大数据战略背景下高校档案信息资源建设方向与路径探讨

何秀清

(皖西学院，安徽 六安 237012)

2020年7月6日，在我国第一历史档案馆新馆开馆之际，习近平总书记作出重要批示指出：档案工作存史资政育人，要贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展，特别是要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众[1]。习近平总书记的重要指示将档案工作的地位和作用提升到了更高的高度。

有限的文献梳理发现，专门研究高校档案信息资源建设的文献较少，且很少考虑大数据战略这一背景，即较少考虑充分运用大数据技术来加强高校档案信息资源数字化建设。本文将在数字中国建设的背景下探讨我国高校档案信息资源建设的方向与路径，以促进我国高校档案信息资源的整合和共享的实现。

1 大数据战略对高校档案信息资源建设的新要求

1.1 高校档案信息资源建设的依据

2015年8月31日，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》(国发〔2015〕50号)，2016年12月18日，工业和信息化部编制《大数据产业发展规划(2016—2020年)》(工信部规〔2016〕412号)，提出全面推进大数据发展和数字中国建设，大数据发展正式上升到国家战略的高度。随后的《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》进一步提出要加快数字化发展，建设数字中国，加强公共数据的开放共享，提高数字化政务服务效能，为社会和公众提供智慧便捷的公共服务。档案信息资源的数字化建设是数字中国建设的重要内容，为此，中共中央办公厅和国务院办公厅于2021年6月8日联合印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，提出将档案信息化建设再上新台阶作为发展目标之一，将建立以档案数字资源为主导的档案资源体系作为我国档案事业高质量发展的主要路径之一，档案信息化建设全面融入数字中国的建设中。

1.2 大数据时代高校档案信息资源建设的必要性

大数据发展战略的实施给高校档案管理工作提供了前所未有的机遇，同时也让高校档案管理工作面临巨大挑战。大数据为高校档案信息资源建设、整合和共享创造先进的、多元化的技术手段，有利于高校档案管理工作质量与效率的提升。同时，在大数据时代，档案信息渗透和分布在生产、生活和学习的方方面面，个人、社会公众和组织都或多或少需要高校档案信息作为决策和行动的依据，对高校档案信息资源的数量、质量、获取便捷性的要求也越来越高[2]。由于目前档案信息资源建设无论在广度还是深度上都存在严重不足，传统的高校档案管理模式已不能很好地促进高校发展及满足社会和公众的需要，急需转变理念，充分运用大数据技术，加强高校档案信息资源建设，深入开发档案价值。

2 我国高校档案信息资源建设的现状与不足

经过几十年的发展，我国高校档案资源建设已经取得了长足的进步，但离档案事业发展规划的目标还有着不小的差距，这些差距主要体现在以下几个方面。

2.1 各高校档案信息资源共享的范围和力度不足

信息资源只有做到共享才能体现其价值，共享的范围越大，信息资源所发挥的作用才能越大，为社会提供的服务才能越完善。然后由于各高校间缺乏整体合作意识，以建设和完善本单位的档案资源体系为目标，跨院校、跨部门、跨行业、跨系统的合作较少，形成了各高校间各自为政、互不干涉、互不交流的分割局面。虽然单个高校的档案资源体系和信息化建设可能较为完善，但因为未能做到共享，使得各高校档案资源变成了一个个信息孤岛，制约了高校档案资源对社会需求的服务质量和贡献力度[3]。在调研中我们发现，这种情况的出现除了是因为共享合作意识淡薄外，还因为各高校在档案信息资源的分类、信息化、网络规划等方面缺乏统一的标准和规范。标准体系的差异带来的是档案信息格式的差异，虽然建设的投入力度不小，但信息资源的共享端口不兼容，相互间的互联互通互融和共享存在困难，阻碍了档案信息资源共建共享的实施。同时，由于网络安全技术还处于不断发展中，各高校对档案信息资源的共享还存在诸多疑虑和担忧，担心因信息安全防护不到位导致数据泄密和数据损坏与丢失。

2.2 高校档案资源数字化建设滞后

高校档案信息资源建设是高校的基础性工作，对于做好高校的教学、科研、党政管理和精神文明建设等工作重要意义，随着依法治校、规范办校，档案的凭证、史料和文化价值愈发显得重要。但长期以来，我国档案资源的数字化建设较为滞后，档案资源以纸质档案为主，数字化资源较少，未能形成完整的网络服务体系，未能跟上时代和社会发展的需要[4]。虽然不少高校安装了档案管理软件，但由于功能不完善、不同管理软件的规范标准差异大，以及普遍强调安全与保密等问题，各高校档案馆在提供数字档案服务时常常只限于目录查找和部分档案内容的查阅，难以做到全文检索和阅读。高校档案服务方式仍然以手工、半手工检索及现场借阅档案原件或提供档案复印件为主，服务速度慢、服务面狭窄、服务效率低是普遍的现象，多数档案资源长期处于闲置和半闲置的状态，没有充分发挥高校档案资源应起的作用，自然无法有效满足社会对高校档案资源的需求。高校档案资源数字化建设滞后的原因之一是高校档案资源数字化建设的意识不强，高校自身和主管部门对档案资源的建设要求更多的还是保管和展示功能，这使得高校档案馆更为注重档案的日常整理、收集、立卷和借阅工作，对档案的服务功能缺乏深度认知的压力和动力[5]。高校档案资源数字化建设滞后的另一重要原因是高校档案工作没有得到足够的重视。以安徽某高校为例，由于国家档案事业大环境的影响和学校领导的重视，20世纪80～90年代末，该校档案工作呈现快速发展态势，档案专职人员保持在3～5人，设立有档案工作专项经费。2000年前后，伴随着高等教育教学评估和全省“三定”工作方案的实施，档案专职人员缩减至1人，业务经费含在办公室经费之中，校级领导分管档案工作不再体现在一级分工中，档案工作开始进入低谷期。

2.3 高校档案管理制度和标准体系不完善

2009年9月1日起实行的《高等学校档案管理办法》是迄今为止适用于高校档案管理最新的顶层制度规范。随着互联网和大数据的快速发展，高校档案管理需要面对的新局面和需要处理的新问题不断涌现，之前制定的《高等学校档案管理办法》自然难以全面预见互联网和大数据发展对高校档案管理带来的影响和挑战，制度和条款未能涵盖高校档案开发和利用的所有方面[5]。例如，大数据的发展产生了档案的新型载体，《高等学校档案管理办法》对此却没有明确的规定，而这些新型载体对于高校档案事业的发展越来越重要。同时，《高等学校档案管理办法》在档案信息化等方面的制度规定也滞后于现实发展所需。虽然我国绝大多数高校都建设有档案信息资源管理系统，但由于各高校的管理体制、不同高校间相同部门的职能和工作内容都存在一定的差异，导致不同高校的档案信息资源在标准上还不具备完全的统一性[6]。目前，各高校在数据的采集标准、格式标准、存储标准、备份标准、软硬件的建设标准等方面都不尽相同，有各自的标准和习惯做法，标准认识缺乏一致，在分类方法、档号编制、著录规则、实体排架等方面都不尽相同。标准体系的差异也导致了档案部门职能的模糊化，如何在档案管理中融入知识管理就难以有清晰的界定[7]。典型的例子是我国各高校毕业生档案管理标准差异较大，偶尔会出现毕业生档案缺失、查档困难，甚至档案管理混乱和无法利用档案资源的现象，全国统一的高校毕业生档案管理机制还有待进一步规范和完善[8]。

2.4 高校档案工作人员专业水平有待提高

与高校教师通常要求专业对口和较高学历形成较大反差的是，相当比例的高校档案管理人员并非档案管理或相近专业毕业，而是由其他专业调整过来，或者是为了安排引进人才的配偶工作，或者是难以很好胜任教学与科研工作的一线人员转岗至档案管理工作岗位[9]。2020年的相关统计数据表明，在教育部直属的72所高校的档案馆(室)中，有专职档案管理人员750人，其中仅有450人毕业于档案(管理)学或相关专业，且学历多为本科，近一半的档案管理工作人员未参加过上岗培训或与档案管理有关的继续教育培训[6]。同时，由于和高教其他系列相比职业发展前景较弱，愿意从事档案管理的年轻人较少，高校档案管理人员缺乏和老龄化较为严重，不得不在校内发展兼职人员来开展档案搜集、整理、报送和管理工作，而兼职人员无论是责任意识还是专业水平都普遍不高，直接导致了高校档案管理普遍效率较低和专业性较低[10]。大数据时代对高校档案管理人员的计算机水平和信息技术水平有着较高的要求，而这是目前高校档案管理人员普遍缺乏的技能，信息化专业人才的不足严重制约了高校档案信息资源的开发，很多高校的档案管理人员仅能进行纸质档案管理工作，难以进行数字档案的开发和共享，工作内容非常传统，服务形式单一，远未实现高校档案管理的智慧化和精准化[11]。

3 我国高校档案信息资源建设的方向与路径

3.1 整合和共享档案信息资源

档案信息资源共享是破解高校档案信息服务中存在的地域和部门限制的重要甚至唯一的途径，不仅能够有效提升高校档案的对外服务能力，还是高校档案信息化建设的重要内容，对于提升高校档案管理水平具有重要的意义。目前档案信息资源共享有三种典型的模式，分别是纵向型的资源集中模式、纵向型的资源分布模式、横向型的资源集中模式，其代表性系统分别为国家开放档案信息资源共享利用系统、浙江档案服务网、上海民生档案工作远程[12]。这三种档案信息资源共享模式在一定程度上解决了数据共享问题，各自的优点明显，对于高校档案管理要解决的系统内部垂直共享和区域内跨部门协作提供了非常好的借鉴。有效整合和共享高校档案信息资源需要解决三方面问题。一是完善顶层设计，即将高校档案视为战略资源，做好高校档案大数据战略规划，推动高校档案信息资源的融合和交流，完善协调机制，形成“大档案”局面[13]。二是接入全国性或区域性的资源共享平台，即利用全国档案信息系统整合的机会，将高校档案系统接入所在区域的共享平台，利用平台的优势克服资源利用瓶颈，实现高校档案系统内部、高校档案系统与政务部门信息资源整合与互通。三是选择合适的共享方式，即考虑到高校档案信息化建设的实际要求，将高校档案分为开放档案、非开放档案、涉密档案三类进行分类管理，采取集中与分布相结合、全文与目录相结合的共享方式。

3.2 推进档案信息资源数字化建设

传统的档案管理模式制约了高校档案信息资源作用的发挥，而利用数字技术将纸质档案转化成数字信息的档案信息资源数字化建设，不仅能有效保证档案信息资源的储存质量、期限和安全性，还是进一步挖掘和整合高校档案信息资源并将其价值最大化的重要手段，同时有助于高校各项工作的高质量开展[14]。考虑到很多高校档案信息资源数字化建设滞后、碎片化和局部开展数字化工作，以及档案工作点多面广的特点，高校档案信息资源的数字化建设需要重点考虑三个方面的工作。一是构建高校档案信息资源数字化建设体系。通过强化顶层设计，以高校档案管理部门为主体，将高校档案信息资源数字化建设所涉及的部门集合成一个系统，提升该系统在全校工作体系中的层级和重要性，建立校内跨部门、跨专业的协调工作机制和组织保障体系，保证有足够的资源和效率做好高校档案信息资源数字化建设工作[15]。二是重视数字化设备和信息资源建设。档案信息资源数字化建设的最终目的是共享，而档案信息资源开发、优化与整合是共享的基础，因此，不能仅重视系统平台建设，高校还需要先进的自动化数字扫描设备和技术，实现纸质档案的智能扫描和创建档案信息数据库，通过数字资源总量的增加和质量的提高来完善高校档案管理体系，更好地支撑档案信息资源的整合和共享[12]。三是压实责任，充分调动档案工作人员的积极性。高校档案信息资源数字化建设的具体工作主要还是依靠档案工作人员来完成，因此，除了提高工作人员的专业技术水平外，还需要优化和细化日常工作职责与奖惩制度，做到人人肩上有任务，个个工作有激情，共同致力于档案信息资源的数字化建设。

3.3 完善高校档案管理制度和标准体系

完善的制度保障体系和科学的标准体系是高校档案信息资源建设的先决条件，直接关系到高校档案管理效能的提升，而目前我国高校档案管理制度和标准体系还有很多地方有待完善，需要重点做好三方面的工作。一是完善与高校档案开发和管理有关的法律法规和制度体系。针对《高等学校档案管理办法》中不能完全适用于高校档案管理面临的新形势的条款进行修改，以健全高校档案法律体系为抓手，不断完善涉及档案信息化的法规和制度，持续提升高校档案管理的法治化水平[5]。二是成立工作小组，统筹规划。高校在校内成立档案信息资源建设领导小组或相应机构，研判档案信息资源建设发展的趋势和要求，结合本校特点和实际情况，制定科学性和前瞻性的规章制度，指导和引领高校档案信息资源建设。同时，通过制度建设在制度层面确保档案工作的地位、经费支持、技术支持、人力支持等得到有效保障，确保档案信息资源建设落到实处[14]。三是推进档案信息化技术标准建设。统一的信息化技术标准是实现档案信息资源整合与共享的技术前提，高校在成立档案信息资源建设领导工作小组后，工作重点之一就是统一文件归档、档案移动、档案检索等方面的技术标准，逐步完善档案信息资源建设、整合和共享所需的标准规范，构建完备的大数据环境下的高校档案技术标准体系[7]。

3.4 提高高校档案管理人员的专业化水平

无论是操作先进的自动化数字扫描设备，制定和完善规章制度与技术标准体系，还是日常维护和管理，都需要档案管理人员具有较好的专业水平。缺乏专业水平的高校档案管理人员，很难顺利完成档案形成前的各种操作，也难以对非纸质的档案资源进行数字化处理，更难以有效地开展档案信息资源的利用和管理工作[16]。为切实提高高校档案管理人员的专业化水平需要做好三方面的工作。一是档案工作必须得到学校顶层的重视，将档案管理部门建制为独立行使档案权利的机构，经费配备到位，充分保障档案工作各项制度的贯彻实施。二是优化现有人才队伍，增强内生动力。通过竞争上岗、考核激励、优化职称评审等方式调动现有工作人员的积极性；强化对现有工作人员的培训，有针对性地提升档案信息资源建设所需的技术，增强现有工作人员的专业素质，更新和补充知识储备，优化知识结构[17]。三是实施人才战略，加强人才引进。各高校可梳理和审视本校档案管理队伍存在的问题和不足，制定档案人才中长期发展规划，积极引进紧缺人才和高端人才，不断扩充和稳定人才队伍，通过“引进来”和“走出去”相结合的策略，打造一支高水平的档案信息资源建设工作队伍，为高校档案信息资源建设提供人才保障[18]。

4 结语

我国高校档案信息资源建设还存在很多不足，传统的档案管理模式已经不能满足时代发展所需。习近平总书记的重要指示及时地为我国档案事业的继续发展指明了方向，大数据战略的实施给高校档案管理工作提供了前所未有的机遇，而《“十四五”全国档案事业发展规划》为高校档案信息资源建设提供了制度保障。高校需要抓住这一难得的机遇，充分运用大数据技术推进档案信息数字化建设，实现档案信息资源整合和共享，更好地推动高校档案事业的创新发展。