信息化管理系统应提高访问控制、身份确认、权限管理、档案传输等过程中安全性，并利用档案数字签名、数字水印技术等标记档案，以便在档案泄露后追查其泄露源头[4]。而且，由于一些档案信息化管理系统已经能联网工作，网络安全威胁不容忽视，因此还应在防止网络攻击与渗透方面对系统进行升级强化。

（三）提高档案信息资源开发与利用力度

在收集到档案信息资源后，应注重其开发工作，经过多次开发与深度开发，才能做到更好利用，因此首先应提高档案信息资源开发力度。档案管理部门应选取功能强大的档案信息管理系统，在系统进行自动分析处理后，还应综合运用其他各种功能，做到综合应用与创新应用，对档案信息进行多次开发与深度开发。档案信息化管理系统建立后，不仅要加强新档案信息资源开发力度，还应专门安排部分档案管理人员对既往档案进行开发，以发掘以往未能发现的潜在信息[5]。

档案信息资源与纸质档案相比，在利用方面也有更多优势。档案需求者可以通过保存、下载与共享传递等方式方便调阅和获取档案，并能直接得知档案潜在信息。档案信息利用价值明显提高，因此还有必要提高其利用力度，尽可能使更多人了解和利用档案信息资源，否则这种价值提升就会失去意义，违背档案信息化建设初衷。

（四）加强档案信息化相关培训与人才培养

档案信息化管理在近些年才逐渐成为档案管理专业主干课程，因此很多档案管理从业人员并未学习过相关理论与技术，或者其所学技术已属于过时技术，因而企业在进行档案信息化建设时必须做好相关培训工作。

档案信息化管理要求档案管理人员既需谙熟档案管理工作，又要有较高信息技术水平，因此单位应以培养复合型人才为目标。一方面是培养本单位原有人员，其具有丰富工作经验，但是信息技术水平可能较差，并且不了解档案信息化理论，因而应重点培养其档案信息化理论水平以及档案管理系统运用能力；另一方面是培养新入职人员，其信息技术水平较高，也了解档案信息化理论，但缺乏实践经验，因此应重点培养其实际应用能力。

而且不仅要培养档案信息化管理系统运用人才，还应培养档案信息化管理系统开发人才。因为购买或外包这种形式存在一定风险，如耗时长、成本高或者被暗中预留程序后门而影响档案信息安全等。若需要进一步推进档案信息化建设，还应加强对人员考核，及时调整与淘汰不合格人员，才能保证档案信息化管理队伍整体水平。

（五）优化档案信息化体系

要想加强档案信息化建设，提高对档案的利用，必须要不断优化档案信息化体系，使其能够满足档案信息化建设的需要，促进档案信息化建设不断发展，提高档案信息化水平。首先档案部门应该根据档案管理的实际情况，建立档案信息数据库，用于档案信息的存储，并加强对计算机的应用，使档案管理人员可以借助计算机快速进行档案整理、检索等工作，从而加强对档案信息的使用，促进档案信息化体系建设。同时，档案部门还需要建立一个科学、合理的档案信息资源体系，并借助科学技术使档案信息能够共享，最大限度发挥档案信息的作用，加强对档案信息的应用。

不仅如此，档案管理部门还可以构建一个档案信息资源平台，并以此为基础开展档案信息服务，方便相关人员查询档案信息。另外通过档案信息资源平台，可以加强各部门之间的沟通交流，方便档案部门对档案信息的管理工作。

除此之外，档案管理部门还需要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员信息化水平，使其能够更好开展档案信息管理工作，以此来促进档案信息化水平，加强档案信息化建设。同时档案管理部门还需要做好信息安全防护措施，保障档案信息安全，为此档案管理部门可以建立一个专门的局域网，以此来加强对档案信息的防护工作，通过这种方式可以最大限度保证档案信息安全，加强档案信息化建设，使档案管理部门能够安全运用档案信息。

（六）完善档案管理体系

档案管理部门要想加强对档案信息管理，就必须意识到档案信息管理重要性，并给予档案信息管理足够的重视，使档案信息管理工作得到贯彻落实，保障档案信息安全，避免在档案管理过程中出现丢失或者泄露等情况。为此档案管理部门应该建立一个完善的档案管理体系，以此来加强对档案信息的管理，使档案管理人员能够按照相关标准进行档案管理工作。通过这种方式能够最大限度保障档案安全，加强对档案信息管理。同时档案管理部门还要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理的责任感和使命感，使其在对档案信息进行管理时，能够秉持着认真、负责的态度，确保档案信息的准确性，以此来加强对档案信息的管理。

不仅如此，档案管理人员还要做好档案信息的收录工作，及时将档案信息收录到档案信息数据库当中，做好档案信息化工作，加强对档案信息管理。但需要注意的是，档案人员在对档案信息进行收录时，必须要保证收录信息的准确性。

除此之外，档案管理部门还要做好档案的保密工作，这是因为有些档案信息包含着机密文件，有些甚至关系着国家安全，如果没有做好档案信息的保密工作，很可能会危害国家安全。为此档案管理人员在对档案管理时，必须要具备责任意识，认识到档案信息的重要性。同时档案管理部门还应该根据档案管理的实际情况，制定一个完善的保密制度，以此来加强对档案管理人员的管理，确保档案信息安全。

综上所述，档案信息化建设对于档案利用工作具有重要意义及作用，但很多单位在这一方面发展相对滞后，从而影响档案利用体系发展。本文结合档案管理现存问题，指出可以通过优化档案信息化建设，促进我国档案利用体系发展，进而促进档案管理进一步走向现代化，并给出若干切实可行路径。