企业档案应急服务一体化管理研究与实践

翁 非，唐泉彬，苏雅林，卢伟龙，陈 斌

（1.国网福建省电力有限公司，福建 福州 350003；2.国网福建省电力有限公司 莆田供电公司，福建 莆田 351100；3.国网福建省电力有限公司 泉州供电公司，福建 泉州 362000；4.福建亿榕信息技术有限公司，福建 福州 350003）

0 引言

据相关调查，因突发事故对企业造成损失的现象不在少数。目前，不少企业管理层已经开始重视对突发事件的预防和处理，但是仍然忽视了档案管理工作在应对突发事件中所起到的作用。在应急服务中，档案管理可为突发事件的处理提供重要信息，辅助管理人员高效地完成应急处理工作。因此，企业实施档案应急服务一体化管理势在必行。

1 企业档案应急服务管理存在的问题

1.1 档案资源管理相关制度不够健全

档案资源管理相关制度不够健全是影响企业档案应急服务管理工作的重要问题，其主要体现在以下两个方面：一是相关工程项目的档案信息有所缺失，信息不完善，导致档案查找过程需要消耗大量的时间，甚至即使找到档案，也难以在其中找到有用的信息。二是相关应急服务和突发事件处理的各类信息资料等缺少整理和归类，通常这些资料分散于企业的各个部门中，未能集中存档管理，导致在应对突发事件时难以迅速找到和利用相关信息，影响了档案的利用效率，进而影响应急服务的顺利开展。

1.2 档案部门参与度较低

就当前企业档案应急管理情况来看，虽然很多企业已经开始重视对突发事件的预防和处理，并建立了相应的制度和规定指导应急工作的开展，其中包括对大面积停电、洪涝、地震灾害等各类突发事件的应急预案的制订；但就突发事件实际处理情况来看，在应急救援过程中，发挥主要力量的还是调度、安监和运维检修等部门，而档案部门的参与度仍然较低。由于档案部门参与度较低，工作流程和职责定位等都不够明确，因此难以为相关部门做出科学决策提供重要的数据支撑，难以发挥档案信息应有的价值[1]。

1.3 应急信息服务效率低

对于应急服务而言，其整体质量直接收信息的及时性、准确性的影响，若是不能保证信息服务质量，那么应急行动也将受到限制。目前，可支撑企业有效开展应急活动的信息较为分散，缺少集中处理的过程，在应急过程中需要针对其中多个部门的信息资料等进行查找和调取，严重影响应急处置效率。同时，目前大多数企业仍然没有设置针对突发事件的档案应急管理职位，并且管理信息化程度较低，各类信息仍然需要依靠人工查找，这在很大程度上降低了应急服务管理效率。

2 企业档案应急服务一体化管理的实践途径

企业档案管理涉及研发、生产、经营等多个环节，其中的信息资料内容较为广泛，对于企业而言是十分宝贵的资源。突发事件对企业档案的威胁较大，同时影响企业的公共秩序。加强企业档案应急服务一体化管理能够高效利用档案协助应对突发事件，并通过规范化、系统化的管理方式提高应急服务质量，保护档案信息的完整性和安全性。由此可见，档案对企业来说十分重要，其中资料信息对企业的业务经营和发展有着重要影响。档案应急服务管理能够保障企业业务的连续性，避免企业遭受突发事件的影响，帮助企业尽快恢复秩序并保证档案的安全性，维护企业的经济效益。

2.1 加强企业档案应急服务基础建设

对于企业档案应急服务一体化管理建设和实践而言，加强基础设施建设是重要保障，同时也是前提和基础。基础设施建设包括对档案库房的建设、人才队伍的建设及安全设施的建设。

对于档案库房的建设，企业应根据自身实际情况规划建设相应的档案室，为档案管理工作的顺利开展提供坚实的基础。同时，企业应加大投资力度，结合自身需求，置办电动档案密集柜、智慧档案系统、档案中心控制设备等各类现代化档案管理设备，实现对档案的安全高效管理。在此基础上，企业应按照相关规定和要求设置档案保密室，对内部重要信息和保密文件等单独保存，保障档案信息的完整性和安全性。在信息技术的支持下，企业也可将档案信息转化为数字格式，使其在企业内部系统全景呈现，为更好地开展应急服务打下基础。

安全建设主要以提高档案管理硬件设施建设水平为主要途径，实现对档案的更高效管理。企业应加强对档案办公室和档案库的更新建设，配备相应的安全设施，根据相关规定和要求，对技术用房、阅览室等加强建设，并确保其内部的防火、防盗、防潮、防高温等设施完善，避免档案受到各种外界因素的影响而难以完整保存。

专业人才建设可为档案应急服务一体化建设提供重要的人力保障。对此，企业可以加强对专业人才的吸纳，可适当招收兼职档案人员并对其进行专业培训，通过线上线下相结合的培训方式，提高全体档案管理人员的专业知识和技能水平。为了使档案管理人员在面对突发事件时能快速查询并利用好档案信息，必须加强对其在档案管理和查询等方面的培训，并不断增强其归档意识[2]。同时，可以在特殊时期通过制作宣传海报、召开专题会议等方式加强对企业档案应急服务管理工作重要性的宣传，提高全体档案人员的工作积极性，使其在档案应急服务管理工作中发挥应有的作用。

2.2 强化企业档案应急服务技术支撑

技术是企业档案应急服务不可缺少的条件，只有不断优化和完善技术体系，才能为档案应急服务管理提供更有力的支撑。建立档案管理室时，企业要设置必备的消防系统和防盗门禁，以此保证档案的安全性。档案室要定期做好通风、除湿处理，加强对室内温度的监测，避免温度变化过大影响档案的存档效果。档案室内要设置监控设备、报警系统等，做好出入管理工作。同时，可以使用密集架对档案进行双重保护，保证档案存储的质量，为后续更好地开展档案应急服务打下基础。

除了要加强对档案的保护技术，还要做好抢救维修技术的优化升级。企业档案在保存过程中很可能会出现由于各种原因导致的档案破损问题，尤其在面对突发事件时，利用档案的过程可能会对其造成一定的破坏，档案长时间地存放也可能会出现老化、霉化甚至字迹褪色或受到污染等问题。因此，管理人员应将档案进行分类存储，并定期对档案进行检查和维护，有序地对破损档案进行修复。在修复过程中，针对常见的老化问题，可以利用数字化技术对其中的内容进行翻拍，对档案进行抢救和修复。在技术应用的过程中需不断针对各类问题进行技术研究和引进，全方位地保障档案信息的安全。

2.3 利用信息技术保障档案应急服务安全

电子档案管理是档案管理中的重点，是决定企业面对突发事件时档案查询效率的关键。在档案信息管理中，常常会出现硬件设备的缺陷、软件的漏洞和技术隐患等问题，或者安全设施使用不当导致档案系统受到损坏，造成档案信息被损坏、篡改甚至是删除等问题。因此，企业要制定档案安全管理制度，实行档案的分级分类管理，设定相应的安全等级标准，严格按照要求对档案加强管理。在内网设置相应的监管和运维人员，对档案的收集、整合、传输、储存等各环节加强信息化管理。信息技术是档案信息安全管理中不可或缺的，能够有效提高档案信息管理质量和效率。对此，应利用信息技术对各类信息进行集中管理，并不断优化和完善信息技术，使其在档案安全管理中发挥更重要的作用[3]。此外，对企业电子档案应建立等级保护制度，根据档案的类别和用途制定不同的安全等级和采用针对性的保护措施，加大对各类档案信息的保护管理效果。针对不同的档案类型，可以通过复制管理和替代管理两种方式加强管理，使其能够长期且安全储存。对电子档案储存系统加强处理，将原始数据分别存放在移动硬盘、移动光盘和系统数据内，将三者统一管理，全面保障档案信息的安全性。

2.4 加强档案应急服务制度管理

对于档案应急服务制度管理而言，必须加强对档案安全管理制度的建设和对档案突发事件应急管理制度的建设。首先，应健全档案安全管理制度，将安全管理落实到档案管理的全周期，针对收集、分类、查询乃至于销毁环节都需制定安全管理制度，同时结合人员管理制度等，加强责任追究，确保档案安全。在企业建立安全管理组织时，可以以档案办公室作为核心、其余部门参与管理的方式，统一和规范企业内部的档案安全管理工作，实现对档案资料的全面收集和整合，使档案在统一的管理制度下实现高效存储和利用。

档案突发事件应急管理制度的建设，需要依据相关规定和文件的要求进行。此外，要加强对突发事件的风险识别和评估，对风险的类型和危害程度等加以分析，判断风险等级，并针对风险的预估情况制定相应的防范对策，及时规避或降低风险的危害[4]。对于进出档案库房的人员要做好详细的出入登记，对档案情况进行随时调查和管理，定期监控库房情况并检修库房设备等。

除此之外，需建立安全组织小组专门负责档案管理工作，以此加大对档案的管理力度。组织小组要对档案管理工作进行分级领导，定期或随机抽查档案的管理情况，并做好相应的档案统筹工作，确保对档案的全面管理，为提高其应急服务质量奠定基础。

2.5 完善档案应急服务保障体系

完善档案应急服务保障体系是实现企业档案应急服务一体化管理的关键，也是最重要的环节之一。档案应急服务保障体系的建设要以预防突发事件或有效处理突发事件为主要目的，避免突发事件对档案工作造成影响，尽可能地降低突发事件对档案资源造成损坏，保障档案安全，维护企业秩序。在档案应急服务保障体系建设中，应坚持“预防与处理相统一”的原则，实现统一领导下的分级处理，确保各方的高度协调，以最快的速度解决突发事件。在制订应急预案之前，要对突发事件的类型和危机程度加以分析，针对分析结果采取相应的应急处理措施。在实际管理中，突发事件可能不止一个，而且多个突发事件之间还可能存在一定的关联性，因此必须加强对突发事件的深入分析和统筹管理。在对突发事件级别进行判断的过程中，可以将其根据事件类型、影响范围和危害程度分为不同级别，如一般等级、较大等级、重大等级和特重大等级，针对各类等级情况制定相对应的处理和管理措施。

建立档案应急管理机构并明确其职责。建立档案应急管理机构，将档案管理总负责人作为首要管理者，主要负责档案安全和应急服务工作。档案室负责人作为第二管理者，主要针对实际情况制订应急方案，二者皆为主要负责人。在明确的分工下，各自完成相应的工作，并将责任落实到个人，保障档案应急管理工作的有序且高效进行。与此同时，建立相应的预警机制，完善企业内部的档案监测系统和预警系统，对潜在的风险加以预测，并将预测的风险等级上传和发布，为相关人员应对突发事件提供重要的依据。

在完善档案应急服务保障体系中，要加强对信息通道的建设并保持信息的顺畅传递，在预警期间和应急处理期间，要保证各沟通渠道的通畅性，实现内部信息的无障碍交流，同时要注意信息的保密性。对于档案应急服务管理中涉及的部门和个人要做好教育引导工作，避免其出现泄露重要信息的情况。此外，要加强应急处理善后工作，在突发事件处理结束后，根据实际情况制订恢复方案，将抢救前后受到影响甚至受到损坏的档案要按照相应的抢救方案加以处理和修复，并将应急处理中所利用到的档案及时归档，保证档案信息的完整性[5]。同时，将此次的应急事件处理情况及时整合到档案中进行集中管理。

为了提高档案应急服务管理质量和效率，增强实践力度，还需加强宣传教育工作并对相关人员做好培训和演练。企业在管理过程中，要不断提高档案人员的专业能力，使其具有较强的应急意识和能力，不断在实践演练中锻炼其处理突发事件的能力。在日常工作过程中，档案管理人员要具备发现隐藏风险和分析解决问题的能力，并在处理应急事件中保持冷静，配合各相关部门展开高效的服务和管理工作。

3 结论

综上所述，企业档案应急服务一体化管理对企业发展而言具有重要影响。目前，企业在突发事件处理中仍存在档案部门参与度较低或档案信息不完善等问题，要想提高应急服务质量，就要从档案管理角度出发，必须加强基础设施建设、强化技术支撑、加大信息技术的利用效果、加强制度建设并完善档案应急服务保障体系，保障企业运营的安全。